财务管理流程.docx

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财务管理流程

目录

一、费用的管理流程

（一）大区费用预算、资金调拨、费用审批及核销流程

（二）总部费用预算、资金调拨、费用审批及核销流程

（三）费用审批及核销详细规定

（四）费用核销原始凭证的要求

二、应收帐款的管理

三、采购付款管理流程

四、工厂下单及存货仓储管理制度

（一）工厂生产管理流程

（二）原料包材入库流程

（三）原料包材领出流程

（四）原料包材退供应商流程

（五）商品完工入库流程

（六）订、发货管理程序

（七）调拨商品的管理

（八）发货的管理

（九）退货的管理

（一十）在途商品的管理

（一十一）报表及盘点制度

五、开具发票流程

六、终端物料赠品的管理制度

（一）终端物料赠品计划申报程序

（二）物料赠品收、发、存管理

七、物流业务管理流程

（一）货运操作管理程序

（二）货物出库运输管理要求

（三）物流保管业务管理

八、固定资产、低值易耗品的管理流程

一、费用的管理流程

（一）大区费用月度预算、资金调拨、费用审批及核销报销流程

1、费用预算具体按公司财务部颁发的《预算管理制度》执行（下列图示正常：

指预算内、制度内、权限内，标准内，特殊指：

预算外、制度外、权限外、标准外）

大区费用预算流程：

季度预算：

报总经理批示

每季第二月18-20日前预算会议

二级预算单位每季第二月10日前提交下月预算

三级预算单位每季第二月5日前提交下月预算

（6）

财务部审批并录入系统

月度预算：

大区每月25日前报下月月度费用计划

总部销售部审核批复（汇总）

（1）

（2）

报总经理批示

（6）（3）

（5）（4）

财务部审批并录入系统

2、资金的拨付流程：

备用金的拨付标准按财务部的《资金管理制度》执行

大区根据批复资金预算内填制《用款申请表》大区财务、大区经理签字

总部出纳付款

总部财务部审核批复

（1）

（2）

（3）总部出纳通知分部财务

分部财务助理收款（填写收据，月末寄总部），月末分部总部核对收付款情况

3、费用审批及核销流程：

1）、分部行政管理费用：

按公司行政部2010年颁发的《销售分支机构行政费用管理制度》执行预算拨付使用。

需总经理批示的大区公关费必须在公关行为发生前逐笔报批并附业务说明，其内容必须含因何业务产生何种形式的公关、具体公关对象、时间、要达成的目标、我公司具体参与公关的人员、费用发生的责任人。

报告总经理批示；差旅费：

申报计划同时注明出差事由及地址、时间。

分部除相关行政管理费用外，所有经营费用必须在业务发生前（也就是费用发生前）按流程，按授权进行申请提报并审批，通过审批进入财务核算系统同时才允许发生业务，未进行审批的费用严格禁止核销。

1）费用审批流程如下图所示：

经手人凭审批单办理借支

分部财务助理录入系统并经层级审批

分部财务助理审核单据及授权

层级审批人签字

经手人填写《费用审批单》

（2）正常

（2A）特殊

分部财务账务处理

销售总监或总经理特批

2）费用核销流程

报总部费用主管录账务处理

分部财务助理录入系统并经层级审批

分部财务助理审核单据及授权

经手人填写《费用核销单》

层级审批人签字

（2B）正常货抵

（2A）特殊付款

分部出纳付款或冲借支

销售总监或总经理特批

（二）总部费用预算、资金调拨、费用审批及核销报销流程

1、总部行政管理费用：

按公司行政部2010年颁发的《总部行政费用管理制度》执行。

2、管理费用报销流程：

经手人粘贴整齐原始单据填《费用报销单》

财务负责人审批

费用会计审核

部门负责人签字

（1）

（2）（3）正常

（3A）特殊（4）

出纳付款

总经理特批

（3B）

3、资金计划流程

财务部门根据资金状况审核批复汇总

各职能部门根据本月业务情况填写资金使用计划明细表

总经理审批

（1）

（2）

（3）批复返各职能部门

4、费用审批及核销流程

1）、费用审批

部门负责人签字

经手人填写《费用审批单》

费用主管备案并制作凭证

费用主管审核

（2）正常

（2A）特殊（2B）

总经理特批

2）费用核销流程

经手人填写《费用核销单》或《用款申请书》

部门负责人签字

资金经理审批

费用主管审核

（2）正常

（2A）特殊（2B）付款

出纳付款并制作《付款单》

总经理特批

（三）费用审批及核销详细规定

（1）

（四）、对费用报销凭证的要求

（1）费用凭证后需附有费用报销单，费用报销单后附原始单据，报销人、部门经理、财务助理必须在费用报销单上签字，总部会计审核，有关项目填写清楚，规范、工整，不得任意涂改。

（2）所有票据均需要符合公司规定及国家税务规定的原始票据。

（3）报账人员不得提供假发票或改动的发票，一经发现，财务不予核销，同时报公司处理。

（4）原始单据原则上需要各个地方符合国家税务局要求的发票，确因特殊原因没有发票，则需收款单位盖有财务专用章的收据，并附有关协议合同。

个别特别商业行为无发票及收据的，需呈专项报告经总经理批准，有批准人、经手人、证明人三方签字方可执行报销。

（5）售点广告制作费：

报销需附制作单位签订制作协议、验收入库单、原始发票；计划范围内方可报销。

（6）售点广告发布费：

报销终端发布费需附与发布场地签订有关协议,收款单位收款发票,特殊原因少额的无发票的，说明原因可附盖有收款单位财务专用章的收款收据。

（7）公关活动组织费：

组织大型公关活动需附专项报告及有关发生费用明细总经理批准，原始票据齐全。

（8）经销商让利：

必须有专项报告并由总经理批示，附原始有效票据财务核算清晰，销售政策明确，方可支付核销。

（9）固定资产：

附固定资产批复完整的申请报告、验收入库单、原始发票。

三、应收帐款的管理

1.经销商应收账款管理，各大区财务与总部财务都必须按客户名称建立分户明细账，每日逐笔登记账务的增减变化，总部财务每日及时审核系统《收款单》及《销售发票》并生成凭证，分部财务及时审核并上报各项货抵费用，上报总部审批后及时生成凭证。

确保系统应收余额的及时性及准确性，如有不符情况者及时督促业务部门查对清楚。

2.每月各大区财务与总部财务核对经销商明细账，每季度大区财务协助总部财务部提交一份具有法律效力对账证明单交总部财务部备档。

3.渠道应收账款管理，销售部与总部财务部都必须按每个渠道发货不同建立分户及各渠道汇总明细账，每日逐笔登记账务的增减变化，销售部各渠道负责人必须跟踪每笔发货、费用、收款、退货与对方系统的一致性，总部财务每日及时审核系统《收款单》及《销售发票》并生成凭证，每周销售部提供与对方系统对账明细与财务部核对。

每月销售部与财务部核对明细账，确认未达事项。

每月渠道对账单须与财务部核对清楚，方可与对方确认盖章。

三、采购付款管理流程

1） 供应商货款签订合同流程

质量参照生产部要求

制定采购计划

（采购）

副总经理审批

物料价格副总经理审批

签订采购合同行政部备案

报价单上报财务核算成本用

复印件财务备案

1．采购进行比价和议价后，交副总经理最终确定供应商，采购价格经副总经理签字与采购合同一同交财务备案。

2．首期预付款须填写《用款申请书》，如结算方式为送工厂即付，由采购跟单事先知会厂长及财务部，由厂长在《每周请款计划》中列明，经总经理审批后财务部付款至工厂专用账户即时付给客户，再由采购将送货单及入库单，采购订单交财务部核销。

3．后期货款按照合同结款时间，由采购向财务部提出申请付款，结算时提供客户送货单及我司仓管盖收货章的《入库单》及《采购订单》办理结付货款手续。

四、仓储存货管理制度

1.原料及包材入库手续

1）

仓库管理员验收入库，录入《入库单》并打印一式三联，盖收货专用章章

货到质检员质量检验

入库流程：

采购与供应商签订《采购订单》/《采购合同》确定送货时间并录入系统《采购订单》

（1）通知仓库收货

（2）编号入账（3）每周报表交财

仓管登记原料/包材《进销存明细账》

财务核对月末汇总账务处理

2）《入库单》：

一式三联，需经过质检员抽检，由仓管员点数，合格后仓库及质检都需在《入库单》上签字，按实物验收入库，名称、规格型号、数量、单位要填写清楚，验收完毕，在《入库单》及对方送货单上签字，《入库单》要注明送货单位，订单号。

存根联——仓库留存备查记账，每月序号装订成册；

记账联——会计作账附财务赁证后，每月仓库作《原料包材入库汇总月报表》，连同《入库单》按编号顺序整理上交财务；

结算联——货物入库后连同对方送货单即时交给采购送公司请款对账。

3．原料及包材领出流程

1）领料流程：

仓管按照生产工艺通知车间主管凭《领料单》去仓库领料。

仓管办理出库手续，领料人、仓管各签字

厂长制定《生产计划单》，统计汇总计算所需原料包材

厂长审批

（1）下发《物料配制单》

（2）

（3）领料

仓管录入系统《领料单》

财务核对月末汇总账务处理

（4）每周单据及报表交财务

2）《物料单》：

一式两联，由生产跟单发出《领料单》并经厂长签批后，方可办理领出手续，原料领料单须填写原料编号，包材须详细写明规格型号；

存根联——仓库留存备查记账，每月序号装订成册；

记账联——会计作账附财务赁证后，每月仓库作《原材材领用月报表》及连同领料单上交财务。

4、原料退回厂家：

确认单录入系统并交财务作账

货退回厂家，仓管开出《退仓单》

采购安排厂家退货

仓管清点不合格品数量通知采购

质检检出不合格品填写《不良品退库单》

2）《退仓单》：

一式三联，由仓管员点数，对方确认数量办理退仓，仓管及对方供应商在退仓单上签字，《退仓单》要注明送货单位，订单号。

存根联——仓库留存备查记账，每月序号装订成册；

记账联——会计作账附财务赁证后，按照《入库单》编号顺序整理上交财务；

结算联——货物退库后即时交给采购送公司对账扣款。

5、报表及盘点

1）报表：

仓管员应做到日清月结，定期与系统核对存货数量，发现差异及时查明原因并上报。

2）盘点：

仓管员应对库存商品进行定期和不定期盘点；月末，仓管、会计一同进行盘点，并作出盘点表；如有盈亏应及时查明原因，按有关规定处理。

6、产成品入库流程

包装间填写《完工入库单》

1）入库流程：

（负责部门：

包装车间）

仓管清点完工数量并签字

包装车间装配完工，质检员检验。

《产成品入库单》交财务做账

核算成本

录入系统《产成品入库单》

五、存货仓储管理流程

1、订货计划申报流程：

大区每月25日前将下月渠道经销商要货计划明细报销售部，销售部30日前汇总报财务部。

2、订、发货的管理流程

订、发货流程

经销商

地区经理确认《销售订单》

填制《销售订单》

（1）

（2）

仓库、物流发货

销售文员审核

（5）发货单

经销商财务

3）回执通知

项式（6）货运公司货运

（4）汇款单（7）公司发货清单

经销商验收货、发货确认

地区经理

除出党8）公司发货清单

（9）收货确认单

（10）收货确认传真

11）收货确认、要货申请原件月末寄回

发货单确认交财务记账备档

1、商品入库流程：

工厂填写出厂通知单（传销售文员）

物流主管按排接货

仓库管理员验收入库

一式三联，由销售文员制单，仓管员签字，按实物验收入库名称、规格型号、数量、单位填写清楚。

存根联＿＿＿备查存档用

财会联＿＿＿会计作账，附财务凭证后

仓库联＿＿＿仓管员记账用，每月序号装订成册

2、调货的管理

1）调货的管理：

即公司仓库之间内部调货过程的管理

2）调货程序：

因业务需要，出货仓库仓管员填写调拨单销售部经理签批财务经理审核审批出货仓库发货清单传填至收货仓库收货仓库按排人员接货、验收入库

收货仓库仓管员验收货物应与调拨单名称、数量、单位核对；如有不符应及时与出货单位仓管联系，告知销售文员，以便找出差异原因，作出索赔或更正手续；接货一天之内末提出异议，视同相符。

3）调拨单：

一式三联，由出货方填写。

发货单位存查联＿＿＿＿发货仓库记账，备查用，每月序号装订成册

发货方财务记账联＿＿＿财务记账，附财务凭证后

收货单位联＿＿＿＿＿＿随货同行；收货仓库核对实物，验收入库，填写收货数量、签收，收货单位复印一份仓库记账用，每月同入库装订成册，原件交财务入账，附财务凭证后。

（二）发货管理

1．发货管理：

指由公司仓库将商品发往客户过程的管理。

2．发货程序：

公司商品的发放一般为现款销售，合同约定铺货及有关帐期周转货、商品抵费用等非现款发货，需总经理签批、方可执行发货程序。

3．发货流程：

客户收货验收确认

财务经理盖发货专用章

销售文员通知物流发货

财务审核商品发货单出纳收款盖收讫章

根据客户订货要求销售调度订货填写商品发货单（出仓单）

4．发货单各联次如下：

存根联＿＿＿备查用，销售文员记账，每月与汇款单复印件、客户签单、货运单序号装订成册归档

仓库联———仓管员记实物帐用，按月装订归档

客户联＿＿＿提货客户留存

随货同行联——交物流公司随货物同行签收

财务记账联＿＿财务记账用，附财务凭证后

财务收款联＿＿＿＿出纳收款依据，附财务收款凭证

（三）退货管理

A、客户退货：

退货按经销合同执行，如发生符合合同规定退货事项，需由分部经理报告呈销售经理批准、总经理审批方可退货。

1）退货管理：

即客户将商品退回公司仓库过程的管理。

2）退货流程：

分部财务助理审核、经理批示

客户申请货，填写退货申请单

总部销售经理审核

（1）传至分部

（2）传至总部

（4）批复返

（3）递交总经理

总经理批复

（5）批复后通知客户

客户退货（退货为批复范围内）

总部仓管验收入库

B、货退回厂家：

确认单交财务作账

清单传真至厂家签字确认

财务审核销售经理审批

仓管提出申请填写红字出仓单

（四）在途商品的管理：

提货人员根据传真发货清单、运输单核对货物，如品种、数量等无误，包装完好则办理签收；如发生短少、损坏、串货应由提货人负责办理索赔。

（五）报表及盘点

3）报表：

仓管员应按品种设立库存商品明细账，报进销存周（月）报表，周一报上周报表，每月26号报当月报表。

4）盘点：

仓管员应对库存商品进行定期和不定期盘点；月末，仓管、会计一同进行盘点，并作出盘点表；如有盈亏应及时查明原因，按有关规定处理。

五、终端物料制作管理

1、终端物料计划管理:

1）、物料的制作由总部统一制作,各分部在每月20号前编制下月的《月终端物料申请表》传至销售部，销售部结合公司物料库存情况编制《月终端物料计划表》报采购人员员制订采购计划。

采购计划流程：

总经理审批

职能部门签字

采购人员根据职能部门需要编制计划

财务部审核备档

2）、属分部制作物料部分，由分部按《月终端物料申请计划》批复后计划执行，制作时与单位签订制作协议，分部物料管理人员按实收及计划情况办理入库手续。

月终端物料计划申报程序：

总经理批复

财经理综合平衡审批

销售部审核汇总

分部填写月终端物料申请表

2、物料收、发、存管理：

1）物料验收入库：

总部采购回来的物料经验收后必须办理入库手续，由采购人员按批次根据合同约定检验标准抽检，检验后出具检验单，根据检验结果签署结算货款比例，并要供方确认。

由仓管人员验收按实收数填制《货物验收入库单》

分部在当地自行制作的物料，由各分部物料管理者办理验收入库手续，填制《入库单》。

2）物料出库：

销售文员根据批复《月终端物料申请表》，库存量及时调配发放至各分部，各分部收到总部发出的物料后应在总部传真的《物料发运确认回执》上签字回传。

分部物料出库需有分部有关负责人签字，使用项目填写清楚，物料管理人员方可办理出库，各分部要建立物料使用台帐，据单记录，定期对帐。

3）报表及盘点：

销售调度每月28号报《物料收发存分配表》至财务部，分部每月26日10时前报分部〈〈物料收发存月报表〉〉至销售文员。

平日总部及分部建立物料收发存日报表。

每月25日为结帐日，仓管人员应盘点并报盘点表〈〈物料盘点表〉〉。

分部盘点表报至总部销售部。

3、采购物料制作费核销：

根据合同预付部分货款的，按合同要求付款，其他部分按合同规定验收入库后，附相关合同、总部批复采购计划、入库单。

六、物流业务的管理物流业务规程

一、货物的运输

（一）货运操作管理程序

发出货物货运流程

销售文员将批核盖章发货单出仓单交物流主管

（1）（5）

物流主管接收发货单按排仓库发货

客户收货确认、确认单传销售调度

物流主管根据出货量、货物流向按排运输公司按货送货

（2）

（4）

（3）物流主管跟踪运输在途情况

货运公司送货至客户

2、货物的保管

2-1根据产品特性，结合仓储条件，防止货物质量下降，掌握情况，及时采取适当措施。

2-2由物流主管、库管、仓库托管单位三方每月25日进行仓储货物盘点检查。

2-3盘点检查的内容包括查规格、点数量、查质量、查有无超过保管期或长期积压情况、查保管条件、查安全等。

2-4掌握库存变化，避免货物发生短缺和长期积压，保证卡、帐、物相符。

3、货物的出库

原则：

按入库时间安排出库顺序；有保管期限的货物，限期内发出；出库凭证符合要求，出库准备迅速。

3-1物流主管为使货物出库迅速、加快物流速度，应在货物出库前安排好出库的时间和批次。

同时安排好库房场地设备、装卸人员的准备工作。

3-2物流主管接到发货通知，仔细核对库存量后，凭《出仓单》备货。

3-3防止差错，备货后必须再度与《发货单》核对出库货物名称、规格、数量等。

3-4复核无误后出库。

发货时应把货物直接点交给提货人或运输公司，办清交接手续。

三、固定资产及低值易耗品的管理

分部筹建可购置电脑、打印机、传真机，列入固定资产管理，按六个月内摊销完毕。

1.分部购置固定资产应提出申请，财务部审核，总经理同意，方能购置。

购置的固定资产必由行政部门办理验收，使用部门办理领用手续，凭验收报告单、领用人签收方可到办理报销手续。

2.固定资产管理部门应会同财务部每年盘点一次。

3.低值易耗品管理人员应建立备查、领用登记簿。

管理部门应编制固定资产及低值易耗品目录，建立台账；加强实物和价值的管理，做到账实相符，账卡相符。

4.办公桌椅、宿舍用床、风扇、自行车列入低值易耗品。

分部不得报销购买冰箱、洗衣机、微波炉、电视机、VCD、床上用品等生活用品。

6、本公司固定资产及低值易耗品的管理部门为行政部。