5采购部管理手册.docx
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5采购部管理手册
采购部
二O一O年十二月
采购部管理规范手册
目录
第一部分组织架构与职责1
一、组织架构图1
二、部门职责1
1、业务分管范围1
2、采购管理1
三、采购部编制图2
四、岗位说明书2
采购部主任岗位说明书3
采购部副主任岗位说明书5
采购员岗位说明书7
材料会计岗位说明书9
采购部现场材料员岗位说明书11
第二部分管理制度13
第一节采购部人员工作规范13
第二节采购部廉洁奉公建设方案13
第三节采购工作流程15
第四节甲供材料、乙供材料现场验收标准21
第一部分组织架构与职责
一、组织架构图
二、部门职责
1、业务分管范围
⑴办公设备及办公用品的采购。
⑵物业维修所需设备、工具、建筑材料等其他耗材的采购。
⑶工程项目建设中设备及工程材料的采购。
⑷除办公、物业工程项目以外的其他需要采购部完成的耗材的采购。
⑸在乙购材料由甲方指定厂家的业务中，负责备选厂家推荐，并对指定供应商产品质量的可靠性和产品价格的真实性负连带责任。
⑹在乙方自供材料业务中，负责认质认价，并对结果负连带责任。
⑺按照公司采购管理规定，符合招标额度的提请招标办招标，并了解掌握标的物的成本构成及市场价格。
2、采购管理
⑴联系供应商并考查其资质情况，建立完整的合格供方优质客户档案，并定期重新评审调整。
⑵编制采购计划并据以实施采购行为。
⑶参与采购物资的验收工作。
⑷对已购物资的使用情况进行监督检查，出现质量、供应进度等有关问题及时解决或处罚（每次罚款额度叁仟-贰拾万元）。
⑸根据工作需求和工程进度及招标要求，按时、保质、保量准确地完成采购计划任务。
⑹负责采购物资帐目管理工作，定期与财务部门衔接，按时上报材料报表。
⑺收集整理相关资料，建立并妥善保管采购资料档案。
3、负责起草、制订并落实与本部门工作相关的规章制度及工作流程。
4、完成总裁交办的其他工作。
三、采购部编制图
岗位名称
编制人数
现在岗人员
岗位特征
备注
主任
1人
1人
负责采购部整体管理及对外协调事宜等
副主任
4人
3人
负责采购部具体事务协调、管理
采购员
人
14人
负责采购业务活动
视开工面积调整人员数量
现场材料员
人
11人
负责工程现场材料工作
视开工面积调整人员数量
材料会计
5人
5人
负责材料账务；与财务部门衔接；审核票据，并填写材料付款表、工程进度表等方面工作
视开工面积调整人员数量
四、岗位说明书
职位名称
采购部主任
职位编号
编制日期
所属部门
集团采购部
任职人
薪酬等级
直接主管
总裁助理
职位概要
在分管副总的领导下，负责整个部门采购方式的拟定和实施。
任职条件
基本条件
性别不限，30-50岁，大专以上学历
三年以上建筑行业采购经验，从事过采购管理工作
工作能力
熟练使用电脑，具有谈判能力与技巧
准确把握材料、设备市场情况
独立工作能力、组织协调能力和管理能力
工作经验
有三年以上建筑行业采购经验
从事过采购管理工作
个人品格
人品端正、认同公司理念、责任心强、执行力强、勤奋好学、关心同事，有爱心、有社会责任感
工作关系
受监督
总裁助理、监察室及采购部全体员工
实施监督
采购部全体员工
培育下属
采购部所有人员
内部沟通
总裁助理、各相关业务部门及采购部全体成员
外部沟通
各个供货商等
权力范围
负责采购部队伍建设，打造一支清廉、高效率的团队
负责统筹安排部门内部工作
负责审核把关部门各项工作
负责与相关业务部门的沟通协调工作
对所属下级工作的监督、检查权，对所属下级的工作争议有裁决权
采购部主任岗位说明书
岗位主要职责范围
职责内容
考核要点
备注
1、根据公司项目开发速度，提前安排好材料采购计划，结合工程实际情况提前介入，以降低成本为目的，提出合理化建议。
提前按时完成材料采购计划，保证达到合理的使用材料，保证新型材料能有效的使用，达到降低成本。
为招聘制定目标责任书和考核提供依据
1、负责采购部队伍建设，强化员工责任心、原则性、执行力、学习能力。
能很好的管理部门员工，能以身作则，使每个员工的工作效率高，并得到大家的认可
2、负责统筹安排部门内部工作，
合理安排员工工作，合理定岗，不养闲人
3、负责审核把关部门各项工作，监督检查各种材料质量。
结合工程进度，监督检查甲供材使用、保管情况、乙供料质量，并保证所有供应按时、保质、保量
4、负责与相关业务部门的沟通协调工作，杜绝推诿扯皮现象，提高工作效率。
保证各相关业务部门对采购部工作的支持与信任，工作效率高
5、把关采购方式，采购程序，监督检查采购前的工作准备、采购过程、采购结果
筛选、分类、评估、确定合格供货商，保证采购商品物美价廉
6、负责审核认价结果
监督检查认价过程，保证价格确认的合理、公正
7、负责审核采购合同
合同内容合法、公平、公正
8、负责指导、督办部门工作
保证部门各项工作及时有效地完成，使员工具备材料工程师能力
9、完成总裁交办的其它工作
采购部副主任岗位说明书
职位名称
采购部副主任
职位编号
编制日期
所属部门
集团采购部
任职人
薪酬等级
直接主管
采购部主任
直接下属
职位概要
在采购部主任的领导下，负责部门采购方式的拟定和实施。
任职条件
基本条件
性别不限，30-50岁，大专以上学历
三年以上建筑行业采购经验，从事过采购管理工作
工作能力
熟练使用电脑，具有谈判能力与技巧
准确把握材料、设备市场情况
独立工作能力、组织协调能力和管理能力
工作经验
有三年以上建筑行业采购经验
从事过采购管理工作
个人品格
人品端正、认同公司理念、责任心强、执行力强、勤奋好学、关心同事，有爱心、有社会责任感
工作关系
受监督
采购部主任、监察室及采购部全体员工
实施监督
采购部全体员工
培育下属
采购部相关人员
内部沟通
采购部主任、各相关业务部门及采购部全体成员
外部沟通
各个供货商等
权力范围
在采购部主任的领导下，负责采购部队伍建设
负责统筹安排部门内部工作
负责审核把关部门部分工作
负责与相关业务部门的沟通协调工作
对所属下级工作的监督、检查权
岗位主要职责范围
职责内容
考核要点
备注
根据公司项目实际施工进度，协助采购部主任合理安排材料采购计划。
提前收集汇总采购计划时间表，确保供货的有效及时性。
按公司规定选择适当的采购方式进行采购工作，熟知相关材料的功能用途，具备真伪的鉴别能力及了解其成本构成。
责任心、原则性、执行力强，方式合理、程序合法、结果相对最佳
负责与相关业务部门的沟通协调工作
保证各相关业务部门对采购部工作的支持与信任，工作效率高
对大批量的采购，负责提请招标，并配合招标办完成招标工作，并熟识招标内容标的物的成本构成。
参加招标前对标的物的成本构成及价格必须掌握，及时提请、努力配合。
负责采购合同的执行，跟踪负责执行过程中的产品质量及时效性。
执行有力、保障供应
协助采购部主任定期进行部门内部培训
保证实用性、系统性、可持续性
负责乙供材料的认质认价工作，及时做好乙供材料的抽检工作。
保证价格确认的合理、公正，确保乙供材质量的可靠性
定期对供应商进行评定、考核、筛选和开发，并建立供应商开发及考核淘汰机制。
对供货商进行分类管理，不断提高供应商的质量、服务水平
考察材料市场，为公司提供新产品、新技术，深入了解市场信息，以及材料设备的竞争态势，以保证采购工作的时效性及高性价比。
降低采购成本，提高采购质量
在采购部主任的领导下，分管部分管理工作
使其工作能高效、保质完成
完成领导交办的其他事项
保质、保量、及时有效完成
采购员岗位说明书
职位名称
采购员
职位编号
编制日期
所属部门
集团采购部
任职人
薪酬等级
直接主管
采购部主任
职位概要
协助部门领导规范采购流程，制定业务相关的管理措施及行为规范。
任职条件
基本条件
男，30-50岁，大专以上学历
3年以上相关采购经验
工作能力
熟练使用电脑，具有谈判能力与技巧
了解市场情况，熟悉建筑材料性能
相关法律、水、暖、电等材料设备知识
工作经验
3年以上相关采购经验
个人品格
人品端正、认同公司理念、责任心强
工作关系
受监督
采购部主任、监察室及全体员工
实施监督
采购部部分员工
培育下属
采购部部分人员
内部沟通
总裁助理、各相关业务部门及采购部全体成员，各项目施工单位相关人员。
外部沟通
各个供货商等
权力范围
协助部门领导规范采购流程，制定业务相关的管理措施及行为规范。
对大额度采购，按照公司规定，负责提请招标，配合招标办完成招标工作
积极创建符合公司建筑发展需求的供应链，以保证质优价廉的低成本采购
全面协助部门领导开展采购及部门管理工作。
岗位主要职责范围
职责内容
考核要点
备注
1、按公司规定选择适当的采购方式进行采购工作，对所执行的采购业务，熟知其功能用途，具备真伪的鉴别能力及了解其成本构成。
责任心、原则性、执行力强，方式合理、程序合法、结果相对最佳
2、对大批量的采购，负责提请招标，并配合招标办完成招标工作，并熟识招标内容标的物的成本构成。
参加招标前对标的物的成本构成及价格必须掌握，及时提请、努力配合，招来质优价廉物品
3、负责按合理的招标结果进行合同签订，保存好招标结果确定资料。
合同内容合法、严谨
4、负责采购合同的执行，跟踪负责执行过程中的产品质量及时效性。
执行有力、保障供
5、负责乙供材料的认质认价工作，合理建议，施工单位所提材料，设备的合理性，及时做好乙供材料的抽检工作。
保证价格确认的合理、公正
6、根据部门领导的工作安排，做好计划内采购工作，做好已签订合同执行中的协调工作，保证采购供应的及时准确性。
及时提请、努力配合、合理建议
7、小批量采购，负责洽谈订货及时采购，保证最少货比三家，达到高性价比，保证货款的安全性。
货比多家，选择相对最佳性价比
8、考察材料市场，为公司提供新产品、新技术，深入了解市场信息，以及材料设备的竞争态势，多方位搜索产品及供应商信息，以保证采购工作的时效性及高性价比。
降低采购成本，提高采购质量
9、定期对供应商进行评定、考核、筛选和开发，积极创建符合公司建筑发展需求的供应链，以保证质优价廉的低成本采购，并建立供应商开发及考核淘汰机制。
对供货商进行分类管理，不断提高供应商的质量、服务水平
10、完成领导交办的其他事项
保质、保量、及时有效完成
材料会计岗位说明书
职位名称
材料会计
职位编号
编制日期
所属部门
集团采购部
任职人
薪酬等级
直接主管
采购部主任
职位概要
负责甲供材料的账目、材料付款账目的管理工作
任职条件
基本条件
性别不限，25-50岁，大专以上学历，专业会计
2年以上会计工作经验
工作能力
熟练使用电脑
熟悉财务相关知识
工作认真、负责
工作经验
2年以上会计工作经验
个人品格
人品端正、认同公司理念、责任心强
工作关系
受监督
采购部主任、监察室及全体员工
实施监督
采购部部分员工
培育下属
采购部部分人员
内部沟通
各相关业务部门及采购部全体成员
外部沟通
各个供货商、各施工单位等
权力范围
出入库帐目记录，经常查看施工现场库房帐目，与施工单位核对甲供材数量金额，给预算室提供准确的甲供依据，填写甲供付款申请表上的甲供金额
付款帐目记录，督促业务人员及时报帐、清帐，定期与供货商核对账目，填写付款申请表。
每月向财务报材料出入库明细表。
随时向部门领导提供材料数据
岗位主要职责范围
职责内容
考核要点
备注
1、每月收到各现场材料管理员的出入库单后，审核金额是否准确无误。
审核细心、准确
2、负责甲供材料的账目（即材料出入库帐目）管理工作。
包括根据审核无误的出库单登记甲供材料出入库帐目；经常查看施工现场库房帐目；与施工单位定期核对甲供材数量金额，并给预算室提供各施工单位领用甲供材的数量、金额，作为决算的准确依据。
管理细心，记录规范、准确
3、每月根据审核无误的入库单，登记付款明细账，并经常与供货商、财务对账。
管理细心，记录规范、准确
4、填写各施工单位进度款申请表及结算申请表上的甲供金额，审核、填写甲供材料付款申请表上的甲供金额，已付款及应付款的数据，保障数字真实、准确。
管理细心，记录规范、准确
5、负责根据每月各现场出具的材料出入库单编制材料采购汇总表、材料领用汇总表，并于每月底报送财务。
每月准确报表
6、负责随时向部门领导提供相关材料数据。
准确、及时
7、保管历年的出入库单存根，将出入库单分月装订、存档，保管好以备有关部门临时查阅。
管理细心、保管妥当
8、与财务、业务人员沟通，督促业务人员及时报帐、清帐。
认真、负责
9、领导交办的其他工作
认真、负责
采购部现场材料员岗位说明书
职位名称
现场材料员
职位编号
编制日期
所属部门
集团采购部
任职人
薪酬等级
直接主管
采购部主任
职位概要
负责工程现场材料的协调管理
任职条件
基本条件
男，25-50岁，大专以上学历或具备材料工程师能力
3年以上相关工作经验
工作能力
熟练使用电脑
对财务知识有所了解
具有一定的沟通协调能力
工作经验
3年以上相关工作经验
个人品格
人品端正、认同公司理念、责任心、原则性、执行力、学习能力强
工作关系
受监督
采购部主任、监察室及全体员工
实施监督
甲供材、乙供材供货商、施工单位
培育下属
内部沟通
部门负责人、采购部各个成员、相关业务部门
外部沟通
各施工、监理单位各供货商等
权力范围
做好现场协调工作，并监督检查甲供材、乙供料质量，对不合格产品进行调换或处罚
甲供材、设备现场验收分配及处罚
乙供材监督检查及处罚
出入库手续的办理及材料合理有效的分配
岗位主要职责范围
职责内容
考核要点
备注
1、负责现场与施工方及其他相关部门的协调工作，经常巡视施工现场
与相关部门、施工单位积极进行有效工作协调，每天巡视施工现场不低于2次
2、负责提前确认甲供材料的到场时间
准确及时
3、负责现场甲供材到货数量的验收并组织甲供设备验收、送检工作
验收数量准确、及时和送检程序的合法性，具备材料工程师的能力
4、配合工程部，对乙供甲方指定品牌的材料进行验收，并做好材料使用与保管监督检查工作
准确、严防施工方以次充好
5、合理协调分配甲供材料及甲供材使用、保管监督检查
适时适量分配准确，对甲供材使用、保管不当的单位进行处罚
6、办理出入库手续
单据填写规范、准确、办理及时
7、负责反馈施工单位甲供材料需求进度，给采购员提供材料需求种类、数量等，并督促采购员及时协调甲供材料到场，保证工程进度。
要求数量准确、到货时间安排合理
8、依据乙供材料认价单内容对乙供材料规格、质量等进行不定时抽查
严格按照章程抽查、记录，单据留存妥当，对乙供材料质量不合格进行调换或处罚
9、负责现场料具管理，做到料具存放标准
使用合理，维护保养得当
10、领导交办的其他事项
及时保质保量完成
第二部分管理制度
第一节采购部人员工作规范
1、采购部属执行部门，办公和物业用品以各相关部门的月计划为准进行采购。
工程材料必须严格按照各项目工程部所提的详细需求单（规格、型号、参数、数量）进行采购，技术参数由各工程部提供，数量由预算部确认或提供。
2、采购部全体员工，必须认真遵守公司各项规章制度。
3、采购部全体员工工作中一切要以公司利益为重，忠于公司，不得营私舞弊，严禁吃、拿、卡、要。
4、采购人员工作中应严格按公司相关采购流程进行采购。
5、业务人员必须按工程进度要求按时、按质、按量的完成采购任务及认价工作（认价时间原则上为11日内,特殊情况除外）
6、采购过程中必须货比多家（正常情况下不少于3家），采取恰当的采购方式，最终选择最佳性价比的供货单位，并无条件的接受全公司各部门的监督。
7、采购人员要与相关部门一起做好材料、设备的验收工作。
8、材料会计必须要与财务衔接。
每月到货材料及设备的出入库单在月底月结时，必须及时上帐（不超过每月最后一天）。
每月底向财务做相关报表。
9、现场人员要做到货物验收认真、准确；到货记录清晰在、准确、及时；及时办理出入库手续。
第二节采购部廉洁奉公建设方案
采购部在全力降低采购成本的同时，时刻不忘部门的廉政建设，为保障公司利益不受侵害及对采购人员的保护，采购部制定“创廉洁部门”方案，将廉洁奉公制度分解到总部及外地采购部门，各采购部门将遵行公司利益至上的原则，将廉洁奉公的思想，常抓不懈的落实到工作中，具体实施方案如下：
一、部门负责人监督、负责制
1、部门负责人作为创建“廉洁部门”的第一责任人，其所管理的部门，因管理监督不到位，部门人员损害了公司利益，部门负责人不但负领导责任，还要承担部门人员给公司造成经济损失的赔偿责任，情节严重的，部门负责人下岗。
2、结合工作实际情况，再将廉洁从业的要求落实到每个办公室、每个人，同时形成自下而上及自上而下（分管领导监督）纵向监督机制，通过向总裁举报等方式，对部门负责人实施监督。
二、内部监督机制
1、部门以办公室或分组的方式，选定办公室或小组负责人，在各办公室划分责任区，小组负责人负责制，开展提高工作效率和廉洁自律活动。
并实行办公室或小组内部相互监督，有人损害公司利益，小组负责人是第一责任人，其他同办公室或小组成员负连带责任。
2、部门负责人每月与关键岗位采购人员谈话，并做好日志备查，提醒他们廉洁自律，并提示其廉洁奉公的必要性，如损害公司利益，不但立即开除，情节严重者还要送司法机关。
3、经常和大宗物品供货商进行沟通，并向供货厂家发反行贿公函，提示其如贿赂采购人员，损害卓达利益，不但立即取消供货资格，同时扣罚其所有货款，情节严重者，移交司法机关。
4、对所有采购业务人员，高标准，严要求，在经办业务过程中，严控吃、拿、卡、要等行为，坚决杜绝与供应商之间私下往来，搞亲疏远近、照顾关系、拉帮结派等，有以上行为之一，势必会侵害公司利益，一经发现立即开除，情节严重者，并追究法律责任。
三、外部监督机制
1、审计监察部及相关部门定期或不定期对采购部进行行风调查，并对外地采购部门不定期的进行审计。
通过横向监督，提醒所有采购人员要廉洁自律，目的是预防职业犯罪，使采购人员损害公司利益的机率降至最低或没有机率。
2、突出廉洁制度的强制性执行力，形成公司——采购业务部门——监督部门三个层面的制度强制执行链条，形成定期或不定期进行审计的机制，确保审计结果客观公正。
四、教育引导机制
组织全体员工签署廉洁承诺书，利用会议，共同宣读“立足岗位，恪尽职守”誓言，加强道德教育；利用视频等工具、渠道，如到看守所学习或请看守所的司法干警来公司，对采购人员进行司法教育，加强员工法制观念；从道德、法制两个层次，确保“负责人不掉队，员工不犯错”，达到“人员廉、行风正、服务好”的目标。
第三节采购工作流程
一、甲供材料及设备采购流程：
1、施工单位根据工程的实际需要填写《工程材料、设备需求明细表》，并报现场监理审核所报材料、设备的型号、规格及各项参数是否清楚正确。
2、报现场监理及甲方工程项目负责人审核所报材料、设备的需求名细及进场时间是否正确。
3、施工单位、监理部门、工程项目负责人应确保所提请采购的材料、设备应统一提请《工程材料、设备需求明细表》，例如：
太阳城项目应至少以青年城、阳光国际等小项目为一个申请单位，进行甲供材料、设备的采购申请，以便于降低采购成本，为公司节省资金。
4、在已确定工程施工图之后，施工单位、工程部应及时把工程施工过程所需甲供的所有材料、设备的种类、数量等资料明细提供给采购部，以便于采购部及时准备所需材料、设备的招标、采购。
5、施工单位及现场监理、甲方现场工程项目负责人应视所需材料、设备种类、生产周期不同，与采购部沟通后，确定《工程材料、设备需求明细表》。
提请采购部的时间：
一般材料、设备提请时间至少为材料、设备要求到场时间之前的45天（含甲供需求单整理、招标申请会签、合同会签、生产周期；不包括提请招标后，招标办工作时间），大型、特殊、需定制材料、设备需求表提交时间应与采购部沟通后确定。
注：
甲供材料需求提请时间以采购部接收登记时间为准。
6、报总工办专业工程师准确审核所报材料、设备的各项技术要求是否明确，型号、规格及各项参数是否齐全，对提供各项参数不能满足要求的，采购部有权予以退回工程部；对技术要求不能满足采购条件的给予提供补充填写，必要时要求提供图纸和技术要求。
7、报预算室审核数量是否准确。
8、以上各部门审核完成后报与采购部，采购部根据公司的有关规定，对满足招标条件的提请招标办组织招标采购，招标过程中采购部必须按公司规定积极参与，并按招标结果签订采购合同，并负责合同的执行。
9、对于不能满足招标条件的材料、设备采购，采购部应会同监察室，必要时可以要求技术部门参与，采取共同联合洽谈采购的采购方式进行采购。
洽谈结果相关人员会签后，报部门领导及上级主管副总签字同意后，签署供货合同并执行合同。
10、甲供材料、设备到场后，采购部负责组织现场工程部、施工单位、监理单位及公司其他相关部门，对到场材料、设备进行验收。
符合我公司要求且验收合格的材料、设备，相关各方在《甲供材料、设备验收单》上签字确认后，采购部现场材料员准予办理入库、出库手续；不符合我公司要求，或验收不合格的材料、设备，采购部可按合同规定及公司相关规定对供货单位进行警告、处罚、退场等惩罚措施。
11、各类材料、设备到场经验收，合格后移交物业部门管理。
二、办公用品采购流程：
1、《办公用品月计划申请表》由行政办报与采购部后，采购业务人员根据各单位的需求，首先进行分类，如办公耗材、办公设备、办公桌椅、铁柜等。
2、对分类产品分别联系专业厂家进行洽谈，保证质量的前提下，价格保证不能高与申请价格。
3、把结果报与监察室审核，审核通过后采购人员实施采购。
4、采购物品经过相关人员验收后办理入库手续，需办资产的办理资产登记手续，所有手续办理完成后以申请表为依据据实及时报帐。
5、采购部对于办公耗材原来实行每半年进行一次内部招标来选择供应商，对于特殊的或大宗的办公用品采购，采购业务人员每次均要会同监察室及相关部门人员一起进行市场调研或比多家后进行采购。
按照公司出台相关的招标管理办法，办公用品随后也将部分例如招标范围之内，作为办公用品采购人员将按招标结果采购。
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