文秘需掌握的公文的基础知识doc.docx
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文秘需掌握的公文的基础知识
公文性质：
公文是行政机关实施管理的具有法定效力的公务文书，是行政机关实施管理的重要工具。
公文的概念：
行政机关的公文（包括电报）是行政机关在行政管理过程屮形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
党的公文概念：
党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽T作，请示和答复问题、报告和交流情况的工具。
公文分类
法定公文：
是由法规性文件规定的各级机关要规范使用的公文文种。
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
党的法定公文有14种：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要两种法定公文，相同的行9种一般性公文
泛指机关单位除法定性公文外的处理公务文书。
法规性公文：
条例、办法、规定、细则事务性公文：
计划、总结、调查报告会务性公文：
会议纪录、讲话稿等
经济性公文：
合同、可行性研究报告、审计报告公文的特点一、应用文特点
公文是行政管理的工具，强调应用性，必须囤绕依法行政的需要來写作。
应用性表现在指导工作、发现问题、提出问题、解决问题等公务活动上。
应用性表现在：
“行文确有必要，注重效用”。
二、行政性特点
法定作者：
是机关单位根据其法定性的职权范I韦I來写作，不是个人的随意性写作。
具有权威性和约束力
时效性：
公文的发文、办文有时间规定
程序性：
公文的发文、收文、归档、管理都有严格规定。
三、语言特点
（一）明门无歧义
（二）准确表述（三）庄重体现行政机关的法定权威
严格使用规范的书面语言，不用口语、方言。
（四）风格统一使用专用语
1•开头用语：
为了、bl前、根据、按照、
2.承启用语：
特作如下通知（决定、规定）拟采取如下措施、综上所述
3•结尾用语：
希认真贯彻执行、特此通知以上请示当否，请批示
4.称谓用语：
我局、木局、你局、该局、
5.经办用语：
经、已经、现将、研究执行参照执行、责成
6.引叙用语：
现接、近接、收悉、欣悉
7.表态用语：
可办、不可、同意、原则同意、应8.期请用语：
希、望、拟请、恳请、切盼9.征询用语：
当否、妥否、如无不妥10.批转用语：
审批、批示、批转、转发11.期复用语：
请冋复、请批示、请子审批
♦公文语言主要使用说明性语言、叙述性语言，议论性语言为辅，一-般不用抒情性语言。
四、结构特点
公文基本结构：
开头部分（事由部分）介绍公文写作的原因、H的、依据、意义，要求简明扼要，一段为宜。
主体部分（事项部分）通常使川结构序数来分段说明。
主体部分的段落要求均衡、美观注意掌握每段的主题句结尾部分：
根据文种的不同，使用不同的专用结尾用语。
提出执行的要求：
注意什么问题，采取什么方法等提岀希望和号召
公文处理的原则：
坚持实事求是、精简、高效原则。
及时：
指文件的发文、收文要及时，不能互相推诿、拖延。
处理公文要懂得分清轻重、缓急，急事急办。
准确：
公文处理过程屮要按程序办，一环扌II一环，不出差错和遗漏。
安全保密：
严格执行国家保密法律、法规。
绝密文件不能翻印；销毁密级文件必须登记，由二人以上监销等
规范：
指公文处理必须要按照规定的程序和格武来办理。
发文、收文、归档有严格程序发文有国家规定的标准专门机构、专人负责处理公文。
不符合规范的公文，经办公厅
（室）负责人批准后，可以退冋呈报单位并说明理由。
公文处理机构：
各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管木机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员
发文办理：
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
-、草拟公文的要求
（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
草拟公文
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文文种应当根据行文1=1的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。
引川公文应当先引标题，后引发文字号。
引川外文应当注明屮文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层“1・”，第四层为“
（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句屮作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
简称解义：
规范化简称是指人们公认的简称。
如国务院、省政府。
非规范化简称是指未获人们公认的称谓，如“非典”“SARS”，第一次使用时必须标示全称和注明屮文含义。
“AAS”美国科学院、澳人利亚科学院，第一次出现时注明准确的屮文译名。
公文数字问题
成文日期使用汉字（小写）序列。
二OO八年六月三十日层次序数（前示）詞：
一同、两边、四季
词组：
百花齐放、三水（地名）三峡惯用语：
三番四次、四平八稳、缩略语：
三个代表四人发明修辞词素：
三千尺落九天
草拟公文
二、拟制公文，对涉及其他部门职权范I书I内的事项，主办部门应当主动与育关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
三、公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。
审核的重点是：
是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。
四、以木机关名义制发的上行文，由主要负责人或考主持工作的负责人签发；以木机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。
五、公文正武印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：
审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统-、规范等。
收文办理
一•、收文办理指对收到公文的办理过程，包拾签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
二、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。
审核的重点是：
是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
三、经审核，对符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或考交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文，应肖明确办理时限。
对不符合规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退冋呈报单位并说明理由。
四、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。
五、收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
六、公文处理屮遇佇涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出血协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
七、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应肖明确
签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示L1阅知。
八、送负责人批示或者交育关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
公文管理
一、归档。
应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映木机关的主要工作情况。
二、归档范I韦I内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
三、拟制、修改和签批公文，书写及所川纸张和字迹材料必须符合存档要求。
四、公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、川印、归档和销毁。
五、上级机关公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关负责人或考办公厅（室）主任批准，可以翻印。
翻印时应肖注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
六、经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
七、公文复印件作为正式公文使川时，应当加盖复印机关证明章。
八、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之H起不产生效力。
九、不具备归档和存杳价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
十、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
其屮，销毁绝密公文（含密码电报）应当登记。
公文格式标准
一、现行行政公文格式实行国标GB/T9704-1999所规定的公文格式标准。
二、字，标识公文屮横向距离的长度单位。
一个字指一个汉字所占空间。
三、行，标识公文屮纵向距离的长度单位。
以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为—基准行。
四、正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
五、公文用纸采用A4型纸，尺寸：
210mmX297mm公文用纸天头（上门边）37mm；用纸订口（左白边）28mm；版心尺寸为:
156mmX225mm（不含页码）
六、卬刷要求：
双血印刷；页码套正，两血误差不得超过2俪
七、装订要求：
左侧装订，不掉页
公文格式要素规则
一、公文要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
置于公文肖页红色反线（156mm宽度同版心）以上的各要索为眉首；置于红色反线以下到主题詞（不含）之间的各要索为主体；置于主题詞以下的各要素统称为版记。
（一）眉首
1.公文份数序号
是指将同一文稿卬制若干份时每份公文的顺序编号。
如需标识份数序号，用阿拉伯数码标识在版心左上角第1行。
位数以木单位的实际需要加一个虚位。
2.秘密等级
如需标识秘密等级，川3号黑体字，顶格标识在版心右上饬第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，秘密等级和保密期限Z间用“★”隔开。
密级标识：
绝密、机密、秘密3.紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级和紧急程度，紧急稈度顶格标识在版心右上角第2行。
紧急程度标识为：
特急、急件；电报标识为：
特提、特急、加急、平急。
4.发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
推荐川小标宋体字，丿U红色标识。
字号一般应小于22mmX15nimo
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居屮排布；如联合机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称,用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加“第”字。
联合行文，只标明主办机关发文字号。
发文字号下4min处印一条与版心等宽的红色反线。
6.签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人川3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后川3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起按发文机关排序编排，应使发文字号与最后一个签发人姓名在同一-行并使红色反线与之的距离为4mmo
（二）主体1.公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，i般不用标点符号。
标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一•行或多行居中排布；冋行时，要做到詞意完整，排列对称，间距恰当。
2.主送机关指公文的主要受理机关，应当使川全称或者规范化简称、统称。
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，最后一个主送机关后标全角冒号。
3.正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，冋行顶格。
数字、年份不能冋行。
4.附件
公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
在正文下空一行左空2字川3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号，使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；其序号和名称的前后排序应一致。
如不能与正文一同装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件和序号。
5.成文时间
以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发H期为准。
电报以发出日期为准。
成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。
6.公文生效标识
公文除“会议纪要”和以电报形式发岀的以外，应当加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的的公文，发文机关都应加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。
成文时间右空4字；加盖卬章应上距正文2—4mm，端正、居小下压成文时间，卬章用红色
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文吋间上。
行话为“骑年盖月”。
当印章下弧有文字时，采用小套方式，即印章屮心线压在成文时间上。
联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个卬章均压成文时间。
两印章之间不相交或相切，相距不超过3咖。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空门印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居小排布；印章之间互不相交或相切。
在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
特殊情况说明
当公文排版后所剩空门处不能容下卬章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7.附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
通常是对公文发放范I韦I加以说明，不对公文内容作出解鄴。
请示在附注处注明联系人的姓名和电话。
（三）版记1.主题詞
公文应当标注主题詞。
上行文按照上级机关要求标注主题詞。
主题詞通常由公文制发机关的最?
«J行政主管机关负-贵制左和发布。
主题詞用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词日Z间空1字。
词目之间不要加顿号。
主题詞的功能是揭示公文内容，便于公文检索杳询，是文书部门和档案部门相互衔接的一-项工作。
主题詞的标引方法
词表共由15类1049个主题詞组成。
词表分三个层次：
第一层区域分类，不标引；第二层类别词，是具体的分类；第三层是类属词。
第二、三层是主题詞，用于文件的标引。
一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题詞。
主题詞标在文件的抄送栏之上，顶格写。
标引顺序：
先标类别词，再标类属词。
标引类属词时，先标反映文件内容的词，（事由）最后标反映文件形式的词。
（文种）
《国务院关于加强水十•保持T作的通知》
农业（类别）水土保持（事由）通知（文种）（类属）一份文件有两个以上的主题内容，先集屮对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》
经济管理（类别）企业破产劳动（类别）就业通知
根据需要可将不同类的主题詞进行组配标引。
《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》标引：
科技10A体制09B改革01B决定12A
当词表屮找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词屮选择适当的词标引。
同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
列在区域分类最后，用黑体标出的主题詞内供检索用，不用标引。
附表屮的主题詞与主表小的主题詞具有同等效力。
国务院主题詞表由国务院办公厅秘书局负责解释。
本词表自1998年12月1日起执行，1994年4月修订的词表同时废止。
2.抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的具他机关，应当使川全称或者规范化简称、统称。
在主题詞下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，冋行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题詞下，标识方法同抄送机关。
如主送机关过多，首页不能显示正文；会议纪要需要主送都要在抄送处标识主送：
XXXX,3.印发机关
位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题詞之下）占1行位置；用3号仿宋体字。
印发机关左空1字。
印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门。
没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可以标识发文机关。
印发机关如果字数太多，可以自行简化。
4•印发H期
标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。
印发日期以公文付印的时间为准，可以界定生效时间与印发时间的区别，掌握制发公文的效率，收文机关可以掌握公文传递
时间，有利于公文办理。
卬发时间与印发机关同占1行，右空1字用阿拉伯数码标识。
“2004年4月15日印发”5.版记位置
版记应置于公文最后一面（封四）版记的最后一个要索置于最后一行。
这是为了保证公文的完整性，在红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以确定公文是否完整
公文主体之后的空门容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。
公文的篇幅如果是一个折页（即佇四血）以上，这里公文的页数是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一血，不管前血空向有多少（-般不超过3页）
公文有附件，如果附件最后空白能够容下版记，而该页又是4的倍数，此时版记应置于该空门处，以免造成浪费。
如果附件是被转发的文件，该文件后血也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
6.页码
用4号半角门体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7伽。
单页码居右空1字，双页码居左空1字。
空门页和空门页以后的页不标识页码（包括印有版记的那血），是为了防止在空白页处私加文字，有此规定，便于真假公文对照。
7.公文表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码的表头在订1」一-边，双页码表头在在切口一边。
公文特定格式信函式格式
发文机关上边缘距上页边的距离为30mni,用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条红色武文线（上粗下细），距下页边20仙1处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mmo每行居中排28个字。
发文机关名称及双线均印红色。
信函式格式
发文机关名称后不加文件二字，因此发文机关名称一般不用简称
信函式公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格，依次排列；发文字号放在武文线下版心右上角顶格。
首页不放页码，最后一行（第22行）文字下边缘与文武线距离6mmo
公文行文规则
一、行文关系根据隶属关系和职权范I韦I确定，一般不得越级请示和报告。
二、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正戎行文。
如需正式行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。
因特殊情况确需向下—•级政府正式行文的，应当报经木级政府批准，并在文屮注明经政府同意。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
与相应的其他机关进行工作联系确需行文吋，只能以函的形式行文。
函的形式：
指公文格式屮区别于“文件格式”的信函格式。
以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
正式行文：
指制发政策性和规范性文件；
部门内设机构不得代替部门审批下达应当由部门市批下达的事项。
三、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相丿应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
行政机关联合行文，主办机关排列在前。
行政机关与同级或相应的党、军队、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行•文，原则上应使用排列在前机关的发文字号。
联合行文的会签，一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。
-•般不使用复印件会签。
四、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文屮应注明经政府同意。
五、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当百接报送主管部门处理。
六、部门Z间对有关问题未经协商一-致，不得各自向下行文。
如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
七、向下级机关或者木系统的重要行文，应当同时抄送玄接上级机关。
八、“请示”应当-文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
九、除上级机关负责人言接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
十、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
两
适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
理解：
函主要用于平行机关之间商洽T作，或是请有关主管部门批准和有关主管部门审批后答复的公文。
要点：
平行、不相隶属
特点：
一文一事，用途广泛。
种类：
发函、复函
从功能角度看：
商洽函、询问函、请批函、答复函。
商洽函
1・明确一文一事，确立函的主旨。
2•提炼标题3.明确主送机关4.叙述事由和事项5.结尾
事由和事项的写法灵活多样，主要考虑如何能够把事情叙述清楚，语气平等，相互商量。
提出的事由要考虑周到，耍求可行，职责明确。
询问函
指询问有关事项或问题的函。
可以是木单位询问有关单位，也可以是其他单位询问本单位。
也可以是上下级之间就一些问题进行咨询。
写法：
1.确立所询问的事项。
2.拟写标题，可以突岀函的种类。
3.只写要询问的事情，必须做到简明扼要。
什么事情，应如何理解？
如何执行？
这种理解是否正确、可行。
4.结尾
请批函
指向有关主管部门请求批准某一事项的函。
理解：
有关主管是指主管某一方面工作的部门，可以是政府或职能部门。
如某市政府要在广州建立办事处，就要向广州市政府行请批函。
在木地范围内的审批，除了由政府审批事项需用请示外，向职能部门请求审批要川请批函。
特点：
写作请批函，如同写请示，所不同的是，请示更多是尊重上级，请批函既有尊重，又有商暈意味。
写法：
1•一文一事，因此必须认真确立主旨。
2.标题突出请求意味，使对方明门是请批函。
3.理由充分，有理有据地陈述事实
4.在允许范|韦|内，明确提出合理的要求。
5.结尾要求函复
注意：
不要为了对方能够审批而降低本单位的地位，用语不能过于谦
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