最新科技档案管理规定资料.docx
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最新科技档案管理规定资料
1 目的
为对本院科技档案实行控制，使之达到完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本规定。
2适用范围
2.1本规定涉及的科技档案是指记录和反映我院在工程设计与咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成的具有保存价值、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料。
2.2科技资料是指为了设计参考而收集的科技文件材料。
3术语和定义
本规定采用GB/T19001-ISO9001∶2000标准和本院《质量手册》中的术语和定义。
4职责
4.1我院科技档案工作在总工程师直接领导和科技处指导下进行。
各分院及其它科技档案形成部门为协作单位。
工程总设计师、项目负责人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理，须按归档范围、归档时间和要求，及时到档案情报所科技档案室归档，并负责归档后图纸的修改和补充工作。
4.2档案管理人员职责
4.2.1档案情报所科技档案室，应负责科技档案的收集、整理、保管、提供利用、组织鉴定等业务。
各岗位必须按要求做好本职工作。
4.2.2根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况，制定科技档案管理方面的规章制度，使科技档案工作有章可循。
4.2.3指导和检查分院（所）、公司和设计人员做好科技文件材料的形成、积累、整编、归档以及归档后的修改、补充工作。
4.2.4收集、验收、整理、保管、统计、鉴定科技档案，并维护其完整、准确、系统和安全性。
4.2.5严格执行党和国家的安全、保密制度，定期对库存科技档案进行检查。
5工作程序
5.1收集归档
5.1.1贯彻集中统一管理科技档案的原则，凡反映本院科技活动，具有保存价值的科技材料，均应收集归档。
5.1.2应掌握工程设计进度和计划安排，并持有工程计划进度表，按现行的各类科技档案资料编号办法，给各工程、科研项目编号，在《工程档案给号本》（JL—ZY0102-01）上登记。
根据计划安排及时要求归档。
5.2归档范围、时间和要求
5.2.1归档范围
（1）工程项目设计来往文件及有关材料，包括上级指示、审批文件、协议、合同、来往函件，工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等。
（2）工程设计基础材料，包括项目建议书、设计任务书、地质勘察报告、试验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改（扩）建工程调查及实测材料，隐蔽工程记录材料等。
（3）设计前期（准备）工作阶段形成的文件材料，包括建设规划、建厂或选厂调查报告，可行性研究报告及附图。
（4）初步设计阶段形成的文件材料，包括方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等。
（5）施工图阶段形成的科技文件材料，包括施工图、施工设计总说明、预算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等。
（6）现场施工服务工作中形成的科技文件材料，包括设计变更通知单、现场补发的施工图、修改的施工图、修改的概（预）算、施工记录等。
（7）凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成的全部科技文件材料，包括来往函电、变更的依据性材料等。
（8）业务建设项目的科技文件材料，包括编制的指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料汇编等。
（9）科研项目（含准备阶段的科研课题的文件材料），包括审批文件（任务书、委托书）、调研报告、方案论证、协议合同总结验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、成果和奖励的申报审批材料、科技成果推广应用的经济效益及社会效益的证明材料等。
（10）本院基建所形成的科技文件材料，包括征用土地批准文件、拆迁、补偿协议书、申请报告、审批文件、施工执照、施工合同及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、竣工图、决算书等。
（11）软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。
（12）工程承包项目资料，包括招标和投标有关文件、承包合同、工程开工报告、项目竣工报告（包括主要采购产品合格证（书）、设计图纸修改及现场业务联系单、施工过程检验及试验记录、竣工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结报告等）。
（13）工程监理资料，包括监理合同、规划、监理过程中发生的信函、文件、记录、纪要、监理工作总结等。
（14）涉外项目资料，包括询价、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外商提供的材料、谈判协议、议定书、出国考察及收集的有关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等。
（15）环境评价资料，包括环境预测、调查报告、防治污染方案、能源评价等。
（16）凡本院设计、科研用外购设备、仪器的相关资料，包括申请报告和批复文件、谈判协议合同；随设备、仪器的全部图样和文字材料及装箱单，安装、调试记录；性能检测报告及交付使用的验收文件，操作、维护规程；设备仪器的申请报废报告、报废鉴定书及批文等。
5.2.2归档时间
5.2.2.1工程设计中形成的各阶段科技文件材料，应在各阶段设计项目完成后即行归档；非标及各业务建设项目材料亦应在任务完成后及时归档。
5.2.2.2科研文件在每一个课题（项目）结束或告一段落时归档。
5.2.2.3设备仪器文件材料在设备安装试运转后，交付使用时立卷归档。
5.2.2.4基建项目结束后，房产科按归档范围整理资料归档。
5.2.2.5工程（项目）总负责人应在工程结束后，将工程设计来往文件及“工程会议记录”、“工程设计大事记”、“工程总结”、“工程总目录”等整理归档。
5.2.2.6工程总承包和工程监理及工程勘察项目结束后，由项目负责人/项目经理将所有应归档资料整理归档。
5.2.3 归档要求
5.2.3.1高阶段设计文件的归档要求按CYSB/ZY0701－2003《高阶段设计文件编制规定》执行。
5.2.3.2工程（项目）负责人须在合同签定后，及时来科技档案室索取档案号；施工图设计开展前，应事先与科技档案室商定编号，编号办法见附件一《有色冶金设计科技档案编号办法》编制施工图子项表，给科技档案室一份，同时发给各专业负责人，以便在施工图设计中依据该子项表进行编号。
图号变更时，要填写《设计图纸图号变更通知单》（JL-ZY0102-02）。
5.2.3.3归档人员须认真填写《设计文件归档表》（JL-ZY0102-03），并按照附件二《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》确定科技档案的保管年限。
5.2.3.4凡需要归档的科技文件材料，严禁用铅笔、易退色的圆珠笔、红墨水笔书写和签名。
用复写纸复写或签署不全的科技文件材料不得归档。
底稿必须归档。
文字资料归档二份，施工图归档一份。
5.2.3.5软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。
5.2.3.6各驻外分院（部）形成的科技文件材料的归档，按附件四《驻外分院（部）科技档案管理规定》执行。
5.3 档案情报所科技档案室的基本工作
5.3.1整编
5.3.1.1必须对归档的科技档案进行验收分类、编号、整编、编目、编制检索工具并将其输入微机，严格执行整编岗位责任制，使经过整编的科技档案，既便于保管，又便于提供利用。
5.3.1.2编制薄式《技术档案分类目录》（JL—ZY0102-04）作为科技档案总帐和内部工作人员交接记录。
5.3.1.3认真做好修改及补充资料的更替、配套工作，使归档的科技档案符合完整、准确、系统的要求。
5.3.2 保管
5.3.2.1加强档案库房的技术管理，确保科技档案资料的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，所领导对此必须加强检查和指导。
5.3.2.2保持库房的整洁卫生，及时修补破损档案，贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温、湿度的测定，做好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等工作。
5.3.2.3科技档案入库时，库房管理人员应按照整编入库总帐上登记的项目认真核对帐、物、卡，并在《技术档案库帐》（JL-ZY0102-05）登记，及时入库上架。
5.3.2.4库房排架要与科技档案分类和类别一致，每个档案密集架、柜及各类档案的类别、分类、属类之间，均应有明显的标志，便于取放。
5.3.2.5底图与蓝图档案应分别保管。
5.3.2.6库房要有定人管理，定期清点核对，做到帐、物、卡一致，如发现问题，及时解决。
5.3.2.7底图归档时，要填写《底图登记帐薄》（JL-ZY0102-06），驻外分院移交底图时，则要在《驻外分院底图移交清单》（JL-ZY0102-07）上登记。
底图一律不得外借；如需修改、复制，必须经部门领导与科技处签字批准。
5.3.2.8文印厂从底图库调晒底图时，要在《借调底图登记本》（JL-ZY0102-08）上登记，并在第二天上午整理后如数归还到底图库，不能擅自将底图转借他人。
5.3.2.9对库存底图应经常检查，对老化变质或破损部分，要及时修补或重新复制。
5.3.3 利用
5.3.3.1利用是保存与管理科技档案、资料的最终目的，利用工作由科技档案室全体成员负责实施。
5.3.3.2根据科技档案的种类、分类编制工程设计目录卡，为科技档案的提供与利用创造条件，努力提高服务质量。
5.3.3.3科技档案人员应端正服务态度，爱岗敬业，熟悉家底，在工作中做到认真、细致、主动、热情，调档准确、迅速。
5.3.3.4严格执行《关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定》（附件三），保证利用工作的正常开展。
借阅时应填写《档案资料借阅卡》（JL-ZY0102-09），借阅特、一、二级图纸时，要填写《借阅特、一、二级图纸申请表》（JL-ZY0102-10）。
凡借阅者丢失科技档案，由档案情报所按“长冶设档字[1999]5号”文处理。
5.3.3.5凡新来本院工作的设计人员，必须凭人教处证明到科技档案室办理借阅证，登记编号后，方可借阅库存科技档案资料。
5.3.4 统计
5.3.4.1必须建立、健全科技档案的统计制度，以便掌握情况，总结经验，改进管理。
5.3.4.2统计范围：
总藏量，各类卷册量，新入库增加量，整编工作量，微机输入量，鉴定、移交、销毁量，日常查阅及借出、返还量，个人工作量，小组月、季、年度总计等。
5.3.4.3统计要做到真实、准确、及时与持续性。
5.3.5 鉴定
5.3.5.1为维护档案的完整、准确、系统，确保档案质量，科技档案室应根据档案的利用和保管期限等情况，及时提出鉴定计划，报科技处经主管院领导同意后顾之忧下达任务，并由有关部门指派人员组成的专门鉴定小组，开展鉴定工作。
5.3.5.2科技档案及资料收集、整理过程中的鉴定，由整编人员在办理档案、资料整编归档手续时进行。
5.3.5.3鉴定工作根据具体情况，可在院内或驻外分院、设计现场进行，每次鉴定均要写出鉴定报告。
5.3.5.4鉴定作废的档案，必须由鉴定人员签字，部门领导（包括工程负责人）签字，最后由总工程师（或主管副总工程师）批准。
档案人员负责将作废的档案、资料剔出、销帐，另存一年。
尽量做到作废档案在另存期间或以后，再无查找利用要求。
5.3.5.5鉴定结束后，应根据批准的作废清单，注销帐卡和删减库存统计数，保持帐、物、卡的一致性，以免误用。
5.3.5.6作废档案的销毁，必须严格审查、核对，在《档案资料注销帐薄》（JL—ZY0102-11）上登记，经总工程师审核，由院保密委员会批准后，送造纸厂销毁，同时派人监销。
6 相关文件
CYSB/CX01-2003《文件控制程序》
CYSB/ZY0201-2003《高阶段设计文件编制规定》
CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》
附件1：
《有色冶金设计科技档案编号办法》
附件2：
《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》
附件3：
《关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定》
附件4：
《驻外分院科技档案管理规定》
7记录
JL-ZY0102-01《工程档案给号登记表》
JL-ZY0102-02《设计图纸图号变更通知单》
JL-ZY0102-03《设计文件归档表》
JL-ZY0102-04《技术档案分类目录》
JL-ZY0102-05《技术档案库帐》
JL-ZY0102-06《底图登记帐薄》
JL-ZY0102-07《驻外分院底图移交清单》
JL-ZY0102-08《借调底图登记本》
JL-ZY0102-09《档案资料借阅卡》
JL-ZY0102-10《借阅特、一、二级图纸申请表》
JL-ZY0102-11《档案资料注销帐薄》
附加说明：
编 制：
梁希平 会 签：
何曼炎
审 核：
彭 兵
批 准：
潘晨湘
技术档案库帐（JL-ZY0102-05）
库号
名称
密
级
保管
年限
甲1张数
本
份
登帐
日期
备注
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底图登记帐簿（JL-ZY0102-06）
套号
图纸名称
设计年月
合计
张数
甲1
张
归档
日期
底图
变更情况
保管期限
密
别
收图人
盖章
驻外分院底图移交清单（JL-ZY0102-07）
移交领导：
移交人：
移交时间：
档案号
工程名称
档案名称
设计阶段
设计日期
技术等级
保管期限
底图
自然数
底图
甲1数
缺页数
备注
接收部门领导：
接收人：
接收时间：
借调底图登记本（JL-ZY0102-08）
时间
图纸图号
甲1
施工
甲1
交流
自然
张数
应晒
张数
借调人
归还人
档案签收人
备注
档案资料借阅卡（JL-ZY0102-09）
姓名
所属部门
序号
图号
名称
备注
部门负责人
资料产出部门负责人
科技处
注：
借阅底图时要在“备注”栏中写明用途，并经科技处签字。
借阅特、一、二级图纸申请表（JL-ZY0102-10）
分院（所）：
年月日
图号
名称
级别
用途
借阅者签字：
分院（所）签字：
科技处签字：
备注：
升级会员 