江苏省农业科学院科研档案管理办法.docx
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江苏省农业科学院科研档案管理办法
江苏省农业科学院科研档案管理办法
第一章总则
第一条为进一步规范我院科研档案管理，提高科研档案归档质量和归档率，更好地为农业科技创新工作提供服务保障，根据国家、省有关规定及科研档案工作法规、标准、管理办法，结合本院实际情况，制定本管理办法。
第二条本办法所称科研档案是指在科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科研文件材料。
第三条我院科研档案是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科技信息资源储备形式，是科研人员在科研活动过程中形成的职务成果，所有权归院所有，任何单位、部门或个人不得擅自处理或私自保存，必须实行集中统一保管。
第四条我院科研档案主要分验收结题档案、成果档案、其它科研档案三类。
验收结题档案是指项目申报、立项、实施到结题验收整个科研活动中直接形成的文件材料。
成果档案是指成果鉴定或者申报奖项过程中形成的文件材料。
其它科研档案指专利证书、新品种权证书、品种审定证书、农兽药证书等文件材料，以及科研平台档案。
第五条本办法适用于我院所有科研档案。
参加其他单位项目、横向委托及非国家或省主管部门下达的课题档案由研究室（项目组）自行保存，课题目录报院档案室备案。
不同来源但研究内容相同或类似的课题可统筹立卷归档。
科研文件材料归档范围详见附件1。
第二章组织管理机制
第六条科研档案管理按照“统一领导、分级管理”原则，形成院、所、研究室（项目组）联动工作网络，在分管院长领导下，由科研处、院办公室、专业所协同管理。
第七条科研处负责指导和督促结题验收档案、成果档案及其它科研档案的归档工作。
会同院办公室督查在研课题的档案收集保存情况，检查课题验收前档案材料的完整性和规范性。
第八条院办公室负责指导归档文件材料收集和整理的规范性以及完整性，纸质和数字化档案入库、保管和利用，归档材料数字化工作及档案管理系统日常维护。
协助科研处开展在研课题档案工作督查，指定专人参与课题档案全过程管理和指导，检查课题验收前档案材料的完整性和规范性。
第九条专业所须指定一名所领导分管档案工作，兼职档案员（科管人员）具体负责本所在研课题档案文件材料、未移交的其它各类科研档案管理和督查，督促研究室（项目组）、科研人员及时移交相关归档材料，指导、督促本所人员流动时的相关科研文件材料交接工作。
课题主持人为课题档案的第一责任人，各研究所根据本所情况可以实行研究室（项目组）为单位集中管理方式，研究室主任（项目组组长）指定专人（兼职项目档案员）具体管理，也可以由课题主持人自行保管，确保课题档案材料保管规范有序。
第十条科研档案归档流程。
1.验收结题档案。
课题验收前，研究所检查科研档案（含验收材料）完整性和规范性，填写科研档案（验收材料）审查意见表（附件2）后移交科研处。
科研处会同院办公室组织检查科研档案（含验收材料）的完整性和规范性，经指定工作人员检查合格后，该课题方能参加验收。
不符合要求的，提出具体整改意见和要求，课题主持人对科研档案（含验收材料）进行补充和完善。
若在课题验收会召开时未能保证验收材料符合档案管理要求，则该课题被视为未能及时结题，不能参加验收。
课题验收结束后，科研处将课题验收证书或相关结题验收证明材料移交院办公室档案科，档案科通知研究所开展归档工作，科研档案员督促和指导研究室（项目组）整理验收课题相关归档文件材料，于一个月内移交至院办公室档案科集中保存。
档案科进行纸质档案数字化，返还数字化档案供科研人员查询和利用。
2.鉴定成果档案。
成果鉴定后，科研处成果科将鉴定证书移交院办公室档案科。
院办档案科通知研究所科研档案员开展归档工作，科研档案员督促和指导研究室（项目组）移交鉴定成果归档文件材料。
完成纸质文件材料归档后，院办档案科进行纸质档案数字化，返还数字化档案供研究所查询和利用。
3.获奖成果档案。
获奖证书下发后，科研处成果科将获奖证书（包括个人获奖证书）移交院办公室档案科。
院办档案科督促相关研究所科研档案员开展归档工作，科研档案员督促和指导研究室（项目组）整理获奖成果相关归档文件材料并及时移交至院办公室档案科。
完成纸质文件材料归档后，院办档案科进行纸质档案数字化，返还数字化档案和个人获奖证书的纸质原件供研究所查询和利用。
4.其它科研档案。
科研处负责及时督促相关研究所将专利证书、新品种权证书、品种审定证书、农兽药证书等文件材料，科研平台档案归档。
院办公室及时将归档文件材料数字化以提供查询和利用。
第三章科研文件材料形成、积累和归档
第十一条所有科研活动必须严格按照科研工作程序和科研档案管理要求，形成相应的科研文件材料，确保归档材料原始、完整、准确和系统。
第十二条实行建档工作和科研工作“四同步”，即：
下达科研计划任务与提出科研文件材料归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；课题验收、成果鉴定、品种审定与科研档案材料归档同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。
第十三条科研文件材料统一使用A4纸。
试验记录本可到院办公室档案科统一登记领取，记录可使用黑色签字笔、铅笔，禁用圆珠笔、纯蓝（纯红）等不耐久的颜色笔记录、修改科研文件材料。
页面要求整洁，不得乱画和污损，字迹工整，图样清晰、文字排列整齐美观，不得随意在正文上修改。
第十四条在研课题文件材料建档程序。
实行课题主持人立卷归档责任制和“预立卷”制度，即：
由课题主持人提出本课题文件材料形成积累的计划安排，并负责收集、管理该课题全套文件材料。
课题立项文件和项目合同由科研处每年向院档案室移交。
1.每项课题自立项之日起，统一使用院制作的科研档案专用盒，建立科研文件材料“预立卷”，并在盒中放置课题形成目录。
（附件3）。
2.课题实施过程中形成的材料及时放入预立卷档案盒，在材料的左上角用铅笔标上序号1、2、3......，在材料正面的右上角，反面的左上角用铅笔编写页码。
3.每形成一件材料及时手写添加目录，按照课题形成目录要求填写相关文件材料名称、形成时间、形成人、保管人等相关要素。
第十五条参加我院主持课题的外单位，须提供其承担课题的科研文件材料复印件交我院保存，由课题主持人负责落实。
如涉及参加单位或有关科研人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确档案归属。
第十六条课题验收档案、科研成果档案立卷与归档要求。
1.档案组卷要求。
归档整理必须遵循科研文件材料自然形成规律和成套性原则，组合成一个或若干个案卷。
卷内文件按照形成的先后顺序，结合内容和重要程度进行排列，要求结构严密，系统条理，层次清楚，主次分明。
2.归档文件材料要求。
归档文件材料必须是原件和正本（协作单位可复制一套副本存档）。
对不符合要求的，一律重新打印与补救，以达到齐全、完整、真实。
每份材料须标明时间、地点和作者，依据性材料必须使用正式文本填写。
课题网上申报和提交的各类文件材料、电脑直接录入的试验记录必须打印纸质材料，经课题主持人签名、所领导审核签名后归档。
3.移交手续要求。
对于整套科研档案整理完毕后移交院办公室档案科归档，造具移交清单（附件4）一式两份，交接双方（研究所、院办公室）签名，同时发送电子移交清单给档案科。
科研证书等非整套科研档案移交时在档案科填写档案移交登记表。
4.院办公室档案科按照研究室（项目组）整理情况将案卷组卷，会同课题主持人进行审查、填写卷内备考表（附件5）签字确认后方正式入库归档。
5.其他科研文件材料须按规定移交归档，移交手续参照本条第3点。
第四章档案保管与利用
第十七条院办公室档案科对接收的科研档案要严格按照院分类标准进行分类编目、上架存放，使其科学合理、系统规范、便于利用。
第十八条对已归档的科研档案如有新增加的材料要及时补充，须履行批准手续，由院办公室档案人员和研究所归档人员共同签字，未经同意不得任意改动。
第十九条建立科研档案销毁鉴定小组，及时梳理库存档案状况。
按照本院科研档案保管期限表，确定科研档案的保管期限，依据科研保密条例及院（所）划密文件划分密级，对超过保管期限和密级保密期限的档案定期调整，提出处理意见，报院批准后实施。
要销毁的档案应填列清单，经有关领导批准，并指定监销人，由院办公室档案科负责实施。
第二十条加强库房管理。
库房内要保持适当的温、湿度和良好的卫生环境，采取有效的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等措施。
对于涉密的科技档案，必须妥善保管。
定期检查档案保管情况，对破损、变质档案，会同有关科研人员进行修补或复制。
第二十一条立卷单位可直接办理档案利用手续，超出查询范围的，需填写科研档案利用申请单（附件6），经相关研究室（项目组）和所在专业所负责人批准。
如需借出利用档案，借阅期限为14天，需要延期的，必须办理续借手续。
利用涉及秘密、机密、绝密或影响他人劳动成果及有争议的档案，须由单位主要负责人提出申请，经院领导、科研处相关负责人批准，方可利用。
利用者必须负责保密，妥善保管，不得拆散、抽取、涂改、损坏和遗失，不得擅自复印，否则将追究相关责任。
第二十二条院外单位查阅档案需凭单位介绍信，利用手续参照第二十一条，但档案不得借出。
第五章管理职责与落实
第二十三条本院在编科研人员调出前、人事代理及聘用人员离职前，须将本人在科研工作中形成的文件材料进行整理立卷，在所兼职科研档案员指导下完成交接。
还清所借档案，向人事处提交院办公室档案科签字确认的“流动人员档案移交、归档情况表”（附件7），否则人事处不予办理调动手续。
本院导师指导的硕士、博士研究生毕业前，需将本人在研究生期间形成的科研文件材料（包括试验数据）进行整理移交研究室（项目组），提交一份毕业论文至院档案室，还清所借档案，提交由所在单位和院办公室档案科共同签字确认的“流动人员档案移交、归档情况表”（附件7），否则，综合服务中心不办理离院手续。
第二十四条科研人员应在规定时间内及时移交相关科研档案，申报课题、成果奖及职称时须提供科研档案归档证明（附件8）。
第二十五条建立档案员培训制度。
院办公室协同科研处以及各研究所定期开展职业道德教育及业务培训，强化法制意识，提高档案员业务素质。
每年集中开展一次新任档案员培训；各专业所也可根据需要，联系院办公室档案科对科研人员、所档案员开展业务培训。
第二十六条建立科研档案年度评比制度，给予表现突出的档案人员适当奖励，激励他们热爱档案工作，刻苦钻研业务，服务科技创新。
第二十七条具有下列行为之一者，各单位各部门视情节轻重，对责任人进行教育或给予行政处分，对造成档案损失者，责令赔偿损失，对构成犯罪者，依法追究刑事责任。
1.损毁、丢失或擅自销毁对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案；
2.擅自提供、抄录、复制属于保密档案的；
3.涂改、伪造、泄密档案的；
4.偷窃、出卖、倒卖、私自赠送属于国家所有档案的；
5.将应归档的文件材料据为己有，拒绝归档的；
6.档案人员因管理不善造成档案损失。
第六章附则
第二十八条农区所可根据具体情况参照执行本办法。
第二十九条本办法由院办公室和科研处负责解释，自颁布之日起执行，与本办法有冲突的，以本办法为准。
附件1
科研档案归档范围表
一
科研课题
1
研究准备阶段
1.1
申请书
1.2
调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证
1.3
*合同（任务）书/合作协议书等
1.4
课题计划/经费调整变更等文件
1.5
*年度试验方案/设计方案/调查考察方案
2
研究实施阶段
2.1
*室内/田间原始记录
2.2
公开发表的研究论文（论著）
2.3
国内外业务考察、调研、学术交流材料
2.4
*阶段/年度/专题等工作总结
3
成果推广应用、验收鉴定阶段
3.1
*项目技术总结、工作总结
3.2
引进与育成品种（系）品比、区试、生产试验材料、推广应用证明
3.3
*经费使用决算、审计报告等材料
3.4
验收申请、验收材料、验收证书，鉴定申请、鉴定材料、鉴定证书等
4
成果申报阶段
4.1
科技成果申报表、登记表及附件
4.2
科技成果奖励申报及评审材料
4.3
著作权、专利权、各种证书的申请、受理、评审材料
二
本院关于国家及部省重点实验室、工程中心等重大科研平台的文件材料
三
科研成果获奖奖状、证书、奖牌等
四
科研过程中取得的新品种权、品种审定、软件著作权、兽药、农药、发明专利等各类证书
五
科研活动中产生的照片、音像等材料
六
科研活动中产生的电子文件
备注：
*为课题验收前档案材料完整性检查要求
附件2
科研档案（验收材料）审查意见表
课题（成果）名称
来源
起止日期
院编号
主持人
主要参加人员
协作单位
课题研究情况（成果）简介：
填表人：
填表日期：
年月日
材
料
情
况
档案是否完整规范是否
研究所：
（盖章）
年月日
档案情况：
科研处：
（盖章）院办公室：
（盖章）
年月日年月日
附件3
江苏省农科院在研课题形成材料目录
院编号：
项目名称：
顺序号
形成材料标题
形成时间
页数
材料形成人签字
保管人
备注
附件4
科研档案移交清单
项目名称：
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
移交人：
接收人：
日期：
年月日日期：
年月日
附件5
卷内备考表
卷内情况说明：
本卷文字材料张，图表张，照片张。
与本卷有直接联系的案卷号为：
修改补充变化情况说明：
立卷人
立卷时间
附件6
科研档案利用申请单
申请人
单位
档案编号
文件题名
借阅目的
利用方式
借阅时间
年月日
归还时间
年月日
归档研究室
（项目组）
意见
签字：
年月日
归档单位意见
盖章：
年月日
附件7
流动人员档案移交、归档情况表
姓名
单位
档案移交情况：
移交人（签字）：
接收人（签字）：
年月日年月日
指导监交人（签字）：
年月日
档案归档情况：
档案科（签字）：
年月日
档案归还情况：
档案科（签字）：
年月日
备注：
此表一式三份，单位、档案科、个人各持一份。
附件8
科研档案归档证明
姓名
单位
序号
主持课题名称
结束时间
归档情况
其他科研档案归档情况说明：
填表人：
填表日期：
年月日
办公室档案科意见：
办公室档案科签名：
填表日期：
年月日
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