集团综合管理部工作手册.docx

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集团综合管理部工作手册

标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]

集团综合管理部工作手册

集团综合管理部工作手册

（第一版）

一、第X大区组织架构

二、第X大区岗位职责描述

1、项目负责人

A、负责项目的战略规划和实施；

B、编制项目财务预算，并进行目标分解，帮助下属制定工作目标和重点工作推进计划；

C、推动并确保经营指标的顺利达成，对项目财务指标负全责；

D、负责客户、政府、行业等人脉关系的建立维护；

E、负责项目团队的搭建和组织能力的建设，执行人才盘点、培训组织、考核评价等工作；

F、负责项目运营流程、质量管理体系的建立、实施和持续改善；

G、负责项目整体运作的管理，含生产计划、产量、质量、安全、成本控制等生产管理、现场管理及客户沟通协调等工作。

2、生产负责人

A、配合项目负责人推行客户公司及本公司生产、质量、安全等相关政策，准确传达并推进落实；

B、建立良好的沟通渠道，上传下达及横向联系，保证客户的要求能够得到迅速合理的处理；

C、协调生产，并对生产负全责，提升生产质量、效率，降低生产成本。

3、综合管理部副理

A、负责综合管理部工作的整体规划和执行；

B、负责人事、行政、资源工作指标的达成；

C、负责协助大区总裁及各业务单元工作的顺利开展。

4、总经理助理

A、负责第X大区员工的费用报销、借款等的数据汇总与分析；

B、负责制定和落实员工福利的拟定和发放；

C、负责第X大区财务相关数据模型的建立与分析；

D、负责第X大区的稽核工作流程拟定与执行；

E、负责总经理的日常事务安排。

5、业务开发负责人（和专员）

A、负责业务资源的拓展；

B、负责人脉资源的建立与维护；

C、负责销售业务的达成。

6、资源部负责人（和专员）

A、负责区域内各项目供应商的开发与维护；

B、负责各项目招聘需求的确认及供应商人员补充跟进；

C、负责各项目招聘达成情况的统计与协调；

D、负责各项目市场返费的拟定与确认；

E、负责各项目供应商返费的审核与结算；

F、负责各派遣项目的运营。

7、后勤部负责人（和专员）

A、负责第X大区人事相关事务；

B、负责第X大区行政相关事务；

C、负责协助大区总裁和各业务单元相关事务处理。

8、项目助理（和文员）

A、负责项目报表数据录入（含员工考勤、公积金、商业险等）；

B、负责项目人事相关事项办理（含员工招聘、培训、入离职办理等）；

C、负责项目行政相关事务办理（含物品申购、领用、保管等）；

D、负责项目员工关系处理和稽核。

三、综合管理部职责描述

综合管理部是第X大区的综合管理部门，向第X大区大区总裁及各业务单元提供服务支持，主要职责如下：

1、负责第X大区的人事相关工作；

2、负责第X大区的行政相关工作；

3、负责第X大区的资源供给和派遣运营；

4、负责总经理日常事务处理。

四、综合管理部各项事务的规则

1、薪酬管理

A、与XX总部签订合同人员，入职前与部门负责人确定薪资构成，填写《薪资提报单》，经部门负责人核准后，提交至集团人事部门；

B、项目管理人员的薪资由各个项目经理与相关人员确定，项目薪资架构报送综合管理部副理审核，审核通过后由大区总裁核准；

C、薪资架构发生变动时，必须经过综合管理部审核，审核通过后提交大区总裁核准，并将审核结果报送数据中心有关人员；

D、严禁未经审批擅自进行薪资调整，一旦发现，将对责任人给予处罚，公司/项目损失的金额由责任人承担，并视情况对责任人给予警告、开除等处理，取消当年晋升和调薪的资格。

2、工资与福利管理

A、第X大区及项目的工资福利发放按照集团人事制定的管理规定执行，不得擅自或变相多发放工资和福利；

B、第X大区生日福利标准：

①部门经理、副经理、项目经理、总助：

100元/人

②项目主管级别：

100元/人

③部门专员、业务助理、实习生：

80元/人

③项目班组长及其他岗位人员：

50元/人

C、其他重大节日福利将根据集团的相关规定及标准予以发放。

3、项目开票及打款管理

A、与客户结算时，必须认真核对以确保结算信息及金额的准确性，项目负责人为项目结算的第一责任人；

B、如发生项目结算重大错误，将追究项目负责人责任，公司/项目损失的金额由项目负责人承担，并视情况对其给予警告、开除等处理，取消当年晋升和调薪的资格；

C、项目开票，需要提供与客户结算的原始数据及明细，填写《开票申请单》，发邮件至大区大区总裁核准；

D、项目负责人需要跟进客户打款进度，避免发生长期不到账或项目垫资等情况的发生。

4、薪资结算单提报

A、对豪利士和基美项目（浙江XX）在每月第二个工作日之前提交上月的薪资结算单，总经理助理负责进行数据核对；

B、总经理助理负责提交财务进行纳税入账，财报整理等工作的开展。

5、项目薪资结算

A、项目提供至数据中心结算的考勤、绩效等原始数据必须与项目薪资架构规则相符；

B、每月项目薪资相关数据必须提供纸质档或项目留存纸质档，以便后期内部审查，存档时间不得低于两年。

6、现金工资领取

A、项目确实需要安排员工发现金的，要求员工本人持身份证至财务领取；

B、员工领取发薪当月之前的工资时，由项目填写《付款单》，项目负责人签字，员工本人持身份证至财务领取；

C、对于大量现金发放，项目管理人员领回项目发放时，对于已领取的现金提供回执，未发出的现金及时退还给财务，避免风险的发生；

D、现金工资必须本人领取，不得代签带领；

E、离职员工统一至公司财务处领取，不得由他人代为领取离职员工工资。

7、费用报销管理

A、报销流程：

拟报销人员填写《付款申请单》，在公司财务系统进行签核，每周四给予报销款项支付；

B、报销具体规定：

拟报销金额超过300元的费用支出，需提交费用说明至大区总裁核准，并向总经理助理报备；否则将不予报销或给予惩罚性报销（只准报销80%-90%）；

C、报销单据要求：

个人费用报销应填写《付款申请单》；对内部单位付款应填写《内部结算单》；

D、报销原则上不允许他人代办，报销单上的报销人一栏应填写业务的实际经办人，部门一栏应填写费用的实际承担部门（如第X大区-豪利士）；

E、报销单据必须合法、合规和合理，费用超标或不合理费用予以退回将自行承担，特殊情况必须由大区总裁核准；

F、粘贴票据应分门别类，用胶水粘贴整齐，报销单上的部门、报销日期、业务用途、报销方式等内容应准确填写；

G、报销审批应由本人递送总经理助理走审批流程，项目管理人员单据必须由项目负责人先行审核签字；

H、报销时间要求：

费用报销一般需在业务完成后的一个月内报销完毕，特定的费用需在特别规定的时间内报销完毕，否则不予报销；每周三中午前受理当周的报销款项，逾期提交或存在问题退回的报销单据延期至下周进行报销；

I、报销单据填写及费用说明详见《费用报销填写说明》

费用报销填写说明：

1）填写规范：

注：

私车因公使用进行油费报销需要详细填写《私车公用单》

2）粘贴：

发票沿付款单顶部粘贴，发票的正面贴向付款单的背面，不能用订书机装订；粘贴时按照纸张小的发票先贴，大的发票在下面（避免较小的发票掉落）；发票数量较多时应将发票错开粘贴。

（禁止将发票贴在付款单右侧）

3）注意事项：

报销单禁止涂改；报销时需提供发票，注意开票的单位名称：

涉及到项目员工福利发放等员工相关的还需提供员工名单及签收记录；报销单后附有相关说明文件的还需报销人及项目负责人在说明文件上签字；涉及到固定资产（如电脑、空调、办公桌椅等）购买的，一定要先进行采购申请（采购单），批准后方可购买报销（固定资产需要报送到高总处最终审批），否则不予批报。

注：

特殊情况经费需要进行邮件、短信等形式进行提前报备

附：

费用报销类别：

8、借款管理

A、员工因业务需要而借款，应填写《借款单》，按费用报销流程审批，经审批后出纳方可付款，大金额借款应事先提前告知；

B、借款应专款专用，业务完成后应及时办理报销冲帐手续，报销时应先结清对应业务的借款，在归还借款的前提下才可支付现金；

C、坚持“前帐不清、后帐不借”的原则，借款三次以上，或累计逾期借款5000元以上的一律不予再借款，否则须上报大区总裁特批；

D、从借款之日起三周内不能还款的视为逾期借款；如借款时约定日期的则以约定日期开始计算；从借款之日起一个月内不能保证还款的，按月利率1%计算利息；不能还款的将由财务从当月工资中扣除；

E、不允许员工因私向公司借款，不允许外部人员或外部单位向公司借款，否则须经区总经理或集团大区总裁特批方可，并统一按月利率1%计算利息；

F、关于代付代垫工资社保、工伤等特别款项，需上报大区总裁特批；紧急预付款项可直接电话请示大区总裁告知出纳后，事后再及时补签；

G、对于超六个月不能保证还款的借款，责任人应承担还款的责任，按审批签字的顺序相应承担还款的比例为2:

1:

1；

9、员工调动管理

A、操作流程：

填写《离职申请单》

或《内部调动单》

部门经理签字

财务借款清查

办公设备归还

人事专员办理离职或变动手续

注销或变更内部通讯账户

B、到综合管理部处填写《离职申请单》或《内部变动申请单》。

直属领导签字，到财务、数据中心办理借款清查和设备手续后，到数据中心人事专员处办理离职手续；

C、项目间的管理人员调动，项目负责人必须先行填写《内部变动申请单》，之后进行上述流程。

10、员工出勤异动管理

A、员工出勤根据相关考勤请假管理制度执行；

B、员工未正常出勤者必须及时报备大区总裁，并填写异动单/外出登记表/请假单，待大区总裁核准后方可，后勤部将出勤异动情况报备数据中心（王洁处）。

11、签章用印管理

人事章：

A、用章员工向项目提出申请；

B、由项目文员提供相关证明，包括员工在职证明、收入证明的相关资料；

C、综合管理部收到邮件，审核无误后给予用章（记录存档）。

公章：

A、普通类用章流程

综合管理部问询用章原因-核准无误-填写申请单-大区总裁签字-给予用章（记录存档）。

B、特殊类（协议、合同等涉及法律类材料）用章流程

综合管理部问询用章原因-核对文件内容-填写业务审批表-法务审核-填用章申请-大区总裁签字（业务审批表、用章申请单）-给予用章（记录存档）。

印章外带：

综合管理部问询外带印章原因-核准无误-填写印章申请单-大区总裁签字-数据中心相应人员处取章-约定时间内归还（记录存档）。

12、档案借阅管理

A、财务类

综合管理部问询借阅原因-核准无误-填写财务信息使用申请表-大区总裁审核-财务审核-备份-完成借阅流程。

B、非财务类

综合管理部问询借阅原因-核准无误-填写档案借阅申请-大区总裁审核-法务处取文件-备份-完成借阅流程。

13、项目合同借阅管理

A、需要借阅项目合同原始档的，填写《借阅申请单》，由大区总裁核准，向数据中心借阅；

B、只可借阅相关项目的合同，合同借出后必须确保其保密性，必须及时归还，不得再次转借他人查阅。

14、财务报告核对

每月8日左右，总经理助理对上月财务报表进行核对，完成核对后与财务进行沟通；完成核对后，将财报发至各个项目进行财报确认工作。

15、运营数据核对

每月20日左右，总经理助理对项目运营数据进行汇总核对，发现问题及时沟通；将核对完成的数据表发送至大区总裁及（顾亦诚）。

16、新员工入职流程

A、后勤部提前发送入职通知，抄送大区总裁、王洁、对应部门负责人；

B、员工入职当日至王洁处办理入职；

C、入职办理成功后更新人资表；

D、员工知晓大区相关制度和规则（含考勤、请假、异动单、外出办公登记、周报等）；

E、新员工部门负责人提报薪资单，大区总裁审核后送至财务处王洁；

F、员工转正前2周提醒填写转正资料；

G、员工转正申请面谈后由大区总裁鉴定，并将转正资料报备数据中心。

17、采购管理

A、名片申请

由申请人填写名片申请单-大区总裁审核-提交纸质申请单以及电子稿至朱琳

B、办公用品申请

由申请人填写办公用品申请单-大区总裁审核-至前台申领（每月15号之前）