装订和编目.docx
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装订和编目
装订与编目
一、文书类归档文件材料整理单位的确定与装订
（一）《归档文件整理规则》简介
为了克服立卷自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，探索追求符合时代要求的新的文件整理方法，国家档案局于2000年12月6日作为行业标准发布《归档文件整理规则》并实施
1《规则》的基本概念
⑴定义
广义上讲，归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作文书档案保存的各种纸质文件材料：
①必须是办理完毕的文件材料
②必须是文档范畴的纸质文件材料
③必须是应保存的文件材料
⑵归档文件整理
归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行整理装订、分类、排列、编号（编页数）、编目装盒使之有序的过程。
《规则》（2006年颁发的文件）的核心就是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。
基特点有：
①简化了归档文件整理工作量。
A取消卷，实行件级整理，免除繁杂的组卷过程。
B界定“件”的概念，整理时便于确认和操作。
C分类采取年度、期限、机构、问题、简化分类层次。
D装订以“件”为单位，不一定“三孔一线”。
E排列方法按事由、时间、重要程序、可结合实际选用。
F取消案卷和卷内目录，只编以“件”为单位归档目录。
G无需编页号，目录改设“页数”项。
H无需拟定案卷题名和填写封面，只填写脊背。
②适应档案室、馆管理需要
室编件号和馆编件号，解决了档案移交进馆时跳号和断号现象。
③有利于现代化管理
A：
发挥计算机管理档案优势
传统立卷方式不便计算机扫描，缩微等，给档案的数字化，管理设置了障碍，件级整理，能充分发挥计算机的技术优势。
B：
能促进文档一体化管理的实现
文书是档案的前期形态，档案是文书的活期变体。
件级整理，能做到随时办理完毕，随时进行整理，有助于推动文档一体化的最终实现。
C：
为设计合理的电子文件整理方法打下了基础
协调纸质文件和电子文件在整理方法使用上的关系，奠定了良好的基础。
在整理上有三个整理原则：
（1）遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系。
机关的工作活动是有一定的规律，如开展一项工作，总是预先有计划、有布置、中间督促、有检查、最后有总结、有汇报等（这是一个完整的工作，材料要收全，又要有规律的排列，今后便于查找）
（2）区分文件不同价值（即划分不同的保管期限）
通过鉴定，首先确定文件材料归与不归的范围，其次是给归档范围内文件材料划保管期限，再次是按不同的保管期限相对集中排列。
（3）便于保管利用
遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系是整理的原则，“便于保管利用”是整理原则的基本标准。
按规定做好每个环节，对档案利用将会提供方便，总之整理档案的目的最终是为了利用。
（二）归档文件整理单位确定与装订
归档文件以“件”为整理单位，一般情况一份文件即为一件，但也有特殊情况，因此对整理单位“件”的确定必须作出以下七方面统一要求。
1，“件”的界定
⑴正本与定稿为一件
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中还会形成历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等。
一般文件定稿（即机关单位负责人审核签发稿）需要留存，与正本合为一件。
重要文件（如法律、法规等）历次修改稿都需要留存，可与正本合为一件。
⑵正文与附件为一件
附件是指附属于文件正文之后的其它文件材料，作为正文内容的补充说明或参考，如附属的图表、统计数据、正文批准或发布的文件等等。
⑶转发文与被转发文为一件
转发文与被转发文是一份文件两种不同的组成部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是要贯彻执行的具体内容，二者在发挥文件效用方面难以分开，因此应为一件。
⑷原件与复制件为一件
对于制成材料、字迹材料等不利于保管留存的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的文件等），以及使用中出现破损的文件，就首先复制后予以整理，这些复制件与原件应为一件。
⑸来文与复文各为一件
在机关工作活动中，常常会形成两个机关单位关于某一问题或几个问题往来问复的文件，如请示与批复、报告与批示、来函与复函等，这些来文与复文在内容上有着密切的联系，故《规则》采用“可为一件”的做法，但是在实际工作中，这些往来问复文件的形成和运转有着许多复杂的情况，如有请示无批复、多次请示一次批复、或批复跨年度才能发到请示单位，批示也不一定就批到报告单位，来函与复函的时间跨度更无定数等，因此，在整理时将来文与复文作为一件很难统一操作，同时在填写归档文件目录时也很难准确填写，以致直接影响以后档案文件的检索，更主要的是，来文与复文从严格意义上讲完全是两个不同的单位在不同的时间形成的独立文件，应该是各为一件，它们在内容上的密切联系，只有通过文件的分类和排列去体现。
⑹文件处理单与文件为一件
文书处理工作较规范的机关，本机关的发文与收文在形成与运转过程中都有统一格式的文件处理单。
文件处理单记录了发文起草，核稿、签发、印刷、校对和来文拟办、批办、分送和办理结果的主要过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件为一件。
如发文处理单与发文正本，定稿为一件，收文处理单与来文正本为一件等，应当注意，在归档文件整理时将文件处理单剔除出去的做法是不对的。
⑺报表、名册、图册等每册（本）为一件
报表、名册、图册等每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按其本来存在的自然形式，每册（本）作为一件；同时在实际中各机关一般都会定期不定期地编写一些工作情况简报、信息通报、信息快报等一类的小型刊物，对于这些刊物可按照一定的时限或期次分别装订成册（本），每册（本）作为一件。
2文件装订前的准备
为保证归档文件材料能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整，文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀金属物，对过大的文件进行折叠等。
⑴去除金属物即回形针、大头针等。
⑵破损文件以及幅面较小（如介绍信等），要用A4纸修裱。
⑶过大幅面文件材料要进行折叠成A4幅面大小。
⑷字迹不清或易退变的文件要进行复印。
3，文件的装订
归档文件材料修整完毕后，需要加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态，同时起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
⑴件内稿本，文本的排列
归档文件应按件装订。
装订前每份文件内的稿本、文本必须进行有序的排列，以便装订后方便保管和利用。
《规则》规定：
“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后”，除此之外，尚须注意做到以下三点：
①重要文件历次修改稿都需要存留的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序在后。
②不同文字的文件，一般汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后。
③有文件处理单的文件，收文文件处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，正本、定稿在后。
⑵装订方式和装订材料的选择
目前，常见的装订方式主要有以下几种：
①线装式，如“三孔一线”和缝纫机轧边等。
从保护归档文件的角度看，线装无疑是最好的方式。
“三线一孔”很适合于过去的案卷级装订，但现在实行文件级整理，除了较厚的文件外已不再适用了，使用缝纫机在文件左侧或左上角轧边，这种装订方式有利有弊，但在没有其它更好装订方式的情况下可以采用。
②穿孔式，如使用钉书钉、铁夹背等。
这种装订方式的关键在于装订材料对归档文件有没有锈蚀损害作用。
如果对归档文件有损害作用，则此种装订方式不可以采用。
③粘接式，如浆糊及胶水粘贴等。
这种方式存在可逆性差，复印及扫描时不能拆除的特点，所使用粘接材料的可靠性难以确认，所以很少有机关单位使用。
④使用变形材料装订方式，如不锈钢夹，燕尾夹等。
这种装订方式对金属制品夹的质地要求很高，同时必须考虑所在地区的气候条件以及档案库房保管条件。
另外要注意，对使用金属装订材料的归档文件，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
⑤无酸纸封套套用装式，即使用80克左右无酸纸制成时右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中，封套上盖上归档章，方便保管和利用。
这种套装式会增加档案的厚度，造成多占用空间和装具的浪费。
《规则》对装订材料没有作统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护的要求”，装订材料的选择和装订方式的选择是一致的，不管选用何种装订材料的装订方式，都必须对归档文件无损害，不能影响档案的保存寿命。
⑶装订的要求
装订是一项细致的技术性工作，装订的文件要力求整齐，结实，美观，一般说来，采用左侧装订的，应将文件左，下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左，上边对齐，装订工作最好由专人负责，以便熟练操作，符合要求。
二、归档文件的分类
分类方法也称为“分类标准”或“分类原则”。
合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。
归档文件分类的方法很多，《规则》选择年度，机构或问题，保管期限作为基本分类方法，是因为这三种分类方法反映了档案管理的基本规律和要求。
按照这三种方法对归档文件进行分类，可以实现对归档文件的有序管理和有效检索。
1，年度分类法
年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类，即一个年度形成和处理的文件材料放在一起整理，不和前后年度的文件材料相混淆，归档文件按年度分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关分年度整理归档文件制度相吻合。
运用年度分类法时，正确地确定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键，有以下几种情况，需要注意：
（1）文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以断定文件所属年度。
对于计划、规则、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度，以进一步简化分类中概念和操作，例如，1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年度；1998年制订、1999年生效的法律法规，应归入1998年。
（2）跨年度形成的有密切联系的文件
机关单位的某些具体职能，如召开会议、处理案件等等。
可能会跨年度形成有密切联系的文件材料。
为了日后整体利用的方便，这些文件材料往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度，比如：
跨1998年、1999年两个年度会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即1999年整理归档，分类时这些文件材料都归入1999年度；跨1998年、1999年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999年度，跨年度形成的来文与复文，包括请示与批复，整理时改变过去文书立卷时的传统做法，一律分放在各自的形成年度。
（3）件内稿本，文本日期不一致
按照《规则》规定：
正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文等可作为一件。
这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文本的日期为准。
具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准，正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准等。
（4）文件没有标注日期
此类情况常见于内部文件，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或接近日期，并据以按年度合理分类。
2，机构或问题分类法
机构或问题分类法，实质上是两种分类法。
为了避免整理归档文件时分类层次太多，所以把机构或问题分类法放在同一层次上，即按机构分类时不能按问题分类，按问题分类时不能按机构分类。
各机关可以根据归档文件形成的具体情况任选其中一种。
（1）机构分类法
机构分类法是将归档文件按其形成或处理部门划分类别。
如某市计划生育委员会的归档文件，分为办公室、科学技术科、政策法规科、宣传教育科、群众卫生科、规划统计科等类别。
按机构分类，一般说来，机关内部有几个机构就设几个类，机构的名称就是类的名称。
这种分类方法适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
采用机构分类法，能最好保持全宗内文件来源方面固有联系，客观地反映立档单位的工作过程和历史面貌。
每个机构的文件材料相对集中存放，便于按照一定的专题查找和利用。
同时在整理分类过程中，每个机构的文件材料自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化，也便于操作。
采用机构分类法，原则上哪个机构处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理的文件，有主办机构的应归入主办机构。
由业务部门起草，以机关名义或办公厅（室）名义发出的文件，如果内容属于该业务部门职能或业务范围，应归入起草文件的机构，否则归入发文的综合机构。
机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归该临时机构。
有的临时机构与某一内部机构合署办公，其形成的文件材料归入该内设机构；如果临时机构与两个以上内部机构有工作关系，其形成的文件材料归入哪个类别，可经协商后确定。
就县一级来说，县直单位一般设有室、股等，这种情况一般应选择室、股机构进行分类，确定类目。
例1、按年度—机构—保管期限分类法
这种分类法先将归档文件按年度分开，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。
以县计划生育管理委员会为例，其分类方案为：
2007年人秘股永久30年10年
业务股永久30年10年
稽查队永久30年10年
（2）问题分类法
问题分类法是将归档文件按其内容所反映的问题划分类别，如某县组织部的归档文件，分为综合、组织、建设、干部管理、党员管理、党员教育、党费管理、政策落实、老干部管理等类别。
按问题分类，不受机关内部机构的限制。
一个机关的文件材料分成哪些类，可根据本机关的具体情况而定，这种分类方法适用于内部机构变化较大，职责范围不够清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件材料分散的现象，便于按专题查找和利用，由于设置类目不受内部机构的限制，机关的主要工作活动的文件材料可以单独设类，这样能够突出地反映一个机关干部的主要历史面貌。
采用问题分类法，虽然不受内部机构的限制，但要注意考虑机关内设机构的基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本照应。
同时类目设置要符合逻辑规则，表述要简明准确，保持连续性，以便文件材料能够准确归类，避免给查找利用带来麻烦。
例2：
按年度—问题—保管期限分类法
以县体育局为例，其分类方案为：
2007年综合类永久30年10年
业务类永久30年10年
3，保管期限分类法
保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、30年、10年三个类别。
采用保管期限分类法，能够将不同价值的文件材料从实体上区分开来，为归档后排列上架，采取保护措施，档案移交进馆和到期档案鉴定等都提供了方便。
这种分类方法先将归档文件按年度分开，每个年度按问题分类，再在问题下，按保管期限分类。
这种分类方法多用于内部机构复杂，或由于机构之间往往不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部非常简单等情况。
三、归档文件的排列与编号
归档文件的排列，在坚持事由原则下，按照文件材料形成时间，重要程度等系统排列文件材料的基本方法，各机关单位也可以根据实际情况采用文件材料责任者，排列等方法。
归档文件的排列涉及两个方面文件排列，同一事由内的归档排列和不同事由间的归档文件排列。
（一）排列
1，同一事由归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序。
2，不同事由间的归档文件排列，按事由的重要程度排列，按事由具有的共同属性分别集中排列，如，工资，有组织部下达，也有人事局下达的，还有如任免、调资、转正定级、人员退休等。
注意：
不同类目归档文件的排列，按单位对机构或问题摆列的习惯性先后排列。
（二）编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果，通过编号使归档文件在全宗中得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实件存取提供了条件。
1，加盖归档章
全宗号
年度
室编件号
机构或
问题
期限
馆编件号
（1）归档章的格式，长45毫米，宽16毫米，分为均匀六格
（2）归档章的项目与档号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限、件号等必要项目，以及机构或问题等选择项目，归档章项目填写要求主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，碳素墨水或打字机打号，禁用元珠笔，铅笔，纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。
（3）盖章位置
A：
归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白的位置。
B：
如领导批示或收文章等瞬息上述位置，可盖在首页其他位置，但以上方为主。
C：
有些文件处理单放在文件首页，就盖在处理单上。
D：
加盖归档章不得压住文字或领导批示，已保原貌。
E：
首页如无处盖章，就请另附纸于首页再盖章。
2，编号
编号是编目工作的起点和基础
（1）室编件号
归档文件在分类，排例后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号。
室编件号，应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，即编一个流水件号，因此对于永久，长期，短期3个保管期限的归档文件，编号后形成了3个流水号。
如永久有50件1—50
30年有70件1—70
10年有60件1—60
同时编号需要注意的是：
有的单位按照年度—保管期限—机构或问题编号，这种编号所编出来流水号有许多，如
永久综合类有50件1-50业务类有50件1-50
30年综合类有50件1-50业务类有50件1-50
10年综合类有50件1-50业务类有50件1-50
这种编号方法也可行，但比较容易混淆，在档案移交进馆时，编档案馆号容易出错，我们建议不使用这种方法。
（2）馆编件号
移交进馆时，由于再鉴定，整理归档文件在全宗中位置可能发生变化，此时按新的排列顺序重编件号，称为馆编件号。
3，档号项目的设置及填写要求
档案项目分为必要项和选择项，必要项包括全宗号，年度，保管期限，件号。
（1）必要项
必要项目包括全宗号，年度，保管期限和件号
其一，全宗号，是档案馆对其接收范围内各立档单位所制的代号。
其二，年度，是指归档文件的形成年度，即形成或处理归档文件的年度，填写年度为四位阿拉伯数字，如2004。
其三，保管期限分为永久、30年、10年。
其四，件号，是指室编件号和馆编件号。
（2）选择项
机构或问题项为选择项
四、归档文件的编目与装盒
归档文件的编目是编制归档文件目录和盒内文件目录（这两种目录的内容完全相同），它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础，编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
（一）目录各项目的具体填写要求如下：
1，各项填写标准
（1）件号，按照归档章中件号栏中填写。
（2）责任者，责任者是指制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者，填写时不能写“本部、本局”等含义不明，难以判断的简称，对“白头文件”，由于种种原因未写责任者的应考证后填写。
（3）文号，即发文的字号，即机关代字，年度，顺序号组成，应照实填写，否则给查找带来困难，没有文号的文件材料，应空着不填写。
（4）题名，即文件的标题，一般应如实抄写，对特殊情况如协议，通知，应说明某协议，通知，所加内容用“[]”。
（5）日期，即文件的形成时间，一般以应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2005年5月13日，应为20050513。
（6）页数，填写一件文件的总页数，计算总页数时，有字迹和图表的页面算作一页，空白面不得算作一页。
（7）备注，备注用于填写归档需要补充和说明的情况，包括密级，缺损，移出，销毁等，字数多时难以填写可用“*”符号，将具体内容填入备考表中。
2，归档文件目录的格式
归档文件目录
盒号
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
保管期限
类别名称
备注
档案室编
档案馆编
盒内文件目录
盒号（）
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
保管期限
类别名称
备注
档案室编
档案馆编
（二）装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒。
盒前放入盒内目录，盒后放一份备考表，编制档案封面及盒脊项目等内容，装盒应该体现出归档文件系统化的结果，因此在装盒方式，档案盒脊背项目设置等与分类、排列原则和方法是一致的。
1，装盒的具体要求和包括
（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内文件都是一个年度写成的
（2）不同保管期限的归文件不应放入同一档案盒，30年、10年也要分开。
（3）不同类别归档文件不放入同一档案盒。
2，档案盒格式
（1）规格：
长31厘米，宽22厘米，高度有20、30、40厘米。
（2）档案封面，档案盒封面使用全称或规范化简称（即立档单位名称），下加双横线。
（3）档案盒脊背项目
全宗号
年度
保管期限
机构
件号
室编
馆编
盒号
（4）档案盒封面
3，各项目具体填写要求如下：
备考表
盒内文件情况说明
整理人：
检查人：
年月日
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