用友用户操作手册.docx

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用友用户操作手册

ERP系统操作手册

项目编号：

项目名称：

文档编号：

提交日期：

确认日期：

客户项目经理：

日期：

用友项目经理：

日期：

一、XXXX总体业务流程图

财务部分

二、基础档案

2.1会计科目

路径：

基础设置\基础档案\财务\会计科目

注意：

主营业务收入（成本）按“客户往来”辅助核算，但受控系统要为空。

2.2凭证类别

路径：

基础设置\基础档案\财务\凭证类别

凭证类别设为4种：

收、付、转、调整_转

限制说明：

借方必有：

制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。

贷方必有：

制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。

凭证必无：

制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。

【调整_转】说明：

此凭证类型为在结账之后关账之前填制的凭证，用来调整上月结账后的报表数据。

2.3外币设置

路径：

基础设置\基础档案\财务\外币设置（固定利率）

记账汇率：

即月初汇率。

在每月填制凭证前，预先在此录入该月的记账汇率，否则在业务制单据及财务填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。

调整汇率：

即月末汇率。

在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，等期末可输入期末时汇率，用于计算汇兑损溢，本汇率不作其它用途。

2.4项目目录

路径：

基础设置\基础档案\财务\项目档案

2.5结算方式

路径：

基础设置\基础档案\财务\结算方式

2.6银行档案

2.7本单位开户银行

2.8收付款协议列表

2.9收发类别

2.9销售类型（销售调度部设置）

2.10单据类型与收发类别对照表

2.11常用摘要

三、业务设置

3.1业务参数设置

3.1.1总账选项

凭证

账簿

凭证打印

预算控制

权限

会计日历

其他

3.1.2应收管理选项

常规

凭证

权限与预警

核销设置

3.1.3应付管理选项

常规设置

凭证设置

权限与预警

核销设置

3.2初始设置

3.2.1应收款管理初始设置

基本科目设置

会计科目“应收账款、主营业务收入、主营业务成本”按外币设二级科目，所以控制科目及产品科目不需要设置.

结算方式科目设置

账期内账龄区间设

逾期账龄区间设置

期初余额

3.2.2应付管理初始设置

基本科目设置

控制科目/产品科目不需要设置。

结算方式科目设置同应收管理中的设置。

3.2.3存货核算初始设置

选项设置

存货科目

对方科目

结算科目

四、操作流程

4.1总帐

4.2应收管理

4.3应付管理

4.4存货核算

五、操作流程

5.1应收款管理操作说明

5.1.1应收单据处理

应收单据录入：

路径：

业务工作财务会计应收款管理应收单据处理应收单据录入

制单提示说明：

5.1.2应收单据审核

手工或自动批审应收单据（包括从销售管理系统传入的销售发票）。

注意：

已经作过后续处理如核销、制单、转账等处理的单据在【应收单据审核】中不能显示，对于这些单据的查询，在【单据查询】中进行。

在应收单据审核“应收单据列表”中可以弃审、删除应收单据、弃审已审核的销售发票。

路径：

业务工作财务会计应收款管理应收单据处理应收单据审核

点击

按录入的过滤条件对应收单据/销售发票进行自动批审：

自动批审完成后，点击

可进入查询单据审核报告：

5.1.3应收单据审核列表：

点击【增加】可以新增应收单据

点击【审核】对应收单据/销售发票进行审核

点击【弃审/删除】批弃审、删除应收单据，批弃审已审核的销售发票，销售发票的删除只能在销售管理系统中进行处理。

5.1.4收款单据处理

收款单据录入：

收款单与付款单（即红字收款单）的录入。

路径：

业务工作财务会计应收款管理收款单据处理收款单据录入

收款单据业务规则详见U890应收管理系统帮助（打开收款单据录入，然后按F1进入帮助界面）

5.1.5收款单据审核

主要完成收付款单的自动审核、批量审核功能。

也可在收款单据审核列表中进行收款单、付款单的增加、修改、删除等操作。

（操作说明参照应收单据审核）

选择收款

一次对多个客户、多笔款项进行收款核销的业务处理，以简化日常操作。

路径：

业务工作财务会计应收款管理选择收款

选择完所有的条件后，点击确认，界面列出满足条件的单据，如下图所示：

5.1.6核销处理

路径：

业务工作财务会计应收款管理核销处理手工核销/自动核销

手工核销（手工核销操作同收款单据录入中的核销说明）。

按“通用”、“收付款单”、“单据”选择核销条件，客户为必选。

自动核销：

按“通用”、“收付款单”、“单据”选择核销条件后，按确定进行自动核销。

注意：

取消核销在【其他操作】中处理。

转账

应收冲应收：

将一家客户的应收款转到另一家客户中。

通过本功能将应收款业务在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户间入错户或合并户问题。

按确认完成后系统询问是否立即立即单，是则弹出凭证。

预收冲应收

处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务

应收冲应付：

用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项

按自动转账或确认完成后系统询问是否立即立即单，是则弹出凭证。

红票对冲：

对某客户的红字应收单与其蓝字应收单、收款单与付款单中间进行冲抵。

手工对冲：

对一个客户进行红票对冲。

自动对冲：

同时对多个客户依据红冲规则进行红票对冲。

坏账处理

计提坏账准备：

采用直接转销法不能计提坏账。

坏账发生

如果立即制单，则弹出凭证：

坏账收回

如果立即制单，则弹出凭证：

坏账查询

通过坏账查询功能查询一定期间内发生的应收坏账业务处理情况及处理结果，加强对坏账的监督。

汇兑损益

好帮手实际业务月初记账汇率等同月未调整汇率，所以不需要使用汇兑损益。

制单处理

制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。

如果在各个业务处理的过程中都没有进行立即制单，则在制单处理快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。

凭证例图1（人民币）：

凭证例图2（美元）：

功能按钮说明：

选中一条记录，点击

按钮，即可显示该条记录所对应的单据卡片形式。

若该条记录所对应的单据有多条，则先显示这些单据记录的列表形式，然后可以双击打开成卡片形式。

若希望对当前有选择标记的制单记录打上隐藏标记，点击

按钮。

若希望取消制单记录的隐藏，点击

按钮。

若希望将当前列表中的单据，自动将借贷科目、辅助项均相同的记录自动隐藏点击

按钮。

若希望在生成凭证的过程中系统自动形成凭证的摘要内容，点击

按钮，进行凭证摘要设置。

根据应收管理选项设置需要制单的制单规则：

应收单制单

 借：

应收科目

          贷：

对方科目

收款单制单

借：

结算科目   表头金额

     贷：

应收科目   款项类型=应收款

           费用科目   款项类型=其他费用

付款单制单

借：

结算科目（红字）  表头金额

     贷：

应收科目（红字）款项类型=应收款

           费用科目（红字）款项类型=其他费用

转账制单

依据系统选项进行判断转账是否制单

应收冲应收

借：

应收账款A转入户

  贷：

应收账款B转出户

应收冲应付制单

借：

应付账款或者借：

应付账款

贷：

应收账款  贷：

应收账款

坏账发生制单

借：

坏账准备

   贷：

应收账款

坏账收回制单

借：

应收账款

  贷：

坏账准备

借：

结算科目

  贷：

应收账款

单据查询

通过单据查询可对以下单据进行列表查询。

例图：

其他处理

对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等（下图所示中的操作类型）操作后，发现操作失误，可通过其他处理将其恢复到操作前的状态，以便进行修改。

例图：

期未处理

如果已经确认本月的各项处理已经结束，执行月末结账。

当执行了月末结账后，该月将不能再进行任何处理。

账表管理

业务账表查询

作用：

通过账表查询，可以及时地了解一定期间内期初应收款结存汇总情况、应收款发生、收款发生的汇总情况、累计情况及期末应收款结存汇总情况；还可以了解各个客户期初应收款结存明细情况、应收款发生、收款发生的明细情况、累计情况及期末应收款结存明细情况，能及时发现问题，加强对往来款项的监督管理。

功能：

应收款明细账查询：

进行一定期间内各个客户应收款明细账的查询。

应收款总账查询：

进行一定期间内应收款汇总情况的查询。

应收款余额表查询：

进行一定期间内应收款余额表的查询。

对账单查询：

提供一定期间内客户往来账款明细情况的查询。

统计分析

作用：

通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应收款账龄分析、收款账龄分析、往来账龄分析，了解各个客户应收款周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应收款、收款及往来情况、能及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。

功能：

应收款账龄分析功能：

分析客商一定时期内各个账龄区间的应收款情况。

收款账龄分析功能：

分析客商一定时期内各个账龄区间的收款情况。

欠款分析：

分析截止到某一日期，客户、部门或业务员的欠款金额，以及欠款组成情况。

收款预测：

您可以在此预测一下将来的某一段日期范围内，客户、部门或业务员等对象的收款情况

科目账表查询

作用：

用户可在此进行通过不同角度进行科目明细账、科目余额表的查询。

功能：

科目余额表查询：

查询应付受控科目各个客户的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。

科目明细账查询：

用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来明细账。

5.2.应付款管理操作说明

应付款管理的操作同应收款管理。

5.3固定资产操作说明

5.3.1设置选项

5.3.2部门对应折旧科目

5.3.3资产类别

5.3.4增减方式

5.3.5使用状况

5.3.6折旧方法

5.3.7卡片

卡片项目：

固定资产卡片上显示的用来记录资产资料的栏目。

由系统项目自定义项目两部分构成卡片项目目录。

自定义项目根据实际管理需要设置，无则按系统项目显示。

卡片样式：

通用格式

卡片管理：

卡片管理可对固定资产系统中所有卡片进行以下综合管理操作：

卡片修改

卡片删除：

将卡片资料彻底从系统内清除，不是资产清理或减少。

该功能只有在下列两种情况有效：

卡片录入当月若发现卡片录入有错误，想删除该卡片，可通过"卡片删除"功能实现，删除后如果该卡片不是最后一张，卡片编号保留空号。

通过"资产减少"功能减少的资产的资料，根据"选项"中设定删除的年限5年，对减少的资产的卡片只有在超过了5年后，才能通过"卡片删除"将原始资料从系统彻底清除，在设定的年限内，不允许删除。

卡片打印

显示快捷信息

查看单张卡片信息

查看卡片汇总信息

录入原始卡片

原始卡片是指卡片记录的资产开始使用日期的月份先于其录入系统的月份，即已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。

一般原始卡片做为期初卡片的录入，但原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。

5.3.8资产增加

操作方式同原始卡片录入。

因为是资产增加，资产需要入账，所以要执行制单功能。

5.3.9资产减少

根据选项设置了计提折旧，则需在计提折旧后才可执行资产减少，如下图提示。

通过卡片编号或资产编号，点击【增加】将资产添加到资产减少表中。

在表内输入资产减少的信息：

减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因。

如果当时清理输入和费用还不知道，可以以后在该卡片的附表"清理信息"中输入。

单击【确定】，系统弹出凭证，按实际业务制单规则完成凭证，保存凭证将数据传递到总账。

凭证保存后，所选卡片已经减少成功，如下图所示：

撤消减少操作

当月减少的资产可以通过本功能恢复使用。

通过资产减少的资产只有在减少的当月可以恢复。

从卡片管理界面中，选择"已减少的资产"，选中要恢复的资产，双击【撤销减少】即可。

提示：

如果资产减少操作已制作凭证，必须删除凭证后才能恢复。

变动单

注意：

变动单不能修改，只有当月可删除重做，所以请仔细检查后再保存。

当月录入的原始卡片或新增卡片不能进行原值增加/减少、部门转移、使用状况调整的操作。

原值增加/减少：

若"本变动单当期生效"选项被选中，则该变动单在本月计提折旧时生效；反之，则该变动单在下月计提折旧时生效。

原值减少：

必须保证变动后的净值大于等于变动后的净残值。

部门转移：

在变动当月就按变动后的部门计提折旧。

使用状况调整：

在变动的次月才按变动后的使用状况计提折旧。

折旧方法调整：

在调整当月就按调整后的折旧方法计提折旧。

累计折旧调整：

原值－调整后的累计折旧必须保证大于等于净残值。

本月录入累计折旧调整变动单后，系统将清空该资产本月已计提的折旧，需要重新计提折旧。

使用年限调整：

在调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧。

净殘值率调整：

调整后净残值必须小于净值。

类别调整：

调整后的类别和调整前的类别的计提属性必须相同。

进行类别调整的资产在调整当月就按调整后的类别计提折旧

计提减值准备：

本月录入的计提减值准备变动单在下月计提折旧时生效。

按资产组计提减值准备时，系统将按照资产组内的资产账面价值进行分摊，请先确认当前资产账面价值可以作为分摊标准后，再生成按资产组计提减值准备的变动单。

凡是影响到资产账面价值的操作都将影响减值准备的分摊结果，如：

计提折旧、原值变动、减值准备变动等。

转回减值准备：

本月录入的转回减值准备变动单在下月计提折旧时生效。

5.3.10变动单管理

对变动单进行综合管理，可进行删除变动单、汇总查询变动单。

5.3.11批量变动

可以使用手工选择和条件筛选两种方法批量选择需要变动的资产。

填充数据：

可以对以下数据项统一填充变动后数据：

变动原因，原值增加调整单中的增加金额，原值减少调整单中的减少金额，部门转移调整单中的变动后部门和新存放地点，使用状况调整单中的变动后使用状况，折旧方法调整单中的变动后折旧方法，使用年限调整单中的使用年限，工作总量调整单中的变动后工作总量，净残值（率）调整单中的净残值率，类别调整单中的类别，计提减值准备调整单中的减值准备金额，转回减值准备调整单中的转回减值准备和变动后累计折旧，期初减值准备调整单中的期初减值准备金额。

先将焦点定位于可填充列，在〖填充数据〗后输入要统一变动的内容，点击〖填充数据〗即可。

5.3.12资产评估

注意：

只有当月制作的评估单才可以删除。

任一资产既做过变动单又做过评估单，必须先删除后边的操作。

评估后的数据必须满足以下公式：

原值-净值=累计折旧＞=0

净值>=净残值率*原值

工作总量>=累计工作量

操作第一步：

点击【增加】选择要评估的项目（原值、累计折旧和净值三个中只能而且必须选择两个，另一个通过公式"原值-累计折旧=净值"推算得到。

）

操作第二步：

选择要评估的资产，录入评估后的数据，点击【保存】，立即制单，根据实际业务规则保存凭证，将数据传递到总账。

完成评估后评估单如下：

资产盘点

点击〖增加〗按钮，进入"新增盘点单－数据录入"窗口，点击〖范围〗按钮，进入"资产盘点"窗口，选择实际盘点的发生日期，再选中要进行盘点的方式及对应该方式的明细分类。

5.3.13处理

计提本月折旧

自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。

系统每期计提折旧一次，根据您录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

执行此功能后，系统将自动计提各个资产当期的折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目。

提示：

本系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。

如果上次计提折旧已制单把数据传递到账务系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

如果自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，自动中止计提。

选择立即制单系统弹出凭证，根据实际制单规则保存凭证将数据传递到总账。

5.3.14批量制单

如果在实际业务发生时没有立即制单，则可在批量制单中进行制单操作。

【操作步骤】

进行制单选择，双击[选择]，选中的制单将连续制作凭证，一个制单（图中显示为一行）制作一张凭证。

进行汇总制单，在合并号下选择哪几张卡片汇总制作一张单据。

单击制单设置，根据您的实际情况和需要进行选择。

单击[保存]。

单击[制单]，系统根据设置批量制单和汇总制单。

提示：

根据选项设置"月末结账前一定要完成制单登账业务"，则只要本表中有记录，该月不能结账。

5.3.15凭证查询

通过凭证查询功能查看和删除凭证，已记账凭证不可删除，需总账反记账方可删除。

点击【查看】可查看选中的业务原始单据。

点击【凭证】可查看选中的业务凭证卡片。

5.3.16月未结账

根据选项设置，固定资产系统与总账对账平衡方可月未结账。

5.3.17恢复月未结账

恢复月末结账前状态，又称"反结账"，是本系统提供的一个纠错功能。

如果由于某种原因，在结账后发现结账前的操作有误，而结账后不能修改结账前的数据，因此可使用此功能恢复到结账前状态去修改错误。

【操作步骤】

以要恢复的月份登录，如要恢复到1月底，则以1月份登录。

从【处理】菜单中单击【恢复月末结账前状态】，屏幕显示提示信息，提醒要恢复到登录月末结转前状态，单击"是"，系统即执行本操作，并提示最新可修改日期。

提示：

不能跨年度恢复数据，即本系统年末结转后，不能利用本功能恢复年末结转前状态。

因为成本管理系统每月从本系统提取折旧费用数据，因此一旦成本管理系统提取了某期的数据，该期不能反结账。

恢复到某个月月末结账前状态后，本账套内对该结账后所做的所有工作都无痕迹删除。

5.4存货核算操作说明

5.4.1假退料单

路径：

供应链存货核算日常业务假退料单

专用材料假退料：

点击【生单】参照订单带出材料，假退（负）数量手工录入。

共用材料假退料：

点击【增加】手工录入材料及假退（负）数量。

提示：

月末结账时，根据当月已记账的假退料单自动生成假退料的回冲单，数量、金额的符号与假退料单完全相反。

日期是下个月的第一天,单据号同原假退料单单号,其他内容完全相同。

假退料回冲单月末结账时自动记账，记账时成本的核算方法同材料出库单。

恢复月末结账时，则将假退料单生成的蓝字回冲单一起恢复。

5.4.2正常单据与特殊单据记账

每月在计算成本之前，仓库统计员对以下单据完成记账：

第1步：

正常单据记账：

采购

第2步：

正常单据记账：

材料出库单（注意---必须是原材料领用单据，出库类别“生产制造领料）

第3步：

正常单据记账：

委外入库单

第4步：

特殊单据记账：

调拨单（注意---必须是原材料的调拨单据，先记账调拨出库记录再记账调拨入库记录）

5.4.3恢复记账

5.4.5期未处理和月未结账

期未处理和月未结账由成本管理卷积运算自动完成，不需要在存货核算执行。

5.4.6生成凭证

5．4.7采购暂估业务处理

采购入库单的核对操作：

采购入库单是由库房主管审核后生效的，材料会计主要再次核对数量和金额。

当月入库当月开票的操作：

采购管理和应付款管理的处理：

2、付款流程：

暂估入库发票的操作：

1、采购管理和应付款管理的处理：

存货核算的处理：

红字回冲单生成凭证如图：

5.5采购发票的现结业务操作：

1、采购管理和应付款管理的处理：

图1

注：

1、在应付单审核过滤窗口中选择

，才可以审核该发票。

2、已审核记入应付账的采购发票不能进行现付。

3、支持全额现付和部分现付，金额不得大于应付金额。

4、无论是否做采购结算，都可以进行现付。

5.6、月底正常单据记账的操作：

1、存货核算—业务核算—正常单据记账：

（如图）

注：

在过滤条件中的“包含未审核单据”，必须选择“是”。

5.7、月底采购入库单暂估制单的操作：

1、存货核算—财务核算—生成凭证：

（如图）

注：

在过滤条件中选择“采购入库单（暂估记账）”，并且选择相应的“供应商”。

点确定。

六、总账操作说明

6.1凭证

6.1.1填制凭证

【操作步骤】

单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，显示单张凭证。

单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字。

凭证编号：

由系统按时间顺序自动编号。

系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：

收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。

系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。

在"附单据数"处输入原始单据张数。

当您需要将某些图片、文件作为附件链接凭证时，可单击附单据数录入框右侧的图标，选择文件的链接地址即可。

用户根据需要输入凭证自定义项，单击凭证右上角的输入框输入，如下图：

输入凭证分录的摘要，按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。

输入末级科目或按[F2]键参照录入。

如果科目设置了辅助核算属性，则在这里还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。

录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。

如下图：

录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

若想放弃当前未完成的分录的输入，可按〖删行〗按钮或[Ctrl+D]键删除当前分录即可。

当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮或[F6]键保存这张凭证。

6.1.2审核凭证

审核人和制单人不能是同一个人。

若想对已审核的凭证取消审核，单击〖取消〗取消审核。

取消审核签字只能由审核人自己进行。

凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。

已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按〖取消〗取消标错后才能审核。

已审核的凭证不能标错。

6.1.3查询凭证

本功能用于查询已记账及未记账凭证。

6.1.4科目汇总

本功能可根据输入