4档案管理制度.docx

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4档案管理制度

四、档案管理体系

内部文件

注意保密

中南地产管理体系文件

档案管理办法

文件编号：

ZNDC-ZD-XZ001

版本：

V2012.0

审批：

日期：

2012/X/X

适用范围：

房地产集团各城市公司、独立项目公司

解释部门：

房地产集团企划部、行政管理中心

发布日期：

2012年X月X日实施日期：

2012年X月X日

1、目的

1.1、为规范和加强公司档案管理，实现档案的标准化管理，提高管理工作效率，特制定本规定。

2、档案的管理机构

2.2、公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，集团公司总部、各公司行政管理部负责本公司除财务、人力资源外的各项档案管理工作。

财务、人力资源部产生的档案由本部门负责归档保管。

2.3、各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，并按各种档案归档时间定期移交行政管理部集中管理。

3.档案的种类

3.1、法规档案：

包括上级颁发、需企业执行的，或由集团公司发行的各种标准、规章制度及内外部收文等。

3.2、会议档案：

公司的重大决议。

包括由董事会、总经理办公会及其相关行政分类会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.3、行政档案：

包括公司向上级及政府部门外发的各类请示、报告及其批复及内外部发文等。

3.4、计划档案：

包括公司总体年度计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划及营销指标、技术指标等。

3.5、总结档案：

包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3.6、技术档案：

包括各类规划方案、设计方案、策划方案、工程图纸、变更、签证、竣工资料等。

3.7、招标档案：

包括资格预审文件、招标公告、考察报告、评标报告、洽谈记录、投标文件及招标过程中各类评审纪要、录音、录像资料等。

3.8、凭证档案：

包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3.9、证件档案：

包括法人营业执照、开发资质证、项目开发“五证”、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3.10、人力资源资档案：

包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料（由人力资源部管理）。

3.11、声像档案：

包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3.12、题赠档案：

包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3.13、财务档案：

包括财务管理过程中发生的相关有存档价值的书面资料、凭证等，具体根据财务管理标准要求进行归档备案（有财务管理部管理）；

3.14、企业文化档案：

包括文件档案--企业文化相关制度、通知或文件，年度工作推进计划及其他资料；关怀档案--生日、节日福利发放、领取档案（相关文件、记录等）；内刊档案--年度投稿台账、稿件打印版、外部刊发台账、原件或复印件；活动档案--年度团队活动台账，历次活动平台公文、活动方案、过程资料、效果反馈评估资料；公共培训档案--相关训前、训中、训后资料编订存档；

4、档案体系基础信息：

《档案收集与保管责任对照表》

收集整理

保管

体系编号

档案名称

体系文件构成

文件编号（花城）

期限

行政管理部

行政管理部

【管】3.1

法规档案

制度标准

ZN-HC-FG-ZD-201*-001

永久

内部收文

ZN-HC-FG-NS-201*-001

永久

外部收文

ZN-HC-FG-WS-201*-001

永久

【管】3.2

会议档案

周例会档案

ZN-HC-HY-LH-201*-001

永久

分类会议（移动）档案

ZN-HC-HY-YD-201*-001

永久

重大决议

ZN-HC-HY-JY-201*-001

永久

【管】3.3

行政档案

内部发文

（请示报告批复）

ZN-HC-XZ-NF-201*-001

短期

外部发文

（请示报告批复）

ZN-HC-XZ-WF-201*-001

短期

综合计划部

【管】3.4

计划档案

年度总计划

ZN-HC-JH-ND-201*-001

永久

开发/质量/营销计划

ZN-HC-JH-KF-201*-001

永久

年度指标/责任状

ZN-HC-JH-ZB-201*-001

永久

行政管理部

【管】3.5

总结档案

公司年/月度总结

ZN-HC-ZJ-ND-201*-001

长期

部门年/月度总结

ZN-HC-ZJ-YD-201*-001

长期

专项工作总结

ZN-HC-ZJ-ZX-201*-001

长期

调研报告

ZN-HC-ZJ-DY-201*-001

长期

设计管理部

【技】3.6

技术档案

规划方案

ZN-HC-JS-GH-201*-001

永久

设计方案

ZN-HC-JS-SJ-201*-001

永久

策划方案

ZN-HC-JS-CH-201*-001

永久

工程管理部

工程图纸

ZN-HC-JS-TZ-201*-001

永久

变更资料

ZN-HC-JS-BG-201*-001

永久

签证资料

ZN-HC-JS-QZ-201*-001

永久

竣工资料

ZN-HC-JS-JG-201*-001

永久

各部门

【合】3.8

凭证档案

分类合同协议

ZN-HC-PZ-HT-201*-001

永久

分类凭证记录-证明

ZN-HC-PZ-ZM-201*-001

永久

行政管理部

前期管理部

【证】3.9

证件档案

经营证件-营照/组代/资质/五证/税务/法人/注册变更等

ZN-HC-ZJ-JY-201*-001

永久

开发证件-五证

ZN-HC-ZJ-KF-201*-001

永久

荣誉证件-奖杯/奖牌/荣誉证书等

ZN-HC-ZJ-RY-201*-001

永久

各部门

【管】3.11

声像档案

照片/录音/录像载体

ZN-HC-SX-ZP-201*-001

永久

【管】3.12

题赠档案

题词/书画/礼品等

ZN-HC-TZ-TC-201*-001

长期

企业文化部

【文】4.14

文化档案

文件档案

ZN-HC-WH-WJ-201*-001

永久

关怀档案

ZN-HC-WH-GH-201*-001

永久

内刊档案

ZN-HC-WH-NK-201*-001

长期

活动档案

ZN-HC-WH-HD-201*-001

永久

公共培训档案

ZN-HC-WH-PX-201*-001

永久

招标管理部

【招】3.7

招标档案

*8部分组成-附件

ZN-HC-ZB-DA-201*-001

永久

人力资源部

【管】3.10

人力档案

根据专业部门管理要求，有对应部门自行管理

财务管理部

【管】3.13

财务档案

5、立卷归档时间：

5.1、管理类档案：

法规档案、会议档案、行政档案、计划档案、总结档案，一般应在办理完毕后，由收集部门相关人员随即归档登记，每月整理立卷一次，移交行政管理部。

5.2、技术类档案：

（1）设计类资料：

在方案完成后，设计管理部、总工办及相关职能部门留存一分后，同时移交行政管理部原件一份；

（2）工程图纸、声像资料在发生后即移交一份原件给行政管理部存档；

（3）工程变更、签证：

工程、成本、核算各留存一份，同时原件移交给行政部归档。

（变更、签证必须要有连续的流水编号，中间不能出现空缺）

（4）竣工资料：

由施工单位负责整理立卷，并将原件移交施工管理部，施工管理部除留存原件一份外，移交行政管理部原件一份，进行存档。

5.3、各类合同协议书：

合同承办部门在完成合同签订后，除留存本部门一份外，同时移交一份原件给行政管理部归档。

销售合同每月整理移交一次。

5.4、证件档案：

证件性文件资料必须由承办部门在第一时间内将原件移交档案室存档，部门留存复印件。

5.5、招标档案：

招投标资料在本项目招投标工作结束后，招标管理部负责将整套招标资料整理完毕移交行政管理部归档。

5.6、下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的文件材料；

（2）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）企业产权变动过程中形成的文件材料；

（4）其他临时活动中形成的文件材料，包括：

声像制品资料、题赠性资料。

6、立卷归档的要求

6.1、各部门在整理、归档文件资料时，必须在每份档案文件前附《文件归档登记表》（附件1：

《文件归档登记表》），重点注明文件名称、页数、主要内容、送交时间、送交人、接收人。

6.2、各部门在移交档案时要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

（附件2：

《档案移交清单》）

6.3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

6.4、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

6.5、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

6.6、行政管理部档案管理员负责档案案卷目录的编制。

（附件3：

《档案案卷目录》）

7、档案的借阅

7.1、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。

如需查阅非本部门的档案资料，须经公司领导批准，方可借阅。

（附件3：

《档案利用审批表》）

7.2、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证。

7.3、档案一般不得借出档案室。

如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经公司领导批准并办理借阅手续。

7.4、行政管理部档案管理员必须做好档案借阅登记台账。

（见附件5：

《档案借阅一览表》）

8、档案的保管

8.1、档案应有指定场所、指定人员进行管理。

8.2档案保管工作应做到四不：

不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

9、档案的归类、装订：

9.1、房地产档案统一按照年度分类法进行存档，并根据保管期限及管理性质，每年对前一年度档案进行盘点并组织集体档案移交工作；

9.2、以“件”为单位进行装订，一份文件为一件。

其中：

文件正本与定稿为一件，正件与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件，报表、名册、图册等，一册（本）为一件，会议纪要或会议记录一年为一件。

9.3、归类原则：

印件与原稿必须在一起，印件在前，原稿在后；同一问题（内容）的申请与批复必须一并组卷装订，批复在前，申请在后；需要一并装订的材料厚度看具体情况定，一般材料以2厘米为宜。

基本建设类可视情况而定；

文件材料排列，组合在一起或者说装订在同一卷案卷内，大致要具备三“同”条件：

一是年代相同；二是内容相同；三是保管期限相同；科学技术档案的排列，一般是文字材料（如投标、勘探、开工报告、监理材料等）放在前面，图纸放在文字材料的后面。

10、档案的编号：

10.1、档案盒（脊）编目包括：

集体LOGO、公司名称、体系编号及年限、体系档案名称、文件编号、文件分类名称、档案年度、存档数据；

盒脊编目参考案例：

花城公司/2012年度/第一盒//管理类/法规档案/内部收文文件

集团LOGO

房地产集团

花城公司

【管】3.1永久

法规档案

2012-ZN-HC

-FG-NS-I

内部收文（集团）

2012年度

第1盒共3盒

10.2、文件编号要求：

详见《档案收集与保管责任对照表》

（1）文件右上角编号要与《案卷文件目录》编号对应，以便检索与管理；

（2）文件编号包括：

中南首拼-公司首拼-档案类别-文件名称-年代-编号；

文件编号参考案例：

花城公司/2012年度/法规档案/内部收文文件001号

ZN-HC-FG-NS-2012-001

11、档案的登记：

11.1、《案卷文件目录》：

存档档案统一通过《案卷文件目录》的格式进行登记，组成为

（1）案卷题名--填写文件分类名称，如：

内部收文（集团）；

（2）类别--填写体系档案名称，如：

法规档案；

（3）管理机构—填写扎口管理部门，如：

花城公司行政部；

（4）体系编号—填写对应编号，如：

【管】3.1

（5）序号—对应文件排序编号，如：

1、2、3、4、5、6…..

（6）文件编号—填写对应文件右上角编号，如：

ZN-HC-FG-NS-2012-001

（7）文件题名—填写对应文件的名称，如：

关于组织**学习的通知

（8）责任者—填写对应发文单位落款名称，如：

房地产业集团行政中心

（9）日期—填写对应发文日期，如：

20120723

（10）分数—填写对应文件的分数，如：

原件1份，复印件2份；

中南房地产业有限公司

案卷文件目录

案卷题名

类别

管理机构

体系编号

序号

文件编号

文　件　题　名

责任者

日期

份数

12、档案的移交：

12.1、经营生产过程中形成的各类档案资料，对应经办部门作为收集整理第一责任部门，必须严格按照本体系文件有关立卷归档相关要求，第一时间与保管部门（行政管理部）做好档案移交，通报填报《档案移交清单》签批，确保档案及时存档备案；

12.2、经营生产过程中形成的各类档案资料、实物档案（含各种获奖资料）必须在次年的三月底前移交至控股集团集团档案室，不得随意扣压。

（1）移交工作每年组织一次，各单位行政部负责人作为此项工作组织的第一责任人，负责移交工作与集团档案室的对接闭环。

移交范围包括《档案收集与保管责任对照表》中覆盖到的所有档案。

（2）如因特殊原因，如：

奖项等实物档案需要陈列展示，上年度相关档案原件仍需在当年度报建报审等无法立即移交的。

所对应档案可留存各自保管，但需整理明细列入《档案移交清单》经对应单位行政负责人-对应公司总经理-房地产集团行政部-房地产集团总经理签核-集团档案室备案；

（3）如房地产移交流程中工具表单及对应分类要求与集团移交格式不一致，统一根据本体系文件涉及《档案收集与保管责任对照表》内容及要求执行（房地产集团企划部、行政管理中心负责解释说明），但相关闭环节点及对接要求严格配合控股集团档案室组织推进。

12.3、《档案移交清单》：

档案移交统一通过《档案移交清单》的格式进行登记，组成为

（1）移交部门—填写送交单位/部门名称，如：

花城公司前期部；

（2）移交人--填写移交部门负责人姓名（实名签字）；

（3）移交时间—登记移交当日时间，如：

20120725；

（4）接受时间—登记接收当日时间；

（5）接受单位—填写接受单位/部门名称，如：

花城公司行政部、集团档案室；

（6）接收人—填写接收部门档案管理人员姓名（实名签字）；

（7）移交登记内容—序号/文件编号/文件名称/期限/份数/页码，填写要求参阅本体系文件及《档案收集与保管责任对照表》等要求；---详见附件表单

中南房地产业有限公司

档案移交清单

年月日

移交部门

移交人

移交时间

接收时间

接收单位

接收人

序号

文件编号

文件名称

期限

份数

页码

13、其他

13.1、五证管理补充要求：

（1）房地产开发五证分别由：

《国有土地使用证》《建设用地规划许可证》《建设工程规划许可证》《建设工程施工许可证》《商品房销售（预售）许可证》组成；

（2）体系归属及档案名称为—证件档案、体系编号—【证】3.9、文件名称—开发证件-五证、文件编号（花城2012年第一号开发证件《国有土地使用证》）：

ZN-HC-ZJ-KF-2012-00。

例：

体系编号

档案名称

体系文件构成

文件编号（花城）

期限

【证】3.9

证件档案

经营证件-营照/组代/资质/五证/税务/法人/注册变更等

ZN-HC-ZJ-JY-201*-001

永久

开发证件-五证

ZN-HC-ZJ-KF-201*-001

永久

荣誉证件-奖杯/奖牌/荣誉证书等

ZN-HC-ZJ-RY-201*-001

永久

（3）房地产开发五证管理第一责任部门为行政部，相关专业部门经办领取后，应第一时间按要求流程移交行政部，行政部针对五证独立建立档案登记备案，并建立独立的借、调、阅手续，确保五证原件受控管理；

（4）原件原则不允许借出，如因特殊需求应通过严格的借阅审批程序后方能借出。

外借天数最多不超过10天，行政部有权对督促借用部门及时归还。

13.2、技术档案管理补充要求：

（1）房地产技术档案分别由：

《规划方案》《设计方案》《策划方案》《工程图纸》《变更资料》《签证资料》《竣工资料》组成，要有专用场所进行管理；

（2）体系归属及档案名称为—技术档案、体系编号—【技】3.6、文件名称—如：

工程图纸、文件编号（花城2012年第一号技术档案《工程图纸》）：

ZN-HC-JS-TZ-2012-001、保管期限—永久。

例：

体系编号

档案名称

体系文件构成

文件编号（花城）

期限

【技】3.6

技术档案

规划方案

ZN-HC-JS-GH-201*-001

设计方案

ZN-HC-JS-SJ-201*-001

策划方案

ZN-HC-JS-CH-201*-001

工程图纸

ZN-HC-JS-TZ-201*-001

永久

变更资料

ZN-HC-JS-BG-201*-001

签证资料

ZN-HC-JS-QZ-201*-001

竣工资料

ZN-HC-JS-JG-201*-001

（3）立卷归档要求：

设计类资料：

在方案完成后，设计管理部、总工办及相关职能部门留存一分后，同时移交行政管理部原件一份；

工程图纸、声像资料在发生后即移交一份原件给行政管理部存档；

工程变更、签证：

工程、成本、核算各留存一份，同时原件移交给行政部归档。

（变更、签证必须要有连续的流水编号，中间不能出现空缺）

竣工资料：

由施工单位负责整理立卷，并将原件移交施工管理部，施工管理部除留存原件一份外，移交行政管理部原件一份，进行存档。

13.3、本办法由房地产集团企划部、行政管理中心负责解释、说明。

13.4、本办法自发布之日起执行，后续由房地产集团行政部组织不定期专项检查与辅导，督促档案管理标准化工作的推进。

附件：

1、《文件归档登记表》

2、《档案移交清单》

3、《案卷文件目录》

4、《档案利用审批表》

5、《档案借阅一览表》

中南房地产业有限公司

文件归档登记表

文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

归档存放处

保密等级

保管期限

说明：

归档时间

送交人

接收人

修改变更记录象

修改日期

更改单号

送交人

接收人

存档变更记录

中南房地产业有限公司

档案移交清单

年月日

移交部门

移交人

移交时间

接收时间

接收单位

接收人

序号

文件编号

文件名称

期限

份数

页码

中南房地产业有限公司

案卷文件目录

案卷题名

类别

管理机构

体系编号

序号

文件编号

文　件　题　名

责任者

日期

份数

中南房地产业有限公司

档案利用审批表

部门

申请人

文件名称

文件编号

文件日期

文件形式

□纸质档案□电子档案□其他

利用方式

□查阅□借阅□复制□其他

利用事由

申请人：

日期：

申请部门意见：

签字：

日期：

分管领导意见：

签字：

日期：

总经理意见：

签字：

日期：

中南房地产业有限公司

档案借阅一览表

档号

文号

名称

借期

送还期

数量

备注

宗

册