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秘书与秘书学

西安邮电学院

秘书学论文

题目：

秘书与秘书工作

系别：

人文社科学院

专业：

行政管理

班级：

0901班

学号：

10091023

学生姓名：

魏科盼

导师姓名：

顾悦职称：

教授

起止时间：

2011年10月10日至2011年10月16日

目录

摘要……………………………………………………………1

Abstract………………………………………………………2

1引言……………………………………………………………3

2秘书的含义……………………………………………………3

2.1秘书的含义…………………………………………………3

2.2秘书的根本性质……………………………………………3

3秘书人员的现状………………………………………………

4秘书工作的发展前景…………………………………………

5秘书的职业历程………………………………………………

5.1要找准自己的位置…………………………………………

5.2要把握住机遇………………………………………………

5.3建立良好的人际关系………………………………………

5.4取得领导的信任……………………………………………

5,5不可不露，不可太露………………………………………

5.6发挥潜能，在竞争中获胜…………………………………

参考文献………………………………………………………

致谢……………………………………………………………

摘要

由秘书的含义导出秘书工作的根本性质，结合秘书人员的现状，分析秘书与秘书工作的发展前景，探索秘书职业历程的晋升策略。

并结合相关资料，对秘书与秘书工作发表自己的看法。

关键词：

秘书工作秘书现状发展前景晋升策略

Abstract

Bythesecretaryofthemeaningofthesecretary'sderivednature,combinedwiththepresentsituationofthesecretarialstaff,analysisofthesecretary'ssecretaryandprospect,explorethesecretaryprofessionalcoursepromotionstrategy.Andinconjunctionwiththerelevantmaterial,tothesecretaryandsecretaryjobdescriptionoftheirviews.

keywords：

Secretaryjobpromotionstrategydevelopmentprospectofsecretarystatus

1引言

在现代社会，“秘书”一词应用的范围十分广泛，在各种媒体上，出现率极

高，可以说每日每时，随处可见。

一些国际组织，如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等都设有秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会等也设有秘书处;许多政党也设秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书……可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。

而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。

2秘书的含义

2.1秘书的含义

秘书是一种专业性的职业，属于“一般管理文书、事务”职业大类。

《辞海》对“秘书”一词的定义是：

“职务名称之一。

协助领导综合情况，研究政策,密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。

”《现代汉语词典》（修订本）对“秘书”的定义是：

“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

”美国人称秘书是“经理的补偿”，日本人称之为“领导的杂货”，其主要职责是辅助管理，综合服务。

国际职业秘书组织则认为：

秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手”。

原苏联有关教材对“秘书”的释义是：

“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。

”

2.2秘书的根本性质

虽然对秘书的定义各不相同，但从其根本性质上来说，秘书是一种社会职业和职务，是指为领导服务的工作人员。

3秘书人员的现状

虽然都做秘书工作，但秘书人员的心态却不尽相同。

这与所处的岗位以及对秘书工作的认识是有一定关系的。

有的秘书，认为自己当了某某领导的秘书，目前还过得可以，就满足了。

认为这就是他最好的位置，作为一名秘书人员能够有现在的职位已经很不容易了，没有什么奢求。

他们安于现状，觉得自己天生就是如此，没有什么办法改变，而成功只是属于那些幸运儿的。

我们有些身体特征不能改变，但是心态可以改善，我们希望改善的想法就可以改变，必须相信自己有资格获得成功。

你没当过领导并不是表示你就不能当领导，秘书行业就给你提供了这一机会，你就不该感到满足。

我们秘书目前很好，但我们还需要发展，还需要晋升，为更高的职位而奋斗。

还有的人认为秘书就是辅助领导的，没有什么可以发展的空间。

秘书说到底不是做专业性的研究，其工作的性质就是处理办公室的一些琐碎的杂务工作。

如前台的接待，接各种电话，协助领导办理一些文件，办公室环境的管理，公司会议的准备和记录，纂写文书，帮助处理一些领导的业务；另外，还有时候还要和领导一起去出外面应酬。

这种平庸的工作，缺乏个性，每天默默无闻地处理大量的日常琐事，没有一技之长，也没有什么出头之日。

这样秘书就会总是按部就班、不求创新，则犹如逆水行舟，不进则退，离领导的要求越来越远，自己也就永无出头之日。

但秘书的工作不是永恒不变的，要不断的学习来改变自己，改变之后才会有更美好的未来。

4秘书工作的发展前景

随着现代社会竞争的加剧，越来越多的行业受到就业的冲击。

秘书就受到了这种冲击!

秘书的工作相当于助理,其工作繁琐而充满挑战，对秘书的要求越来越高。

今天这个职位是你的，明天可能就会被别人代替。

作为你个人来说，不论你目前怎样，都应考虑将来要更好，从而去奋斗，去发展。

所以，不能安于现状，有积极心态的秘书懂得时刻寻找最佳新观念，这些观念能增加他们的积极性，使他们保持积极的心态，并成为成功的潜力。

有谁想一辈子只做一种职业，而且是做辅助工作。

人生中一定要有目标，无论是遥远的还是眼前的，反正生活中总要有所追求。

所以秘书人员要不断的挑战自己，实现自己制定的目标。

过去，秘书工作曾因为无晋升机会、没有前途而受到冷落。

现在我们所处的是一个日新月异的时代，作为人类社会最基本的经济细胞——企业，他的经营活动也日趋复杂化、多样化。

由此，传统的秘书工作也遇到了新的挑战和机遇。

每个企业对秘书的修养、知识和能力都有了更新、更高的要求。

如今，秘书工作已被看作是大有可为的职业，是进入管理层的最佳途径。

很多秘书都希望能扩大自己在公司里的作用，更多的介入管理工作，承担更多的责任。

他们看重的是秘书工作能够接触企业管理机构的机会，在参与中积累经验，有朝一日能够实现自己的梦想。

所以，一个好秘书有着不可估量的前途。

秘书工作的范围广，接触到社会的方方面面，秘书就要使自己的文化素养、领导能力、交际应酬、智慧谋略、口才写作等多方面的综合素质得到完善。

这样秘书就会是一个“全才”或是“通才”，他们的才能可以做一些更大更有意义的事情，随着工作的开展和政绩的积累，秘书人员就必然会走向升迁。

5秘书的职业历程

5.1要找准自己的位置

如何找准自己的位置呢？

就是要做好自己的本职工作，这是表现自身能力和素质，取得职工群众和一把手信任的最好方式。

只有能够出色的完成工作任务，才能得到一把手的欣赏、同事的敬佩和下属的拥戴，只有胜任目前的角色才能升迁。

一旦升迁，秘书就面临着一个提高什么能力以尽快适应工作岗位要求的问题。

伴随着职务的升迁，领导能力呈现出一个递增的趋势，如果职务升迁而领导能力没有相应的提高，必然制约着工作的开展。

而能力和水平又是通过自己在实际工作中表现反映出来的。

5.2要把握住机遇

机不可失，时不再来。

对于每一个人来说，机会并不是常有的。

有的人一生也许只有一次机会，如果他错过了，那么他的一生就只能与成功无缘。

机遇是客观存在的，但只有你看见它时，它才存在。

一句话，机遇在意料之中又在情理之中。

有机会，抓机会；没机会，创造机会。

所以秘书要自己寻找升迁或是学习的机会。

在现代组织里面，竞争加剧，对于秘书个人的职业生涯规划或是学习研究，不可能完全靠上司来安排，秘书必须自己在组织里面找寻机会，对未来的发展，事前做好思考与规划。

5.3建立良好的人际关系

在现代民主制度下获得组织成员的支持是实现升迁梦想的一个基本条件。

没有大多数成员的支持和拥护就难以在组织中立足，就是利用各种手段得到了升迁机会，也不会长久，因为很难得到成员的支持就难以取得成就。

因此，秘书在谋求权力升迁时，一定要注意追求赢得大多数成员的支持。

这种支持是秘书获得权力的可靠基础。

所谓良好的人际关系，主要包括两个方面：

一是下属的支持。

要获得下属的支持，就不能处处以领导的身份自居或以居高临下的态度对待下属，而应该想方设法建立双方的良好关系。

要采取相应的措施，以自己的行动让下属产生认同感、合理感、参与感和责任感。

二是同级秘书的支持。

如果一个秘书与同级的关系十分紧张，可能在这个组织中得到升迁的机会就很渺茫。

因此说，搞好与同级的关系，既是一种升迁的准备，更是一种基础。

5.4取得领导的信任

在我国，秘书的选拨、升迁和发展，领导有着非常重要的“话语权”，包括提名权和决定权，也就是说，秘书的角色能否正常晋升，与领导是否信任、赏识是分不开的，甚至是升迁的关键因素。

所以，秘书要得到升迁，必须要重视和处理好与领导的关系。

第一，出谋划策，适时进言。

这是每一个秘书都必须要做好的事，通过这一渠道让领导知道你的人品、见解、能力等。

要做到这一点需要对领导进行分析，根据其特点提出自己的见解和建议。

第二，汇报工作。

这是每一个秘书角色都不能回避的，而且是需要充分利用的机会。

通过汇报工作，让领导感受对他的尊重，拉进双方的感情，同时也能够获得领导的信任。

第三，对领导忠诚。

主要是指要服从领导的刚做的部署，对领导的部署、指示、希望、要求等坚决遵守执行。

其次是谦虚。

注意维护领导的权威，维护领导的声望，重大事情多请示、多汇报。

同时，当好领导的参谋，及时地出谋划策，为领导确定工作目标提供帮助。

再次就是一定要身体力行地、积极努力地出色完成领导交给的各项工作任务。

5.5不可不露，不可太露

俗话说，人怕出名猪怕壮。

秘书要注意的是，能干但不可恃才傲主。

恃才傲主者，是不会善待自己才能的表现，往往会造成自己与领导、与同事、与下属关系的紧张。

恃才傲主的秘书，一般来说，是很难与人相处的，因此也就很难做出业绩来，最后只能陷入孤独，不受人们欢迎。

所以，虽然有才华却难得重任，最后只能是碌碌无为，不会有太大的发展。

5.6发挥潜能，在竞争中获胜

我们所有的人都有巨大的潜能，有时候多得就用不完！

如果我们能从这巨大的资源中再多开发出10%，我们的生活就会大大的改观，那么，怎么样让自己的潜能得到开发呢？

第一要保持体型；第二要利用你生气的情绪；第三要学会用积极的语言；第四要讲真话；第五做正确的事，比正确地做事更重要。

一个人的能力是有限的，但是他的潜能是无限的。

只有把自己的能力加上自己尚未发挥的潜能，就会是一个成功的人。

若要在竞争激烈的单位冒尖，要懂得如何发挥自己的长处，凡事都得动脑筋，不但要在秘书这一本职工作上力争上游，在其他方面也要有一定表现并发挥一定的作用，才能稳步踏上成功的阶段。

参考文献

1、周树清，《副手成功哲学》，中央编译出版社，2007年8月第1版。

2、张浩，《秘书工作必谈》，光明日报出版社，2001年1月第1版。

3、石咏琦，《五星级秘书》，北京大学出版社，2007年7月第1版。

4、金和，《人生成功三重门》，中国纺织出版社，2007年10月第1版。

5、黄明涛，《学会生存》，中国民航出版社，2007年9月第1版。

致谢

感觉时间过得很快，匆匆忙忙之中就要交稿了。

第一次这么认真的去弄清楚论文的格式，真的觉得文字性的工作需要太多耐心了。

联想到以后可能会从事文字性工作，压力有点大。

但不管怎么样，还是要尽量多点耐心。

就像很喜欢的一个词，坚持不懈，真的要实实在在的去做，坚持下去。

有挑战才会有进步，第一个应该挑战的就是自己。

很感谢班级同学在整理过程中的帮助和老师的指导。

愿老师和同学们身体健康，学有所成！