采购管理系统开发报告.docx
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采购管理系统开发报告
1前言
1.1选题的背景
传统采购的重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上，特点是比较重视交易过程的供应商的价格比较，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。
传统的采购模式的主要缺点表现在如下几个方面。
传统采购过程是典型的非信息对称博奕过程，选择供应商在传统的采购活动中是一个首要的任务。
在采购过程中，采购一方为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商，往往会保留私有信息，而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。
这样，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通，这就是非信息对称的博奕过程。
验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制难度大采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动，相互的工作是不透明的。
因此需要通过各种有关标准如国际标准、国家标准等，进行检查验收。
缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加。
供需关系是临时的或短期的合作关系，而且竞争多于合作由于缺乏合作与协调，采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多，很多时间消耗在解决日常问题上，没有更多的时间用来做长期预测与计划工作，供应与需求之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性。
响应用户需求能力迟钝由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，采购一方也不能改变供应一方已有的订货合同，因此采购一方在需求减少时库存增加，需求增加时，出现供不应求。
重新订货需要增加谈判过程，因此供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应付需求变化的能力。
1.2选题说明
项目背景研究课题题目：
采购管理系统设计与开发。
1.2.1基本思路
首先对研究企业的背景进行研究进而从经济、管理和技术三个方面对开发项目的可行性进行分析。
得出结论之后，开始对该企业的组织结构和业务流程进行分析，然后得出逻辑模型即数据流程图。
根据系统分析阶段的数据流程图得到物理模型即模块结构图。
最后根据系统设计的内容进行程序设计并运行系统。
1.2.2作业目标
通过对采购管理信息系统的设计与开发，熟练使用所学的结构化分析以及设计方法分析系统，描述系统，设计系统。
掌握业务流程图，数据流程图，数据字典等工具。
熟练使用模块设计方法，数据库设计方法，代码设计方法，输入输出设计方法等设计物理系统。
并且会做简单的系统，并运行实施。
2系统规划
2.1项目名称
信达公司采购管理系统设计与开发。
2.2项目背景
自1990年信达公司成立以来，信达公司根据不同层次的客户的不同需求销售各种款式的鞋制品。
随着社会发展，信达公司在传统的采购管理运作下已经不能满足顾客的大量需求，所以信达公司的管理层想要开发采购管理信息系统来辅助作出采购管理决策，提高采购活动效率，降低采购成本，促进公司获得更高的收益。
2.3项目目标
通过开发采购管理信息系统，建立比较完整的采购体系，使公司的运营更加顺利，得到较高的效益。
具体如下：
建立采购管理信息系统，使采购记录的文件量占用面积变小，节省一定量的资金；采用采购管理信息系统可以方便查询每一件采购的产品信息来源，便于控制。
2.4开发方法
本系统运用结构化系统开发方法。
2.5项目功能
该采购信息系统是一整套采购业务流程信息管理系统，依据此系统可以按产品的信息查询入库产品的多少与卖出的多少，以方便看此产品是否畅销，有没有利润可言，是否还要采购此产品，依据信息进行辅助决策等。
2.6可行性分析报告
2.6.1技术可行性
运用VisualBasic语言完成系统，同时运用MicrosoftOffice实用软件完成文档工作。
本公司采用先进的技术手段，为信息管理提供了强大的硬件保证，不管从设备方面还是技术力量方面，本公司都达到了一定的能力。
在技术方面可以建立管理信息系统。
2.6.2经济可行性
有一定的资金，能够支持计算外围设备费用、软件开发的费用、人员培训的费用、维护费用、管理费用。
间接的经济效益中，公司的管理层待遇优厚，可以为公司的管理信息系统的运行提供保证。
2.6.3管理可行性
管理人员对开发本项目的态度是积极的，直属领导对项目的开发支持，管理方法科学，在这个现代社会这样的管理制度开发相应成熟，规章制度已经具备了开发系统的条件，有专门开发的人员四人，既能合理的分配相应的工作，又能在完成各自工作的同时对整体的系统管理进行整合。
2.6.4需求分析
随着鞋业竞争的激烈与人们对自身要求的提高，使本公司对于挑选高质量的鞋的标准也越来越高，设计采购管理信息系统为了使我们公司在采购方面能够给公司做好基础，使公司的品牌效益有保证，使公司人员的工作更有条理。
综上分析可得出结论：
该公司完全具备开发采购管理信息系统的能力。
3系统分析
3.1业务流程图
通过对信达公司采购业务的实际调查分析，弄清了该公司的采购业务管理作的业务流程和管理功能，系统的业务流程图如图3.1所示。
图3.1采购管理业务流程图
3.2数据流程图
绘制顶层数据流程图关键在于找出主要外部实体和关键数据流。
该公司采购业务的主要外部实体是需求部门和仓储部门。
采购管理顶层数据流程图如图3.2所示。
图3.2采购管理顶层数据流程图
采购管理一级数据流程图如图3.3所示。
图3.3采购管理一级数据流程图
绘制采购业务二级数据流程图时，主要将采购计划管理进一步细化为需求计划汇总和生成采购计划两个处理模块，将采购收货管理进一步细化为采购收货管理和入库管理两个处理模块。
同时各个数据处理过程伴随产生相应的数据流，并作出数据存储。
采购管理二级数据流程图如图3.4所示。
图3.4采购管理二级数据流程图
3.3数据字典
3.3.1数据项定义
数据项编号：
I1
数据项名称：
需求计划单号
类型及宽度：
char（13）
说明：
货物需求计划编号
取值范围：
数据项编号：
I2
数据项名称：
订单号
类型及宽度：
char（13）
说明：
需求计划编号
取值范围：
数据项编号：
I3
数据项名称：
收获通知编号
类型及宽度：
char（13）
说明：
收获通知单编号
取值范围：
数据项编号：
I4
数据项名称：
入库单编号
类型及宽度：
char（13）
说明：
入库单编号编号
取值范围：
数据项编号：
I5
数据项名称：
供应商编号
类型及宽度：
char（5）
说明：
供应商编号
取值范围：
数据项编号：
I6
数据项名称：
仓储部门编号
类型及宽度：
char（5）
说明：
仓储部门编号
取值范围：
数据项编号：
I7
数据项名称：
存货编码
类型及宽度：
char（13）
说明：
存货编码
取值范围：
数据项编号：
I8
数据项名称：
计量单位
类型及宽度：
char（10）
说明：
货物计量单位
取值范围：
数据项编号：
I9
数据项名称：
数量
类型及宽度：
decimal（10,2）
说明：
采购数量
取值范围：
数据项编号：
I10
数据项名称：
单价
类型及宽度：
decimal（10,2）
说明：
采购单价
取值范围：
数据项编号：
I11
数据项名称：
金额
类型及宽度：
decimal（10,2）
说明：
不含税总价
取值范围：
数据项编号：
I12
数据项名称：
税率
类型及宽度：
decimal（3,2）
说明：
增值税率
取值范围：
数据项编号：
I13
数据项名称：
运费
类型及宽度：
decimal（10,2）
说明：
该批采购物料的运费
取值范围：
数据项编号：
I14
数据项名称：
制单人编码
类型及宽度：
char（5）
说明：
该单据的制作的操作员
取值范围：
数据项编号：
I15
数据项名称：
审核人编码
类型及宽度：
char（5）
说明：
该单据的审核的操作员
取值范围：
数据项编号：
I16
数据项名称：
审核时间
类型及宽度：
char（10）
说明：
该单据的审核时间
取值范围：
3.3.2数据流的描述
数据流编号：
F1.1
数据流名称：
需求计划单
简述：
由需求部门根据供需情况制定的所需的货物清单
数据流来源：
需求部门
数据流去向：
需求计划汇总处理模块
数据项组成：
日期+货物编码+单价+数量
数据流量：
10张/月高峰流量：
15张/月
数据流编号：
F1.2
数据流名称：
采购需求单
简述：
根据需求订货单和存货情况制定的所需采购的货物清单
数据流来源：
需求计划汇总处理模块
数据流去向：
生成采购计划处理模块
数据项组成：
日期+货物编码+单价+数量
数据流量：
10张/月高峰流量：
15张/月
数据流编号：
F2
数据流名称：
采购计划单
简述：
根据采购需求单和库存情况由采购员制定的采购计划
数据流来源：
生成采购计划处理模块
数据流去向：
生成采购订单处理模块
数据项组成：
日期+供应商编码+货物编码+单价+数量
数据流量：
10张/月高峰流量：
15张/月
数据流编号：
F3
数据流名称：
采购订单
简述：
由采购主管根据采购计划和供应商信息填制的所需采购的货物订单
数据流来源：
生成采购订单处理模块
数据流去向：
采购收货管理处理模块
数据项组成：
日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+发运方式+制单人+审核人+存货编码+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率
数据流量：
10张/月高峰流量：
15张/月
数据流编号：
F4.1
数据流名称：
入库信息
简述：
由库管员填写收货入库的信息
数据流来源：
采购收货管理处理模块
数据流去向：
入库管理
数据项组成：
日期+货物编码+数量+单价
数据流量：
10张/月高峰流量：
15张/月
数据流编号：
F4.2
数据流名称：
入库单
简述：
货物经验收合格实际出库的单据凭证
数据流来源：
入库管理处理模块
数据流去向：
仓储部门
数据项组成：
日期+出库单编号+收货通知号+仓库编码+制单人+审核人+计量单位+入库数量+入库单价+入库金额
数据流量：
10张/月高峰流量：
15张/月
3.3.3处理逻辑的描述
处理逻辑编号：
P1.1
处理逻辑名称：
需求计划汇总
简述：
汇总所需货物的相关信息
输入的数据流：
需求计划单
处理描述：
根据需求部门的需求信息得出所需货物的汇总信息
输出的数据流：
采购需求单
处理频率：
10次/月
处理逻辑编号：
P1.2
处理逻辑名称：
生成采购计划
简述：
填写采购货物的计划
输入的数据流：
采购需求单
处理描述：
根据需求计划单和存货情况编写出采购计划
输出的数据流：
采购计划
处理频率：
10次/月
处理逻辑编号：
P2
处理逻辑名称：
生成采购订单
简述：
填写采购货物的订单
输入的数据流：
采购计划
处理描述：
根据采购计划和供应商资料，选择合格的供应商，确认价格填写采购订单
输出的数据流：
采购订单
处理频率：
10次/月
处理逻辑编号：
P3.1
处理逻辑名称：
采购收货管理
简述：
对采购的货物进行收获管理
输入的数据流：
采购订单
处理描述：
当货物到达时，根据采购订单，对货物进行查验质量，数量等
输出的数据流：
入库信息
处理频率：
10次/月
处理逻辑编号：
P3.2
处理逻辑名称：
入库管理
简述：
对已收货进行入库管理
输入的数据流：
入库信息
处理描述：
根据入库信息，对已经检验收货的货物，入库，上架，记录
输出的数据流：
入库单
3.3.4数据存储的描述
数据存储编号：
D1.1
数据存储名称：
需求计划文件
简述：
存储需求计划的文件
数据存储组成：
日期+货物编码+单价+数量
关键字：
部门代码，货物编码
相关联的处理：
P1.1
数据存储编号：
D1.2
数据存储名称：
采购计划文件
简述：
登记采购计划的文件
数据存储组成：
日期+供应商编码+货物编码+单价+数量
关键字：
供应商编码，货物编码
相关联的处理：
P1.2
数据存储编号：
D2.3
数据存储名称：
供应商资料
简述：
登记供应商的相关信息
数据存储组成：
供应商编码+货物编码+单价+数量
关键字：
供应商编码，货物编码
相关联的处理：
P1.2
数据存储编号：
D2.1
数据存储名称：
采购订单文件
简述：
登记采购货物订单的文件
数据存储组成：
日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+发运方式+制单人+审核人+存货编码+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率
关键字：
订单号，供应商编码，订货部门编码，存货编码
相关联的处理：
P2
数据存储编号：
D2.2
数据存储名称：
采购合同文件
简述：
编写采购合同的文件
数据存储组成：
日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+发运方式+制单人+审核人+存货编码+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率
关键字：
订单号，供应商编码，订货部门编码，存货编码
相关联的处理：
P2
数据存储编号：
D3
数据存储名称：
收货单文件
简述：
汇总收货单的文件
数据存储组成：
日期+订单号+供应商编码+订货部门编码+制单人+审核人+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率
关键字：
订单号，供应商编码，订货部门编码，存货编码
相关联的处理：
P3.1+P3.2
3.3.5外部实体的描述
外部实体编号：
S1
实体名称：
需求部门
简述：
产生货物需求的部门
输入的数据流：
申请单
输出的数据流：
需求计划单
4系统设计
4.1总体设计
根据企业数据流程图可绘制的系统功能结构图如图4.1所示。
图4.1采购管理系统模块结构图
4.2详细设计
4.2.1代码设计
（1）商品代码设计
商品代码采用由两位整数组成的层次码，设计方案如图4.2所示。
图4.2商品代码方案设计
（2）部门代码设计
公司公司部门只有少数几个，因此，将部门的代码设计成有两位整数组成的顺序码，设计方案如图4.3所示。
图4.3部门代码设计方案
同理，由于公司只有人数有限（几十人），将员工代码也设计成由两位整数组成的顺序码，设计方案同上。
（3）商品采购订单编号方案设计
考虑公司商品采购时间的不确定，每天采购量的不确定性，采用的编码设计方案如图4.4所示。
\
图4.4采购订单编号设计方案
4.2.2输出设计
对系统需要的输出结果进行设计，本系统主要是查询采购及入库的相关信息。
现仅就采购信息查询输出表进行描述如表4.1所示。
表4.1采购信息查询输出表
通过表4.1可以快速方便地查到本企业的采购信息。
4.2.3输入设计
采购信息录入如图4.5所示。
图4.5采购信息录入界面
入库信息录入如图4.6所示。
图4.6入库信息录入界面
4.2.4数据库结构设计
（1）概念结构设计（E-R图）
采购管理信息系统概念结构设计E-R图如图4.7所示。
图4.7采购管理信息系统E-R图
部分实体所具有的属性描述如下：
需求计划实体属性E-R分图如图4.8所示。
图4.8需求计划单实体图
采购计划实体属性E-R分图如图4.9所示。
图4.9采购计划单实体属性E-R分图
采购订单实体属性E-R分图如图4.10所示。
图4.10采购订单实体属性E-R分图
（2）逻辑结构设计（关系模型）
需求计划（编号*，部门代码，部门名称，需求理由，采购计划编号）
采购计划（编号*，部门代码，部门名称，决策结果）
采购订单（订单编号*，商品代码，商品编号，备注，采购计划编号）
收货单（收货编号*，收货日期，收货人，备注）
检验单（检验单编号*，审核时间，审核结果，审核人，收货单编号）
物料存单（存单编号*，存货人，存货时间，备注，收货单编号）
存货台账（编号*，记录时间，负责人，备注）
供应商（供应商编号*，供应商名称，联系方式，地址，备注）
（3）物理结构设计（部分结构如表4.2，表4.3，表4.4，表4.5所示）
表4.2需求计划单
字段名称
字段说明
类型
宽度
小数位数
xqjhID
需求计划单编号
字符型
10
cgjhID
采购计划单编号
字符型
10
BMDM
部门代码
字符型
12
bmNAME
部门名称
字符型
50
xqReason
需求理由
字符型
200
表4.3采购计划单
字段名称
字段说明
类型
宽度
小数位数
cgjhID
采购计划单编号
字符型
10
BMDM
部门代码
字符型
12
bmNAME
部门名称
字符型
50
jcResult
决策结果
字符型
150
5系统实施
5.1登录设计
新建一个表单，命名为“登录界面”。
把表单Caption属性设置为“登录系统”；在“登录表单”表单上放置相应的控件，2个标签Label，2个文本框Text,3个命令按钮Command，1个Image控件，更改其中控件的Caption属性，表单如图5.1所示。
图5.1登录界面窗口
具体代码编写如下：
（1）“确定”按钮的Click事件代码
select密码表1
locateforalltrim（thisform.text1.value）=alltrim（用户名）
iffound（）andalltrim（thisform.text2.value）=alltrim（密码）
thisform.release
doform主界面
else
i=i+1
ifi<3
messagebox（"对不起！
您输入有误，请重试！
",64,"错误"）
thisform.text1.value=""
thisform.text2.value=""
thisform.text2.enabled=.f.
thisform.text1.enabled=.t.
thisform.text1.setfocus
else
messagebox（"对不起！
您输入有误，禁止进入系统！
",64,"错误"）
thisform.release
endif
endif
（2）“取消”按钮的Click事件代码
mand1.enabled=.t.
thisform.text1.value=""
thisform.text2.value=""
thisform.Label2.visible=.f.
thisform.text2.visible=.f.
mand1.enabled=.f.
mand2.enabled=.f.
thisform.text1.enabled=.t.
thisform.text1.setfocus
（3）“退出”按钮的Click事件代码
thisform.release
5.2采购信息录入
新建一个表单，命名为“采购信息录入”。
把表单Caption属性设置为“采购信息录入”；在“采购信息录入”表单上放置相应的控件，6个标签Label，6个文本框Text，3个命令按钮Command，更改其中控件的Caption属性，表单如图5.2所示。
图5.2采购信息录入窗口
具体代码编写如下：
（1）“录入”按钮的Click事件代码
if!
empty（thisform.text1.value）and!
empty（thisform.text2.value）and;
!
empty（thisform.text3.value）and!
empty（thisform.text4.value）and;
!
empty（thisform.text5.value）and!
empty（thisform.text6.value）
sele采购材料信息
appendblank
gobottom
replace材料编号withalltrim（thisform.text1.value）
replace材料名称withalltrim（thisform.text2.value）
replace单位withalltrim（thisform.text3.value）
replace采购数量withthisform.text4.value
replace单价withthisform.text5.value
replace采购时间withthisform.text6.value
messagebox（"成功添加记录",48,"信息窗口"）
select库存材料信息
locateforallt（材料编号）==allt（thisform.text1.value）
iffound（）
replace数量withthisform.text4.value+数量
replace材料名称withalltrim（thisform.text2.value）
replace单位withalltrim（thisform.text3.value）
replace单价withthisform.text5.value
replace采购时间withthisform.text6.value
else
appendblank
gobottom
replace材料名称withalltrim（thisform.text2.value）
replace单位withalltrim（thisform.text3.value）
replace数量withthisform.text4.value
replace材料编号withalltrim（thisform.text1.value）
replace单价withthisform.text5.value
endif
endif
thisform.text1.value=''
thisform.text2.value=''
thisform.text3.value=''
thisform.text4.value=0
thisform.text5.value=0
thisform.text6.value=date（）
thisform.refresh
（2）“清空”按钮的Click事件代码
thisform.text1.value=''
thisform.text2.value=''
thisform.text3.value=''
thisform.text4.value=0
thisform.text5.value=0
thisform.text6.value=date（）
thisform.refresh
（3）“退出”按钮的Click事件代码
thisform.release
5.3出库记录修改
新建一个表单，命名为“出库记录修改”。
把表单Caption属性设置为“出库记录修改”；在“出库记录修改”表单上放置相应的控件，6个标签Label，6个文本框Text,2个命令按钮组CommandGroup，更改其中控件的Caption属性，表单如图5.3所示。
图5.3出库记录窗口
具体代码编写如下：
（1）“首记录”按钮的click事件
gotop
mand2.enabled=.f.
mandg
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