电子商务服务平台用户操作手册V1.docx

电子商务服务平台用户操作手册V1.docx

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电子商务服务平台用户操作手册V1

电子商务服务平台

用户手册

第一章：

系统概述

系统概述

电子商务服务平台，是按照大型企业物资、机械、分包劳务、办公用品等集中的采购需求，并考虑特大型企业集团项目管理特点和多元化业态并存的实际而量身定做的采购平台。

平台以公平公正为己任，为供应商们提供费用少、成本低、效率高的交易平台。

业务内容包括物资和设备的采购公告发布、标书下载、投标报价、评标及中标公示等。

平台可以为供应商提供行业采购资讯以及市场价格分析信息、供应商新技术、新产品推广、专利信息广告服务、招标采购、网上竞价手机短信、微信推送服务及网上专卖店、物流中心网上寄售店等服务，为采购单位及供应商提供一个过程公开透明、信息快捷集成的各类采购阳光工程。

系统使用范围

面向大中型企业运用的电子商务服务平台。

业务情况介绍

实现项目信息、总需求计划、总需求计划变更、采购计划、采购计划变更、编制招标文件、公告发布、物料主数据、供应商主数据、协议单、合同管理、送货通知、送货单、验收单的电子化作业和审批。

系统登录方式

必须使用InternetExplorer或以上版本，或IE内核的浏览器。

登陆方式：

输入系统网址：

出现如下界面

然后输入用户名和密码，用户名格式为员工登录账号，比如01,初始密码统一为123456,允许超级管理员修改用户密码（超级管理员账号admin，密码1）

系统功能介绍

系统功能模块图

功能描述

单据填写是整个系统的前端业务，实现了对信息的收集。

系统支持两种填单方式：

分步式在线填单、格式数据导入。

分步式在线填单：

第一步填写正确信息、第二步确认提交领导审批。

格式数据导入：

系统电子表格按照标准的格式导入单据。

单据模版

电子商务服务平台定位于需求计划、项目信息、采购计划、招标文件、协议文件、合同管理信息的采集和传递。

综合中铁十七局集团的业务需求，我们整理、归纳出如下表的单据模板：

待我审批、我已审批、项目信息、采购计划、编制招标文件、部门维护、人员维护、用户维护、角色维护、功能维护、快速编码、编码规则定义、流程模板配置、职务维护、流程职务维护、物料主数据、供应商主数据、总需求计划、总需求计划变更、协议单、合同管理、合同变更、送货通知、送货单、验收单等模块。

单据审批

单据提交后进入到单据审批阶段，分为需求计划审批流和采购计划审批流：

1、需求计划审批流：

提交后-->物资部主管-->工程技术部门主管-->项目总工批。

此时判断该项目是否有局指，如果没有局指-->子公司业务主管-->子公司部长-->子公司分管领导。

如果有局指-->局指物资部长-->局指总工。

2、采购计划审批流：

提交后-->物资部主管-->项目经理-->子公司物资部业务人员-->子公司部长-->子公司分管领导-->子公司主管领导-->集团公司业务员-->集团公司部长

1、当上述流程走完以后,单据就在系统正式生效,状态成为“已生效”

2、在审批过程中，如果审批人不同意，则可对该拒绝该单据，单据退回到单据发起人处,单据处于提单的模块中,提单人可以在相应的模块查询到单据。

3、在审批环节，每一个审批人员都可以查询单据相关的信息和审批历史

功能特点

工作流体系

所有单据采用工作流（Workflow）体系进行审批流转，以达到处理大并发用户量与大数据量的要求。

审批单据通过修改单据状态进行流转，单据状态改变的同时触发一条审批记录进入下一审批人记录表，并发送邮件告知该审批人。

单据流转任何一步不通过，单据将流转至单据发起人，如审批通过，最终生成完整的审批单据。

不同审批层次

系统允许用户根据实际需要自定义工作流，并能动态的对审批流程进行动态调整控制。

不同的单据类型、不同的部门对应不同审批层次。

审批工单根据单据发起人选择的单据业务类型、部门，根据系统已设定的审批层次，自动进行下一审批人的流转。

组织架构

该模块用于对公司组织、部门、人员等基本信息的查询、维护，主要功能包括：

部门维护、人员维护、用户维护、角色维护等。

系统配置

该模块用于对系统的基础数据进行维护及配置，主要功能包括：

功能维护、快速编码、编码规则定义等。

功能维护：

用于对系统的功能模块进行配置、新增、修改的操作。

快速编码：

用于实对编码规则的配置与维护。

编码规则定义：

定义编码规则。

流程配置

流程配置包含流程模板配置、职务维护、流程职务维护这三个模块

流程模板配置可以为系统配置不同的审批流程模板,不同的单据类型对应选取不同的审批流。

职务维护：

为审批流程上的审批人员配置审批节点

基础数据

该模块实现对系统其它基础数据的维护，主要功能包括：

物资主数据

个人工作台

个人工作台功能模块类似于Windows中“我的文档”，存放与用户个人有关的所有数据，同时作为个人的工作平台。

与我有关功能可以使系统每个用户操作起来都非常的方便，员工可以方便快速地查看单据的电子审批状态，审批人员可以快速的找到待审批单据并且查看我已审批的单据

个人用户信息,全部由系统管理员统一设置，统一维护

与我相关

待我审批：

可以自动查询出待当前登录用户审批的单据，用户可以查看单据明细信息，并可以直接对单据进行审批操作。

我审批的：

查询用户自己审批过的所有历史单据，可用通过单据编号、提交人、单据类型、提交日期、所属部门、金额（万元）等条件查询,并且查看到单据的明细和单据的审批状态。

角色定义

业务角色

业务角色

业务角色职责

用户角色

普通用户

普通用户对所负责的功能模块进行提单、查询等操作

所有用户

主管

对本部门提交的单据进行业务审批

各部门主管

项目经理

对符合条件的、部门主管审批通过的单据进行复核

各项目经理

工程技术部门主管

对符合条件的、部门主管审批通过的单据进行复核

各工程技术部门主管

项目总工

对符合条件的、工程技术部门主管审批通过的单据进行复核

对应项目的总工

子公司物资部业务人员

对符合条件的、各项目经理审批结束后的单据进行财务复核

各个子公司物资部业务人员

子公司部长

对符合条件的、子公司物资部业务人员审批结束后的单据进行财务复核

各个子公司部长

子公司分管领导

对符合条件的、子公司部长批结束后的单据进行财务复核

各个子公司分管领导

子公司主管领导

对符合条件的、子公司分管领导批结束后的单据进行财务复核

各个子公司主管领导

集团公司业务员

对符合条件的、子公司主管领导批结束后的单据进行财务复核

集团公司业务员

集团公司部长

对符合条件的、集团公司业务员批结束后的单据进行财务复核

集团公司部长

系统角色

系统角色

功能节点

普通用户

审批人员

系统管理员

与我有关

√

√

√

项目信息

√

√

√

采购计划

√

√

√

编制招标文件

√

√

√

系统管理

√

第二章：

与我有关

概述

功能说明

本章介绍与我相关的内容，用户可以查询待我审批、我已审批的单据，并对待我审批的单据进行审批操作等

本章内容

本章内容介绍如下

内容

章节

我的单据待我审批

我的单据我已审批

用户可以查看统中待个人审批、个人已经审批的单据。

涉及角色

所有用户

我的单据---待我审批

功能说明

审批用户可以查看待我审批单据列表，可查看并进行审批操作。

涉及角色：

审批用户

操作步骤：

系统路径:

与我相关→我的单据→待我审批

待我审批操作步骤，见如下图：

第一步查询待我审批：

界面各个字段说明：

序号

字段名称

字段说明

是否必填

填写规则

1

单据编号

查询条件，默认为空。

可录入单据编号进行查询

否

手工录入

2

提交人

查询条件，默认为空。

否

LOV选择

3

单据类型

查询条件，默认为空，单据所属的类型，比如：

需求计划、采购计划、招标文件

否

下拉框选择

4

业务类型

查询条件，默认为空，所属业务类型，比如差旅费、探亲费、员工借款、日常及其他费用等

否

下拉框选择

5

所属部门

查询条件，默认为空，如果选择部门，可查询与所属部门匹配的单据

否

LOV选择

6

提交日期

查询条件，默认为空，如果录入提交日期，可查询单据提交日期在用户录入的日期范围内的单据

否

选择提交日期

7

金额（万元）

查询条件，默认为空，如果录入金额，可查询金额在申请金额范围内的单据

否

手动输入

8

查询

操作按钮，点击执行查询操作

操作按钮

9

清空

操作按钮，点击执行清空查询条件操作

操作按钮

第二步，选择查询行进行相应的操作

序号

字段名称

字段说明

1

导出excel

用execl将数据导出查询结果列表

第三步，单据查看

界面字段信息

序号

字段名称

字段说明

1

同意

点击同意后,单据被审批同意

2

不同意

点击不同意后,单据被退回

3

返回

点击返回后,单据返回上一页

4

审批意见

必填

注意事项：

当前登录人只能查看自己未审批的单据。

模糊查询时，未审单据按时间倒叙排在前面

点击同意或不同意时，系统会做校验：

a.必填字段如果不填写报错“XX字段必填，请填写！

”，XX取字段名称，有多个时依次列出，用逗号间隔。

下拉框字段为“请选择”时视为未填写。

b.需输入的字段超出字符限制时，报错“XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

总需求计划审批流：

提交后-->物资部主管-->工程技术部门主管-->项目总工批。

此时判断该项目是否有局指，如果没有局指-->子公司业务主管-->子公司部长-->子公司分管领导-->集团公司业务员-->集团公司部长。

如果有局指-->局指物资部长-->局指工程部长-->局指总工-->集团公司业务员-->集团公司部长

采购计划审批流：

提交后-->物资部主管-->项目经理，此时判断该项目是否有局指，如果有局指-->局指物资部长-->子公司物资部业务人员-->子公司部长-->子公司分管领导-->集团公司业务员-->集团公司部长。

如果没有局指-->子公司物资部业务人员-->子公司部长-->子公司分管领导-->集团公司业务员-->集团公司部长

招标文件审批流：

（1）如果招标文件里的采购物资的采购主体是子分公司，则招标审批的流程为：

提交后-->物资部主管-->项目经理-->子公司物资部业务人员-->子公司部长-->子公司分管领导（采购计划到集团业务审批时要选择招标文件是否到集团审批，如果选择了是，则招标文件审批时要到集团）-->集团公司业务员-->集团公司部长

（2）如果批复的采购主体是集团公司，则招标审批的流程：

提交后-->物资部主管-->项目经理-->子公司物资部业务人员-->子公司部长-->子公司分管领导-->集团公司业务员-->集团公司部长

（3）如果是局指项目，则招标审批的流程：

提交后-->局指物资部长-->局指总工-->集团公司业务员-->集团公司部长

我的单据---我已审批

功能说明

用户可以查看已经审批过的单据信息。

涉及角色：

审批用户

操作步骤：

系统路径:

与我相关→我的单据→我已审批

我已审批的操作步骤，如下图：

第一步查询我已审批：

界面各个字段说明：

序号

字段名称

字段说明

是否必填

填写规则

1

单据编号

查询条件，默认为空。

可录入单据编号进行查询

否

手工录入

2

提交人

查询条件，默认为空。

否

LOV选择

3

单据类型

查询条件，默认为空，单据所属的类型，比如：

需求计划、采购计划、招标文件

否

下拉框选择

4

业务类型

查询条件，默认为空，所属业务类型，比如差旅费、探亲费、员工借款、日常及其他费用等

否

下拉框选择

5

所属部门

查询条件，默认为空，如果选择部门，可查询与所属部门匹配的单据

否

LOV选择

6

提交日期

查询条件，默认为空，如果录入提交日期，可查询单据提交日期在用户录入的日期范围内的单据

否

选择提交日期

7

金额（万元）

查询条件，默认为空，如果录入金额，可查询金额在申请金额范围内的单据

否

手动输入

8

查询

操作按钮，点击执行查询操作

否

操作按钮

9

清空

操作按钮，点击执行清空查询条件操作

否

操作按钮

第二步，选择查询行进行相应的操作

序号

字段名称

字段说明

1

导出execl

将数据导出至execl表格中

2

查看

点击查看,可以查看审批的单据

第三步，单据查看

注意事项：

当前登录人只能查看自己审批过的单据。

已审的单据只能查看，不能操作

第三章：

采购管理

.概述

涉及模块

本章主要讲述采购管理模块,包含项目信息、总需求计划、总需求计划变更、采购计划、采购计划变更等这些模块

本章内容

内容

章节

项目信息

总需求计划

总需求计划变更

采购计划

采购计划变更

项目信息

功能说明

企业针对所要发生的项目，进行立项操作,由项目部人员录入项目信息

涉及角色：

项目部人员

操作步骤：

系统路径:

采购管理/项目信息

项目信息填写页面

第一步：

填写项目信息页面

界面各个字段说明：

序号

字段名称

字段说明

是否必填

填写规则

1

项目编号

系统自动生成

否

不可修改（项目编号生成规则（2位）+集团公司编码（2位）+工程公司编码（2位）+项目简称（4位）+标段（2位）+2位流水码（当前12位相同时，流水码才往下编。

后面流水码规则类似。

）

2

项目名称

手工输入

是

字符限200

3

所属部门

按当前登录人所在组织层次进行隔离，只显示到子公司（第二层）

是

根据界面LOV进行选择

4

项目管理模式

可选择直管项目、托管项目、自管项目，默认为请选择

是

根据界面LOV进行选择

5

工程名称

手工输入

是

字符限200

6

标段信息

手工输入

是

字符限两位数字

7

邮箱

手工输入

否

需按照邮件正常格式填写，比如：

（字符限50）

8

电话

手工输入

否

字符限50

9

是否局指

可选择“是”和“否”（是否归属于局指挥部）

是

根据页面下拉框选择

10

归属局指

根据页面选择

否

很据页面LOV选择

11

合同金额（万元）

手工输入金额

否

字符限50，只能填写数字，可以输入小数点后6位，但输几位就显示几位

12

概算金额（万元）

手工输入金额

否

字符限50，只能填写数字，可以输入小数点后6位

13

材料限额（万元）

手工输入金额

否

字符限50，只能填写数字，可以输入小数点后6位

14

建设单位

手工输入

否

字符限200

15

开工时间

根据页面选择

否

根据页面选择

16

工期

手工输入

否

字符限50，只能填写数字。

日期单位（年/月），默认月

17

项目经理

手工输入

是

必填，字符限50

18

电话

手工输入

是

必填，字符限50

19

身份证

手工输入

否

字符限18

20

其他人员

手工输入

否

必填，字符限50

21

电话

手工输入

否

必填，字符限50

22

身份证

手工输入

否

字符限18

23

项目地址

手工输入

否

必填，字符限200

24

项目概述

手工输入

否

必填，字符限2000

第二步：

单据提交

确认无误后，点击【提交】，如某项内容填写有错误，弹出下面的提示：

a.必填字段如果不填写报错“XX字段必填，请填写！

”，XX取字段名称，有多个时依次列出，用逗号间隔。

下拉框字段为“请选择”时视为未填写。

b.需输入的字段超出字符限制时，报错“XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

”

c.当“是否局指项目”选择是，如果“归属局指”不填写，报错内容见a。

d.身份证位数低于18位时报错“身份证位数不足18位！

注意事项：

若单点击提交，系统需校验：

a.必填字段如果不填写报错“XX字段必填，请填写！

”，XX取字段名称，有多个时依次列出，用逗号间隔。

下拉框字段为“请选择”时视为未填写。

b.需输入的字段超出字符限制时，报错“XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

”

c.当“是否局指项目”选择是，如果“归属局指”不填写，报错内容见a。

d.身份证位数低于18位时要报错“身份证位数不足18位！

”

e.项目简称不填写4位大写字母时报错“请填写4位大写字母！

”。

标段不填写2位数字时报错“请填写2位数字！

”。

已提交状态的项目在关联采购计划或总需求计划后不能再修改，关联之前可以修改。

点击查看可以查看项目信息，但不允许修改

可以通过excel模板进行项目批量导入，导入时限制最大30M，否则报错“导入文件超过30M，请分批导入！

”。

导入时项目编号不用填写，会自动生成。

所有校验都会检查，有报错时，弹出窗口将所有行的报错内容依次列出，如：

第1行，XX，XX,XX字段必填，请填写！

XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

第2行，XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

项目信息查询

系统路径:

采购管理/项目管理/项目信息

项目查询操作步骤，见如下图：

界面各个字段说明：

序号

字段名称

字段说明

是否必填

填写规则

1

项目编号

手工输入

否

可查询出对应项目编号的项目信息

2

项目名称

手工输入

否

可查询出对应项目名称的项目信息

3

所属部门

LOV选择

否

根据界面LOV进行选择,按当前登录人所在组织层次进行隔离，只显示到子公司（第二层）

4

状态

有已提交和草稿两种状态

否

根据界面下拉框进行选择

5

是否局指

有是和否两种选项

否

根据下拉框选择

6

提交日期

根据页面选择

否

根据页面选择

总需求计划

功能说明

企业针对所要发生的需求,由需求部人员制定总需求计划

涉及角色：

企业制定总需求计划的人员

操作步骤：

系统路径:

采购管理/总需求计划

总需求计划页面

第一步：

填写总需求计划页面

界面各个字段说明：

序号

字段名称

字段说明

是否必填

填写规则

1

总需求计划编号

系统自动生成

否

不可修改（XQ+取项目编号后8位+当前年度4位+1位流水码）

2

总需求计划名称

手工输入

是

字符限200

3

项目编号

按当前登录人所在组织层次进行隔离。

如果一个项目已被总需求计划关联（非草稿，已取消，已退回状态），报错“该项目已被XXX总需求计划关联！

是

根据界面LOV进行选择

4

项目名称

自动带出

是

根据项目编号自动带出项目名称

5

所属单位

按当前登录人所在组织层次进行隔离

是

根据界面LOV进行选择

6

需求期间

手工选择

是

手工选择日期

7

概算总金额

自动汇总行信息的”概算金额

否

与行上的概算金额的总和相等

8

币种

手工选择

是

根据页面下拉框选择,默认CNY

9

备注

手工输入

否

字符限2000

10

物资编码

手工选择

是

根据页面上的LOV选择

11

物资名称

自动带出

否

根据物资编码自动带出

12

单位

自动带出

否

根据物资编码自动带出

13

规格型号

自动带出

否

根据物资编码自动带出

14

标准/图号

自动带出

否

根据物资编码自动带出

15

概算单价（万元）

自动带出

否

根据物资编码自动带出,自动带出后可修改

16

总需求计划数量

手工输入

是

必填，字符限50，只能填写数字，可以输入小数点后6位，但输几位就显示几位

17

概算金额

概算金额（万元）=“总需求计划数量”*“概算单价（元）

否

自动计算，保留小数点后6位

18

物资供应类型

可选择甲供、甲控、自供这三种供应方式

是

根据下拉框选择

19

采购方式

可选无、公开招标、邀请招标、询价采购、协议采购、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购

是

根据下拉框选择

20

采购主体

选股份公司、集团公司、工程公司、项目部

是

根据下拉框选择

21

使用单位

手工输入

否

字符限200

22

交货地点

手工输入

否

字符限200

23

进场时间

手工选择

否

根据页面选择

24

交货条件

手工输入

否

字符限200

25

备注

手工输入

否

字符限2000

26

新增行

新增一行行信息

否

新增功能

27

删除行

删除一行行信息

否

删除功能

28

提交

提交单据

否

提交使用

29

保存

保存草稿

否

保存草稿单据使用

30

返回

返回到上一页

否

返回功能

第二步：

单据提交

确认无误后，点击【提交】，如某项内容填写有错误，弹出下面的提示：

a.必填字段如果不填写报错“XX字段必填，请填写！

”，XX取字段名称，有多个时依次列出，用逗号间隔。

下拉框字段为“请选择”时视为未填写。

b.需输入的字段超出字符限制时，报错“XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

”

注意事项：

只有草稿、已取消、已退回状态的总需求计划允许修改。

其他状态不显示修改链接。

修改完重新提交时，所有校验要重新校验

总需求计划状态有：

草稿、审批中、审批通过、已退回、已取消

点击查看可以查看总需求计划。

查看时可以查看“审批历史”和“下一审批人”

只有草稿、已取消、已退回状态的总需求计划允许删除，非这三个状态删除按钮不显示。

草稿、已取消、已退回状态删除时不做物理删除，只打上删除标识

已提交的总需求计划，如果第一个审批环节还未审批，则可以取消，审批过了则不能取消，只能由审批人退回。

点击取消，单据状态变为“已取消”

可以通过excel模板进行项目批量导入，导入时限制最大30M，否则报错“导入文件超过30M，请分批导入！

”。

导入时总需求计划编号不用填写，会自动生成。

所有校验都要检查，有报错时，弹出窗口将所有行的报错内容依次列出，如：

第1行，XX，XX,XX字段必填，请填写！

XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

第6行，XX字段字符限制为YY，目前已录入ZZ字符，请修改！

总需求计划查询

系统路径:

采购管理/总需求计划

总需求计划查询操作步骤，见如下图：

界面字段说明：

序号

字段名称

字段说明

是否必填

填写规则

1

总需求计划编号

手工输入

否

可查询出对应总需求计划编号的需求计划

2

总需求计划名称

手工输入

否

可查询出对应总需求计划名称的需求计划

3

所属单位

LOV选择

否

根据界面LOV进行选择,按当前登录人所在组织层次进行隔离，只显示到子公司（第二层）

4

项目信息

LOV选择

否

根据LOV进行选择

5

需求期间

手工选择

否

根据页面选择

6

状态

含有草稿、审批中、审批通过、已退回、取消

否

根据下拉框进行选择