金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑.docx

金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑.docx

《金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑

金字塔原理：

思考、表达和解决问题的逻辑

一、什么是金字塔结构

1.金字塔结构的定义

金字塔结构就是结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，先重要后次要，先全局后细节，先总结性观点后具体数据，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。

这十句是金字塔结构重点突出、投其所好、逻辑清晰的基本原则。

2.金字塔结构的作用

一般来说，金字塔结构的作用主要包括：

帮助投其所好

人们都期望投其所好、取悦他人，要想达成这一目标，必须学会察言观色、揣摩人心。

因此，要以受众为中心，把握受众的需求点、利益点、兴趣点和关注点。

只有受众愿意听、愿意看，才能听得进去、看得进去，受众有绝对的决策权。

要想让听众听、读者看，唯一的办法就是让受众愿意听、愿意看。

听众是主角，说者是配角；读者是决策者，作者是服务者。

不同的工具适用不同的场合，没有万能的工具，但唯一不变的理念是，无论推广何种产品都必须以客户为中心。

只有迎合受众才能打动受众，只有迎合领导才能打动客户。

达到沟通目的

学习金字塔原理，还能达到沟通的目的，使人们的观点鲜明、重点突出、逻辑清晰、层次分明。

很多沟通都是为了达到沟通的第四个目的——让别人执行和操作自己的指令，要达到沟通的第四个目的，必须以沟通的前三个目的为基础，即：

第一，对方愿意听、有兴趣；第二，对方能理解并接受说者的观点；第三，对方记得住说者的指令。

要点提示

沟通的四个目的：

①使受众愿意听、有兴趣；

②使受众能理解并接受说者的观点；

③使受众记得住说者的指令；

④让受众执行和操作自己的指令。

掌握结构化系统思维

学习金字塔原理，还能提高逻辑思维能力，提升沟通的效果和效率。

掌握结构化系统思维，不仅对目前有好处，对未来的职业晋升也有好处，因为凡是得到提拔的人一定是条理、逻辑清晰的人，尤其是在政府、国有企业等大型企业中。

3.金字塔结构的三项实用技能

金字塔结构的三项实用技能包括：

先做人后做事

感性做人，理性做事；感性切入，理性回归；清晰思考，有效表达；攻心为上，攻城为下。

只要是表达，受众都会有几个疑问：

第一，想说什么，即观点、主张、信息；第二，想怎么说，即逻辑思路和结构；如果是向领导汇报，领导还有第三个疑问，即你的目的；如果是向客户讲话，客户会有第四个疑问，即好处是什么。

因此，每次表达前都要想好观点主张、逻辑思路结构、目的以及好处四个问题的答案。

要话先说

时间管理的重要原则是要事先做，讲话也是同样的道理，重要的话要先说。

提供解决方案

大多数领导最喜欢做选择题和判断题，最讨厌的是问答题，也就是要让员工为老板打工，而不要老板为员工打工。

员工可以向领导汇报面临的问题、挑战和困惑，其前提是必须提供三个解决方案，并按照自己的判断排出优先顺序。

4.金字塔的基本结构

金字塔思维保证条理清晰、层次分明，要先说中心思想，再说二级思想、三级思想、四级思想，逐层向下展开，最重要的内容先说。

任何一篇文章或者一次讲话，都是单一思想统领的金字塔结构，中心思想应当说听众想听的话，而不是讲话者想说什么听众就要听什么。

5.以受众为中心

一般来说，听众可以分为领导和专家两类。

领导

研究领导时，要研究超过50%的领导怎么想，研究大概率事件，研究群体、共性。

通常领导都愿意这样听：

先重要后其次，先全局后细节，先总结后具体，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。

专家

对于专家而言，其听的顺序除了第一条外，其他五方面都与领导完全相反。

专家最讨厌听结论，并会质疑对方结论的科学性和有效性。

专家包括研究人员、科学家、医生、律师、技术人员和专家型领导。

无法判断听众时的切入点

人们要对两类人分别说不同的话，当无法判断听众类型时，有三种切入点可供选择：

第一，我的主观结论；

第二，罗列详实的数据；

第三，精炼筛选支撑自己主张的主要数据。

一般而言，第三种切入点风险较小，因此当无法判断听众类型时，要用支撑自己观点的主要数据。

【案例】

高速路听证会

广东省高速路隧道桥梁公司每次修高速路都要开听证会，参加论证会的主要有三种人：

政府、投资方和技术专家。

这里最大的决策者是政府。

政府最关心社会效益、政绩、占地最少、社会稳定等；投资方最关心的是投资回报；技术专家最关心的是质量和安全，他们也希望被尊重、受重视。

由此，听证会开场时可以这样说：

“各位领导，下面我将从以下三部分来做我的论证报告：

第一，社会效益；第二，经济效益；第三，质量和安全。

”

在商务文书写作中，要迎合最有影响力的人、最重要的人。

受众前期调查

有时受众有很多种人，讲话时难以判断，就可以做一个前期调查。

如果没时间做前期调查，有两个建议：

第一，迎合超过50%的人，迎合多数人的关注点、利益点、需求点和价值点；

第二，以自我为中心，条理清晰，层次分明。

总之，以受众为中心是上上策，以自我为中心是下下策，听众有绝对的决定权，因此唯一不变的理念就是以受众为中心。

二、金字塔结构的原则

金字塔结构有四项实用原则，分别为：

结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。

1.结论先行

结论先行，即只有一个中心思想，且要放在最前面。

2.以上统下

以上统下，即上对下总结概括，下对上解释支持，上下之间类似父子关系、递进关系。

 工作计划

图1  工作计划、方案、建议、报告规划图

如图1所示，在工作计划中，总目标是父亲，步骤是儿子。

目标。

目标包括总目标、子目标和阶段目标。

子目标包括销售、市场、制造等部门；阶段目标是流程、里程碑等表示时间的继续，包括时间、进度、步骤。

此外，还有标准和要求，制定KPI指标，并分工、责任到人。

措施。

措施包括完成重点工作，并采取相应的方法技巧。

采取措施和方法先要进行培训，得到领导的重视，责任到人并持续追踪。

资源。

资源包括五类，即人、财、物以及时间、政策等。

人这项资源的内容很丰富，包括负责人、责任人、监督人、检查人、考评人、执行人等。

第五大类资源——政策，包括权力、信息、流程、平台、授权以及领导和其他部门的支持和协助，也就是权利和支持。

要点提示

资源的五大类：

①人；

②财；

③物；

④ 时间；

⑤政策。

风险。

风险包括两项，即面临的问题及解决方案、风险及应急预案。

一般来说，领导最想看到的是解决方案而不是问题，是应急预案而不是风险。

发生概率高的放在问题中写，发生概率低的放在风险中写；可控的放在问题中写，不可控的放在风险中写。

只要是面向未来写计划、方案、建议、分析报告、立项报告等，结构大体如此。

此外，工作计划中还要写到此目标对公司的价值和重要性。

 工作总结

简单的工作总结，比如周报和月报，包括成绩、措施、不足三项内容；复杂的工作总结，比如年报、述职报告等，还要另加价值和经验两项内容。

在工作总结中，结果是父亲。

图2  工作总结、项目总结、报告规划图

如图2所示，一般来说，工作总结的内容主要包括：

成绩。

成绩大体分为部门成绩、功能成绩。

部门成绩，包括销售部、市场部、财务部、各项目组的成绩等。

功能成绩，包括经营成绩、管理成绩、客户成绩、运营成绩等。

其中，经营成绩包括收入、成本和利润；管理成绩包括建团队、定战略、完善流程等；客户成绩包括客户数量、客户质量、客户满意度及评价；运营成绩包括生产、研发、ERP、运营和流程方面的成绩。

成绩有时按功能划分，有时按时间进度划分，但二者不能交叉。

成绩既有绝对数又有相对数，相对数值从纵向、横向两个方面作比。

纵向比是与过去和目标比，与过去比又有同比和环比；横向比包括对手、标杆、部门或地区三项比。

价值。

工作总结要注意对公司的价值，有的客户虽然不盈利，但对公司有价值，包括品牌、知名度、长远目标和对社会的价值。

措施。

工作总结包括完成的重点工作以及采取的措施、方法。

不足。

工作总结包括不足，以及相应的改进措施。

经验。

工作总结还包括经验、教训和体会。

3.归类分组

归类分组是对具有共同点的思想进行归类分组，这如同兄弟关系。

例如，工作总结不能简单罗列五大内容，以免造成逻辑混乱，要遵守归类分组这第三条规则，横向之间有兄弟和并列关系。

4.逻辑递进

逻辑递进是思考的逻辑，即按照逻辑顺序组织素材。

组织信息共有两大类顺序，即演绎推理和归纳推理。

 演绎推理

演绎推理就是线性推理，包括大前提、小前提、结论的三段式演绎。

解决问题的逻辑就是演绎推理，包括三个步骤：

存在的问题、产生的原因以及解决方案。

 归纳推理

归纳推理是一个封闭的环，一般是一个论点三个论据。

归纳推理中，组织信息有三种顺序，分别是时间顺序、空间顺序、重要性顺序。

时间顺序。

时间顺序就是按照事情发生的先后及前因后果关系组织信息。

空间顺序。

空间顺序是组织结构图。

重要性顺序。

重要性顺序是根据重要性进行的区分。

柏拉图的二八原则，也适用于解决问题。

80%的问题是由20%的原因产生的，只要解决了20%的原因，就可以解决80%的问题，这叫关键因素，主要矛盾解决了，次要矛盾也就迎刃而解。

比如，员工离职的真正原因排在第一位的是薪酬待遇，第二是晋升空间，第三是上司、团队等小环境不好，也许这三项是员工离职的最重要原因，解决了这三项原因，可以留住超过80%的员工。

金字塔思维能保证条理清晰、层次分明。

在商务写作中，一定要分清一级标题、二级标题、三级标题、四级标题等，做到逻辑清晰。

在团队中，每个人都采用统一的思考方式，才能使沟通和表达效率最高，最容易互相理解。

三、为什么要用金字塔结构表达

1.从人性的角度分析

用金字塔结构表达，从人性角度讲有两个方面：

第一，人的意愿；第二，人的注意力和忍耐力的极限。

 人的意愿

大多数受众并不喜欢开会、培训或者看正式的商务文章，受众喜欢简单罗列和归类分组的信息，多数人喜欢少和简单。

金字塔结构就是把同样多的信息归类分组，让人感觉少和简单，让受众愿意听、愿意看，这是符合人性的。

 人的注意力和忍耐力的极限

根据心理学测试结果，人的注意力只能持续7～15分钟。

假设有编剧、导演、演员三种角色，作为编剧，应在人们注意力最集中的前10分钟，把最想传递的信息或主张全部说一遍，重心要前移，亮点要分布，前后要虎头豹尾分布；作为导演，要用提问、多媒体等互动方式引导听众来演；作为演员，要不断走动，不仅活跃现场气氛，更重要的是保持听众的注意力。

读者每天有海量的数据信息可供阅览，人们看文件的注意力只能保持几分钟，因此作者要注意文章的标题、开头和结尾。

2.商务文书写作结构

图3  总分总结构图

如图3所示，商务文书的写作结构主要包括：

 标题

书的每一面至少要有一个标题，读者才爱看，所以每500～800字要提炼一个标题。

标题要加大、加粗，以突出显示文章结构，同时给读者以新的刺激。

 首页

报告的首页应把最想讲的信息、数据全部讲一遍，因为第二页就没人爱看了。

统计显示，2010年证券业一共产生58万份报告，头言报告平均3万字，读者是基金经理、投资人，根本没有时间看完。

所以报告的第一页要写主要结论和论据。

比如，房产公司的投招标报告，读者对象是全体董事会成员，他们最想看的是结论。

按照金字塔原理，前面应写摘要，写出首选某公司的结论及相应论据，然后展开论述，最后重复一遍首选该公司，这就是总分总结构，不能一味按照分总结构写文章报告。

报告还要根据受众及文体的不同有所选择，受众是领导时，最好采用先总后分结构；受众是专家时，最好用先分后总结构。

一般来讲，总结、计划或有定论的事情采用先总后分结构，实验报告、实证报告、论文等可以先分后总。

但公司报告、申请中，通常先总后分，这里的总不是背景，而是结论、建议，是最希望听众记住的内容。

 摘要

公文前面要写一段导语或叫摘要，摘要是全篇文章的总结、概括、提炼。

此外，还要重心前移，善用数据、图表。

3.TOPS原则