合同管理制度.docx

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合同管理制度

合同管理制度

第一章总则

第一条为加强公司合同管理，促进管理的规范化、合理化和专业化，防范和控制合同签订和履行过程中的风险，保护公司合法权益，依据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际经营情况，特制订本制度。

第二条本制度所指合同包括公司作为主体一方与其他主体签订的或者向其他主体签发的，约定各方或者一方主体权利义务，具有法律约束力的一切书面性文件，形式包括但不限于合同、协议（书）、承诺（书）、备忘录等。

劳动合同不属于本制度规范范畴。

第三条本制度适用于公司全体成员。

第二章合同管理部门及职责

第四条研发中心、系统集成部、军队与国防工业事业部、大基网络事业部等业务部门，以及涉及对公付款业务的其它部门是合同的承办部门，其主要职责包括：

1、合理选择合同对方当事人，对标的、价格、质量、期限和市场分布等方面进行综合分析

论证，对其主体资格、资信状况和履约能力进行调查；

2、负责合同的谈判、起草、送审、报批及签订等工作；

3、负责合同履行情况信息的收集、整理及分析，发现问题及时报告；

4、负责按照审批流程办理合同的变更、终止（中止）、解除；

5、负责处理合同发生争议的协商、调解、证据收集工作；

6、负责合同结算前的审查、资料准备和协调工作；

7、按销售合同规定的时间、方式、金额催收货款。

第五条研发中心、系统集成部、军队与国防工业事业部、大基网络事业部等部门作为合同的实施部门，其主要职责包括：

对合同中涉及的技术问题和专业性问题进行分析论证，提出可行性意见，对相关技术和专业风险进行控制。

第六条财务部负责合同的后续管理工作，其主要职责包括：

1、制定、修订、监督执行公司合同管理制度；

2、负责合同文本及相关资料的归档、保管、调阅；

3、建立合同档案，根据合同进度每月通报相关部门，督促应收账款的回收；

4、及时到技术市场上及其他主管部门办理技术合同登记、备案；

5、根据销售合同类别开具合格发票，及时做好各类收入合同的减免、退税工作。

第七条公司的合同原件由财务部保管，其他部门可根据需要保留复印件。

签订部门上交合同时，应包括纸质文本、合同原件扫描后的PDF文件、最终一版WORD电子版本。

第八条合同相关部门如因业务需要借用合同原件，需经主管副总经理或COO书面批准。

借用人在借用清单上签字，一次借用不得超过五份，未归还前不得再借。

未收完款的合同须在借用当日归还。

其他合同如果当日无法归还，借用人需具备保证合同安全的保管条件，借用时间不得超过三天。

过期不还时，通报主管副总经理或COO。

第三章合同的订立

第九条订立合同必须采用书面形式，且遵循以下原则：

1、遵守国家法律、行政法规有关规定；

2、平等互利、协商一致、诚实信用、条款齐全、意思表达真实；

3、资信调查在先，谈判、签约在后；

4、合同当事人必须具备合法主体资格。

第十条订立合同一般应当按照下列程序进行：

1、公司承办人对合同相对人的主体资格、资信情况、承办人的代理权限及有效期限等进行审查或者调查，资质证明包括：

营业执照、组织机构代码证书、税务登记证、资质证书、法人委托书、法人代表身份证复印件、承办人员的身份证等。

2、合同承办人负责合同谈判，根据合同谈判结果或者双方协商的结果起草合同文本，或者审查由对方起草的合同文本，提交部门领导及相关部门签署审核意见。

3、向相关部门领导提交合同会签表，履行完毕审批流程的合同文本根据《印章管理制度》加盖合同专用章。

第十一条合同一般应当包括以下内容：

1、合同各方的法定名称、地址、法定代表人姓名、职务；

2、签约的目的和依据；

3、标的；

4、数量和质量，包括检测标准和方式；

5、价款或酬金，包括支付方式；如果属于增值税范畴，则需标明价款是否包含增值税；

6、履行的地点、期限和方式；

7、争议解决方式；

8、违约责任；

9、变更、解除或终止条件；

10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

11、正副本份数；

12、生效的时间和条件；

13、公司地址、邮政编码、联系人、联系方式；

14、发票类型、开票信息；

15、附件名称；

16、签约的地点、日期；

17、签约各方开户银行及账号；

18、签约各方公章或合同专用章；

19、法定代表人或代理人签章。

第十二条对外签署合同，合同承办人应对合同对方签署人的签约权限进行调查和核实。

合同对方当事人为法人或其他经营实体的，应要求对方签署人提供由合同对方当事人法定代表人或负责人签字并加盖公章的授权委托书及受托人的身份证明；合同对方当事人为自然人的，由本人签署的，应要求对方提供身份证明，如委托他人签署的，应要求对方签署人提供合同对方当事人身份证明、授权委托书及受托人身份证明等文件。

授权委托书应当明确委托权限和期间。

第十三条合同应约定签字并盖章生效，一般不采用盖章生效的办法。

合同文本超过一页的，须加盖骑缝章。

第十四条对外签署合同，一般合同一方持有不得少于两份签章原件。

如需将合同签章原件提交相关登记或者监管机构的，则应相应增加合同原件数量。

第十五条合同承办人应事先到财务部开具“法人委托书”并经公司法定代表人签字或盖章。

第十六条合同承办人员或其他人员在订立合同过程中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或者不正当地使用。

第十七条合同的签署在可能的情况下应先交由对方签署后我方再签署，由我方先签署的合同，合同承办人及财务部应保留合同最终文本的电子文档，承办人须在合同审批表上加以注释，记录我方签署时间，跟踪客户签署情况、及时索回合同原件。

第四章合同的审核与审批

第十八条合同的审核包括承办部门内部审核、法律顾问审核、财务部门审核、实施部门审核。

合同的审批包括主管副总经理、COO审批或总经理审批。

第十九条承办部门内部审核是指部门负责人对合同内容进行全面审核，并对合同承办人员的起草意见等进行复核。

第二十条法律顾问审核包括：

（一）合法性:

1、主体合法：

签约各方具有签约的权利能力和行为能力；

2、内容合法：

签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规及政策，无规避强制性法律

规定的行为，无显失公平内容；

3、合同形式合法；

4、签约程序合法；

5、标的、资金、资产的合法性；

6、担保（包括各种保函）方式及内容合法；

7、索赔、违约条款的合法性。

（二）严密性:

1、条款齐备、完整；

2、文字清楚准确，正副本及附件份数齐备；

3、设定的权利、义务具体、明确；

4、相应手续完备；

5、相关附件完备；

6、附加条件适当、合法。

（三）可行性:

1、资信可靠,有履约能力；

2、索赔条款的合理性；

3、担保方式适当。

（四）合同的安全性

1、涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；

2、无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

（五）法律风险控制：

合同条款齐备明晰、违约责任明确、争议处理合法。

第二十一条财务部审核包括：

符合公司资金安排、发票类型与合同内容一致、收款或付款条件可行，收入成本匹配、费用归属明确。

第二十二条实施部门审核包括：

1、技术可行性分析；

2、技术措施是否合理；

3、技术难题和存在风险；

4、职能专业范围内的风险控制。

第二十三条合同审核后，审核人员应当在《合同审批会签表》中签署“无异议”或明确提出修改意见，签署审核日期，不应使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。

第二十四条对于审核部门出具的审核意见，合同承办人应积极采纳合理部分，如对审核意见有异议，或无法按照审核意见与合同对方达成一致意见的，可提交主管领导决定。

第二十五条对于公司已发文明确规定价格政策及折扣权限的自有软件产品及代理产品合同，其审批流程为合同签订人-部门主管-法律顾问\实施部门\财务部。

如果任何一个审核部门的审核意见非“无异议”，则需提交主管副总经理审批。

第二十六条其他销售合同：

对公司未明确其价格政策及服务内容的销售合同，以及超出部门主管折扣权限的销售合同，其审批流程为合同签订人-部门主管-法律顾问\实施部门\财务部-主管副总经理。

第二十七条采购合同：

根据该合同的金额按公司规定的财务权限审批。

其审批流程为：

合同签订人-部门主管-法律顾问\实施部门\财务部-主管副总经理（如需）-总经理（如需）。

第二十八条销售合同与采购合同都必须履行完毕审核、审批流程后，方可加盖印章，即使该合该合同先行获得审批，也须补齐审核流程。

第五章合同的履行

第二十九条合同在正式生效之前,原则上不得实际履行合同。

如属于延续性项目且签署合同的可能性较大，合同承办部门必须根据获得批准的《项目立项报告》，协调实施部门开始工作。

第三十条合同生效以后,应当全面、及时、正确履行合同，不得因合同双方当事人名称变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务。

第三十一条应当严格按照合同约定的程序和方式履行合同。

合同执行过程中确因特殊原因需要变更、解除或终止合同时,应当根据合同约定或法律规定的形式进行。

合同变更、解除或终止的程序与合同签订程序相同。

第三十二条销售合同的签订部门负责协调公司内部各实施部门工作进度，协调客户单位验收时间，交纳验收评审费、催收货款。

如果未按照合同约定时间回款，签订部门负责填写延期收款申请表。

未获批准的延迟收款，将按照业绩考核办法核减奖金。

第三十三条财务部负责跟踪销售合同的开票收款情况，按月向业务部门提供清单。

第三十四条采购合同的实物验收及劳务验收由签订部门负责，必要时可会同技术部门共同进行。

采购合同的付款，合同签订部门或采购部门申请，财务部核实合同条款后予以支付。

第三十五条合同履行过程中产生的法律文件及与合同有关的材料应当归入合同档案统一进行登记、保管。

合同承办部门、实施部门、管理部门，均有义务完整保留经手相关文件，其中银行往来单据、发票签收单、软件产品签收单、项目验收意见书、验收评委名单等由财务部保留原件。

第六章合同的监督检查

第三十六条合同未经审核、审批即签署的，如果在补签《合同审批会签表》时，任何部门签署了保留意见，且该条款在执行过程中导致公司蒙受了经济损失，则合同签订人及其主管领导将承担相应处罚，处罚金额以损失金额为限。

第三十七条丢失合同原件及相关重要文件的，未造成公司损失的，对责任人及其主管领导的处罚限于考评分及年终奖；造成损失的，处罚金额以损失金额为限。

第三十八条在合同签订或履行当中，与对方或第三方恶意串通或收受回扣、贿赂或者其他好处的，对责任人予以警告、降薪、降职或开除的处分，并追究相应的经济责任，构成犯罪的报送司法机关追究刑事责任。

第三十九条本制度自2018年8月**日起执行，此前颁布制度与本制度存在冲突的，以本制度为准。

附件1、合同会签表

2、项目立项报告

部门：

提交人：

年月日□紧急□普通

合同名称

合同意向项目编码

甲方名称

乙方名称

签约日期

合同金额

预计外部采购成本

归属事业部

执行比例（两个以上

事业部情况下）

合同内容摘要

提交成果及材料

验收标准

付款条件

公司留存合同份数：

提交人签字：

合同审批会签表（销售类）B

合同名称

合同意向项目编码

①市场营销板块负责人意见：

见：

立项申请人：

意向（任务）编码:

申请时间：

年月日

项目信息

项目名称

实施地点

客户名称

财务项目编号

项目描述（包括项目目的、内容及工作量、技术要求、甲方提供资源、资料来源、时间要求等）：

实施信息

实施部门一

工作量比例：

%

项目编号：

人工成本：

万

住宿成本：

万

实施成本所占比：

%

对外采购成本：

万

其他：

万

部门预算总成本：

万

事业部意见：

年月日

实施部门二

工作量比例：

%

项目编号：

人工成本：

万

住宿成本：

万

实施成本所占比：

%

对外采购成本：

万

其他：

万

部门预算总成本：

万

事业部意见：

合同信息

（已签合同按合同填写，待签合同补充录入）

合同名称

签订时间：

合同编号：

合同金额：

评审费：

合同税费：

市场成本：

立项理由：

申请转出非业务部门费用：

市场总监意见：

年月日

主管副总意见：

年月日

总经理意见：

年月日

备注：

1.立项报告由市场部门负责提出申请，各参与部门进行审核；2.项目编号、财务项目编号由财务部合同管理人员赋予；3.如有以下情况需填写立项理由①已签合同总成本占合同收入超过60%，②待签合同（预期合同金额、签订的可能性），③未来无合同；4.本报告财务部留存原件，立项部门、实施部门各留存一份复印件。