大型活动执行详细手册.docx
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大型活动执行详细手册
大型活动执行详细手册
写在前言：
本执行手册对象为大型会议活动，由于大型活动工作流程较为复杂，涉及繁杂的现场服务等事宜，因此需要在活动具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型会议活动提供原则性指导。
本手册将活动分为项目筹备期、项目执行期、活动现场期、活动后期4个部分展开。
一、项目筹备期
01
获取信息和资料
和客户初期建立沟通时，一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。
如果你所在的公司已运营多年，业务流程比较清晰，可以制定一份标准版的客户需求信息表，将需要知道的信息一一罗列出来。
发送给客户，让客户进行对应填写。
02
初次约见客户
和客户见面之前，先做好充分的准备工作。
例如：
整理相关的案例资料，突出专业就对了！
还有一个目的就是探下客户的“虚实”。
03
头脑风暴会
拿下一个项目，很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴，如何将头脑风暴开好，开出价值来，就非常考验组织者的组织能力和协调能力。
04
提案阶段
提案除了依靠专业能力和演讲能力以外，也需要点运气。
05
内部立项
当项目已经进入到初始的合作阶段时，就可以为项目进行立项，将项目信息录入到公司内部的信息系统里面（MIS），没有条件使用信息系统的，可以用表格工具来替代完成。
06
项目推进表
项目推荐表是活动公司都会用的一种表格，一般也会分为内部推进表和客户推进表，一份是内部团队成员使用，一份是定期每天、每周发送给客户。
07
项目碰头会
项目碰头会可以是和客户进行，也可以是和项目团队。
取决于项目本身的进展情况。
二、执行期
08
报价、合同管理
报价和合同虽然看似简单，但是稍不注意，就会酿成大错，另外，对报价单和合同的归档管理意识也很重要。
09
场地管理
场地管理主要分为场地筛选、场地排查、场地勘测3个部分，当确定场地之后，一定要对场地进行充分的了解和实地勘测之后，再做出详细的场地方案。
10
供应商管理
供应商主要分为搭建供应商、AV设备供应商2大类，还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。
还有人员派遣公司/服务人员管理、化妆、发型供应商/个人管理、艺人经济公司/艺人管理、服装供应商管理。
（文末有获取）
11
演艺人员面试管理
演艺人员面试主要包括礼仪、模特、舞蹈演员、兼职人员等等。
在大型活动举办前期，都要对演艺演员进行线下面试，筛选出符合活动特质的演艺人员，保证外部人员的专业性。
还有舞蹈演员面试流程、MO面试流程、MC面试流程、翻译人员面试流程、CO面试流程、杂务人员面试流程。
演职人员、服务人员、工作人员面试管理。
除此之外，还有所有人员的会前培训管理。
▲面试管理打分表
12
运营文档
运营文档分为执行期、活动现场应用2大类、主要是以各种表格进行呈现记录，合理安排、分工明确，其目的就是为了项目按照既定的时间节点正常推进。
三、现场期
13
物品检查
运送到活动现场的所有物品，包括奖品、道具、施工工具等等。
可以根据前期制定的物品清单进行一一核实，物品一定要做到“只多不少”。
14
入场前联络
再次和场地方、供应商、客户三方进行电话确认进场的时间，是不是按照既定的时间和要求在有序进行推进，有没有意外事件发生。
15
施工彩排的配合
遇到时间紧张的情况，可以根据施工的进度来决定彩排的时间和位置，这里面就需要充分考虑到既不能影响正常的施工进度，也不能耽误进行彩排时间。
16
物料搭建管理和注意事项
按照既定的施工要求，按质按量完成物料的搭建工作，除此之外，还有AV灯光器材安装的施工以及注意事项。
17
审查制度
审查制度分为彩排审查、现场执行审查2大类，彩排审查主要是核实演艺节目的质量和呈现效果，现场执行审查主要核实现场的物料和设备是否有损坏。
18
现场基础要求管理
以工作人员的着装为例，一定要严格按照公司规定，工作人员在现场的着装要求进行，以及要注意客户对个人服装的要求。
除此之外，还有时间基础要求，现场纪律基础要求，化妆、发型、首饰基础要求，餐饮基础要求，突发事件对应基础要求，撤场要求6种类型。
（文末获取）
四、活动后期
19
费用结算
费用结算是根据项目结束后，最终实际产生的费用进行整理和结算。
以及团队成员在服务项目时，产生的报销费用进行整理。
20
总结报告
总结报告需要做成2种版本，一种是供公司内部进行复盘总结，一种是交付给客户。
21
资料整理存档
这里指的资料一般是活动结束后产生的音频、视频、照片，这些资料可用于案例展示，也可以用于后期的市场宣传做背书。
22
写感谢信
一场活动的圆满落幕，离不开客户、供应商的支持和协助，写一封感谢信以作感谢，可以巩固合作关系。
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