4办公用品管理制度V20.docx

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4办公用品管理制度V20

名称

办公用品管理制度

编制部门

行政管理部

编号

XZ-2014-5

版本

V3.0

编制

李研

审核

高辰

审批

生效期

2014年月日

办公用品管理管理制度（V3.0）

第一章总则

第一条目的

为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材、办公用具、接待用品、清洁用品等的管理。

第三条职责

行政管理部负责对办公用品的采购、发放、保管和登记等工作。

第二章办公用品管理

第四条办公用品分类领用原则

（一）办公用品分为一次领用与多次领用。

1、一次性领用的办公用品：

文件架、笔筒、尺子、剪刀、订书机、起订器、裁纸刀。

该类办公用品领用后，无部门经理特殊批准，不得再次领相用同规格用品。

2、多次领用的办公用品的种类及领用期限如下：

一般情况下，固体胶、签字笔（2支）、圆珠笔（2支）、笔芯（2支）、纸巾，领用间隔不得少于一个月；笔记本、荧光笔、涂改液，领用间隔不得少于一个季度；其他办公用品如文件夹、长尾夹、曲别针、订书针等视具体情况（如文件多少）而定。

3、新员工领用办公用品的标准如下：

签字笔2支、笔记本1个、文件架1个、笔筒1个、剪刀1把、胶棒1个、订书机1个订书针1盒、便签纸1个、铅笔、橡皮。

（二）易耗品（如复印纸等）。

1、复印纸的使用以节约为原则，除正式文件及合同外，其他复印文件尽量双面使用。

2、复印纸由行政管理部统一管理。

第五条办公用品请购

（一）日常办公用品请购：

1、OA办公用品管理模块中列明的日常办公用品的请购：

（1）对于管理模块中显示有库存的物资，经部门负责人审批后，可直接申请领用。

每次请购单笔金额不能大于1000元。

待审批流程通过后，申请人在收到行政管理部办公用品管理员的通知后，在《办公用品个人记录卡》（见附件1）上签收并领取。

（2）对于管理模块中显示无库存的物资，经部门负责人审批后，直接申请采购。

每次请购单笔金额不能大于1000元。

行政管理部在每月30日统计当月采购需求，统一进行采购及入库工作。

申请人在收到行政管理部办公用品管理员的通知后，办理领用手续。

2、OA办公用品管理模块中未列的办公物资的请购：

填报《办公耗材采购申请单》（附件2），经部门负责人审核后，报至行政管理部进行审核。

如单价大于200元，须经行政管理部进行询价、比价、议价；如单价小于200元，则不需询价。

如在部门预算内，且单笔金额不大于1000元，则部门经理审批，行政管理部询价后，行政管理部负责人审批采购方案后，实施采购。

如在部门预算内，但单笔金额大于1000元，则经部门负责人审核，行政管理部询价，行政管理部负责人审核，财务审计部负责人审核，由主管副总经理审批。

如在部门预算外，则经主管副总经理审核后，由总经理审批。

按照实际的采购需求，行政管理部应在5个工作日内完成物资采购及入库工作，如不能按时完成，应及时与申请人沟通。

待审批流程通过后，申请人在收到行政管理部办公用品管理员的通知后，办理领用手续。

3、急需办公用品请购：

各部门若需采购特殊/急需的办公用品，由部门经理填写《紧急办公用品购买申请表》（见附件3），并在请购原因栏内注明急需采购的原因,按照OA办公用管理模块中未列明的办公物资请购的审批流程进行审批，后方可实施采购。

4、新员工办公用品请购：

新进员工到职之前由人力资源部提前5个工作日通知行政管理部新员工的到岗时间，行政管理部会提前准备新员工标准配备的办公用品，待新进员工入职后办理领用手续。

5、副总经理及以上人员可根据需要随时请购或由行政管理部代为请购办公用品。

第六条办公用品采购

1、为有效完成采购任务，原则上由行政管理部统一负责实施采购任务。

2、对专业性办公用品的采购，由所需部门协助行政管理部共同进行采购。

3、临时急需办公用品可经行政管理部同意后由使用部门自行采购。

第七条办公用品使用

1、员工应正确使用及妥善保管办公用品，如因个人原因导致办公用品丢失或损毁，在该办公用品领用期限内不得再次领取。

2、员工离职时应依《办公用品个人记录表》将所领用办公用品一并退回（消耗品除外），并在《办公用品个人记录卡》上登记、签字。

未退还、丢失或损毁由员工照价赔偿，可折旧用品按照折旧价值赔偿。

3、凡属共用的办公用品应指定专人负责保管。

4、公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

5、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

第八条办公用品报废

非消耗办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出报废申请，经部门主管审核，财务审计部审核，报副总经理审批同意后，到行政管理部办理报废注销手续。

第三章附则

第九条附则

（一）本管理制度由PBI行政管理部负责解释和修改，由PBI总经理批准。

（二）本制度未尽事宜，由PBI行政管理部部参照本制度提出处理意见，并由PBI总经理作出决定。

（三）本管理制度自2014年4月1日起颁布实施，如现行制度或规定与本办法有冲突的，以本办法为准。

附件：

1、办公用品个人记录卡

2、办公耗材采购申请单

3、紧急办公用品购买申请表

附件1：

办公用品个人记录卡

姓名：

　所属部门：

编号：

序号

办公用品名称

领用时间

领用数量

领用人签字

归还时间

归还数量

归还人签字

备注

附件2：

办公耗材采购申请单

文件编号：

提交日期：

申请部门

编制人

是否在部门预算内

是□否□

合计金额

序号

申报人

名称

规格（型号）

单位

数量

暂定单价

暂定合计

申请说明

部门负责人意见

行政管理部询价情况

行政管理部意见

财务审计部意见

主管副总经理意见

总经理意见

备注

附件3：

紧急办公用品购买申请表

申请部门

经办人

名称

规格（型号）

单位

数量

单价

合计

备注

总计金额

紧急购买

情况说明

部门负责人意见

（在部门预算内、当次购买办公用品单笔金额在1000元以下的（含），经部门经理审批。

）

行政管理部意见

（单价大于200元的，需由行政管理部进行询价、比价、议价。

）

公司领导

意见

备注

附件1：

办公用品个人记录卡

姓名：

　所属部门：

编号：

序号

办公用品名称

领用时间

领用数量

领用人签字

归还时间

归还数量

归还人签字

备注