4基建档案整理方法.docx

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4基建档案整理方法

基建档案整理方法

一、基建档案的分类方法

基建档案采用工程项目分类法。

即在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为单元进行分类。

例：

 在全部基建档案中按办公楼、幼儿园、食堂等工程项目对基建档案进行分类。

二、基建档案的整理

（一）基建档案案卷的构成

基建档案案卷由科技档案案卷封面、科技档案卷内目录、基建文件材料、备考表和科技档案案卷封底五部分构成。

（二）基建档案的组卷方法

1.基建档案按基建文件（建设单位在工程准备过程中形成的工程准文件，包括在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准阶段形成的文件和在建设项目竣工验收活动中形成的文件）、监理资料（监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料）、施工资料（施工单位在工程施工中形成的资料）和竣工图（工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样）分别组卷。

2.卷内资料排列顺序为：

案卷封面、卷内目录、基建文件资料、备考表、封底。

3.案卷不宜过厚，一般不超过40MM。

4.基建文件组卷

基建文件可根据类别和数量的多少组成一卷或数卷。

例：

一个工程项目所形成的全部基建文件数量较少则可组成一卷。

数量多时，可将基建文件按问题进行分类，组成若干卷：

决策立项文件卷（包括项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、立项的会议纪要、领导批示、项目评估研究资料、专家建议等）；

建设用地、征地文件卷（包括用地批文、规划意见书及附图、建设用地规划许可证及许可证附件附图、土地使用证、土地使用权出让交易文件等）；

勘察、测绘与设计文件卷（工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、审定设计方案通知书及附图、人防、环保、消防、交通、园林、市政等有关部门的审查意见和协议等）；

工程招投标及承包合同文件卷（包括各种招投标文件和相关合同）；

工程开工文件卷（包括年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证附件及附图、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等）；

商务文件卷（包括工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结、决算交付使用固定资产清单、建设工程概况等）；

工程竣工验收备案文件卷（包括建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、规划、公安、消防、环保等部门认可或准许使用文件、房屋建筑工程质量保修书、住宅质量保证书、住宅使用说明书、建设工程规划验收合格文件、建设工程竣工档案验收意见、工程竣工总结等）。

5.监理资料组卷（由监理单位负责整理，建设单位按监理资料归档范围和质量标准进行验收）

6.施工资料组卷（由施工单位负责整理，建设单位按施工资料归档范围和质量标准进行验收）

7.竣工图组卷

竣工图应按照单位工程，并根据专业、系统进行分类组卷，一般分为：

工艺平面布置竣工图卷；

建筑竣工图卷；

幕墙竣工图卷；

结构竣工图卷；

钢结构竣工图卷；

建筑给水、排水与采暖竣工图卷；

燃气竣工图卷；

电气竣工图卷；

智能建筑竣工图卷（综合布线、保安监控、电视天线、火灾报警、气体灭火等）；

通风空调竣工图卷；

地上部分道路、绿化、庭院照明、喷泉、喷灌等竣工图卷；

地下部分市政、电力、电信管线等竣工图卷

（三）基建档案的整理形式

基建档案可采用案卷装订和案卷不装订两种整理形式。

案卷内不同尺寸的文件材料要折叠成A4统一幅面，图样折叠时标题栏露在右下角。

1.案卷装订。

装订时要剔除金属物，用线绳在左侧三孔装订，线绳装订结打在背面，装订线距左侧20毫米，须将封面、目录、基建文件材料、备考表和封底一起装订。

2.案卷不装订。

案卷内每份文件均须用不锈钢钉在左上角进行单独装订，在文件的右上角加盖档号章，填写档号；将案卷封面、目录、备考表装订在一起放在基建文件材料的前面。

3.基建档案卷内文件排列顺序

（1）图纸排列：

有图纸目录的按图纸目录顺序排列，图纸目录在前要编页号，补充图放在后面。

（2）文字材料排列：

按重要程度和时间顺序排列。

（3）文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内，如资料较少，需放在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须混合装订，其中文字材料排前，图样材料排后。

4．基建档案档号章样式及填写方法

档号章（样式）

档号

件号

档号：

填写基建档案的档号

件号：

填写此份科技文件在卷内排列的顺序。

例：

档号

件号

J－1－1

1

5.页号的编写

（1）装订的案卷。

以每卷为单位编制流水页号，每卷从1开始用阿拉伯数字编写，可用打号机或钢笔进行编制，有书写内容的页面均须编制页号。

单面书写的文字材料页号编写在右下角，双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。

图纸折叠后无论何种形式，页号一律编写在右下角。

（2）不装订的案卷，以每份文件为单位编制流水页号。

（3）无论采用装订或不装订方式，案卷封面、卷内目录、备考表、封底均不编页号。

6.基建档案卷内目录的填写

卷内目录（样式）

序号

文件

编号

责任

者

文件材料题名

日期

页次

备注

（1）序号：

文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

（2）文件编号：

填写文件的编号或图样的图号。

（3）责任者：

填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。

（4）文件材料题名：

填写卷内文件标题的全称。

（5）日期：

文件形成日期，填写年月日。

（6）页次：

装订的档案填写文件首页页号，最后一份文件填写起止页号；不装订的文件填写页数。

（7）备注：

此项填写其他需要说明的问题。

7.填写卷内备考表

卷内备考表（样式）

说明：

卷内共有件，页。

立卷人：

年月日

检查人：

年月日

—————————————————

说明包括：

案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：

由责任立卷人签名。

立卷日期：

填写完成立卷的日期。

检查人：

由案卷质量审核者签名。

检查日期：

填写审核的日期。

8.基建档案案卷盒封面、脊背的填写

案卷盒封面、脊背（样式）

档号：

________

档案馆（室）号：

________

缩微号：

________

案卷题名________________________________

________________________________________

编制单位________________________________

编制日期________________________________

保管期限________________________________

密级________________________________

档号

案卷题名

档号：

填写档案的分类号、工程项目代号和案卷顺序号

例：

J-1-1

案卷题名：

填写基建档案的案卷题名。

应简明、完整、准确揭示卷内文件的内容。

由单位项目的名称、项目的专业名称、基建文件的名称三部分组成。

例：

北京市朝阳区档案馆工程结构竣工图

编制单位：

本卷档案的编制单位（填写卷内文件材料形成的单位或主要责任者）

例：

朝阳区档案局

编制日期：

填写卷内文件材料形成的起止日期。

例：

20060501-20060801

保管期限：

填写其划定的保管期限（永久、长期）

密级：

按照有关保密工作规定填写。

9.基建档案案卷目录的编写

科技档案案卷目录（样式）

类别：

序号

档号

案卷题名

编制

单位

编制

日期

保管

期限

密

级

备注

按照单位基建档案建筑工程项目的实际，以工程项目代号为序，将一个基建项目形成的档案，按照案卷的排序，依据案卷封面的内容编写。

一个工程项目的案卷目录全部编制完毕，再编制下一个工程项目的案卷目录。

类别：

填写基建档案。

序号：

填写每本案卷的流水顺序号。

档号：

填写基建档案的档号。

如J-1-1。

案卷题名：

填写案卷名称。

编制单位：

填写案卷整理单位名称。

编制日期：

填写卷内文件形成的起止时间。

保管期限：

按实际填写。

密级：

按照有关保密工作规定填写。

备注：

按实际情况填写。

10.案卷排列

基建档案案卷排列次序应是文字材料在前，图样在后；管理性文件材料，按照问题、时间或重要程度排列。

图样则应是总图在前，其它如部件图、零件图等在后。

11.档号编制

基建档案档号由三部分构成：

基建档案的代字、建筑工程项目代号或工程项目名称和基建档案案卷顺序号。

如：

J-1-1或J－办公楼－1

基建档案代字：

一般用J表示

建筑工程项目代号：

各单位根据基建档案工程项目数量自行编制代号。

 如：

某单位共有三个工程项目的基建档案，办公楼、幼儿园和食堂，其建筑工程项目代号可编为：

办公楼为1，幼儿园为2，食堂为3。

基建档案案卷顺序号：

以每个建筑工程项目为单位编制案卷顺序号。

如：

幼儿园工程项目共形成8卷档案，则案卷顺序号为1－8。

办公楼工程项目共形成10卷档案，则案卷顺序号为1－10。