展会流程外贸参展借鉴.docx

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展会流程外贸参展借鉴

展会操作流程

1．参展目的及原则

2．相关展会信息收集

3．展前准备

3．1信息调研

3．2真实性调查及风险防范

3．3询价和议价

3．4财务预算

3．5订立合同

4．展会策划

4．1展位选择

4．2展台布置

4．3广告信息发布

4．4潜在客户邀请

4．5展品及布件的运输和保管

5．0参展人员

5．1参展人员的分工

5．2参展人员行为规范和培训

6．0展会总结

6．1效果分析

6．2信息收集

6．3总结报告

附件：

1．年度展会信息收集表格

2．参展信息及参展提案

3．展会预算表

4．参展方案模板

5．展会信息收集概要

6．客户信息登记表

7．总结报告模板

本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中细节可随实际需要进行调整升级。

目的及原则

上海福步XX公司有限公司参展目的：

企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集

上海福步XX公司有限公司参展原则：

1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。

避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。

2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作

3．参加展会应做详细周密的策划,包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。

4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。

5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。

6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。

2．0展会信息收集

市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。

展会信息渠道为：

互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等

对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。

3．0参展前准备工作

3．1信息调研

参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包括：

主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。

如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。

3．2真实性调查及风险防范

展会的选择应注意防范风险，尤其是首次参加，参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话，以确认其真实性。

如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点，并验看举办方营业执照和身份证明，如有可能，请当地律师予以确定。

应尽量选择高规格，有实力的主办和承办单位操作的展会；尽量避免参加首次举办的展会，而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。

3．3询价和议价

参展前应与举办方商议价格，或争取其他方面的优惠政策。

对我方拟长期重点合作的展会，应与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。

3．4参展财务预算

在提交参展提案时应做好财务预算，包括：

参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。

参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

3．5定立合同

决定参展后应与举办方订立合同，并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。

4．0展会策展位选择

展位应选择有利位置，主要考虑：

出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。

避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。

应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地，原则上建议选择非标准展位（特形展示）以适合品牌形象策略。

展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整

4．2展台布置和展品陈列

展台布置的基本原则：

􀂾远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调

􀂾展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向

􀂾无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光

􀂾展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角

􀂾展区微观细节构造应考虑：

展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）

􀂾展示空间重点考虑：

四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4）

4．3广告信息的发布

根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和内业文章形式发表；

可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告加展会前三个月，可以考虑以软文的形式在有影响力的刊物上发布报道，以扩大知晓度。

4．4目标客户的邀请

参展前应邀请潜在客户，原宥客户，目标客户前来参加。

邀请应附门票和礼券，增加吸引力。

4．5展品及展示布件的运输和保管

各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失进行汇报。

5．0参展人员

根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。

人员主要包括：

展示经理、展示助理、专业演示和讲解、销售人员、女性演示和解说员

5．1参展人员的分工

􀂾展示经理

了解市场和广告需求

管理和监督设计项目

管理和监督展位的制作和设计方案

控制材料，交流和运输保管

保证布展时技术设备和文件的到场

保证展期提供充足的材料和宣传品

保证各参展人员各尽其职

提交总结报告

􀂾展示助理

分管对内、外的联络

协调与主办方的关系

协调展会与公司高级负责人的关系

确保公司形象反映在展会上

组织培训

报告展会上销售趋势

负责资料和宣传品的分发管理

负责展品的清点和汇报

负责信息的收集、汇总和整理

􀂾销售人员

跟踪每个具体销售目标，保证自己管辖的部分在控于整体管理

实施现场销售和引导

分发宣传品并解答提问

撰写信息收集报告

􀂾展示或演示员（专业技术人员）

必须是经验丰富的技术专家，对产品和技术细节非常了解

在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示频率

对客户提出的技术问题进行回答

撰写信息收集和产品反馈报告

􀂾女性接待和解说员

女性在展会上容易被接受，特别是行业产品形象机械死板，因此可能起到良好的弥补作用

要求女性解说员形象端淑，声音甜美，有亲和力，并能进行耐心、细致的接待和引导

主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍

将参观者引导给销售人员和专业讲解人员

分发宣传品和纪念品

指导客人填写信息和联络表格

恭送问询者离开

5．2人员规范和培训

全体参展人员要求统一照装；佩戴员工名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情。

对参展的必要事项，信息和规范应该做事前培训。

培训内容：

参展意义、目的和理念

展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）

行为规范和礼仪

职责分配和合作沟通

活动时间表

产品知识及常规问题的统一回答

信息的收集

认真学习福步外贸论坛-展会栏目的经验

6．0展会的总结

展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。

必须指出，展览的效果尤其是潜在影响力不易测定，因此对展览的实效分析不宜作不切实际的要求。

6．1效果分析

包括参观流量，有效客户数量，展览对销售的促进效果，客户对该次展览的印象等等。

6．2信息收集

信息收集应作为展会活动的一项重要内容。

信息内容包括：

行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等。

可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。

6．3总结报告

总结报告应在参展后1个月内由展示负责人提交，内容涵盖信息收集概要，效果分析，展会评价，改进建议等等。

提案递交人：

审核：

批准：