ERP系统运行管理制度.docx
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ERP系统运行管理制度
______ERP系统
运行管理制度（系统管理部分）
建立日期:
xxxx-x-xx
修改日期:
xxxx-x-xx
文控编号:
XXYYMMDDXX_（PMP项目号）_02（阶段序号）_XX（流水号）
客户项目经理：
日 期：
用友项目经理：
日 期：
第一章整体说明
1.1. 适用对象
本制度适用于与本ERP系统运行相关的所有岗位的人员：
包括EPR各个岗位的操作员，系统管理员，IT部门相关人员等。
1.2. 制定制度的目的
目的是为了保证ERP系统正常运行，严格规定在系统管理和维护的各个环节的相应岗位的标准做事方法和规则。
1.3. 具体内容
1.3.1. 系统管理员部分建议内容：
序号
操作名称
操作描述
时间和策略
1
系统防病毒
定时对应用服务器和数据库服务器进行杀毒。
每天，安排在系统空闲时刻
2
数据库备份
对ERP数据库进行备份
每天，安排在系统空闲时刻，可以设置为系统定时自动执行，要把备份复制到备份磁带中
3
产品补丁
使用用友提供的产品补丁维护系统
用友服务会不定期地提供相关的产品补丁，系统管理员应依据补丁使用流程安装补丁、做好相关备份和记录。
4
系统优化
对数据库系统优化
比如：
每周一次，对数据库索引进行重新组织。
5
客户端维护
对操作人员的操作终端的相关设置进行维护
比如U8ERP，要对客户端PC进行相关安全设置。
1.3.2. 操作用户部分建议内容：
1. 定期对系统终端防杀软件病毒；
2. 不更改客户端软件的相关设置，如IE浏览器的设置；
3. 保证系统终端不安装使用游戏软件等无关软件，保证ERP系统高效稳定运行；
1.3.3. 制度文本附件
第二章ERP管理系统及计算机操作管理制度
2.1. 总则
ERP管理的最终目的是利用核算手段及分析手段的现代化，实现企业管理工作的现代化，为企业管理的现代化提供基础。
ERP系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、计算机、核算软件，及各类会计信息组成的一个有机整体，为保证已建立的ERP系统的安全、可靠、正常稳定的运行，而且在运行过程中不断提高运行效率，增强信息系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理，即：
1、建立、健全各种组织控制措施，保证系统安全、正常、可靠、稳定运行；
2、加强对已建立的信息系统的管理，提高系统的运行效率；
3、充分利用系统提供的各种手段，便利灵活地为管理提供服务。
根据以上目的，并结合财政部对企业财务系统的特殊性与我公司的实际情况，制定出我公司ERP系统的管理制度。
本制主要包括ERP系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、人员组织管理维护管理及档案管理等内容。
本制度由ERP领导小组负责解释说明及监督实施。
本制度是依照财务的有关规定并结合当前ERP系统的运行实际情况制定的，为满足本公司ERP管理发展的客观需要应及时进行补充修改。
本制度从公布之日开始执行。
ERP管理就是把物料控制、生产计划和财务管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现企业整体工作方式的变革和人的解放，并定期或不定期地提供计划和控制经济过程需要的会计信息和生产信息等，为此，为保证ERP管理正常运转并完成预定的任务，特制定ERP管理操作使用管理制度。
此制度主要是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行完成预定的任务，保证系统内各类资源信息的安全与完整，只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业秘密泄露等的发生，避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失，保证发生故障后能及时恢复，出现错误后能及时发现，及时纠正，保证输出信息正确、真实。
2.2. 计算机的管理：
计算机属公司常规而又重要办公设备，应创造一个良好的运行环境，为保护计算机设备，软件与数据的安全可靠，现规定如下：
1、 计算机由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁拆卸；
2、 保持计算机卫生，定期清洁（每周末下午）微机以及其它设备的尘埃和赃物；
3、 严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作；
4、 为防止意外事故的发生，杜绝一切火源，计算机内所有电器设备须经电工安装，其它人员不得随意拆迁或安装；
5、 在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭及UPS使用等情况；
6、 严禁在微机内安装或运行游戏盘；
7、 不能在上班期间，浏览一些与工作无关的网站。
不能浏览色情、暴力、反动的网站。
8、 未经许可，不准对外服务，以防病毒传入；
2.3. 操作使用管理：
本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是建立、健全和完善ERP管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证ERP管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。
1、上机运行系统的规定：
1） 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统；
2） 非指定人员不能上机运行系统；
3） 上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员有不可推卸的责任；
4） 上机人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；
5） 应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；
6） 不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入；
7） 未经批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令；
8） 对各应用软件word、excel等的使用，必须在D盘上建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。
如被删除，文件编辑者自负后果。
2、上机使用人员职责和权限：
1）系统管理员：
对整个系统的运行进行负责。
（1）、协调系统内各类人员之间的工作关系；
（2）、负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。
（3）、负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，并做好上机记录的整理工作，应按规定及时性归档。
（4）、负责作好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。
2）、系统维护人员：
负责系统运行中硬件和软件的维护工作：
（1）、负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作；
（2）、负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；
（3）、负责系统的安装和调试工作；
（4）、按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护；
（5）、系统维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开数据库运行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。
3）、系统操作人员：
系统操作人员是指有权进入当前运行的ERP系统全部或部全功能的人员。
（1）、负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。
（2）、严格按照系统规定进行操作；
（3）、负责软盘备份及归档工作；
（4）、负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作；
（5）、日记帐应当天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结；
（6）、月底满页可打印所有的帐簿和会计报表；
（7）、记帐凭证按规定随时打印。
4）、数据录入人员：
（1）、检查原始数据是否合理、合法与正确，对于违规记录不得录入；
（2）、数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不得擅自修改和作废。
（3）、认真录入数据，录入完毕后检查核对，核对无误后交复核人员进行复核；
（4）、日记帐数据录入应做到日清月结。
5）、数据审核人员：
（1）、负责数据录入的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；
（2）、复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，应通知录入人员修改，待修改后再进行复核；
（3）、负责输出数据的审核；
（4）、对不符合要求的凭证和不正确的输出数据，不予签字确认。
6）、专职会计人员：
根据原始凭证编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度的要求，做到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范；
7）、档案管理人员：
（1）、负责ERP管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证，帐簿和报表等有关会计资料存档管理；
（2）、按规定时间催交入档；
（3）、对不符合要求的会计资料及软盘不予接收；
（4）、做好安全保密工作；
2.4. 上机操作注意事项
1、开机步骤：
1、 打开电源开关；
2、 打开UPS电源开关；
3、 打开打印机开关；
4、 打开显示器开关；
5、 打开主机开关。
2、关机步骤：
1、 关上主机开关；
2、 关上显示器开关；
3、 关上打印机开关；
4、 关上UPS电源开关；
5、 关上电源开关。
3、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟；
4、工作完毕后一定要完全退出系统后离开；
5、停电后UPS不间断电源会发出警告，要及时将数据存盘，执行上述操作步骤；
6、使用键盘时要轻击，切记不可重打；
7、严禁使用游戏盘，违者重罚。
2.5. 计算机上机操作记录制度
实际应用ERP管理软件的企业在实践中发现，必须规定对ERP管理单位要求有“必要的上机操作记录制度”，为保证我公司ERP管理的正常发展，更好地完成系统维护任务，了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，严格微机管理制度，现规定如下：
1、 所有上机操作人员必须登记所有上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容，运行时间和运行情况。
2、登记操作记录要认真详细，操作过程中没有问题，运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记录,并向系统维护员报告。
3、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。
4、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记载，对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。
并向系统总负责人汇报。
5、操作记录每月装订成册，日常文档由管理人员妥善保管，年终整理归档。
6、要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按有关制度根据问题的严重程度予以处理，请所有操作人员及维护人员必须严格遵照执行。
上机操作记录：
上机时间
操作员姓名
操作内容
运行时间
运行情况
备注
2.6. ERP管理岗位责任制
为使我公司ERP管理工作进程不断加快，保障ERP工作正常开展，确保此项工作的合法性、准确性、安全性，特制定ERP管理岗位责任性。
1、ERP管理岗位：
根据企业的内部物料、制造管理和会计核算的特点及企业对ERP管理岗位设置的要求，在系统总管理员的领导下，从各个岗位出发围绕ERP来开展工作，更好地发挥其应有的作用，特设如下管理岗位：
主管会计、财务负责人、系统管理与维护、业务经办与操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理。
2、岗位职责：
1） 信息部长：
对企业ERP发展方向、规模及重大硬件、软件、使用、应用项目进行决策，保证ERP管理工作的健康发展。
2） 财务负责人：
制订财务ERP发展规划，为主管会计提供重大硬件、软件使用、应用项目的决策依据，根据本企业特点合理的设置ERP管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员的工作情况，严格按各岗位标准进行考评。
3） 系统管理维护岗：
（1）、参与制定本厂财务ERP发展规划及ERP管理制度；
（2）、执行对操作人员的管理和计算机档案管理职能，对部门使用到软件进行日常维护，保证计算机软件、硬件财产安全可靠；
（3）、及时了解计算机故障情况，并采取相应处理措施，遇到重大的系统运行故障必须根据故障的发展，处理情况填写故障报告单并及时报给主管人员；
（4）、正确分配系统操作人员的使用权限及以后软件开发工作；
（5）、开发的软件应充分利用本公司已经应用的信息系统、报表系统的功能，并应以易接受、易掌握为原则；
（6）、未经各种主管、系统管理员核准的开发项目，不得上机；
（7）、保证各种ERP管理规定的正确实施。
4） 业务经办与操作：
依照科目负责制的原则，设置成本核算、费用核算、材料、销售、债权债务往来的核算、现金、银行存款、固定资产、记帐、二级核算等岗位，各岗位严格按照本公司财务制定的业务工作标准进行日常工作。
做好记帐前对明细帐的审核，保证录入数据正确。
充分使用计算机对帐、核销等功能来完成工作，并按《帐务管理制度》要求打印帐簿、报表。
5） 数据录入：
（1）、执行系统管理对岗位工作的具体指挥、要求；
（2）、及时、准确地按规定标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表；
（3）、通过系统管理员及时准确地为领导提供所需数据；
（4）、系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人；
（5）、正确执行ERP管理中的有关操作，使用等各项规定；
（6）、发现问题，及时向系统管理员及财务主管负责人反映；
6） 数据复核岗：
（1）、对输入计算机凭证质量把关，保证手工凭证与机制凭证的一致性；
（2）、对已录入的凭证及时复核，最迟不得超过次日复核完毕；
（3）、发现凭证错误，分析责任原因，通知有关岗位人员进行修改，复核人员不得擅自修改；
（4）、填好上机操作及其有关事项登记表，发现问题通知有关人员协调处理；
（5）、按日整理复核后的手工凭证，交数据管理员进行汇总、打印汇总凭证；
（6）、复核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对审核结果负责。
7） 数据稽核：
（1）、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；
（2）、审核记帐凭证是否符合会计制度要求，借贷关系式是否平衡，各种帐表相互之间数据是否一致，保证帐帐相符、帐表相符；
（3）、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业务经办人员进行协调处理；
（4）、每周对所有原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核，确保录入数据正确无误；
（5）、稽核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对所有因人为因素造成而未及时稽核发现的凭证问题负责。
8） 数据管理岗：
（1）、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求；
（2）、根据复核后的计算机凭证，按本汇总、打印、输出机制凭证汇总表，粘贴在机制凭证上，保证机制凭证在内容、编号、金额上的正确性。
（3）、对存贮在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐表等要及时备份，备份软盘要编号及盖章归档；
（4）、根据《帐务管理制度》有关规定，进行及时对帐结帐、结转下年；
（5）、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；
（6）、注意保管、查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档；
（7）、按档案管理要求移交档案，填写档案移交单；
（8）、对本岗位负责，在档案移交单上盖章。
9） 档案管理岗：
（1）、严格按照《档案管理制度》要求进行日常工作；
（2）、对会计核算结果的历年资料要保存三份，分别存放在不同地点；
（3）、对购置或自制开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管，并负责督促计算机凭证、帐薄、报表的装订归档；
（4）、注意查看《档案移交登记表》，对接收的计算机档案资料负责。
各岗位严格执行制度要求，相互协调工作，发现问题及时反 映，提出有利于ERP发展的建议，保证我公司财务ERP向着健康有效的方向发展。
3、监督、落实
本规定由财务主管及系统管理员监督执行。
帐务系统管理制度为保证帐务系统安全、正常、可靠的运行，根据ERP软件的实际要求及我公司的实际情况，特制定帐务系统管理制度。
本制度包括帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。
1） 、人员的组织
系统配备系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员，从业务管理及财务处理流程来分，系统配备系统管理员，系统维护员，数据管理员，财务主管，主办会计，出纳，往来会计，存货会计，销售管理员，具体配备见下表：
编号
岗 位
姓 名
1
系统管理员
系统管理
孙彦军
2
系统维护员
系统维护、录入、审核
孙彦军
3
数据管理员
数据管理、审核
孙彦军
4
财务主管
稽核、查询
5
主管会计
复核、录入、操作
6
出纳、银行
录入、操作
7
往来会计
录入、操作
8
原材料、成本会计
录入、操作
9
材料采购会计
录入、操作
10
销售会计
录入、操作
2）、操作管理制度
（1）、日常事务管理
①、必须以自己的名称、密码进入本系统，工作完毕后应及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；
②、不得将口令泄漏给他人，并定期修改自己的口令；
③、各操作员必须准确输入属于自己的工作范围内的单据内容，同时，必须输入本系统中起主要作用的号码，如：
单据号、订单号（即大号）、制令单号、凭证号等。
（2）、日常业务管理
各操作员必须按照《ERP操作员分工操作流程规范》中业务分工一览表中的步骤单据及主营业务操作流程来操作。
一般操作流程如下：
月初：
输出上月财务报表，报税，上缴利润。
月中：
输入如下单据，查询有关帐表
步骤及单据
操作员
审核
有关帐表
1进货单
存货会计
存货会计
采购明细表
采购统计表
进销存统计表
存货明细表
现存量明细表
2进货退回单
存货会计
存货会计
3进货折让单
存货会计
存货会计
4销售订单
销售管理
存货会计
受订明细/统计表
5制令单
存货会计
6领/退料单
存货会计
存货会计
领料/退料明细表
进销存统计表
存货明细表
现存量明细表
销货明细表
销货统计表
销货年度统计表
销货毛利分析表
借入还出明细表
借入租金明细表
借出还入明细表
借出租金明细表
调拨明细表,调整明细表
7成品缴库单
存货会计
存货会计
8销货单
存货会计
存货会计
9销货退回单
存货会计
存货会计
10销货折让单
存货会计
存货会计
11借入单
存货会计
存货会计
12借入还出单
存货会计
存货会计
13借出单
存货会计
存货会计
14借出还入单
存货会计
存货会计
15库存调拨单
存货会计
存货会计
16库存调整单
存货会计
存货会计
17单/多厂商付款单
出纳
主管会计
付款明细表，应付帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表厂商帐户变动表
18单/多客户收款单
出纳
主管会计
收款明细表，应收帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表客户帐户变动表
19其他费用收入/支出单
出纳
主管会计
其他费用收入明细表/其他费用支出明细表
20帐户收支单
出纳
主管会计
帐户收支明细表，帐户收支汇总表
21帐户调拨单
出纳
帐户收支明细表，帐户收支汇总表
22票据异动
出纳
23审核凭证
主管会计
科目总帐，科目明细帐，日记帐，现金帐，分录帐，销货帐，进货帐，汇总表，对象别帐
24过帐、结转凭证调整凭证
主办会计
月末：
①、存货会计监督仓库盘点，将实际库存数量经过盘点处理，有误差时调整实际库存数量及金额。
②、存货会计进行材料出库成本计算，并结转生成会计分录传递给总帐系统。
③、出纳根据银行送来的对帐单生成银行余额调节表。
④、主管会计审核完所有的会计凭证后结转费用、成本，形成本月利润，输出内部报表（如：
费用表，成本表，现金流量表等）。
制作财务报表。
要求：
能由系统自动生成的会计凭证不能直接在总帐中输入，一般性非主营业务的收付款在银行帐户收支单中进行处理，不能直接在总帐中输入凭证。
2.7. 业务处理工作标准
现金：
1、 核对手工凭证与输入计算机凭证的正确性；
2、 要求日清月结（启动现金日报表，每日打印，现金日报表，核对无误后打两份，一份上交主管负责人签字，一份自己保存，并随时接受不定期检查）；
3、 现金日记帐满页打印；
4、 出纳员每天五点必须结帐，与库存现金核对，打印日报表；
5、 出纳员应每天核查原始凭证与记帐凭证；
6、 严格执行现金管理制度，库存限额按要求存储；
支票管理：
1、 发放及填写支票，随时进行录入，新购入支票首先按整本、分帐户一次性录入，待支票使用时修改日期、限额及用途，使用部门及个人；
2、 报帐时及时核销支票；
3、 月末按部门、经办人提供未核销支票的明细，催交报销；
4、 作废支票应随正式支票作为凭证的附件。
预付帐款、应付帐款、其它应付款：
（收付款系统）
1、 按制定的标准摘要正确录入；
2、 随时对新增单位进行目录维护，并每整理一次，每月28日前交部门目录管理员；
3、 记帐完毕后，定期（每月一次）对单位往来帐进行核销；
4、 根据管理的需要，对欠帐单位，用款部门，金额大小，提供有关数据，经常通知公司内有关部门和人员清理债权债务。
5、 根据业务量大小，随时与对方单位进行核清帐目；
6、 必须进行参照录入，严格控制往来单位分户；
7、 属普通帐，统一打印；
预提费用、待摊费用：
严格划清业务内容，做到及时冲销预提及摊销费用。
生产成本：
1、 根据设置的明细科目，按标准摘要正确填制；
2、 利用总帐表进行成本核算（包括汇集费用、分配费用、成本计算）；
3、 根据管理的需要，提供成本核算的有关数据；
4、 定期进行成本分析；及时向领导提供成本核算资料，对带有倾向性的成本变化要及时反映，以便于改进；
5、 属普通帐，统一打印。
6、 按时核对明细帐，记帐凭证审核，当日业务不超过次日。
其他应收款、应收帐款：
1、 按制定的标准摘要正确录入；
2、 随时进行目录维护，并每月整理一次，于月终28日前交部门目录管理员；
3、 输入单据时或在一定时期内对应收帐款余额进行核销；
4、 根据管理的需要，每月进行一次帐龄分
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