配件仓库管理实用制度.docx
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配件仓库管理实用制度
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百事成机电设备总公司文件
★司字（2011）号★
配件库房管理制度
一、总则
为使配件库房管理规范化，保证财产物质的完满无缺，依照百事成总公司配件管理和财务管理的一般要求，结合公司详细情况，特拟定本规定。
二、合用范围
本规定合用于百事成总公司各保障中心所辖地域设有专职库管的配件库房，地域
划分以下：
广西保障中心南区——南宁总库及所辖桂南网点库、
北区——柳州分库及所辖桂北网点库
云南保障中心地域——昆明总库及所辖云南网点库
贵州保障中心地域——贵阳总库及所辖贵州网点库
三、岗位职责
1.配件经理
全面负责督促配件库房的规范管理；
2.配件管理员（可兼）
协调办理库存配件的分派、报废等事宜；
3.配件库管员
负责配件的查收入库及手续，出库及登记工作；
做好配件的保留工作，做到账、卡、物吻合；做好各种库房防患工作，保证配件
保留圆满、安全；
每个月盘点；为财务部门成本核算供应表单依照。
3.配件业务员
编制销售单，协助配件库管员办理备件出库。
四、工作流程
1.订货入库
.
.
流程
工作内容与要求
责任部门（人）
验货
①验货凭证：
库管员
中联：
依照配件发货记帐单（登陆中联
OA下载。
）
配套厂：
依照供应的发货凭证。
②验货要求：
到货即开始查收；如当天不能够查收达成，须入库区
别存放，不得遗留库房外。
有外包装的均必定拆包装，检查每
一个配件名称、规格、数量的正确性，及质量圆满性。
查收反响
③验完货一日内，将配件实收数量和到货日期填写于原计划单，
库管员
交配件业务员。
④若存在实物与发货记帐单数量、型号不符及质量问题，库管员
于他日内填写《配件收、发问题反响表》
，与计划单一并反响给
配件管理员（可兼）办理。
经过公司
OA交配件管理部备案。
入库⑤配件入库，摆放到位，系统开具《入库单》一式四联，第一联库管员
网点交总库库管员；第二、三联交财务部；第四联库房自留。
2.维修临时采买入库
流程
收货
查收反响
入库
工作内容与要求责任部门（人）
①依照采买人员供应的购物清单或发票验货，验货标准同订货入库管员
库第②条。
②如采买的产品不合格或不正确，拒绝入库，马上反响采买员查库管员
明原因。
如无任何问题而申购人员无故拒领，造成积压库存，及时报配件经理批阅办理；
③查收合格后系统开具《入库单》，依照增值税票、有一般票、无库管员
票的三种情况，要求依次在配件名称前加“WZ”、“WP”、
“WW”以示划分；第二、三联交财务；第一联交配件管理员（可兼）；第四联自留。
3.销售出库
流程工作内容与要求责任部门（人）
.
.
接
单
①库管员收到销售单后，须检查客户回款信息，如属信用销售，
库管员
按《配件销售管理方法》
，须有相关领导审批签字，无审批签
字不予发货。
发
货
②依照销售单明细备货，仔细检查，稳当包装，严防多发、漏发、
库管员
错发，再行交予客户或交收发员托运至收货人，销售单上必定有库管员、收发员或客户现场提货人签字。
4.维修出库
流程
接单发货
工作内容与要求
责任部门（人）
①款待内勤开具《维修领料单》一式两联报库管员，注明领用配
款待内勤
件的名称、型号数量、客户名称、维修车辆车牌号及车型，回
库管员
款情况。
②发货后，领料单第二联交款待内勤，库管员以第一联录入系统
库管员
开《销售订单》，备注：
“车牌号+进厂日期”，车辆完工后，经
款待内勤核对，业务员转开《销售单》一式五联,单号后加“WX”
标示，第一、二、三、五联交款待内勤，第四联库房留；
5.三包出库
流程工作内容与要求责任部门（人）
开单发货①系统开《借出单》一式四联，单上要求库管员、服务经理、收库管员
发员或服务人员必定签字。
第一联交各地域总库，第三联交各
地域三包内勤，第二、四联自留。
还
件
②
三包部门返还新件时，必定检查其名称、规格及数量，有外包
库管员
装的均必定拆包装检查，确认质量圆满，型号与原借出时一致，
开《借出还回单》；型号与原借出不一致时，将原借出件先做
《借出还回单》再做《采买退货单》
，再将还回新件按实质型
结
算
号办入库手续，价格同原借出件。
库管员
③三包结算：
三包内勤依照厂家月底发送的三包结算汇总表进行三包内勤
核对确认无误后，通知总库库管员办理结算：
基价200元以上的，删除原《借出单》后，按基价×1.1开《销
.
.
售单》开具发票与厂家结算；
基价200元以下的，删除原《借出单》后，按基价开《销售
单》，开具发票与各地域三包部门结算。
⑥《销售单》第一联交各总库，第四联库房自留，第二联交财务，
第三联交三包内勤。
库管员
对账⑦建立《三包件领用记录》台帐，以便随时盘问，每个月底与三包三包内勤
内勤核对确认；每个月2号下午4点前核对后经过公司OA发达务
部及配件管理部备案。
6.赠予出库
流程
工作内容与要求
责任部门（人）
接
单
①赠予配件或折让销售时，库管员必定拥有厂家或保障中心领导
库管员
签字的文件，或公司拟定的其余有效凭证作为依照才能恩赐发货
（如赠予协议、代金券）
发
货
②原则上每次赠予配件须一次性发放完不能够留库房代管。
库管员
7.调拨出库
流程
工作内容与要求
责任部门（人）
开
单
①各库房之间需分派件前，需求方发《调拨申请表》至发货方。
库管员
②各保障中心地域内所辖库房之间调拨开《同价调拨单》一式四
联，第一联收货库房财务存，第二联发货库房财务存，第三联
收货库房存，第四联自留。
③保障中心之间调拨配件时，此配件属发货地域采买时自行与供
应商结算的，发货方直接开《销售单》及发票给收货地域公司；
价格按《配件销售管理方法》执行。
对
账
④保障中心之间调拨配件的，每个月底将《调拨配件未开票明细》
发给收货地域总库仓管核对，每个月
2号下午4点前此明细的核
库管员
对结果必定发回发货方库房及财务和配件管理部。
8.销售退货
流程工作内容与要求责任部门（人）
.
.
收
货
①
如因型号不符退回的配件，查出原销售单及回款情况，检查配
库管员
件名称、规格可否与原出库时一致，检查质量圆满性，反响业
务员办理退货手续；
入
库
②
配件入库单独存放，做好表记，便于重新销售时优先出库。
库管员
9.盘点
流程
盘点
对账
工作内容与要求责任部门（人）
①月底盘点库管员
每个月最后一天前必定对实物盘点一次，盘点前先检查系统单
据，保证账目结余正确。
财务人员抽查或监盘，达成后库管员制作《盘点表》一式二份，
部门领导确认签字，一份库房保留，一份交财务部，电子文档
于每个月3日上午12点前交与配件管理部与财务部。
盘点发现串货、盘盈盘亏，报保障中心财务部，未经赞同不得
擅自调帐，配件管理部与保障中心财务部督查库房查明原因，
给出办理建议，于次月10日前报保障中心领导做办理决定。
②平常盘点库管员
平常自行抽盘库房物质，检查账、卡、物一致；发现有货物已
过保质期或已坏，请服务人员判断，不能够进行销售的，马上自
查，解析原因，并对同类、同期配件进行排查，申请报废；
报废流程以下：
将情况填写公司《报请事项呈批表》，列明货物种类、数量、
金额、存放时间、及产生质变的详细原因，准备照片，提交
配件管理员（可兼）。
配件管理员（可兼）复查该货物的质变原因可否属未依照先
进先出原则，存放时间过长，或属于未进行保护措施等人为
原因，针对复查结果提出办理建议。
将复查结果及办理建议报保障中心领导审批，审批表报配件
管理部备案。
予以报废的物品，每季度末库房将明细汇总报
财务部清账。
③财务部于每季度末月20日前与仓管员核对财务账与库房账，发库管员
现差异，次月月底前解决不得滞留。
.
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五、库房内部管理
1．平常管理
库房通道出入口要保持畅达，库房内要及时清理，保持地面、货架及配件整齐。
严禁将易燃易爆及强酸强碱等危险物品带入库房。
库房内消防、通风设备由专人管理、维修，没关人员不得操作
库房钥匙不得随意借给他人，未经仓管员赞同任何人不得擅自进入库房
每次发货完建马上关闭门、窗、锁及电源。
每日上、下班前，要检查库房及周围可否存在不安全隐患，门、窗、锁、电源可否关闭，如有异常应马上采用措施并向上级领导反响,做到早发现早办理。
2．配件存放管理
依照物品的用途、特点、类其余不同样分类上架存放，要求摆放整齐，仓位畅达。
详细存放标准和保留要求详见附件一《配件库房物质分类摆放和存放保护要求》。
3．库房6S管理评测
配件部门严格依照配件库房6S管理要求（附件二）进行内部自检，综合管理部不如期对备件库房6S管理进行检查，并追踪整悔悟程收效。
六．单据及报表管理
1．各地域网点每周寄单一次至其地域总库，包括：
采买入库的《入库单》、《采买退货单》第一、二、三联；
销售、维修或赠予出库的《销售单》、《销售退货单》第一、二联；
三包出库的《销售单》第一、二、三联；《借出单》、《借出还回单》第一、三联；调拨出库的《销售单》、《同价调拨单》第二联；
2.表单存档：
库管员每个月对当月内全部单据第四联综合一致按日期排序装订；
采买入库《入库单》、《采买退货单》第一联由各地域总库库管员每个月按库房
划分按日期排序装订；
三包《借出单》、《借出还回单》第一联由各地域总库库管员按库房划分按日
期排序，按月装订，第二联各库房按日期排序，按月装订；
调拨出库的《销售单》、《同价调拨单》第一联各库房自行按日期排序，按月
装订；
《盘点表》每个月装订；《三包领用明细》《调拨配件未开票明细》等表每个月存档电子文档。
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七、库管员工作交接
1．仓管员工作调动时，必定办理移交手续，将全部交接内容填制《交接清单》。
2．交接前，原仓管员先整理好库房配件实物、配件来往账目、全部单据、全部电子文档、数据、全部配件资料及其余待做事项，要求正确、完满。
3.配件管理部或财务部作为监盘部门先鉴定其账存数据正确后，开始交接配件实物。
由交接人、接收人、监盘人三方同时仔细逐一盘点。
盘点达成制《配件交接盘点表》三方复核不误后签字。
配件来往账目需制表经财务审察，交接人、接收人、财务三方签字；三包借件清单需制表经三包部核对，交接人、接收人、三包部门三方签字；
对于盘点出现的盈亏问题，配件管理部共同财务部马上核实，查明责任，上报部门领导，15个工作日内落实办理建议。
只有当交接手续全部办妥此后，原仓管员才能走动工作岗位。
八、核查处罚规定
1.配件出、入库方面
发现配件入库或出库时未按要求检查，或手续不全，造成账、卡、物不一致的，
相关责任人罚款50元/次；造成公司经济损失的，由相关责任人直接肩负。
凡非现款结算的配件销售出库，未按销售协议执行或未经相关领导审批擅自觉
货的，处相关责任人罚款100元/次；造成公司经济损失的，由相关责任人直接
肩负。
配件入库后对相关人员的反响动作延缓高出三天无正当原因或反响情况错误
的，处相关责任人罚款50元/次；造成公司经济损失的，由相关责任人直接肩负。
仓管员擅自违规转移或变卖库存物质的，一经发现，一律依照相关法律法规办理。
2.库房内部管理方面
对违反“五、库房内部管理”五条中的随意一条，处相关责任人罚款50元/次。
串货、盘盈盘亏相抵后仍造成经济损失的，另由相关责任人直接肩负；
因当事人原因造成保留不当损坏的或扔掉的，损失由当事人全部肩负。
损失计算按货物成本价计算。
3.单据报表管理方面
.
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当月发生的业务单据，网点严禁时寄单或漏交单的，无正当原因的，按责任原
因处各相关责任人罚款20元/份。
全部配件出、入库单据上，存在相关人员签署情况不吻合要求的，处相关责任
人罚款20元/份。
全部单据因保留不善造成扔掉的，处相关责任人罚款20元/份。
全部数据报表不按相应时间提交，处相关责任人罚款50元/份。
九、针对配件库管员未普及的机构及网点，按《网点配件库房管理方法》
执行。
十、本制度由配件管理部负责拟定、讲解并检查、核查。
十一、本制度自宣布之日起推行。
百事成机电设备总公司
二O一一年一月十天
本管理方法附件
附件一：
《配件库房物质分类摆放和存放保护要求》附件二:
《备件库房6S检查标准》
附件三:
《盘点表》《调拨未开票明细》《三包领用明细》《配件收发问题反响表》《调拨申请表》
附加说明：
本制度主要起草人:
胡静娟
本制度审察人：
黄耀荣
本制度赞同人：
.
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附件一：
配件库房物质分类摆放标准和存放要求
一、配件分类
库房分类序号分类
1转向类、离合类、制动类、
2车桥类、传动轴、半轴、
3胶管类、钢管类
底盘4发动机零部件类、底盘标准件
5保险杠
6支脚、履带板、拉板、支座轮
7轮胎、轮辋、
1阀类、辗转马达、卷扬马达、泵类
2滑轮类、滑块
上车3滤芯、回油滤油器
4密封件、灯具、接头、电器类等小件
5吊钩
1专用油品、玻璃、钢丝绳
2卷扬减速机、辗转减速机
综合3垂直油缸、水平油缸、辗转支承
4伸缩油缸、变幅油缸、活动支腿、固定支腿、
5发动机、分动箱、变速箱、转台
二、物质存放保护管理
1.库房对付库位划分地域、货位标签清楚；配件分划分类码垛，必定做到：
码放整齐、成行成列、检点方便、走道畅达，物料卡填写完满，执行签号定位，随时填写收、发、存数量。
2.同类物质堆放时，为先进先出的原则，要摆放合理，先进在前，后进在后，方便发货；不同样类物质之间间隔合理，有利存取。
3.严禁在库房堆放杂物、废品、个人物品。
4.库房相貌须做到“两齐”：
料架在库房摆放整齐，物质在料架上摆放整齐；物质做到“三清”：
数量清、质量清、规格型号清；物质管理做到“四一致”：
.
.
帐、卡、物、资本四一致；物质存放做到“五号定位”：
区号、架号、层号、位号、料号齐全，对号入座；物质储藏做到“十防”：
防锈、防腐、防蛀、防潮、防冻、防震、防混、防漏、防火、防盗。
5.按不同样物质保留技术要求，对物质合适进行加垫、通风、冲刷、干燥、如期涂油或重新包装等措施，准备杀虫剂等防虫，用老鼠药或老鼠夹等防鼠咬，准备干燥剂等防潮。
发现存放不当应及时改进，高温、高湿、高寒季节，要加强检查，防范大意。
6.缸、泵、阀等物质的储藏，须保持原包装或盛器圆满，保证零、部件不落地；液压件的安装连接面采用防锈措施，并最少每三个月检查一次；缸、泵、阀的接头防范罩、帽、套防范零散，出缺件的及时补全，对无防范罩、帽、套的缸泵严禁转入生产现场。
7.电器元件、焊丝焊条等物质，必定室内离地存放，并采用防潮、防霉变措施。
8.有保留限时的物质，如：
橡胶制品、塑料制品、油料、油漆以及带有橡胶制品的配套物质（泵带密封圈）等物质入库时，应将该物质出厂日期、保质限时记录在该物质的物质卡片上，以便加以控制管理，针对此类物质建立预警体系，加强管理。
发现过期物质，应马上从该库房剔出，按相关程序隔断申报报废，等候办理。
9.玻璃类易碎品，应用特别货架存放，使用保护套角等固定保护，玻璃与货架板之间及多块玻璃之间用纸、布、泡沫等娇嫩物质分开，搬动时必定轻拿轻放。
搬运周围其余物质时，不凑近玻璃存放架，省得碰伤划伤。
10.大件物质的存放须有相应工装，特别是对桥、驾驶室、叶子板、机棚等简单挤压变形的物质，必定装备相应工装；对离合器等物质不能够堆放过高，易挤压变形。
对于钢圈等粗大粗笨的物质，不能够堆放过高，造成安全隐患。
11.易燃易爆等特别危险物质，必定依照安全技术说明书分类存放，远离高温火种场所，严禁吸烟或携带火种进入库房，注意防范物品碰撞，同时，库房应做好相关防火宣传工作，装备并懂得使用消防器材，保证消防通道畅达。
.
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附件二：
备件库房6S检查标准
项次检查内容配分标准得分创新点
1.现场无存储不用物质
2.合格品与不合格品严格划分
3.物质按使用频率合理存放
（一）4.待办理物质有明确表记，在指定地域并及时清理
整理5.现场物质无纷杂放置，分类清楚可辨
6.通道畅达无阻
7.物架上全部物品摆放整齐
8.现场无散落零部件、手套、抹布等杂物
1.地域划线详细到位、表记清楚无剥落
2.物品定置摆放，无压线现象
3.物质摆放整齐，简单收发
（二）
4.物品都有明确的表记、责任人，且表记正确，清楚
整改
5.全部物质的帐、卡、物对应一致
6.运输、搬运设备在使用后归回原位，并摆放整齐
7.物质严格依照“先进先出”原则使用
1.地面干净，无垃圾（三）2.物料上无附着灰尘
打扫3.无卫生死角
4.打扫用具摆放整齐
1.责任地域落实到人，随时保持干净
2.现场的整理、整改、打扫每日进行
（四）
3.管理看板内容完满并处于动向管理状态
干净
4.建立起打扫标准，并严格执行
5.建立奖惩制度，坚持并严格执行
1.员工上班穿工装，且整齐得体
（五）2.上班时间无员工吸烟、吃零食、嚼槟榔、聊天等不
涵养良行为
3.无随地扔垃圾，吐痰现象
.
.
4.看板及时更新，内容完满
5.无违章违纪现象
5.垃圾分类存放，不混淆
7.睁开晨会或班会活动
8.无违章违纪现象
1.消防、电器设备处于优异状态
2.安全表记齐全，危险部位有警示和防范措施
3.电源开关及电线无损坏和裸露现象
（六）
4.按安全操作规定，进行作业
安全
5.危险品进行了稳当管理
6.物质堆放不超高
7.门窗无损坏，下班后关牢水电和门窗
.
.
附件三：
库
月工起配件盘点表
账存截止日期:
规格型
单
帐存
实存
南宁账存金
盘盈
盘亏
序号
备注
名称及图号
不含税单价
数
三包
在修
数量
金额
数量
号
位
数
额
金额
1
2
3
4
5
合计
0
0
0
0
0
0
0
0
盘点人：
审盘人：
审察人：
*账存数、三包数、在修数分别取自系统导出数据的账存数、借出数、已销售订货数；
*账存截止日期一般取最后一天，逢节假日合时提前；
*盘点前，已出库配件都要开具相应单据并审察过账，此表账存数已截止后，严禁再以截止日及从前的日期过账单据，省得引起今后反查时，账存截止日的账存数与此盘点表不符；
*此表要求每个月底盘点后，次月3号12：
00前交配件部、财务部。
.
.
库月工起配件调拨出库未开票明细表
序
单据日期
来往单位
商品编号
商品名称
规格
单位
调拨数
不含税成本
单据编号
量
不含税单价
号
金额
合计：
0
.
.
*保障中心之间调拨配件未开票的，从系统导出销售明细制作该表。
.
.
库
月
日止三包领用配件明细表
序号
出库日期
出库单号
出库
结算/还件
结算/还件
结算/还
结算/还件
欠结算数量
单价
金额
配件名称
日期
单号
件数量
结算发票号
数量
型号
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
合
计:
0
制表：
三包核对：
*此表用于每笔三包配件出库、入库时记录。
.
.
百事成（内部）配件调拨申请表
单
日期：
申请库房：
库
号：
特别到货地点、联系人及联系方式：
序
计划
要求发运方式
配件名称及图号
规格型号
实收
零
其
物流代码
单位
快
号
数
数
担
他
升级会员 