ERP系统PM模块业务流程的运行管理丁键.docx

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ERP系统PM模块业务流程的运行管理丁键

ERP系统PM模块业务流程的运行管理

作者中国石化股份有限公司齐鲁分公司ERP支持中心丁健慕晓红赵辉宋建东韩晓波

摘要本文在对ERP系统PM模块业务流程特点和应用中的问题进行分析的基础上，提出了对业务流程跟踪、监视、评价、控制和优化的策略。

关键词ERPPM流程管理

1.引言

在ERP系统中，要求各项业务必须按照标准流程执行。

ERP系统的PM模块，由于流程结构复杂、系统应用面广、数据流量较大、最终用户较多等，使各项业务实现按照标准流程规范执行难度很大。

因此，搞好业务流程的运行管理应当作为PM模块日常应用支持的一项重点工作。

齐鲁分公司在ERP系统建设和系统整合过程中，根据中石化系统推广模板，逐步建立和完善了PM模块的19个标准业务流程。

主要包括：

PMT-P01主数据维护部分

⏹PMT-P01-S01维护功能位置主数据标准流程

⏹PMT-P01-S02维护设备主数据标准流程

⏹PMT-P01-S03维护物料BOM主数据标准流程

⏹PMT-P01-S04维护功能位置/设备BOM主数据标准流程

⏹PMT-P01-S05维护工作中心主数据标准流程

⏹PMT-P01-S06维护特性主数据标准流程

⏹PMT-P01-S07维护分类主数据标准流程

⏹PMT-P01-S08维护测量点主数据标准流程

⏹PMT-P01-S09维护一般任务清单主数据标准流程

⏹PMT-P01-S10维护设备/功能位置任务清单主数据标准流程

⏹PMT-P01-S11维护供应商主数据标准流程

PMT-P02日常维护工作部分

⏹PMT-P02-S01维修通知单建立与处理标准流程

⏹PMT-P02-S02维修工单计划标准流程

⏹PMT-P02-S03执行维修工单标准流程

⏹PMT-P02-S04维修外委服务采购标准流程

⏹PMT-P02-S05维修领料标准流程

⏹PMT-P02-S06维修成本结算标准流程

⏹PMT-P02-S07计量凭证维护标准流程

PMT-P03预防性维护部分

⏹PMT-P03-S01预防性维护计划标准流程

在上述流程中，属于日常维护工作部分的7个标准流程结构相对更为复杂，流转环节比较多，各项流程或作业被分割于不同的部门执行，在保持流程活动的整体性和一致性方面难度很大。

此外，属于日常维护工作部分的7个标准流程应用人员分布面比较广，日常业务数据流量比较大，出现业务执行和系统操作不规范的可能性也比较大。

因此，相应流程的运行管理应当作为ERP系统PM模块日常应用支持工作的重点。

2.系统应用中的问题分析

2.2维修通知单的建立与处理流程应用中的问题

齐鲁分公司对维修通知单建立与处理业务采用的标准流程如下：

维修通知单建立与处理业务流程的特点是流程环节相对比较少，系统中的动态数据维护主要是由车间的设备管理人员负责。

由于该项业务流程没有设置上级审核或审批环节，因此容易出现由于业务数据维护人员责任心不强而带来的数据质量问题。

通常会表现在：

（1）对故障报告、维护请求和作业报告三种通知单类型选用不当。

（2）一台设备发生故障时，在没有进行处理之前，创建了多张通知单。

（3）通知单的抬头和文本描述不完整、不准确或表达不清晰，从描述中无法准确获知发生了什么样的问题或请求什么内容。

（4）通知单的业务流转不及时，系统状态或用户状态未能正常进行维护。

（5）通知单中的故障开始时间和完成时间维护不准或不维护，影响了明细分析功能的使用。

（6）通知单中的故障部位、故障模式和故障原因的数据维护不全，影响了损坏分析功能的使用。

（7）通知单中的“停机”选项和“影响”选项不匹配或不一致。

（8）通知单关闭不及时，影响了设备技术状况统计分析功能的使用。

2.2工单计划流程应用中的问题

齐鲁分公司对维修工单计划业务采用的标准流程如下：

维修工单计划业务流程的特点是流程环节比较多，工单计划一般是由车间的设备管理人员负责创建，由车间负责人、厂设备管理部门和公司设备管理部门执行多级审核或审批，业务流程相对比较长，流程运行效率是必须加以关注的重要问题。

此外，工单计划流程与MRO物资计划流程存在接口，工单计划下达后会对MRO自动形成物资需求，物资装备部门对物资需求计划实行定期集中办理的要求是一项必须加以考虑的约束条件。

另者，在工单计划流程实际应用中，不同程度上存在着仅将工单计划作为物资领料、外委施工或修理费记录的现象，工单业务数据维护不尽完备，使设备运行分析、维修历史分析等功能得不到充分发挥。

2.3执行维修工单流程应用中的问题

齐鲁分公司对执行维修工单业务采用的标准流程如下：

执行维修工单业务流程的特点是对外接口比较多，关联于物资供应、外委服务采购和成本核算等业务范围。

其中对系统整体运行困扰比较大的问题是工单计划变更问题。

由于检修计划的不确定性，以及其他特殊情况：

包括材料/备件以高代低、不同包装之间的替代、物装为了降低库存而要求的替代、对物资描述的理解偏差导致的误报/误购以及系统中创建的物资编码出现重码等情况下，需要对已下达的工单计划进行修改。

工单计划中的物资需求变更会对MRO的业务运行带来较大影响。

此外，系统的最终用户进行工单的技术完成和业务完成操作之前，如果对各项条件确认不够，发生提前关闭工单的情况下，会影响正常完成物料发货过帐和外委服务项目接受，这是整体业务流程运行中的一个薄弱点。

2.4外委服务采购和外委服务费用结算流程应用中的问题

齐鲁分公司对外委服务采购和外委服务费用结算业务采用的标准流程如下：

外委服务采购和外委服务费用结算业务流程的特点是流程环节比较多，但在SAP的系统中可实现上线运行的内容却比较少，迫使大量的业务只能线外执行，线上进行结果记录。

线上和线外反复切换操作，使流程结构变得比较复杂、流通效率降低。

特别是线外执行的合同签订、工程签证、结算上报和结算审计等环节响应时间通常都比较长，对项目进程和修理费进帐形成一定的负面影响。

2.5维修领料和材料费用结算流程应用中的问题

齐鲁分公司对维修领料和材料费用结算业务采用的标准流程如下：

维修领料和材料费用结算业务流程的特点是与MRO的业务关联比较强。

工单计划下达后形成物资预留，进而转入MRO业务流程。

MRO物资供应业务，从创建采购申请→采购申请审批→创建采购订单→采购订单审批→执行采购合同→物资入库过帐→物资发货过帐等，整个流程比较长、流程环节比较多，其业务流程的运行效率对工单计划进程形成较大的制约，这是整体流程运行中的瓶颈。

3.业务流程的管理与改进

齐鲁分公司多年来在ERP系统建设、系统整合和应用支持等实际工作中，围绕提高PM模块业务流程质量，通过积极研究探索，认真总结经验和坚持持续改进，创建了一套系统的管理办法。

3.1健全完善ERP系统运行管理规范

齐鲁分公司为了搞好ERP系统的应用，组织建立了一整套运行管理规范。

其中PM模块也相应制定了《齐鲁分公司ERP系统设备模块操作规程》，操作规程中确定了相关各个部门和各类人员的角色定位和管理职责，建立了业务流程的运行规范，对PM主数据维护、日常维护工作和预防性维护等方面的业务执行和系统操作提出了明确的管理要求，从而为搞好业务流程管理夯实了基础。

3.2建立对业务流程质量的评价指标

业务流程管理的核心内容是提高流程的质量。

业务流程的运行质量可以通过建立相应的性能指标进行测量、评价和控制。

齐鲁分公司为了搞好ERP系统PM模块的流程管理，主要建立了如下的流程性能评价指标：

⏹通知单质量合格率：

评价内容主要包括：

通知单选型的合理性，活动通知单的唯一性，抬头和文本描述规范性，业务处理和状态维护的及时性和正确性，故障开始时间、完成时间以及故障部位、故障模式和故障原因等数据的完备性，通知单中的“停机”选项和“影响”选项的一致性等。

控制指标确定为：

通知单质量合格率=（审核合格的通知单数量/审核的通知单总数）×100%≥95%。

⏹工单质量合格率：

评价内容主要包括：

工单选型的合理性，活动工单的唯一性，主题描述的规范性，抬头数据视图、工序视图和组件视图中各项数据的完备性和规范性，业务处理和状态维护的及时性和正确性，关联的组织结构、帐户分配数据及结算规则的正确性等。

控制指标确定为：

工单质量合格率=（审核合格的工单数量/审核的工单总数）×100%≥95%。

⏹计划工单的比率：

控制指标确定为：

计划工单的比率=（创建的LP02和LP03工单数量/创建的工单总数）×100%≥90%。

⏹工单集中下达率：

控制指标确定为：

工单集中下达率=（LP02和LP03工单按时下达的数量/创建的LP02和LP03工单总数）×100%≥90%。

⏹工单中物资需求变更率：

控制指标确定为：

工单中物资需求变更率=（已下达的工单物资项目变更的数量/已下达的工单物资项目总数）×100%＜10%。

3.3完善对流程运行状况的监控手段

完善对PM通知单的跟踪监控手段。

通过组织开发《PM通知单质量监控表》，实现了对PM通知单数据质量状况的实时监控。

完善对PM工单的跟踪监控手段。

通过组织开发《PM工单业务流程监控表》，实现了对工单业务运行效率的实时监控。

完善对PM相关业务的跟踪监控手段。

通过组织开发《MRO对工单发货业务监控表》，实现了对PM与MRO业务流程接口流通响应状况实时跟踪分析，完善了工单计划与物资供应整体流程的管理手段。

完善PM工单中物资预留变更实时报告手段。

通过组织开发“工单下达后组件变更检查”增强功能，实现了对PM工单计划中物资预留变更的实时报告和跟踪监控，使MRO和PM模块界面管理手段得到进一步完善。

完善外委服务业务的跟踪监控手段。

通过组织开发《外委工程管理台帐》，实现了对外委服务业务执行情况实时跟踪分析。

完善PM固定工单流程管理和运行监视手段。

在SAP系统中，为了满足成本核算和修理费统计分析的需求，齐鲁分公司对于不能全面执行PM标准流程的部分维修业务，采取了建立固定式维修工单的办法。

对于不通过PM标准流程发生的维修业务所形成的修理费用，由财务人员在SAP系统中对固定式维修工单直接进行记帐。

但是，实行由财务人员对固定式维修工单直接进行记帐的方式，使PM人员对修理费使用情况的监控力度有所减弱。

为此，我们通过优化固定工单业务流程，合理界定固定式工单使用范围，完善修理费业务的监控的机制，规范了业务运作。

3.4定期组织业务流程质量状况审核

开展流程质量审核是保障流程高效运行、强化流程执行力度和发现流程优化机会的一种有效手段。

齐鲁分公司为了不断提升ERP系统应用水平，公司支持中心结合例行的财务月结工作，每月组织PM模块进行业务流程质量审核。

审核主要是围绕PM模块流程性能指标进行测量和评价，审核各有关单位和上线操作人员执行流程的符合性，评价业务流程运行的有效性。

根据审核结果定期发布情况通报和问题整改通知单，并与各有关单位的绩效考核挂钩，直接兑现奖惩。

通过定期开展流程质量审核，强化了管理的约束和激励机制，使PM模块的业务运行水平得到持续改进。

4.结语

业务流程的运行管理是ERP日常应用支持的一项重要工作。

要搞好流程管理，必须健全流程管理规范和流程质量的评价指标体系，这是搞好流程管理的重要基础。

要搞好流程管理，需要不断完善对流程运行状况的跟踪、监视、评价和控制手段，这是搞好流程管理的重要保障。

要搞好流程管理，需要组织开展业务流程运行状况审核，这是推进提高流程质量的重要措施。

要搞好流程管理，必须协调和管理好各模块所有相关的流程活动，保障流程活动的整体性和一致性，从而有效提高管理的整体绩效。

参考文献

蒋志青著.企业业务流程设计与管理.北京.电子工业出版社.2004.3