饮食通库存管理.docx
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饮食通库存管理
《饮食通》库存管理操作手册
一、启动《饮食通》库存管理软件
1、双击桌面快捷方式启动
2、鼠标点击开始－程序－饮食通网络版－库存管理，启动饮食通库存管理程序。
安装完软件后在桌面上建立一快捷方式，启动时请双击此图标
二、登录《饮食通》库存管理系统
2.1什么叫登录
登录是对用户身份的验证过程。
需要用户有库存管理权限才能登录饮食通库存管理程序。
2.2如何登录到饮食通库存管理系统
在启动饮食通库存管理程序后，在弹出的对话框中输入用户编号和密码，点击“登录（功能键Alt+L）”按钮即可。
三、填写凭证
《饮食通》库存管理模块通过凭证进行日常的库存业务管理和控制；
计算机能够随时盘点当前的库存，并可以打印库存盘点表，便于库存管理人员盘点实际的库存；
通过日结业务处理，能够产生库存物品的相关帐务科目数据并根据验收入库凭证生成应付帐款数据，提供给《饮食通》帐务管理模块进行后处理；
期末库存结转处理过程，能够将当前月份已经做过日结业务处理的库存凭证转移到历史记录中，以提高日常业务的处理速度和效率。
3.1验收入库单
业务目的：
记录各种物品的验收入库情况。
数据来源：
对入库物品进行质量和数量检查的实际结果。
财务发生：
借－库存原材料或库存商品；贷－应付账款或现金、支票
详细说明：
企业对已实际拥有或已取得所有权的原材料作为购进原材料的入账时间。
在外购原材料的过程中，常常会出现支付货款与收到原材料的时间不一致的情况。
在会计处理上，如果先付款后收货，以支付货款的时间作为原材料购进的入账时间；如果先收货后付款，以验收入库的时间作为原材料购进的入账时间。
企业对外购原材料的计价，应按采购过程中实际发生的成本、费用为依据，其实际成本应由两部分内容组成：
买价，即供货单位的销售价格；进货费用，即能直接认定或易分摊的运输费、装卸费、保管费及缴纳的税金等。
对分不清受益对象，或品种较多，分摊困难的进货费用，也可在[营业费用]账户中列支。
企业购进原材料，通常有两种方法：
直接采购：
根据生产部门（厨房、生产加工车间）提出的原材料请购单，采购员购进后将原材料直接交生产部门，由其验收签字后，交采购员转财会部门入账；
对于直接采购的的原材料，在填写入库凭证的时候请选择领料部门，保存凭证后，系统对于直接采购的凭证会打上标记，如下图所示：
库房采购：
由仓库管理员按照定额管理要求，提出[原材料请购单]，采购员采购后交仓库验收，填写入库单后交财会部门入账。
企业购入原材料并已验收入库的，借记原材料账户；购入原材料直接交生产加工部门耗用的，则不通过原材料账户核算，可直接借记营业成本账户。
当入库时，按照公式：
库存原材料单价＝（单价+进货费用）/数量，可能会出现计算单价无法除尽。
针对这种情况的处理办法是：
对分不清受益对象，或品种较多，分摊困难的进货费用，可在[营业费用]账户中列支。
采购入库业务的进货金额＝∑（入库物品单价×数量）
[例]饭店4月1日发生以下业务：
⒈向第六粮店购进大米500千克，单价1.80元，金额900元，货款尚未支付，大米已验收入库，另以现金支付大米运费10元，作分录如下：
借：
原材料--粮食类900
营业费用--进货费用10
贷：
应付帐款--第六粮店900
现金10
其中，[借：
原材料--粮食类]的会计分录由《饮食通》库存管理程序自动完成，经财务人员审核之后记帐；[借：
营业费用--进货费用]的会计分录和贷方的会计分录，由财务人员通过《饮食通》帐务管理模块进行输入。
⒉购进河虾10千克，单价40元，金额400元，以现金支付，河虾已由厨房直接领用，作分录如下：
借：
营业成本--餐饮业务400
贷：
现金400
该会计分录由《饮食通》库存管理程序自动完成，经财务人员审核之后记帐。
[原材料]是资产类帐户，可以核算企业库存和在途的各种原材料的实际成本。
购进并已入库的各种原材料，记入借方帐户；耗用各种原材料时记入贷方帐户，余额在借方，表示企业库存的原材料的实际成本。
[原材料]帐户除按材料类别设置二级帐进行核算。
3.2退货出库单
业务目的：
记录因为质量或者销售情况等原因，与供货商达成一致，将库存的物品退还给供货商，并办理出库的情况。
依据某个供应商当时的验收入库单，按照物品的采购价格，进行退货出库处理。
数据来源：
对出库物品进行数量检查的实际结果。
财务发生：
借－库存原材料或库存商品（红冲）；贷－应付帐款（红冲）
3.3部门领料单
业务目的：
记录部门领用的库存物品，并办理出库的情况。
数据来源：
对出库物品进行数量检查的实际结果。
财务发生：
借－营业成本；贷－库存原材料或库存商品
生产部门（厨房、生产车间）根据生产需要领用原材料时，应填制领料单凭以领料，不管领料单数量多少，《饮食通》库存管理模块均能够自动进行相关处理，而不必由仓库管理员定期编填[领料单汇总表]交财会部门，让财会部门据以借记-营业成本帐户，贷记-原材料帐户了。
[例]4月1日饭店厨房领用大米100千克，单价1.76元，金额176元，系统自动作分录如下：
借：
营业成本--粮食成本176
贷：
原材料--粮食类176
餐饮企业库存物品采购并验收入库之后，某些物料的实际存放地点不在库房，而是交由制作部门进行使用和管理，流程上只是填写一张验收入库单。
库存管理人员会定期进行实地盘存，根据帐面结余数量和实地盘存数量倒挤出部门的领料数量。
程序提供了直接填写实地盘存数量的简单操作，剩余的计算交由程序自动完成。
在上图中点击实地盘存，如下图所示：
3.4部门退料单
业务目的：
记录部门退还库房已经领用的库存物品，并办理入库的情况。
数据来源：
对退还物品进行数量检查的实际结果。
财务发生：
借－营业成本（红冲）；贷－库存原材料或库存商品（红冲）
3.5仓库调拨单
记录拨入和拨出仓库及物品代码、物品数量。
改变库存物品在各个仓库的分布存放数量，不涉及财务处理。
3.6库存盘盈单
通过库存盘点，产生盘盈和盘亏的结果，并输入盘盈和盘亏单。
盘盈会计分录：
借－原材料（或库存商品）－二级科目；贷－待处理财产损溢－库存盘点盈亏损溢
3.7库存盘亏单
盘亏会计分录：
与盘盈相反。
3.8物料转换单
在餐饮企业的经营过程中，往往会发生物料在仓库中进行转换的业务。
例如：
一料一档：
购进的鲜牛肉，经过厨师的制作，做成卤牛肉进行存放和领用；
一料多档：
购进的三文鱼是整条的，经过厨师处理之后，变成三文鱼肉和三文鱼头，分别进行存放和领用；
还有多料一档、多料多档的情况，在此就不一一列举。
这种业务的特点是内部进行了制作处理，前后的总成本价格不变，而制成品或者半成品不是马上进行销售，是交由库存进行管理。
物料转换单就能够解决上述问题。
通过填写物料转换单，能够反映出库存的这种变化情况。
例如：
已经购进的10公斤三文鱼，每公斤12元，总计120元，经过厨师的分切加工处理后，变成6公斤三文鱼肉和3公斤的三文鱼头，则填写物料转换单如下：
名称
规格
数量
单价
小计
三文鱼
公斤
-10
12
-120
三文鱼肉
公斤
6
16.66
100
三文鱼头
公斤
3
6.66
20
注意：
如果是原料物品，则填写的数量应该小于零，表示该物品是原料，然后填写物品数量，系统自动取最近一次日结业务处理所计算出来的移动加权平均单价，并计算合计价格；
如果是新物品，则填写的数量应该大于零，表示该物品是新的物料，然后需要填写新物料的数量，系统自动给出合计价格，操作员也可以手工修改合计价格。
该凭证的原则是物料品种发生了转换，但是库存物品的总价值保持不变，所以只有原料的总价格与新物料的总价格匹配，该凭证才能够保存。
下图给出的是一张物料转换凭证的例子，表示20瓶燕京冰啤转换为10瓶燕京精啤酒和1桶燕京扎啤。
3.9期初结存单
期末库存结转的时候自动生成，记录上期期末时各个仓库的物品结存情况。
3.10物品初始化单
程序运行之前的库存盘点结果通过物品初始化单的方式进行录入。
和验收入库单
（1）基本相同，只是没有供货商信息。
日结业务处理的结果是单向的借库存商品，没有贷方。
餐饮企业采购入库的原材料，在销售或者领用的过程中，出现出库数量大于入库数量并且有实际结存的情况，例如：
海鲜在销售过程中，实际出售数量大于采购数量。
《饮食通》提供的解决办法不是盘盈和盘亏，而是通过填写一张该仓库的零金额初始化单，即单价和金额均为零，数量为库存帐面盘点的负库存，既能正确进行日结操作和成本核算，又能够真实反映库存实际数量。
注：
零金额的初始化单因为没有金额变化，所以不会生成凭证，不影响采购和消耗成本。
3.11期末假退料单
业务目的：
假退料单在期末最后一天填写。
在一个会计期间内，餐饮企业的各个制作部门会定期或者不定期的到库房领取原材料或者库存商品，并填写相应的部门领料单。
在会计期末的时候，各个制作部门往往会存有一定数量的未完全消耗掉的物品。
为能够相对准确的反映餐饮企业在一个会计期间的营业成本的实际发生情况，就需要对各个制作部门所剩余的物品进行盘点，将所得的盘点结果填入假退料单。
《饮食通》库存管理模块的期末业务处理过程会根据假退料单的物品明细内容自动生成下一会计期间期初第一天的部门领料单。
数据来源：
对各个制作部门所剩余的物品进行盘点的实际结果。
财务发生：
贷－营业成本；借－库存原材料或库存商品
四、修改删除凭证
对于只用有库存管理权限的用户，只能够修改自己添加的凭证。
拥有财务权限的用户能够修改其他用户录入的凭证，并且修改之后，会更新凭证的制单人信息。
如果凭证日期大于上次日结业务处理日期，就能够进行如下操作：
修改凭证明细：
仓库、供货商、备注、凭证清单、入库方式。
修改凭证明细和填写新凭证的界面类似。
修改凭证日期
具体操作如下：
在库存管理的“填写凭证”标签下面，在
下拉框中选择需要编辑的凭证类别，然后选择日期，展开日期下的所有此种类型的凭证，找到要编辑的凭证，鼠标右键单该凭证，可做如下操作。
修改凭证日期有两种修改方式，根据需要选择适合酒店的修改方式。
删除（只有拥有财务权限的用户才能够删除凭证）
五、库存盘点
基本数据录入完成之后，所需要进行的下一步工作就是进行库存盘点，并将盘点的结果录入计算机。
库存盘点工作是指盘点物品在各个仓库的现有库存数量和金额，或者计算出物品的加权平均价格，作为库存管理运行的初始条件。
确认上面填写的价格和数量并保存到后台数据库中，初始化工作完成。
每次日结业务处理的时候，如果相关物品有出入库业务发生，《饮食通》库存管理程序会按照"移动加权平均"的原则，自动计算并更新物品价格，无需任何人为的计算。
5.1按数量金额汇总
首先从左侧的日期区间、仓库、物品类型选项里选择库存盘点的条件，然后点击“计算盘点表”按钮，得到右侧的盘点表。
主要记录物品的期初结存、增加、减少、结存、库存报警值等数据。
注意！
：
在讲算盘点表的时候应确认你计算区间的凭证已经做完日结业务，否则统计出来的结果有可能不正确。
5.2按凭证分类汇总
如上述，首先选择盘点条件，然后点击“计算盘点表”，得到下表：
该表按凭证分类汇总，详细记录了验收入库、假退料、盘盈、初始化几种方式的物料增加数量和部门领料、自动销售、盘亏等几种方式的物料减少数量。
5.3报表打印
在所有的查询结果界面，点击鼠标右键，就能够弹出如下的菜单，能够将查询结果打印、另存为Excel、RTF、Txt、Html等常用的文件。
同时，还可以调整字体、列宽、行高和数字显示格式等个性设置。
六、查询历史凭证
经过期末库存结转处理的库存凭证可以通过查询历史凭证的功能进行查询和打印。
在查询的时候请选择查询的凭证类型及月分份，并可对查询的凭证进行选择打印
七、查询物品出入库记录
在选择物品进行查询的输入框中输入物品代码或者物品的拼音首字母，就可以查询该物品在本月或者历史的出入库流水记录。
用鼠标双击每一条流水记录，可以显示包含该物品的整张凭证，并且所查询的物品用明黄色突出显示。
八、库存统计报表
8.1物品出入库情况统计表
物品出入库情况统计表主要是对选择物品在一定时期内、在所选择的仓库里物品的增加、减少的数量统计。
8.2部门领料退料统计表
部门领料退料统计表主要是对所选部门在日期区间内的仓拨领料、直拨领料和退料的统计。
8.3供货商进退货统计表
统计所选供货商在日期区间进、退货的数量、金额。
8.4凭证分类统计表
统计所选凭证在日期区间内记录物品发生的数量、金额。
8.5物品采购价格统计表
统计所选择的物品在日期区间内的采购均价和每天的采购价格。
图8.1：
图8.2：
图8.3
图8.４
图8.５
九、库存结转处理
点击库存管理界面的“结转处理”按钮，可以进行日结业务、取消日结、月结业务、取消月结等结转处理，还可以从备份文件中恢复因取消结转操作丢失的库存凭证。
9.1日结业务处理
日结业务处理按照如下流程进行：
确认所有凭证的正确性：
库房管理人员应该针对发生业务的各个库房进行库存盘点、核对。
通过计算盘点表，能够按照仓库、类别进行统计。
注意！
：
进行日结业务处理的时候应该确保所有的物品入库数量应该大于或等于出库数量，否则请修正错误凭证后再做日结处理。
若结存数为负数时出错的报告如下图：
按照“移动加权平均”的原则，计算库存的物品单价并更新相关的出入库凭证的物品单价、物品金额小计和凭证合计金额。
《饮食通》库存管理模块所采用的移动加权平均法是在每次日结业务处理的时候，按原材料在计算期内的加权平均单价来计算原材料发出成本和期末结存价值的一种方法，由于计算机能够完成大量的繁琐数据运算，所以比全月一次加权平均法更具有实时性。
其计算公式为：
加权平均单价＝
上次原材料结存金额+本次原材料变化金额（收入－减少）
上次原材料结存数量+本次原材料变化数量（收入－减少）
在加权平均单价的计算中，金额和数量的变化涉及到验收入库单、退货出库单、物品初始化单、物料转换单4种凭证。
计算本次原材料发出成本＝本次原材料发出数量×加权平均单价。
在日常工作中，加权平均单价常常除不尽，计算的结果就会产生尾差。
为了保证库存期末结存原材料金额的准确性，《饮食通》库存管理软件能够判断原材料的剩余数量是否＝0，如果是，则将原材料的全部剩余金额更新到领料业务中。
注：
除期初结存单、验收入库单、退货出库单、物品初始化单、物料转换单之外，其他库存凭证的价格，均依据本次日结业务处理所计算出的原材料单价进行计算。
生成每日财务发生数据：
以日期为分组条件，针对每日的所有相关库存凭证，统一计算其财务发生情况，生成相关科目的借贷金额，写入后台数据库。
通过日结业务处理，能够产生库存物品的相关帐务科目数据并根据验收入库凭证生成应付帐款数据，提供给《饮食通》帐务管理模块进行后处理。
由于实际的库存管理业务并不象前台业务那样要求实时处理，所以日结业务处理也并不要求每天都进行。
操作员只要确认该天所涉及的库存业务均已经填写了相关的凭证，并且凭证均正确无误，就可以进行日结业务处理。
因为可能产生自动销售凭证，所以日结业务处理的日期必须小于当前的酒店日期。
日结业务处理之后：
《饮食通》报表分析才能够看到该天的营业成本数据；该日期不能够再输入新的凭证，已有的凭证也不能够进行修改。
日结业务处理的操作界面如下：
选择需要进行日结处理的日期，点击“开始”按钮，程序将根据所选的日期进行库存日终处理业务。
9.2取消日结业务
用户可以取消本月日结业务处理。
来重新修改凭证。
点击“是”则取消本月日结业务处理，点击“否”则不执行取消日结业务处理操作。
9.3月结业务处理
期末库存结转处理过程，能够将当前月份已经做过日结业务处理的库存凭证转移到历史记录中，以提高日常业务的处理速度和效率。
能够进行期末库存结转，需要具备如下条件：
库存结转期间每日的日结业务处理已经完成；
当前的酒店日期大于库存结转的终止日期。
9.4取消月结业务
如果发现上月的凭证录入有问题，可以使用这个功能，退回到上月，进行凭证编辑并重新执行日结业务处理和月结业务处理的流程。
★★：
一般在进行实物、数据盘点核对无误后方能进行日结业务、月结业务。
一旦处理完成请不要频繁使用取消月结，不然可能导致库存凭证丢失！
十、库存管理相关参数设置
10.1编辑凭证打印模板
出入库凭证的打印格式，包括字体、纸张等等，均可以通过“编辑凭证打印模板”由使用者来自行定义。
打印模板存放在操作系统的临时目录下，名字叫storebill.rtm。
将该文件复制到其他使用库存程序的计算机的临时目录下，就可以生效。
如果打印模板制作的有问题，可以通过“清除凭证打印模板”来删除模板文件，程序将使用原来默认的模板进行打印，除非重新编辑了新的凭证模板。
可以来定义录入凭证时是不否需要自动打印凭证，以及凭证的打印名称，当打印名称修改后想复原可以通过“恢复默认名称”可以复原。
定义“填写凭证日期延长天数”可以在当月不做月结的情况下填写下月的凭证的天数，此时间可根据自己需要来改变，做出我们需要的改动后点“保存”按钮即可；若不想保存改动点“取消”。
10.2入库单价限制
酒店可以根据实际情况对物品的采购价格填写进行限制，从下列选项中选择即可。
对物品采购价格的限制在辅助工具下的物品采购价格设置里完成。
10.3库管权限设置
“具有库存管理权限的操作员能够修改删除自己录入的凭证”选项不打勾：
具有库存管理要限的操作员不能够修改删除自己和他人录入的凭证；如果该选项打勾，具有库存管理要限的操作员只能够修改删除自己录入的凭证。
“具有财务管理权限的操作员能够修改删除他人录入的凭证”选项不打勾：
具有财务管理权限的操作员不能够修改删除他人录入的凭证；如果该选项打勾，具有财务管理权限的操作员能够修改他人录入的凭证。
十一、库存相关科目设置
下面给出一个餐饮企业与库存相关的帐务科目设置列表：
一级科目
二级科目
121原材料
12101肉类库存
12102蔬菜类库存
12103调料类库存
124低值易耗品
12401工装库存
12402文具库存
126物料用品
12601洗涤用品库存
12602餐具库存
128库存商品
12801香烟类库存
12802酒水类库存
12803饮料类库存
151固定资产
15101家具类库存
181待处理财产损溢
18101库存盘点盈亏损溢
203应付帐款
20301清华农贸市场
20302海淀区副食品公司
20303清华园酒店用品供应公司
502营业成本
50201肉类成本
50202蔬菜类成本
50203调料类成本
50204香烟类成本
50205酒水类成本
503营业费用
50301物料用品费用
50302低值易耗品费用
十二、供货商资料设置
库存管理模块的日结业务处理过程，除了产生库存物品的相关帐务科目数据之外，还能够根据验收入库凭证生成应付帐款数据，提供给《饮食通》帐务管理模块进行后处理。
这就要求整理供货商的资料并录入计算机。
编号：
长度6个字符,不能重复，必须填写。
建议的编码规则：
“203”＋3位（或者2位）顺序号。
程序能够根据已有的供货商和上述编码规则进行自动编号，在增加新的供货商的时候，操作员可以修改编号；但是，在修改供货商信息的时候，为保证数据的一致性，编号不允许修改。
名称：
不能重复，必须填写。
电话、传真、地址、邮编、联系人等相关信息按照实际情况进行填写。
十三、物品类别明细设置
13.1新增物品类别
类别编号：
长度2个字符,不能重复。
程序能够根据已有的库存类别自动编号，在增加新的库存类别的时候，操作员可以修改类别编号；但是，在修改库存类别的时候，为保证数据的一致性，只能够修改库存类别的名称。
类别名称：
长度10个汉字，不能重复。
出库时借方科目：
在下拉菜单中选取。
出库时贷方科目：
在下拉菜单中选取。
关于科目的说明：
当出库业务发生的时候，借记成本类科目，贷记库存类科目。
程序已经按照规则进行了过滤，操作员只要在下拉菜单中进行选取就可以了。
如果没有相关的科目，可以点击“新增财务科目”按钮，增加相关的科目，然后进行选取。
保存：
点击“保存并新建”按钮，能够保存物品类别信息，并且继续输入；点击“保存并退出”按钮，能够保存物品类别信息并退出。
13.2新增物品明细
物品编号：
长度5个字符,不能重复，必须填写。
建议的编码规则：
2位类别编号＋3位顺序号。
这样可以保证每一类物品下面至少可以建立1000种物品，能够满足绝大多数餐饮企业的库存管理需求。
程序能够根据已有的物品明细和上述编码规则进行自动编号，在增加新的物品的时候，操作员可以修改物品编号；但是，在修改物品信息的时候，为保证数据的一致性，物品编号不允许修改。
物品名称：
长度15个汉字，不能重复，必须填写。
库存单位：
长度4个汉字，必须填写。
成本卡单位：
长度4个汉字，可以不填。
换算关系：
库存单位＝换算系数×成本卡单位。
例如：
牛肉，库存单位：
公斤；成本卡单位：
克；换算系数＝1000。
最大库存量：
数字；
最小库存量：
数字。
库存管理系统根据库存量的最大值和最小值进行报警。
供货单位：
长度4个汉字。
对于某些库存物品，供货商的供货单位和库存单位不一致，就需要填写供货单位。
例如：
青岛啤酒，库存单位是瓶；供货单位是箱，每箱24瓶；而且如果存在商家的促销活动，买2箱送2瓶，则进货数据应该是：
2箱，50瓶。
上述设置就能够将进货数据的信息完整的录入到库存进货凭证中。
13.3修改类别
13.4删除类别
如果物品已经有出入库业务发生，是不允许进行删除操作的。
13.5物品查找
通过输入物品编号和助记码可以快速找到该物品。
十四、库存物品助记码设置
通过生成库存物品助记码，能够实现凭证的快速录入。
2.58以前的版本，由于数据结构的限制，库存物品的助记码在每次登录的时候都要重新生成，并且不能够保存，以至于登录后等待的时间比较长。
现在的方式是将生成的助记码直接保存到后台数据库中，每次登录的时候直接读取就可以了，效率比以前有所提高。
在保存之前，生成的助记码还能够自行修改
十五、物品采购价格控制
为了方便酒店管理人员对物品采购的控制，系统可以对物品采购价格进行控制。
点击库存管理界面“辅助工具”下的“设置物品采购价格控制”选项，弹出如下图。
通过输入物品的助记码快速的找到该物品，在控制价格列表里填写价格，完成后点击“保存”按钮。
设置采购物品的价格后，库管员在录入凭证的时候不能手动录入物品的单价，这时物品的单价以设置的价格为准，若价格有变化请通过此项来更改。
设置物品控制价格的人员需要有财务管理权限。
十六、直拨、调拨凭证更新
对２.595版本及以后版本的用户，在升级成２.598以后请执行此操作，进行直拨、调拨历史凭证的更新。
此操作由系统自动进行匹配，用户只需要进行查询，进行核对，然后“执行更新”，等系统完成计算就可以了。
十七、从菜谱导入物品名称
如果菜谱中已经有香烟、饮料、酒水等物品名称，可以直接导入到库存物品明细中，免去了重复录入的过程。
十八、注销用户
用户在库存管理的操作完成后，直接点击屏幕右上角的
即可退出操作；或是点击操作按钮下面的退出按钮。
如果是更换用户，首先需要注销当前用户，点击操作按钮下面的“注销”按钮，然后再点击操作下面的登录按钮，在弹出的登录界面里重新输入需要登录的用户代号和密码。
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