非招标采购管理实施细则采购管理.docx
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非招标采购管理实施细则采购管理
非招标采购管理实施细则采购管理
建设（集团）股份有限公司
招标采购管理实施细则
第一章
总
则
第一条
为规范建设（集团）股份有限公司（以下简称“公司”）非招标采购管理，根据国家法律、法规及规章和上级公司相关规定，结合工作实际，制定本细则。
本细则所称的非招标采购是指公司所规定的招标方式以外的其它方式采购。
第二条
本细则适用于公司的非招标采购工作。
第三条
本办法适用于以下范围的物资采购：
（1）
不属于国家法律法规及公司有关规定必须招标的物资；
（2）
属于国家法律法规及公司有关规定必须招标的范围和规模标准，但涉及招标投标法规定的特殊情况，不适宜进行招标，按照国家有关规定可以不进行招标的物资；
（3）
属于国家法律法规及公司有关规定必须招标的物资，经过两次招标，递交投标文件的投标人均不足三家的；
（4）
经过两次公告发售招标文件后，购买招标文件潜在投标人不足三家或递交投标文件的投标人不足三家的。
第四条
公司物资非招标采购活动按照集约化管理、规范化运作的要求，统一领导、集中管理、分级组织，最大限度节约采购成本，提高经济效益。
第五条
公司采购外，施工现场急需物资的采购。
第二章
机构
第六条
招投标工作领导小组
招投标工作领导小组负责公司非招标采购管理工作，其主要职责：
贯彻执行国家有关采购法律法规和公司的有关规定，领导、协调和监督公司系统的非招标采购工作；负责公司非招标采购的跟踪工作；负责单项物资额在1万元及以上项目的审定工作。
第七条
物资部
物资部是公司非招标采购工作专责管理部门，负责非招标采购日常管理工作，其主要职能：
（一）
按照国家法律法规和上级公司以及公司有关和规定，制定和完善公司系统非招标采购工作管理制度。
（二）
负责配合公司实施集中非招标采购活动。
（三）
负责组织实施公司授权的小宗物资集中非招标采购活动。
第八条
有关职能部门
（一）
机械部：
参加非招标采购谈判活动，负责对谈判活动全过程监督；受理招投标工作中的投诉问题。
（二）
综合部：
对非招标采购全过程提供法律保障，对相关法律问题提出意见和建议。
（三）
部：
参加非招标采购谈判活动，主要负责商务谈判全程监督与议定，杜绝合同中财务漏洞。
第三章
采购主体及范围
第九条
按照统一领导，分级管理的原则，公司非招标采购工作由采购部和物资管理部门分别组织实施。
第十条
上级公司组织集中非招标采购范围
（1）
由上级公司集中招标采购转为非招标采购的。
（2）
属公司集中采购项目，经各单位申请，公司批复同意采用非招标采购的。
（3）
工程现场急需物资，影响到正常工程进度的。
第十一条
公司组织非招标采购范围
（1）
不属于公司集中采购范围内的项目。
（2）
属公司集中采购范围的项目，经批准转为各部门自主采购的。
（3）
项目特殊或集中招标失败，经上级公司批准由项目部门自主采购的。
第四章
采购方式
第十二条
公司系统非招标采购方式包括竞争性谈判、直接采购（含单一来源采购）、询价采购、网上采购、框架采购等。
第十三条
竞争性谈判
竞争性谈判采购是指向两家及以上潜在供应商发出邀请，通过谈判确定供应商的采购方式。
有两家及以上供应商可供选择，满足下列条件之一的可以采用该方式：
（1）
项目技术复杂、性质特殊、技术标准不统一或采购前不能确定详细规格等具体要求的。
（2）
对采用特定专利、专有技术、高新技术有特别要求的。
（3）
满足条件的潜在供应商较少，不能形成充分竞争的。
（4）
采用招标所需时间不能满足工程急需的。
（5）
经过两次招标公告，递交投标文件投标人只有两家。
（6）
开标时递交标书只有二家，经公司招投标工作领导小组同意转为竞争性谈判。
第十四条
直接采购（含单一来源采购）
直接采购是指直接向一家供应商发出邀请，通过谈判确定供应商的采购方式。
因特定原因不宜采用竞争性谈判和询价采购方式，满足下列条件之一的可以采用该方式：
（1）
采用特定专利、专用技术或其它特殊原因，只能从唯一的供应商处采购的。
（2）
扩建、技术改造、维修、零配件供应，为了保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，必须向原供应商采购的。
（3）
在原招标的范围内，因采购人要求少量技术或商务条件变化，引起合同调整，必须与原供应商签约的。
（4）
发生了不可预见的紧急情况，不能或来不及从其他供应商处采购，经招投标工作领导小组批准的。
（5）
经过两次招标公告，递交投标文件投标人只有一家。
（6）
开标时递交标书只有一家，经上级公司招投标工作领导小组同意转为直接谈判。
第十五条
询价采购
询价采购是指向三家及以上潜在供应商发出询价文件，供应商按询价文件要求报价，原则上按最低报价确定供应商的采购方式。
采用询价采购方式须同时满足下列条件，并经本单位采购领导小组批准。
（1）
采购技术标准、规格型号统一、技术要求简单明确。
（2）
满足条件的潜在供应商三家及以上，能够形成充分竞争。
（3）
现货货源充足。
（4）
所购货物价格相对稳定、透明，在一定时期内变化幅度不大。
第十六条
网上采购
网上采购是指通过公司电子商务平台向供应商发出采购文件，供应商按采购文件要求报价，原则上按最低报价确定供应商的采购方式。
第五章
采购流程
第六章
谈判
第十七条
谈判工作应按照采购文件和谈判邀请书规定的时间和地点进行，如果时间或地点有改变，应提前通知谈判供应商。
第十八条
谈判组织机构
谈判组织机构应在谈判前由物资管理部门拟订，报物资分管领导审批，重大项目报总经理批准。
谈判组织机构包括谈判工作组（商务、技术）、监督人员、会务组。
（1）
谈判工作组
1.
谈判工作组由物资管理人员、技术、经济方面的专家组成，成员人数为五人及以上单数，其中技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。
2.
谈判专家原则上应当是上级公司评标专家库中所列人员。
技术特别复杂、专业性要求特别高或者有特殊要求的项目，可以由物资管理部门、项目主管部门或项目单位推荐。
3.
选取的专家，应当在谈判前五个工作日内确定。
（2）
监督人员
监督人员由监察部门派员担任，主要职责是对谈判活动全过程进行监督，纠正谈判工作中的违纪违规问题并提出处理意见。
（3）
会务组
由物资管理部门或代理机构指定人员组成，负责谈判期间的会务安排、后勤服务。
第十九条
谈判开始前，物资部或代理机构负责接收并妥善保存应答文件，并按应答人递交应答文件的先后顺序登记、签名，核对文件箱数和外包装状况，登记造册，由应答人代表签字确认。
第二十条
在具体谈判活动中应遵循如下规则：
（1）
供应商在规定时间内递交相关文件及报价。
（2）
谈判的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得透露与谈判有关的一切技术资料、价格或其它信息。
（3）
需对采购文件作实质性变动的，应以书面形式告之所有参加谈判的供应商。
（4）
谈判工作应在谈判工作组的统一组织下，有序开展，原则上按先技术、商务，后价格的顺序进行。
（5）
谈判工作组可根据供应商的报价、响应内容及谈判的情况，要求各供应商分别进行一轮或多轮报价，并给予每个正在参加谈判的供应商相同的机会。
谈判工作组应要求所有的供应商在规定时间内提出最后报价及有关承诺。
第二十一条
保密要求
谈判资料在谈判期间不应携带出现场，参与谈判的工作人员不得泄露、侵犯应答人的技术和商业秘密，不得泄露应答文件的比较和评审，采购成交候选人的推荐情况以及与谈判有关的其它内容，任何单位和个人不得非法干预、影响谈判过程和结果。
第二十二条
评判标准和方法
对于具有通用技术、性能标准或者采购人对其技术、性能没有特殊要求的一般性工程施工、物资采购项目，一般应当采用最低评标价确定成交候选人；技术复杂的项目一般采用综合评估法。
第二十三条
谈判程序
（1）
谈判准备
1.
组织召开谈判准备会，确定谈判人员名单，明确分工，宣布纪律。
2.
介绍参加谈判的应答人和项目概况。
3.
应答人进行抽签，确定谈判先后顺序。
（2）
初谈
1.
由监督人员和指定人员共同开启应答文件，检查文件密封是否良好。
2.
分发应答文件。
3.
按照采购文件必备条件要求，核实应答人。
4.
审查应答文件是否对采购文件提出的实质性要求做出响应。
5.
应答文件澄清。
（3）
详谈
1.
技术专家完成采购范围、货物型号规格或施工方案等内容谈判，完成技术问题澄清，完成技术评分表。
2.
商务专家完成合同条款谈判、完成商务问题澄清、完成商务评分表。
3.
应答文件中有不明确的问题，需应答人澄清的，由谈判专家草拟有关澄清问题，谈判组组长签字后送达应答人。
4.
按照谈判要求，进行多轮报价，形成最终谈判价格表。
5.
谈判成交金额原则上不允许超概算。
6.
根据谈判结果，形成谈判。
（4）
监督人员监督谈判全过程，并签字确认。
第二十四条
谈判工作结束后，谈判工作组向公司招投标工作领导小组/采购领导小组汇报谈判情况，根据推荐候选人情况确定中选人，原则上应确定排名第一的中标候选人中标，如确定非综合排名第一的中标候选人中标，需有充分理由并书面说明。
第二十五条
确定中选人一般应在五个工作日内完成，最迟应在谈判有效期结束三十日前完成。
第二十六条
确定中选人后，监督人员出具监督报告。
监督报告一式二份，分别由公司监察部门、物资部备案。
第七章
合同签订
第二十七条
项目单位/物资部和中选人应当自中选通知书发出之日起三十日内，依据中选通知书，按照采购文件和应答文件规定的采购范围、技术条件、中选价格、工期等条款签订合同。
第二十八条
签订的合同不得对采购文件和应答文件作实质性修改，不得再行订立背离合同实质性内容的其它协议。
第八章
附则
第二十九条
本细则由物资部负责解释。
第三十条
本办法自下发之日起执行。
11
篇2：
食品企业管理文档之008生产用物料采购管理制度
采购计划提报制度
山东惠发食品有限公司发布
2011-6-26实施
2011-6-26发布
生产用物料采购管理制度
受控状态：
发放编号：
编
制：
采购部
审
核：
批
准：
Q/SHF-GCG-008-2011
Q/SHF
山东惠发食品有限公司企业标准
2
/
2
生产用物料采购管理制度
文件编号：
Q/SHF-GCG-008-2011
版本/修订状态：
A/0
生产用物料采购管理程序
开始
研发部
采购部
品控部
库房
生产用物料采购标准的制定
供应商的选择、供应能力的评审
年度采购方案的确定（季节性原料的采购）
供应商的选择供应能力的评审
年度采购方案确定（含季节性原料的采购）
采购方式
符合招标要求
不符合
标书的编写、发放、会收
采购价格的产生
合同签订
不合格
不合格物料的处理
结束
采购订单的下达、跟踪
合格
生产用采购物料的验收
根据研发制定的采购标准制定验收标准
根据研发制定的采购标准制定验收标准
物料入库
采购申请的下达
生产用物料采购管理制度
第一章
总则
第一条
目的
明确采购操作流程，
使物料采购工作规范化、系统化、明确化，提高工作效率。
第二条
适用范围
适用于集团公司各分公司所有生产用物料的采购管理。
第三条
职责
（一）
采购部：
供应商的开发、供应商的选择、年度采购方案的制定、采购招标、价格产生、合同的签订、订单的下达、跟踪、供应商的考核评定；年度、月度物料需求计划的编制，日采购申请的下达。
（二）
品控部：
供应商到货质量的验收。
（三）
研发部：
生产用物料采购标准的制定及修定。
（四）
库房：
物料的入库办理。
第四条
术语和定义
（一）
帕累托原理：
意大利经济学家兼社会学家维弗列度・帕累托（Vilfredo
Pareto）
对当时的社会财富分配问题进行深入研究后发现，社会财富的80%掌握在20%的人手中，只要知道这
20%的人的行动，就可以掌握社会总行动的80%，即从20%的已知变量中，可推知另80%的结果。
这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的“帕累托原理”----80%的价值是来自20%因素，其余20%的价值则来自80%的因素。
（二）
A、B、C分析：
按企业的物质品种以所占用资金的大小进行分类排队，把他们分为ABC三类。
A类物质数量最少，但占用资金比重大，因此应严格控制。
B类物质较A类多，价格较低，原则上不要求同A类存货那样，可以实行一般控制。
c类物质种类繁多，但价格低廉，占用资金很少，因此可实行适当放松控制。
（三）
红冲：
红字冲账法的简称，红字冲账法又称红字更正法,是指用红字冲销或冲减原有的错误记录,以更正或调整记账错误的方法.红字冲账法按照其冲销错账的程序不同,可分为全额冲账法和差额冲账法两种。
（四）
统采物料：
总部采购部在集团范围内统一实施采购的物料。
价格的产生及供应商的确定由总部采购部负责，分公司负责具体的采购实施。
（五）
分采监管物料：
分公司采购部实施采购，采购申请和采购价格由总部采购部审核监管的物料。
（六）
分采物料：
分公司采购部自行实施采购的物料。
第二章
程序说明
第五条
供应商的评审、物料的评选
（一）
采购员依据研发部提供的物料采购标准，负责新增供应商、物料的开发和供应商供应能力的评审，采购员向供应商索要评审所用的资料（含供应商所供物料的贮存方法）。
（二）
供应商评定审核小组负责根据采购员转来的供应商资料，对供应商力进行评审；由供应商管理专员负责编制《合格供方名录》。
（三）
公司的原材料采购必须来源于《合格供方名录》中的供应商。
（四）
每种物料要求匹配3-5家供应商，采购员根据当前的供应商匹配情况，有针对性的开发供应商。
（五）
小试原料及新开发急用物料，由采购员先进行采购；中试和批量生产用的原物料必须是经在供应商审核小组通过或已被列入合格供方名录后才允许采购；中试和批量生产用的原物料研发必须提供物料采购标准，无标准的，采购部可以拒绝采购。
（六）
具体操作参见《生产用物料供应商管理程序》。
第六条
年度采购方案的确定
（一）
年度采购物料A、B、C分类
采购主管根据年度需求物料和价格预算计算各物料的年度采购金额，然后按《××年度××物料年度采购预算A、B、C划分表》格式对自己负责物料的年度采购金额进行A、B、C划分；采购经理负责审核。
（二）
年度物料采购类别A、B、C分类：
1、
采购主管根据年度需求物料把可以向同一类供应商采购的物料按《××年度××物料采购类别组划分明细表》格式对自己负责物料进行采购类别划分；各采购主管把划分好的采购类别组报采购经理及采购负责人审核后执行。
分公司采购主管把划分好的采购类别报分公司总经理及总部采购审核后执行。
2、
采购主管对每月新增物料重新作采购类别划分，可以划分到已有采购类别的划分到已有采购类别，否则作新采购类别；采购主管对需要采购外包采购物品最好指定品牌和型号，特殊情况由采购经理裁定；外包采购物品应尽量向大的采购中间商集中。
3、
采购经理或主管根据帕累托原理，按《××物料采购类别组A、B、C划分明细表》格式对采购类别组年度采购金额进行A、B、C分析。
（三）
年度采购方案的制定：
1、
采购经理按《××物料采购类别组供应商匹配明细表》格式对采购类别组作采购类别定位分析、3-5家供应商匹配（特殊情况不能按要求匹配的由采购经理裁定）；并按固定格式《采购类别年度采购方案规划表》作年度采购方案规划。
2、
采购主管根据对各采购类别价格预测趋势分析，每月25号前按固定格式《采购类别月度采购方案规划表》制定各采购类别月度滚动采购方案，经采购经理审核后执行。
（四）
集团公司年度采购方案的统一
1、
集团公司物料分类及采购方式
1）
非生产类原物料：
五金类、设备配件类、基建类、等非生产物料，原则上由分公司采购部实施采购，但总部采购部实施年度采购或统一采购的除外。
2）
生产类原物料：
见下表
物料类别名称
采购方式
牛肉类、猪肉类、羊肉类、鸡肉类、鸭肉类、鱼糜类、肠衣类、油脂类、香精及香料类、包装类、冷冻蔬菜类、蛋白类、淀粉类、变性淀粉类
统采物料
鲜蔬菜类、五金类、设备配件类、基建类、等非生产物料
分采监管物料
除以上统采物料和区采监管物料外的其他生产类原物料
分采物料
2、
总部和分公司年度采购方案制定完毕后，发至总部采购经理处审核，采购经理将各分厂所报方案加以统一，制定出集团公司内的年度采购方案，报经集团公司总经理审批通过后，发集团公司采购部、分公司采购部相关人员后执行。
（五）
月度采购方案
每月26日前，总部和各分公司采购主管，根据采购计划员提供的月度物料需求计划，制定出月度采购方案，发至总部采购经理处。
每月28日前，经采购部经理审批通过后，集团公司采购部、各分公司参考。
采购经理有权根据集团总部、各分公司所报月度采购方案中抽查实际采购方案的执行情况。
第七条
标书的编写、发放、回收
（一）
采购计划员每月末25
号前需书面采购部递交次月度物料需求计划。
采购部根据制定好的年度采购方案，对有需求计划的物料进行招标。
（二）
生产物料本批次（或时间段）采购金额为10万以上（不含）；供应商数量要求3-6家，至少必须为3家以上（含）,采购员必须给供应商发放标书；生产物料本批次（或时间段）采购金额不在此范围的按《采购价格产生管理制度》产生价格。
（三）
采购员在招标前，要明确此次招标配额的分配方案（具体见《供应商配额分配管理制度》流程规定）、招标价格的有效期和应邀供应商等信息。
（四）
招标审批通过后，采购员方可向应邀供应商发放标书。
采购员在编写标书时应注意：
1、
标书编写原则上按标书固定格式执行；
2、
在标书中明确告知应邀供应商此次招标的配额分配方案；
3、
标书应报采购经理进行审核，分公司报分公司总经理，否则不予开标，特殊情况必须调整标书固定格式的，应报财务部审核同意后方可执行。
4、
保证金是否收取、收取的数额由采购经理裁决，标书中必须明确规定选择合作供应商数量、配额分配方案、付款方式、质量标准、价格有效期等，特殊情况由采购部裁定，分公司由分公司负责人裁定。
5、
我方强势的采购物品，需让供应商按规定格式进行拆分报价；设备类产品让供应商按固定格式报配件明细及价格。
6、
标书中的采购数量为预估数量，必须在标书中列明“该数量仅供参考，实际以具体书面订单为准”；
7、
标书中的质量要求须与合同签定保持一致。
（五）
标书的回收由采购招标员负责，采购招标员收取标书时作好如下工作：
1、
如发现标书中出现涂改，在涂改处须有授权人签字或盖条；
2、
记录标书送达时间（超过规定时间标书作废）；
3、
审核保证金收据（并将收据号凳记在相关表单中、保证金电汇凭证、从货款扣除证明，扣除证明要有采购员签字确认货款是否满足保证金）；
4、
技术标书和商务标书是否分开（没有分开的标书让供应商在规定时间内修改或作废）；
5、
在收到标书发现有异常情况时必须第一时间通知采购员。
（六）
标书的开启与招标价格备份必须为一人操作，另外一人监督、复核。
（七）
对于已缴纳的标书，投标方在未开标前想修改标书内容，必须由其授权人出具相关身份证明后方可预以修改，同时要求其在修改处签字并注明修改时间。
第八条
采购价格的产生
（一）
采购招标员依据《采购价格产生管理制度》中的相关规定产生价格，价格产生后，《招标汇总表》转采购员，由采购员逐级上报招标结果。
（二）
采购员根据审批后的招标结果，采购经理审核审批，如采购主管或以上级别人员，对此价格有疑问，可进行内部沟通，要求提报人作出合理解释；若确定属于错误的，可直接驳回。
（三）
分公司采购人员对统采物料、区采监管物料、授权采购物料价格调整必须报总厂采购部批准；同时统采物料和议标软件产生价格后，分公司不允许再与供应商二次议价。
（四）
配额的分配、调整、实际执行情况的跟踪、监督，具体参见《供应商配额分配管理制度》。
第九条
合同的签订
（一）
只要有合作的供应商必须要有相应的采购合同，采购员在下达订单前要核对该供应商是否签订有效的采购合同。
（二）
合同编写原则上以固定格式合同为依据，以标书要求、商谈内容为根据编写，超出以上内容部分必须给采购负责人汇报后方可加入编写内容。
分公司须报分公司负责人同意。
（三）
在签订合同时，应注意：
1、
供应商所供的所有物料，必须在合同清单中列全，不允许有漏项；商品清单中原物料名称必须按我公司的原物料验收标准名称；
2、
合同中必须列明所有原物料的验收标准，严格按研发部制定的物料采购标准执行，包括感官、理化、卫生、微生物、检验方法、车辆卫生和运输防护措施、包装要求等所有检验项目的内容。
当我公司原物料采购标准发生改变时，必须在一个月内通知供应商，并根据我公司修改后的原物料验收标准重新与供应商签订合同内商品清单内容中的标准要求，或要求供应商提供新标准的书面确认函。
3、
合同甲、乙双方落款处应将信息尽量填写完整，例如：
经办人签字、盖条处甲乙双方的信息等，不能只加盖合同条。
4、
所有合同内容的填写只能使用签字笔；
（四）
采购员必须在合同到期前15天续签新的合同，新签订的合同采购员须及时交合同管理员处归档管理。
（五）
合同具体签批流程按《合同评审表》执行。
（六）
总部的固定格式合同，经财务部审核、采购部经理审批后即可完成，企管部予加盖合同条。
非固定格式合同，法务部、采购部总经理审核后，必须报总经理审批后，企管部方可给予加盖合同条。
（七）
区域分厂的固定格式合同，经分公司负责人审批后即可完成，财务给予加盖合同条在加盖合同条时，两页（含）以上的，必须加盖骑缝条。
第十条
采购订单的下达
（一）
采购员每日必须登录网上采购平台查看当天计划下达的采购申请情况（凡超过当天中午12：
00提报的采购申请视为第二天的采购申请），确保订单下达的及时性。
（二）
采购员要审核采购申请中要求的到货日期、批量，如果不能满足此物料所要求的采购周期或最小批量，要及时与计划员沟通。
若确实无法达到采购周期、最小批量的，采购员应首先与供应商联系，落实供应商能否按计划员要求的周期、批量供货及对成本是否有影响，将落实的结果及时反馈提报申请的计划员。
若对成本有影响的注明成本变化，经采
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