生产企业办公楼管理规定.docx

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生产企业办公楼管理规定

新办公楼办公管理规定

为加强新办公区域管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立员工主人翁意识，建立各部门办公自主管理的机制，实施办公行为规范的考核，特颁布《新办公楼办公管理规定》。

一、部门自主行政管理机制

各部门建立自主行政管理制度，每周设一名行政值日生（名单于公司信息栏公示）轮流担当，负责本周内本部门的员工考勤、办公环境、办公秩序、VI执行、节约规定等行为规范的管理，督促部门员工遵守本制度，采取一定的措施开展部门自主行政管理。

行政人事部将不定期抽查巡检、张榜公布、奖优罚劣。

二、工作纪律

1、作息时间

公司员工应严格遵守作息制度。

原则上上班时间为8：

30；下班时间为16：

30；午餐时间为12：

00一13：

00。

老年公寓服务团队按每月公布的作息安排执行。

2、电子考勤

新办公楼各办公室均采用门禁考勤系统，员工胸卡即为自己办公室的电子钥匙。

刷卡进出时间作为上下班考勤及工资发放的直接依据，无书面说明、无请假手续，一律视作缺勤，视情按迟到、早退、矿工处理。

除外出或请假外，原则上先刷卡后工作。

上下班忘记刷卡者，须书面说明：

次工作日由直接领导证明上下班时间，并签字交行政人事部。

3、因公外出手续

原则上员工次日不进公司直接外出办公事，须当日办理请示及登记手续，各部门办公室设有外出登记本，员工由部门经理签字批准，经理由分管领导签字批准。

当日外出且下班前返回公司，须请示但可不作登记。

三、办公环境

1、个人办公卫生

员工应做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，以及柜子、桌面、电脑（含机座、键盘、屏幕）、电话机等的清洁。

除桌面可摆置个性化小物件之外，私人物品原则上放置封闭空间内，衣服统一挂在办公室固定衣架上；雨具统一放置在公司各层安全楼梯处。

每个办公室提供抹布、酒精棉花、固定衣架。

2、公共卫生

员工在公司范围内的任何场所（含走道、电梯、厕所、广场、会议室、公寓等等），须自觉捡起地上纸屑、烟蒂或其它杂物。

自觉维护公共水龙头的卫生，简单清理使用时将产生的污渍。

员工发现厕所堵塞，须立即通报行政人事部或在场的清洁工作人员。

3、饮食

除了公司安排的联欢等活动外，严禁在公司食用带壳硬果、瓜子。

严禁在在办公室用餐、吃水果等零食，在不影响自己工作及会议使用的前提下可去三楼会议室兼茶水间食用。

茶水间于12：

00-13：

00供员工中午用餐，公司提供微波炉。

用餐员工请自觉将餐羹倒入规定的塑料袋及垃圾桶中。

待客时不得食用蜜饯等口含食品。

四、办公秩序

1、工作面貌

员工工作时间必须佩戴胸卡。

员工工作时间不应无故离岗、串岗，严禁聚众闲聊、扎堆说笑、嘻笑打闹，确保办公场所安静有序。

2、禁烟

原则上新办公楼禁烟。

公司在办公楼3楼安全楼梯口处设吸烟点，吸烟员工自觉将熄灭的烟蒂放入垃圾桶内。

贵宾室接待或会议室会议，因贵宾的特殊需要，可向行政人事部临时领取烟灰缸；接待或会议结束，由经办部门有关人员清理并交还烟灰缸。

严禁在楼前广场、老年公寓公共区域内流动吸烟（短暂滞留吸烟或边走路边吸烟）。

3、私人来访

尽量不在办公室接待与工作无关的私人来访，特殊情况下需接待私人来访客人应注意控制时限。

4、接听电话

接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好接听记录，之后通知受话人。

严格遵守《员工手册》其它关于接听电话的礼仪规定：

如非销售或服务部门的员工，凡是接到销售咨询或公寓会员的电话，无论是否了解情况或是否在职责范围内，都不得答复“我不知道……”，必须先对对方的信息和要求进行简单记录，然后友好地告诉对方将马上向有关部门反映。

然后立即向相关部门反映，相关部门必须尽快联系到致电人（不得超过8小时）。

公司内接听电话，必须以“您好！

亲和源**部门（或中心）**……”开头；凡接老人电话，必须迅速判断老人的电话语速和声调，随即以与对方速度基本相同的语速和声调与对方亲切沟通。

希望员工在办公室使用自己手机打私人电话，特殊情况下私人电话占用公司电话时间不得超过5分钟。

5、会议室使用

各楼层会议室及贵宾厅由行政人事部统一管理。

四楼会议室、贵宾厅的使用须提前向行政人事部申请；三楼会议室兼茶歇室对各部门及员工自由开放，原则上会议优先于茶歇、先到先用，使用部门自觉将门口的牌子翻到“使用中”。

会议室门外呈“会议中”，需进入会议室的非参会人，须礼貌敲门后进入。

会议结束后，经办部门有关员工必须关闭投影仪并归位，将座椅摆放整齐，清理桌面垃圾，关闭灯、空调。

五、VI执行

公司已重新调整规范的VI系统（企业视觉形象系统）。

员工在使用公司各类管理表格、传真、PPT，必须通过OA文档管理－查阅文档－办公表格库下载模版；

对外、对内的正式文件，必须使用具有公司Logle的标准word文档或excel表格格式。

六、行为礼仪

1、仪容仪表

员工工作时间穿着应整洁大方，严禁穿着吊带或袒胸上衣、短裤、拖鞋上班。

有规定工作服的员工工作时间必须穿着工作服。

公司重大活动、谈判、面试等重要工作场合，建议穿正装（发通知特别允许或者规定穿着休闲装的情况除外），不得穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴夸张的饰物。

2、招呼致意

员工与会员在社区或公司其他场合相遇，应主动问候，向老人微笑致意，招呼“伯伯、阿姨”，并热情为老人提供所需帮助。

3、姿势举止

公司内走楼道左上右下。

公司内乘电梯时，无论上下电梯都应客人、上司、长者和女士优先。

工作谈话不要插口袋、吃零食、摆弄头发和衣服或表情不专注。

七、节约规定

1、节纸

除对外文件、公司正式公文、上报公司文件、归档文件、会议文件、信息栏公示等等（简称正式文件），建议采用投影、邮件等电子形式传递或传达。

需打印正式文件前，请前台工作人员或打印机旁工作人员将未使用纸张放进打印机中，然后打印。

需打印非正式文档（含草稿文档），请尽量缩小文字大小和行间距，视情况在打印前自觉电脑设置“双面打印”，或利用使用过的纸张。

草稿文档尽量不要打印出校对，建议直接在电脑上校对。

尽量不使用彩色打印。

打印机前设废纸盒，员工自觉定期整理出单面使用过、无须保存的纸（简称废纸），放进废纸盒中。

废纸中涉及重要机密，须粉碎，不可重复利用。

2、节电

办公室人员最后离开办公室半小时以上，须关闭空调、电灯（半小时之内频繁开关，亦不利于设备寿命）。

3、茶水

倡导部门范围会议与会人员自带茶杯。

公司层面会议原则上使用一次性透明塑料杯、一般性茶叶或白开水；外部会议可用茶杯、纸杯或矿泉水、袋泡茶；视情供应咖啡、水果、点心。

员工外出办公事，可向前台领取瓶装矿泉水；倡导在可能的情况下用清洁空矿泉水瓶子装入公司饮水机中的水外带饮用。

4、固定资产维护

员工无论在部门所在办公室还是其它公共办公区域，发现办公设备（包括通讯、照明、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，应立即向行政人事部或直接相关部门（如信息管理部、工程部等）报修，所在部门的设备明显损坏或发生故障未及时报修。

根据公司《固定资产管理制度》的有关规定，故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。

本规定试行，定期根据员工的执行效果和改进意见进一步修订。