项目档案归档内容及要求.docx
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项目档案归档内容及要求
项目档案归档内容及要求
一、工程档案类目表
类目
期限
内容
备注
600
短期
来往文件
监理、设备厂家、建设单位等的来往文件；不涉及变更的工程联系单。
601
短期
监理、建设单位召开会议的会议纪要
监理、建设单位召开的例会和专题会议的会议纪要
602
长期
工程阶段性汇报、考核：
质量监检、阶段性监检汇报材料及结果性文件（注:
包括当地质量技术监督机构、锅监所下发的监督检验证书及报告）
每次按监检机构的结果性文件、申请、汇报材料、问题整改情况的顺序排列。
汇报材料也可单独组卷。
609
短期
项目部的工程简报
610
长期/永久
招投标、合同类文件：
工程施工合同、答疑、修订文件、中标通知书、施工许可证复印件（省外施工适用）
适用于项目部签署的此类文件；不包括分包招投标合同资料
611
长期
工程预算、每月与甲方的结算报表、竣工决算、结算
公司经营部统一交公司档案室。
612
长期
工程定额（指针对本工程的企业内部定额）
公司经营部统一交公司档案室。
620
长期
开工文件：
图纸会审/设计交底、各专业开工文件/报告（包括特种设备锅炉压力管道等的开工许可、告知）、技术交底记录
按专业、单位工程顺序排列；各专业综合性的、或涉及多个单位工程的资料一般排在本专业之首，例如：
综合会审或项目级交底、锅炉开工告知、压力管道、压力容器开工告知等。
621
长期
施工组织设计总/专业设计、施工计划
施工技术措施：
622
长期
综合类的甲乙类措施
6221-6228
长期
土建、锅炉、汽机、电气、仪控、金属/焊接、机械、送电线路专业施工措施
按本专业的措施编号顺序排列。
623
长期
经业主签字、盖章的移交原材厂家质量证明文件的案卷和卷内目录
注：
原材质量证明文件原件或复印件，按资料保存，整理方式与档案类似，便于检索
钢筋报审表、试验委托单、取样见证、试验报告、自检记录
按类别、型号排序
委托单和自检记录如无监理和见证签字则不归档
角钢报审表、自检记录
焊材报审表、自检记录、委托单、取样见证、检验报告
水泥（沙子\石子\外加剂）报审表、自检记录、试验委托单、试验报告
有质量跟踪要求的原材跟踪台帐（钢筋、水泥、焊材、外加剂）
按类别、时间排序
6231
长期
建筑专业施工记录：
各单位工程概况、施工记录、质量验评、试验报告
按单位工程、分部、分项顺序排列各类资料。
1）各单位工程的：
◆工程概述、施工测量记录、混凝土施工记录（混凝土配比通知、搅拌/浇注/养护记录、大体积混凝土测温记录）、地基钎探记录等；
◆试验报告（混凝土抗压强度、混凝土抗渗、钢筋焊接接头、回填土试验报告、结构性能检验试验报告等）；
◆按项目划分表中单位工程、分部、分项工程顺序排列的工程报审与质量验评记录；隐蔽工程验收。
◆沉降观测记录
6232
长期
锅炉、燃料、除灰、保温专业施工记录：
各单位工程概况、施工记录、质量验评、试验合格签证
按单位工程、分部、分项顺序排列各类资料。
1）锅炉、燃料、除灰、保温专业安装各单位工程的：
◆工程概述、施工技术记录、验收签证；
◆按项目划分表中单位工程、分部、分项工程顺序排列的工程报审与质量验评记录。
2）锅炉、燃料、除灰、保温专业的设备缺陷通知单及报验单
3）保温专业施工技术记录（内容同"1）"）
4）锅炉调试：
锅炉分系统调试报告、分部试运后签证验收卡、分项调整试运报审申请表及质量检验评定表
包括：
安全门、水位计、压力表等设备的校验记录
6233
长期
汽机、管道、化学水专业施工记录：
各单位工程概况、施工记录、质量验评、试验报告、合格签证
按单位工程、分部、分项顺序排列各类资料。
1）汽机、管道、化学水专业安装各单位工程的：
◆工程概述、施工技术记录、检测报告、隐蔽工程验收签证、验收签证、试验签证；（按单位工程、分部、分项顺序排列）
◆按项目划分表中单位工程、分部、分项工程顺序排列的工程报审与质量验评记录、隐蔽工程验收
2）汽机、管道、化学专业设备缺陷通知单及处理报验单
3）汽机、管道、化学调试：
汽机分系统调试报告、分部试运后签证验收卡、分项调整试运报审申请表及质量检验评定表
6234
长期
电气专业施工记录：
各单位工程概况、施工记录、质量验评、试验报告、合格签证
按单位工程、分部、分项顺序排列各类资料。
1）电气安装各单位工程的：
工程概述、施工技术记录、测量记录、试验合格签证、检测报告（例如：
油样报告）、质量验评记录、隐蔽签证
其中质量验评为按项目划分表中单位工程、分部、分项顺序排列的工程报审与质量验评记录
2）电气调试：
电气分系统调试报告、分部试运后签证验收卡、分项调整试运报审申请表及质量检验评定表、全厂电气专业试验报告
6235
长期
仪控专业施工记录：
各系统单位工程概述、施工记录、质量验评、试验报告、合格签证
按单位工程、分部、分项顺序排列各类资料。
1）仪控安装各单位工程的：
工程概述、施工技术记录、缺陷处理通知及验收记录、安装/检查/试验签证、试验合格签证、质量验评记录、隐蔽工程验收签证
其中质量验评为按项目划分表中单位工程、分部、分项顺序排列的工程报审与质量验评记录等
2）仪控调试：
热控分系统调试报告、分部试运后签证验收卡、分项调整试运报审申请表及质量检验评定表、（压力表/温度计/变送器/热电偶/温度）校验报告等
6236
长期
焊接、金属专业施工记录：
焊口记录图表、焊口一览表、焊接工艺评定及工艺卡、焊接质量验评、试验报告、焊接技术资料、焊工考核、资质复印件等
1）焊接、金属专业一览表
其中：
一览表包括：
焊口一览表、焊口无损检测一览表、焊口热处理一览表、光谱检验一览表等
2）焊口记录图表
3）各系统的焊接施工记录/资料（包括割代样的全部记录）
4）质量验评：
按专业、（分）系统、单位工程排列的综合质量等级评定表、焊接接头表面质量评定表等
5）焊工、金属试验员等特种作业人员资质证书一览表及复印件
6）金属试验报告：
按专业、（分）系统排列的金属试验报告（超声波、射线、探伤、硬度检验报告、热处理、光谱检验等），底片由金属试验室保存。
6237
长期
机械专业施工记录：
施工机械的负荷试验、报告、准用文件
按施工用机械排序
6238
长期
送电线路施工记录
624
短期
设计变更：
设计变更通知单、工程变更单、涉及变更的工程联系单，以及变更的执行情况
综合类的组01卷，能分专业的按专业组卷。
625
长期/短期
大事记、施工日志：
大事记包括项目总的大事记、各专业大事记和单位工程大事记
施工日志为各专业单位工程施工日志
626
长期
工程总结：
包括项目总的工程总结（由公司工程部移交）、各专业/单位工程总结，技术总结、项目部工作总结等，按顺序组卷排列
627
长期
竣工报告：
各专业单位工程竣工报验单和竣工报告
分专业按单位工程顺序排列
630
永久
工程竣工：
◆整套启动方案/措施
◆试运记录
◆缺陷处理记录
◆启动验收签证书、工程竣工报告/签证、竣工资料移交目录及签证。
631
长期
施工技术记录汇编：
各专业项目划分表、各专业质量验评汇总表等汇编材料
632
长期
工程评优：
工程施工期间的评优/达标规划、措施、实施记录
工程竣工后达标评优结果、汇报材料
注：
1）项目部向公司移交的档案案卷题名要包括项目名称、阶段及代号的名称等，应以“XX发电厂X期工程”统一开始标注。
案卷档号中的项目代号需通过与公司档案室沟通后确定。
2）长期、永久保存的档案须归档纸质载体。
纸质档案的质量要求见附件6-3《纸质档案的质量要求》。
3）档案的立卷、编目、装订、装盒、著录、排架等按GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行。
4）案卷的装订有两种方式：
整卷装订和单份文件装订。
整卷装订时，为将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表全部装在一起。
单份文件装订时，应在每份文件的右上角空白处加盖档号章，并将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表按顺序排列入盒。
二、数码音像档案
1、定义
音像档案指公司在经营、生产等活动中形成的有保存价值的以声音、图象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，包括数码照片和录像。
数码音像档案以电子文件形式存在，以DVD-R或CD-R为保存载体。
2、项目数码音像资料归档范围及分类规则
类目号
照片类目名称
内容
项目综合：
照片数量建议每个事由拍4-6张。
0
党群工作
项目部党务工作、宣传组织工作、共青团工作、纪检工作、工会工作等相关活动，依事由和时间先后顺序排列。
1
行政管理
项目部行政办公、重大事项、领导视察、重要会议、CI策划、法律事务、生活福利、医疗卫生、及其它项目部行政管理工作，依事由和时间先后顺序排列。
2
经营管理
项目部市场开发、经营管理、物资管理、多经工作等相关活动，依事由和时间先后顺序排列。
3
生产技术管理
项目部安全管理：
安全检查、文明施工、安全会议、治安保卫、安全事故、及其它反应安全管理相关活动的有代表性的照片，依事由和时间先后顺序排列。
项目部质量管理：
质量会议、质量体系审核、QC发布、质量回访、及其它与质量管理相关的活动，依事由和时间先后顺序排列。
项目部工程技术管理：
施工场地布置、文件包检查、技术会议、工程大件运输、技术活动、及其它与工程技术管理相关的活动等，依事由和时间先后顺序排列。
其它：
标准管理、项目检查、计量管理、档案/信息管理等与生产技术管理相关的活动。
4
财务管理
项目部财务、审计相关活动，依事由和时间先后顺序排列。
5
人事劳资
项目部人力资源管理、培训等相关活动，依事由和时间先后顺序排列。
工程施工：
（分类号与纸质档案的6大类类目对应）
602
工程阶段性验收
每次阶段性验收过程建议拍4-6张照片。
620
工程开工
开工典礼
623
里程碑节点
主要里程碑节点（建议各4-6张）
6231
建筑专业
各专业以单位工程和时间顺序排序，反应工程的技术、进度、质量等具有代表性的照片，以及项目主要构筑物的单体照片。
建议每个单位工程拍5-10张。
重大、特殊工序或新技术、新工艺、新材料、新装备的照片数量可适量增加。
6232
锅炉、燃料、除灰
6233
汽机、管道、供水
6234
电气专业
6235
仪控专业
6236
焊接、金属专业
6237
施工机械
6238
送电线路
63
竣工验收、移交
会议、主控室、签字仪式等，建议拍10-15张照片；移交后的工程全景照片5张。
3、照片质量要求：
主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；会议照片应反映会场的全貌、主要领导的讲话、会议标语及主要活动。
工程施工过程（623类目）的照片以单位工程为单位整理，应反映工程的特点。
录像质量要求：
主题鲜明、声音清楚、影像清晰、画面完整。
4、音像资料产生的责任部门及工作程序，按QB512-03-50《工程图片及音像资料管理办法》执行。
5、数码音像档案的整理要求：
数码照片以JPG或JPEG格式保存；视频多媒体文件以MPEG和AVI格式保存；音频电子文件以WAV和MP3格式保存。
归档的文件均应为原始文件，不可修改和编辑。
音像电子文件以件为单位整理归档，一般一张照片（一段录像）为一件，也可依具体情况以便于检索为原则，把一组照片作为一件整理，音像档案电子文件件号编制规则为：
数码音像文件应编制目录，数码照片电子文件编制excel格式的《项目数码照片电子文件盘内目录》（样式见附件6-5）或《项目数码录像盘内目录》（样式见附件6-7），目录的电子文件件号为ML-001、002...。
应按照“二、数码音像档案”中的“2、项目部音像资料归档范围及分类规则”中的不同类目建立不同的数码照片文件夹，在文件夹名称中增加照片的标识码“ZP”，即：
标识码（ZP）-类目号+类目名称简称，例如：
“ZP-6231建筑照片”。
文件夹内为本类目下照片JPEG或TIFF格式的电子图片文件。
同时还要按附件6-6《数码照片打印稿》格式将数码照片插入到word文档中，A4纸每页排3张，竖排照片每页排两张，相应的电子文件的文件件号为：
“ZP-001”，文件名为：
“ZP-001数码照片打印稿”，保存在光盘根目录。
向档案室移交时，用彩色激光打印机将整理好的word文档打印出来，利用三点一线装订，与电子档案一同移交。
数码录像文件与数码照片整理规则相同，为LX-001、LX-002……
三、电子档案
1、电子档案以“件”为单位进行整理，一“件”可对应一个或多个电子文件，每一“件”电子文件有一个电子文件件号。
类目
文件件号
类目名称
保管期限
609
609-001、002…
工程简报
短期
602
602-001、002…
工程监检汇报材料
长期
610
610-001、002…
招、投标补充或修改文件
长期
621
621-001、002…
施工（总、专业）组织设计
长期
621
621-001、002…
P3施工计划
长期
622
622-001、002…
综合类施工技术措施
长期
6221
6221-001、002…
土建专业施工技术措施
长期
6222
6222-001、002…
锅炉、燃料、除灰专业施工技术措施
长期
6223
6223-001、002…
汽机、管道、供水专业施工技术措施
长期
6224
6224-001、002…
电气专业施工技术措施
长期
6225
6225-001、002…
热控专业施工技术措施
长期
6226
6226-001、002…
焊接、金属专业施工技术措施
长期
6227
6227-001、002…
机械专业（包括安装、拆卸、机械调试措施）施工技术措施
长期
6228
6228-001、002…
送电线路施工技术措施
长期
625
625-001、002…
大事记（含工程上的进度、安全、质量活动）、施工日志
长期/短期
626
626-001、002…
技术总结、工程总结、项目总结
长期
630
630-001、002…
向业主移交竣工资料的案卷目录和卷内目录
永久
632
632-001、002…
工程达标、评优的汇报材料
长期
其它
类目号-001、002…
相应类目名称
项目数码照片或录像
拍照内容见“二、数码音像档案”。
长期
项目部自身基建
施工图设计（CAD制图）
资料
项目增加或修订的专用的管理制度
资料
内刊
资料
2、归档电子文件内容和保存格式：
所有电子档案均应与纸质档案内容相同。
文字、图、表文件以office文件（doc、xls、ppt等）为通用格式保存，并刻盘归档；扫描文件、图片文件以JPG、JPEG、TIFF通用格式保存，并刻盘归档；其它格式的电子文件应在光盘中同时刻录相应的查看软件。
P3电子文件归档时应将P3文件做成excel格式或图片文件。
CAD文件须同时移交相应的CAD软件。
3、载体要求：
表中所列工程档案、数码照片、数码视频、非档案类资料依类别不同建议单独刻盘，同一类目（例如：
6224）的所有电子文件不能分刻在两张及多张光盘上。
如果项目部各类电子档案（非档案类资料除外）的电子文件总字节数允许，可刻录在一张盘上，但必须依类别建立不同的文件夹。
4、档号编制规则：
每张光盘组成一个案卷，光盘中的电子文件以“件”为单位编制电子文件件号，如文件有附件或附表可与正文一起建立一个文件夹，视为一件电子文件。
①案卷档号：
电子档案一张光盘为一个案卷，编制一个案卷档号。
电子档案为特殊载体档案，其载体标识码为“DZ”，案卷档号编制规则为：
②电子文件件号：
同一案卷内电子文件以件为单位进行整理，文件件号见本节1）中的表中所示，编制规则依类别不同有所区别：
-工程档案电子文件件号：
-
非档案类资料（项目部自身基建和项目增加或修订的专用的管理制度）电子文件件号：
-盘内目录电子文件件号：
5、案卷题名的编制：
电子档案和资料的案卷题名应体现盘内信息，如果工程项目的所有电子档案或资料刻录在一张光盘上，则案卷题名不必对内容进行提炼，例如：
“沙洲电厂一期工程2号机组电子档案”，如果是分刻在多张光盘上，则需对盘内信息进行提炼，例如：
案卷题名为“江苏沙洲电厂一期工程2号机组施工组织设计、施工技术措施电子档案”。
6、盘内电子文件的整理：
①编制目录：
依电子档案类别不同，应编制相应电子文件的excel格式盘内目录：
其它电子文件编制《电子档案盘内目录》（样式见附件6-4），各盘内目录的文件名为：
该目录的文件件号+目录简称，例如：
“ML-001电子档案目录”，同一光盘中的电子档案和数码音像档案目录的文件件号不应相同。
刻录光盘时，盘内目录本张光盘内电子文件目录，且应保存在光盘根目录上。
②电子文件整理方式：
光盘根目录下除上述盘内目录外，还应依目录所列各类电子文件所在类目不同，设置不同的文件夹，文件夹名为：
类目号（见上表）+类目名称简称，例如：
“6221建筑措施”等，文件夹内原则上为单个文件，不允许再建文件夹，但如文件有附件或附表可与正文一起建立一个文件夹，视为一件电子文件。
单个文件的命名为：
该文件的件号（见上表）+该文件标题简称，例如：
“6221-001主厂房地下结构”。
如为非档案类电子资料（项目部自身基建和项目增加或修订的专用的管理制度），盘内电子文件与文件夹命名与电子档案类似，依类别不同分别建立文件夹，例如：
建立项目部自身基建、项目增加或修订的管理制度等文件夹，文件夹名中增加资料标识码“ZL”，为：
ZL-两位流水号+类别名称简称，例如：
“ZL-01临建”，文件夹内电子文件的件号为ZL-01-001、ZL-01-002……，单个电子文件的名称为：
文件件号+该文件名称的简称。
电子资料盘内目录格式按《电子档案盘内目录》（样式见附件6-4）执行。
7、移交手续：
电子档案和资料移交时应提交纸质《电子档案盘内目录》、《项目数码照片电子文件盘内目录》、《数码照片打印稿》、《项目数码录像盘内目录》，表式见附件6-4、附件6-5、和附件6-7。
项目部每张电子档案光盘编制一套《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交、接收检验登记表》，表式见附件6-8和附件6-9，并按表中要求的要求进行检测、签字和盖章。
档案室按《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交、接收检验登记表》进行检测，并按目录、光盘及打印稿进行核对。
四、荣誉档案
项目部取得的除公司以外其它单位授予的奖状、奖牌、奖旗、奖杯、荣誉证书等，随目录一同移交档案室，荣誉目录应包含荣誉名称、颁发单位、颁发时间、荣誉形式、对荣誉的说明。
五、项目部资料
1、原材、设备性材料（管件、阀门等）、焊材的质量证明文件（纸质，达到易于检索目的）
2、项目部专用管理制度（公司企业标准以外的制度）（纸质+电子）
3、项目部内部刊物（纸质+电子）
4、其它有保存价值的资料按QB661-《公司二级档案管理办法》执行。
六、附件
附件6-1《项目部向公司移交档案流程图》
附件6-2《项目档案移交验收说明》样式（共1页）
附件6-3《纸质档案的质量要求》（共2页）
附件6-4《电子档案盘内目录》样式（共1页）
附件6-5《项目数码照片电子文件盘内目录》样式（共1页）
附件6-6《数码照片打印稿》样式（共2页）
附件6-7《项目数码录像盘内目录》（共1页）
附件6-8《归档电子文件登记表》样式（共1页）
附件6-9《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式（共1页）
附件6-2《项目档案移交验收说明》样式
怀安电厂一期工程项目档案移交验收说明
2008年1月28日，怀安项目部与公司档案室就怀安一期项目的档案资料进行了交接。
通过档案室与公司工程部的联合检查，经核实，共移交纸质档案251卷，资料3盒，电子档案（含数码音像）DVD光盘1张、荣誉0个，认为怀安项目档案整理规范、内容较齐全、完整。
移交档案中有以下遗留问题，请项目部尽快解决：
1、
缺：
工程竣工签证（或移交生产签证）
闭口记录:
2、
缺：
向业主移交工程档案的签证
闭口记录:
3、
缺：
闭口记录:
4、
闭口记录:
移交单位：
怀安项目部
检查单位：
工程部
接收单位：
信息管理部档案室
移交人：
签字：
签字：
日期：
日期：
日期：
附件6-3《纸质档案的质量要求》
纸质档案的质量要求
一、分类准确、系统，目录齐全规范
档案分类准确、系统；应编制档案移交总目录，检索目录齐全、规范。
二、文件资料以正本、原件归档
1）签字为手签，盖章为红章（另有规定的除外）；
2）合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等有公司签字的文件材料均应交正本（即必须有各代表方符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章），不能用副本或复印件归档。
三、资料规范统一
1）单位工程、分部工程和分项工程的分类应符合公司现行有效版的《验评标准》；
2）各类表式的规格符合国家和公司规定。
四、资料内容准确、可靠
1）资料填写的内容齐全、准确。
2）试验的依据有效、准确，试验方法、数据或结论正确。
3）各种记录间存在合理的时间关系：
如“开工报告、措施、验评”之间的时间先后顺序。
五、图文清晰
资料的印刷、文字、盖章等应清晰可辨。
六、书写材料合格
文件材料和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
所有文件材料须使用标准A470克及以上纸张，图表可以使用A3，或更大的纸张；小于A4纸的文件粘贴在A4纸上。
所有文件须留出足够的装订线。
七、签名真实、规范
不能出现以下现象：
1）签名不齐全
2）不是亲笔签名
3）用印章代替签名
4）没有签署法律效力的真名
5）没有签全名
6）签名潦草得难以辨认
7）单位印章不齐全
八、不合格项闭环
文件中所有不合格项均应闭环。
九、原材的可追溯性
砂石、水泥、钢材等有可追溯要求的材料，应在施工记录中实现可追溯性。
附件6-4《电子档案盘内目录》样式
河北省
升级会员 