《商务英语函电》实训指导书.docx
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《商务英语函电》实训指导书
《商务英语函电》实训指导书
编写说明
1、本实训指导书根据04级国际商务专业(二年、三年制),05级商务英语专业
(二年、三年制),05级涉外文秘专业(三年制),国际经济与贸易(知产技
贸方向),国际商务专业(三年制),06级商务英语专业、涉外文秘专业教学
计划和《商务英语函电》教学大纲编写。
2、本实训指导书作为教师在教学过程中指导学生实习实训时使用。
3、依据《商务英语函电》的性质和特点,本指导书共分为12个实训模块,实训课时为72学时。
4、本实训指导书的执行对象是商务英语、涉外文秘、国际商务国际经济与贸易专业学生。
实训1商业信件格式
实训2建立业务关系
实训3询盘、报盘和还盘
实训4成交
实训5付款
实训6审证、展证、改证
实训7装运
实训8包装
实训9保险
实训10抱怨和索赔
实训11代理
实训12其它国际商务活动
附录传真、电子邮件、电传
实训项目一、
一、实训目的
商业书信的撰写是一项基本的商业活动。
尽管电话、传真、电子邮件、电传等电子通讯已广泛使用,商业信函仍然是重要的联络方式之一,而且其他联络方式的撰写往往也是基于信函。
因此,我们必须认真对待商业书信的写作。
本章的实训目的使学生掌握商业信函的书写格式。
二、实训时间:
2学时
三、实训场地(设备):
教室
四、实训方法:
教师指导学生进行训练。
五、实训内容与步骤:
根据老师的讲解,每人按格式(平头式或缩进式)撰写一封商业信件和信封。
(2学时)
六、实训考核方法与标准
期末考试要求学生按格式正确书写商业信函。
信函格式占试卷8%。
实训项目二
一、实训目的
建立业务关系是对外贸易工作中的一项十分重要的环节。
业务关系好,客户多,做成生意的机会也就多。
.
在国际贸易中,买卖双方通常相距遥远,直接获取对方资料的机会比较少,但我们可以通过以下几个渠道获得有关信息:
互联网、广告、银行、国内外商会、中外使馆商务参赞处、广交会或展览会、贸易行行名录等。
与外商接洽和交往的方式可以是:
口头沟通、书面往来函电或电子邮件等。
。
撰写商务信函时,一般包括以下几个要件:
你获得对方信息的来源、你的意图、自我介绍、有关你公司的财务状况和信誉。
如果写信人是出口商,为使新客户对自己所经营的产品有所了解,往往在首次交往时给对方寄去目录、样品、价目单;如果写信人是进口商,有意购买对方的产品,则索要这些材料。
信函结束时说明你的期望。
二、实训时间:
6学时
三、实训场地(设备):
教室、国际商务实训中心
四、实训方法:
教师指导学生进行训练。
五、实训内容与步骤:
实训1:
上海新际公司(ShanghaiXinjiI/ECorp.)系专营轻工业产品的一家国有进出
口公司。
成立于1986年,拥有注册资金人民币2000万元。
十多年来,经营
商品种类已增至上百种。
现在仍不断致力于与国内生产厂家建立联系,向国外客户介绍中国高品质的轻工业产品。
(2学时)
要求:
请根据上述情景,代新际公司拟函,与WitLtd公司联系,推荐上述产品,随寄公司目录,另寄样品。
实训2:
:
2003年4月27日中国一家纺织品公司经L.R.Byron&Co.介绍,得知H.A.Cabell&Co公司名称和地址,为了与这家公司建立贸易关系,于是给该公司发了一封信函。
(2学时)
要求:
按书信格式草拟一封信函
学生讨论、教师点评(2学时)
六、实训考核方法与标准
要求学生独立完成,教师进行点评。
按A、B、C、D四级评分。
实训项目三
一、实训目的
询盘信是进口人为了了解情况或要求供货而写的。
在我们的出口贸易中,洽谈生意既可能通过国外的商人,也可以通过我们的出口公司进行。
前者,客商向我方公司寄送询盘信(或称询价信),要求我方报价(quotation)或报盘(offer)。
如果是新客商,则往往加上一条,向他们说明贸易条件(tradingterms)。
报价或报盘是商谈出口贸易的一个重要步骤。
报盘,就是卖方为签署合同而向买方提出的一种建议。
或者说,报盘是指发盘人(offerer)向受盘人(offeree)提出的某种交易条件,并愿意按此条件同受盘人达成交易。
这些条件主要包括商品名称、牌号、规格、数量、价格、包装、支付、交货期限等。
因此,一收到国外的询盘函电,我们必须向海外客户报价,并就对方所询问的有关贸易条款和条件,根据可供存货及该商品的市场情况向对方说明。
卖方收到还盘以后,可以根据具体情况,权衡利弊,决定接受或拒绝,也可以对还盘提出新的修改意见,这就构成了对还盘的“反还盘”。
一笔交易的达成,就是这样经过多次磋商,最后取得一致意见,签订合同的。
通过练习使学生了解询盘、报盘和还盘的书写内容。
二、实训时间:
9学时
三、实训场地(设备):
教室、国际商务实训中心及校外实训基地
四、实训方法:
教师指导学生进行练习
五、实训内容与步骤:
实训1:
将学生分为4个小组——2组为进口商;2组为出口商。
根据下列的内容进行询盘、报盘和还盘直到达成交易。
(4学时)
要求:
进口商和出口商分别撰写询盘、报盘和还盘的信函,双方信函必须内容照应,用词确
切、礼貌。
TrainingSituations:
(背景资料)
Mr.Lawrence,thegeneralManageroftheUnitedTextilesCompany,Ltd.(26LawtonStreet,Liverpool,England),isalargedealerintextilesinEngland.HeisinterestedinallChinesesilkproductsandnowisapproachingChinaNationalImport&ExportCorporation,ShanghaiBranchforanofferforspecificproducts.
TrainingMaterial:
(训练材料)
Hint1:
InterestedinsilkproductsandhopetoreceivethelowestquotationCIFLondonfor3,000piecessilkcarpetwithdetailsofdiscountandpaymentterms.Somecataloguesandsamplecuttingsrequired.
Hint2:
US$125perpieceCIFLondon,subjecttoreplyherebeforeMay9.Nodiscount.PaymentbyirrevocableL/Cavailablebydraftatsightisrequired.Cataloguesandsamplecuttingshavebeenairmailed
Hint3:
Priceishigherthanthosefromothersuppliers.Suggestareductionof10%,otherwisebusinessisimpossible.
Hint4:
Thepriceofrawsilkhasgoneupalot.Besides,thequalityismuchsuperiortoothermakes.Thepricequotedisrelativelyfavorable.Suggestearlyacceptance.
Hint5:
Difficulttopushanysalesatthatprice,suggestmeetingeachotherhalfway.
Hint6:
Accept5%reduction.
TrainingRequirements:
(训练要求)
Dividethestudentsintotwogroups.Onegroupactsastheimporterandtheotherastheexporter.
1.Amongtheabovehints,whichonesarefromtheexporter
andwhichonesarefromtheimporter?
2.Composeadialogueintoseverallettersaccordingtotheabovehintsandwhatyouhavelearntfromthischapter:
1)Aletterfromtheimportertotheexporterenquiringfor3,000piecessilkcarpet.
2)Aletterfromtheexportertotheimporteroffering3,000piecessilkcarpettogetherwithsomeotherusefulinformation..
3)Aletterfromtheimportertotheexporterpointingoutthatthepricequotedistoohighandaskingforareductionof10%.
4)Aletterfromtheexportertotheimporteracceptinghiscounter-offer.
5)Aletterfromtheexportertotheimporterdeclininghiscounter-offer.
实训2:
生意成交后,买方必须向卖方索要形式发票以便申请进口许可证。
将学生分为2组一组草拟一封信要求卖方寄送形式发票,另一组并根据对方的要求填制形式发票。
(4学时)
形式发票:
丽都丝绸进出口公司
LIDUSILKIMPORT&EXPORTCORPORATION
918XINHUAROAD
BEIJINGCHINA
TEL:
0086(10)68394716编号
FAX:
0086(10)68394717No.:
_____
E-Mail:
****************.cn
PROFORMAINVOICE
日期
Date:
_____
ToMessrs:
1.装船口岸2.到达口岸
FromTo
3.装船期限期收到可以转船及分批装运之信用证……天内装出.
DateofShipment:
Within…DaysafterreceiptofL/C
allowingtransshipmentandpartialshipments.
4.付款条件开给我方100%保兑不可撤销即期付款及可转证可分
割可转运可分批之信用证,并须注明可在上述装运
日期后十五天内在中国议付有效.
TermsofPayment:
By100%Confirmed,Irrevocable,Transferable
andDivisibleLetterofCredittobeavailable
bysightdraftandtoremainvalidfornegotiationinChinauntilthe15thdaytheaforesaidTimeofShipmentandtoallowtransshipmentandpartialshipments.
5.保险按中国保险条款,投保一切险及战争险
Insurance:
CoverallrisksandwarriskonlyaspertheChinaInsuranceClauses
由客户自理
Tobeeffectedbythebuyers
项目
Item
品名及规格
NameofCommodity&
Specifications
数量
Quantity
单价
UnitPrice
总金额
TotalAmount
教师点评(1学时)
六、实训考核方法与标准
期末考试要求学生根据背景资料写一封询盘、报盘或是还盘信函。
书写信函占试卷10%-15%。
实训项目四
一、实训目的
在国际贸易中,交易的一方明示接受另一方的交易条件,交易即达成,然后签订具有合同性质的文件。
如果买方发出订购信;寄出订单或者购货确认书,要求卖方按上面所列出的条件供货,要求卖方签回一份,就是对自己订货和对卖方的确认。
订单信通常需要明确以下条件:
商品名称,质量要求和规格,订购数量,价格及价格条件、总额等。
买方通常强调交货时间或者敦促对方尽快交货,根据需要还可能提出付款方式、供现货等其他条件。
买卖双方成交后,可以用函电确认成交;也可以订制销售合同或者销售确认书、订单、购货确认书,寄给对方会签时附上一封短的成交信,对方收到后回信确认并签回一份合同。
确认订货信中,要注意重复对方合同中的主要内容,强调支付货款要求,表达对寄去合同予以会签的愿望等。
本章实训提供了一系列订单、成交的信函以及销售合同让学生学习、填制。
二、实训时间:
6学时
三、实训场地(设备):
教室、国际商务实训中心及校外实训基地
四、实训方法:
教师指导学生进行练习
五、实训内容与步骤:
实训1:
熟悉销售合同和购货合同的各项条款。
(1学时)
要求:
将从贸易公司收集的合同让学生了解、认识和熟悉合同的各项条款。
实训2:
根据模拟谈判成交内容草拟一份销售合同或销售确认书。
(2学时)
要求:
合同必须严格按照双方谈判结果填写,每项条款必须表达准确,用词正确,一旦填写不得涂改。
练习1
合同号码:
95—05623
卖方:
山东省轻工业品进出口公司
买方:
里奥吐温(LeoTwin)公司,尼日利亚拉格斯
商品名称:
“牡丹”牌收音机
规格:
7307型
数量:
500台
单价:
每台成本加保险费加运费拉格斯80美元
总金额:
40,000美元
包装:
用适合出口的木箱包装
保险:
按百分之百CIF值加百分之十保一切险及兵险
装运港:
中国广州
目的港:
尼日利亚拉格斯
唛头:
菱形内刷ABC
交货期:
2004年10月30日以前
支付条款:
以即期的不可撤销的信用证
签约地点与日期:
2004年3月25日于青岛
SalesContract
No.
Sellers:
Buyers
Thiscontractismadebyandbetweenthebuyersandthesellers,wherebythebuyersagreetobuyandthesellersagreetoselltheunder-mentionedcommodityaccordingtothetermsandconditionsstipulatedbelow:
Commodity
Specifications
Quantity
Unitprice
Totalvalue
Packing
Shippingmark
Insurance
Timeofshipment
Portofshipment
Portofdestination
Termsofpayment
Doneandsignedin_________onthis__________dayof_________,200_____.
练习2
根据往来信函填制合同:
(1)Inquiry
July15,2003
ABCTradingCo.Ltd.
Shanghai,China,
DearSirs,
WeareverymuchinterestedinimportingyourprintedshirtingdisplayedatGuangzhouFair.Therefore,wewouldappreciateyourmakingusanofferonCFRbasisincludingourcommissionof5%.
Ifyoucansupplyfromstockwearepreparedtoorder100,000yardsforshipmenttobemadeasearlyaspossiblebydirectsteamertoHongkong.
Astopayment,wewouldsuggestthatforthisparticularorderyouletushaveD/Psightterms.
Yoursfaithfully,
XYZTRADERS
HONGKONG
(2)Offer
July22,2003
XZYTRADERS
HONGKONG
DearSirs,
ThankyouforyourletterofJuly15,inquiringfor100,000yardsPrintedShirting.
Wearemakingyouanoffer,subjecttoyouracceptancereachingusnotlaterthanAugust8,asfollows:
100,000yardsofArt.No.185PrintedShirtinginblueandredcolours,equallyassorted,packedincartons,atHK$17peryardCFRC5%HongkongforshipmentfromshanghaiinOctober.
Aswemustadheretoourcustomarypractice,wewishtostatethatpaymentshouldbemadebyconfirmedirrevocableL/Cavailablebydraftatsight.
Welookforwardtoyourearlyreply.
Yoursfaithfully,
ABCTradingCo.Ltd.
(3)Acceptance
July30,2003
ABCTradingCo.Ltd.
ShanghaiChina
DearSirs,
WearepleasedtoconfirmedouracceptanceofyourofferofJuly22,2003of100,000yardsprintedshirtingArt.No.185atHK$17peryardCFRC5%Hongkong.
WearegladthatwehavebeenabletocometotermswithyouandarenowarrangingwithourbankfortherelevantL/C.Whenmakingshipment,kindlyfollowtheshippinginstructionsenclosed.Astoshippingmark,we’llletyouknowsoon..
Yoursfaithfully,
XYZTRADERS,HONGKONG
Note:
:
Thiscontractissignedon15AUGUST,2003.TheNo.is95-226.
SalesContract
No.
Sellers:
Buyers
Thiscontractismadebyandbetweenthebuyersandthesellers,wherebythebuyersagreetobuyandthesellersagreetoselltheunder-mentionedcommodityaccordingtothetermsandconditionsstipulatedbelow:
Commodity
Specifications
Quantity
Unitprice
Totalvalue
Packing
Shippingmark
Insurance
Timeofshipment
Portofshipment
Portofdestination
Termsofpayment
Doneandsignedin_________onthis__________dayof_________,200_____.
实训3:
填写订单、重复订单和续定订单。
(2学时)
要求:
根据往来信函,填写订单。
注意商品名称、数量、规格、单价等内容,做到准确无误。
品名数量货号价格价格条件
不粘锅350026”USD121persetCFRD3Chicago
140030”USD164persetCFRD3Chicago
付款方式:
即期汇票信用证
装运时间:
12月25日之前及时抵达
ORDER
NO.
TheEasternGarmentsCorp.
ShanghaiChina
Pleasesupplythefollowingitems:
Quantity
Item
Size
Unitprice(perdozen)
教师点评(1学时)
六、实训考核方法与标准
期末考试让学生填制销售合同或购货合同,占试卷15%。
实训项目五
一、实训目的
在国际贸易中,支付条件的规定远比国内贸易复杂。
国际贸易最普遍使用的支付方式是信用证(缩写为L/C),它对买卖双方来说既安全又有保障,但这种方式操作起来比较复杂。
有时候为提高工作效率,进口商/买方要求按付款交单(D/P)或承兑交单(D/A)方式通过银行托收。
这种情况下,银行只作为中间人,代卖方递单和收取货款,并不承担进口商一定付款的责任。
如D/P要求付款后交单。
其中有见单即付(D/Patsight)和见单后XXX天付款(D/Patxxdays‘ssight)。
前者要求进口商立即付款才可取得单证,而后者的情况是给进口商一段宽限期,在出示单证30天、45天、60天或90天后再付款,但进口商在付款之前不能取得单证。
D/A要求在出口商/卖方开出的汇票被承兑后即需提交单证。
这种支付方式由于是商业信誉,对卖方不利。
就卖方利益而言,L/C比D/P