《商务英语函电》实训指导书.docx
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《商务英语函电》实训指导书
《商务英语函电》实训指导书
编写说明
1、本实训指导书根据04级国际商务专业（二年、三年制），05级商务英语专业
（二年、三年制），05级涉外文秘专业（三年制），国际经济与贸易（知产技
贸方向），国际商务专业（三年制），06级商务英语专业、涉外文秘专业教学
计划和《商务英语函电》教学大纲编写。
2、本实训指导书作为教师在教学过程中指导学生实习实训时使用。
3、依据《商务英语函电》的性质和特点，本指导书共分为12个实训模块，实训课时为72学时。
4、本实训指导书的执行对象是商务英语、涉外文秘、国际商务国际经济与贸易专业学生。
实训1商业信件格式
实训2建立业务关系
实训3询盘、报盘和还盘
实训4成交
实训5付款
实训6审证、展证、改证
实训7装运
实训8包装
实训9保险
实训10抱怨和索赔
实训11代理
实训12其它国际商务活动
附录传真、电子邮件、电传
实训项目一、
一、实训目的
商业书信的撰写是一项基本的商业活动。
尽管电话、传真、电子邮件、电传等电子通讯已广泛使用，商业信函仍然是重要的联络方式之一，而且其他联络方式的撰写往往也是基于信函。
因此，我们必须认真对待商业书信的写作。
本章的实训目的使学生掌握商业信函的书写格式。
二、实训时间：
2学时
三、实训场地（设备）：
教室
四、实训方法:
教师指导学生进行训练。
五、实训内容与步骤：
根据老师的讲解，每人按格式（平头式或缩进式）撰写一封商业信件和信封。
（2学时）
六、实训考核方法与标准
期末考试要求学生按格式正确书写商业信函。
信函格式占试卷8％。
实训项目二
一、实训目的
建立业务关系是对外贸易工作中的一项十分重要的环节。
业务关系好，客户多，做成生意的机会也就多。
.
在国际贸易中，买卖双方通常相距遥远，直接获取对方资料的机会比较少，但我们可以通过以下几个渠道获得有关信息：
互联网、广告、银行、国内外商会、中外使馆商务参赞处、广交会或展览会、贸易行行名录等。
与外商接洽和交往的方式可以是：
口头沟通、书面往来函电或电子邮件等。
。
撰写商务信函时，一般包括以下几个要件：
你获得对方信息的来源、你的意图、自我介绍、有关你公司的财务状况和信誉。
如果写信人是出口商，为使新客户对自己所经营的产品有所了解，往往在首次交往时给对方寄去目录、样品、价目单；如果写信人是进口商，有意购买对方的产品，则索要这些材料。
信函结束时说明你的期望。
二、实训时间：
6学时
三、实训场地（设备）：
教室、国际商务实训中心
四、实训方法:
教师指导学生进行训练。
五、实训内容与步骤：
实训1：
上海新际公司（ShanghaiXinjiI/ECorp.）系专营轻工业产品的一家国有进出
口公司。
成立于1986年，拥有注册资金人民币2000万元。
十多年来，经营
商品种类已增至上百种。
现在仍不断致力于与国内生产厂家建立联系，向国外客户介绍中国高品质的轻工业产品。
（2学时）
要求：
请根据上述情景，代新际公司拟函，与WitLtd公司联系，推荐上述产品，随寄公司目录，另寄样品。
实训2：
:
2003年4月27日中国一家纺织品公司经L.R.Byron&Co.介绍，得知H.A.Cabell&Co公司名称和地址，为了与这家公司建立贸易关系，于是给该公司发了一封信函。
（2学时）
要求：
按书信格式草拟一封信函
学生讨论、教师点评（2学时）
六、实训考核方法与标准
要求学生独立完成，教师进行点评。
按A、B、C、D四级评分。
实训项目三
一、实训目的
询盘信是进口人为了了解情况或要求供货而写的。
在我们的出口贸易中，洽谈生意既可能通过国外的商人，也可以通过我们的出口公司进行。
前者，客商向我方公司寄送询盘信（或称询价信），要求我方报价（quotation）或报盘（offer）。
如果是新客商，则往往加上一条，向他们说明贸易条件（tradingterms）。
报价或报盘是商谈出口贸易的一个重要步骤。
报盘，就是卖方为签署合同而向买方提出的一种建议。
或者说，报盘是指发盘人（offerer）向受盘人（offeree）提出的某种交易条件，并愿意按此条件同受盘人达成交易。
这些条件主要包括商品名称、牌号、规格、数量、价格、包装、支付、交货期限等。
因此，一收到国外的询盘函电，我们必须向海外客户报价，并就对方所询问的有关贸易条款和条件，根据可供存货及该商品的市场情况向对方说明。
卖方收到还盘以后，可以根据具体情况，权衡利弊，决定接受或拒绝，也可以对还盘提出新的修改意见，这就构成了对还盘的“反还盘”。
一笔交易的达成，就是这样经过多次磋商，最后取得一致意见，签订合同的。
通过练习使学生了解询盘、报盘和还盘的书写内容。
二、实训时间：
9学时
三、实训场地（设备）：
教室、国际商务实训中心及校外实训基地
四、实训方法:
教师指导学生进行练习
五、实训内容与步骤：
实训1：
将学生分为4个小组——2组为进口商；2组为出口商。
根据下列的内容进行询盘、报盘和还盘直到达成交易。
（4学时）
要求：
进口商和出口商分别撰写询盘、报盘和还盘的信函，双方信函必须内容照应，用词确
切、礼貌。
TrainingSituations:
（背景资料）
Mr.Lawrence,thegeneralManageroftheUnitedTextilesCompany,Ltd.（26LawtonStreet,Liverpool,England）,isalargedealerintextilesinEngland.HeisinterestedinallChinesesilkproductsandnowisapproachingChinaNationalImport&ExportCorporation,ShanghaiBranchforanofferforspecificproducts.
TrainingMaterial:
（训练材料）
Hint1:
InterestedinsilkproductsandhopetoreceivethelowestquotationCIFLondonfor3,000piecessilkcarpetwithdetailsofdiscountandpaymentterms.Somecataloguesandsamplecuttingsrequired.
Hint2:
US$125perpieceCIFLondon,subjecttoreplyherebeforeMay9.Nodiscount.PaymentbyirrevocableL/Cavailablebydraftatsightisrequired.Cataloguesandsamplecuttingshavebeenairmailed
Hint3:
Priceishigherthanthosefromothersuppliers.Suggestareductionof10%,otherwisebusinessisimpossible.
Hint4:
Thepriceofrawsilkhasgoneupalot.Besides,thequalityismuchsuperiortoothermakes.Thepricequotedisrelativelyfavorable.Suggestearlyacceptance.
Hint5:
Difficulttopushanysalesatthatprice,suggestmeetingeachotherhalfway.
Hint6:
Accept5%reduction.
TrainingRequirements:
（训练要求）
Dividethestudentsintotwogroups.Onegroupactsastheimporterandtheotherastheexporter.
1.Amongtheabovehints,whichonesarefromtheexporter
andwhichonesarefromtheimporter?
2.Composeadialogueintoseverallettersaccordingtotheabovehintsandwhatyouhavelearntfromthischapter:
1）Aletterfromtheimportertotheexporterenquiringfor3,000piecessilkcarpet.
2）Aletterfromtheexportertotheimporteroffering3,000piecessilkcarpettogetherwithsomeotherusefulinformation..
3）Aletterfromtheimportertotheexporterpointingoutthatthepricequotedistoohighandaskingforareductionof10%.
4）Aletterfromtheexportertotheimporteracceptinghiscounter-offer.
5）Aletterfromtheexportertotheimporterdeclininghiscounter-offer.
实训2：
生意成交后，买方必须向卖方索要形式发票以便申请进口许可证。
将学生分为2组一组草拟一封信要求卖方寄送形式发票，另一组并根据对方的要求填制形式发票。
（4学时）
形式发票：
丽都丝绸进出口公司
LIDUSILKIMPORT&EXPORTCORPORATION
918XINHUAROAD
BEIJINGCHINA
TEL:
0086（10）68394716编号
FAX:
0086（10）68394717No.:
_____
E-Mail:
****************.cn
PROFORMAINVOICE
日期
Date:
_____
ToMessrs:
1.装船口岸2.到达口岸
FromTo
3.装船期限期收到可以转船及分批装运之信用证……天内装出.
DateofShipment:
Within…DaysafterreceiptofL/C
allowingtransshipmentandpartialshipments.
4.付款条件开给我方100%保兑不可撤销即期付款及可转证可分
割可转运可分批之信用证,并须注明可在上述装运
日期后十五天内在中国议付有效.
TermsofPayment:
By100%Confirmed,Irrevocable,Transferable
andDivisibleLetterofCredittobeavailable
bysightdraftandtoremainvalidfornegotiationinChinauntilthe15thdaytheaforesaidTimeofShipmentandtoallowtransshipmentandpartialshipments.
5.保险按中国保险条款,投保一切险及战争险
Insurance:
CoverallrisksandwarriskonlyaspertheChinaInsuranceClauses
由客户自理
Tobeeffectedbythebuyers
项目
Item
品名及规格
NameofCommodity&
Specifications
数量
Quantity
单价
UnitPrice
总金额
TotalAmount
教师点评（1学时）
六、实训考核方法与标准
期末考试要求学生根据背景资料写一封询盘、报盘或是还盘信函。
书写信函占试卷10％－15％。
实训项目四
一、实训目的
在国际贸易中，交易的一方明示接受另一方的交易条件，交易即达成，然后签订具有合同性质的文件。
如果买方发出订购信；寄出订单或者购货确认书，要求卖方按上面所列出的条件供货，要求卖方签回一份，就是对自己订货和对卖方的确认。
订单信通常需要明确以下条件：
商品名称,质量要求和规格，订购数量，价格及价格条件、总额等。
买方通常强调交货时间或者敦促对方尽快交货，根据需要还可能提出付款方式、供现货等其他条件。
买卖双方成交后，可以用函电确认成交；也可以订制销售合同或者销售确认书、订单、购货确认书，寄给对方会签时附上一封短的成交信，对方收到后回信确认并签回一份合同。
确认订货信中，要注意重复对方合同中的主要内容，强调支付货款要求，表达对寄去合同予以会签的愿望等。
本章实训提供了一系列订单、成交的信函以及销售合同让学生学习、填制。
二、实训时间：
6学时
三、实训场地（设备）：
教室、国际商务实训中心及校外实训基地
四、实训方法:
教师指导学生进行练习
五、实训内容与步骤：
实训1：
熟悉销售合同和购货合同的各项条款。
（1学时）
要求：
将从贸易公司收集的合同让学生了解、认识和熟悉合同的各项条款。
实训2：
根据模拟谈判成交内容草拟一份销售合同或销售确认书。
（2学时）
要求：
合同必须严格按照双方谈判结果填写，每项条款必须表达准确，用词正确，一旦填写不得涂改。
练习1
合同号码：
95—05623
卖方：
山东省轻工业品进出口公司
买方：
里奥吐温（LeoTwin）公司，尼日利亚拉格斯
商品名称：
“牡丹”牌收音机
规格：
7307型
数量：
500台
单价：
每台成本加保险费加运费拉格斯80美元
总金额：
40，000美元
包装：
用适合出口的木箱包装
保险：
按百分之百CIF值加百分之十保一切险及兵险
装运港：
中国广州
目的港：
尼日利亚拉格斯
唛头：
菱形内刷ABC
交货期：
2004年10月30日以前
支付条款：
以即期的不可撤销的信用证
签约地点与日期：
2004年3月25日于青岛
SalesContract
No.
Sellers:
Buyers
Thiscontractismadebyandbetweenthebuyersandthesellers,wherebythebuyersagreetobuyandthesellersagreetoselltheunder-mentionedcommodityaccordingtothetermsandconditionsstipulatedbelow:
Commodity
Specifications
Quantity
Unitprice
Totalvalue
Packing
Shippingmark
Insurance
Timeofshipment
Portofshipment
Portofdestination
Termsofpayment
Doneandsignedin_________onthis__________dayof_________,200_____.
练习2
根据往来信函填制合同：
（1）Inquiry
July15,2003
ABCTradingCo.Ltd.
Shanghai,China,
DearSirs,
WeareverymuchinterestedinimportingyourprintedshirtingdisplayedatGuangzhouFair.Therefore,wewouldappreciateyourmakingusanofferonCFRbasisincludingourcommissionof5%.
Ifyoucansupplyfromstockwearepreparedtoorder100,000yardsforshipmenttobemadeasearlyaspossiblebydirectsteamertoHongkong.
Astopayment,wewouldsuggestthatforthisparticularorderyouletushaveD/Psightterms.
Yoursfaithfully，
XYZTRADERS
HONGKONG
（2）Offer
July22,2003
XZYTRADERS
HONGKONG
DearSirs,
ThankyouforyourletterofJuly15,inquiringfor100,000yardsPrintedShirting.
Wearemakingyouanoffer,subjecttoyouracceptancereachingusnotlaterthanAugust8,asfollows:
100,000yardsofArt.No.185PrintedShirtinginblueandredcolours,equallyassorted,packedincartons,atHK$17peryardCFRC5%HongkongforshipmentfromshanghaiinOctober.
Aswemustadheretoourcustomarypractice,wewishtostatethatpaymentshouldbemadebyconfirmedirrevocableL/Cavailablebydraftatsight.
Welookforwardtoyourearlyreply.
Yoursfaithfully,
ABCTradingCo.Ltd.
（3）Acceptance
July30,2003
ABCTradingCo.Ltd.
ShanghaiChina
DearSirs,
WearepleasedtoconfirmedouracceptanceofyourofferofJuly22,2003of100,000yardsprintedshirtingArt.No.185atHK$17peryardCFRC5%Hongkong.
WearegladthatwehavebeenabletocometotermswithyouandarenowarrangingwithourbankfortherelevantL/C.Whenmakingshipment,kindlyfollowtheshippinginstructionsenclosed.Astoshippingmark,we’llletyouknowsoon..
Yoursfaithfully,
XYZTRADERS,HONGKONG
Note:
:
Thiscontractissignedon15AUGUST,2003.TheNo.is95-226.
SalesContract
No.
Sellers:
Buyers
Thiscontractismadebyandbetweenthebuyersandthesellers,wherebythebuyersagreetobuyandthesellersagreetoselltheunder-mentionedcommodityaccordingtothetermsandconditionsstipulatedbelow:
Commodity
Specifications
Quantity
Unitprice
Totalvalue
Packing
Shippingmark
Insurance
Timeofshipment
Portofshipment
Portofdestination
Termsofpayment
Doneandsignedin_________onthis__________dayof_________,200_____.
实训3：
填写订单、重复订单和续定订单。
（2学时）
要求：
根据往来信函，填写订单。
注意商品名称、数量、规格、单价等内容，做到准确无误。
品名数量货号价格价格条件
不粘锅350026”USD121persetCFRD3Chicago
140030”USD164persetCFRD3Chicago
付款方式：
即期汇票信用证
装运时间：
12月25日之前及时抵达
ORDER
NO.
TheEasternGarmentsCorp.
ShanghaiChina
Pleasesupplythefollowingitems:
Quantity
Item
Size
Unitprice（perdozen）
教师点评（1学时）
六、实训考核方法与标准
期末考试让学生填制销售合同或购货合同，占试卷15％。
实训项目五
一、实训目的
在国际贸易中，支付条件的规定远比国内贸易复杂。
国际贸易最普遍使用的支付方式是信用证（缩写为L/C），它对买卖双方来说既安全又有保障，但这种方式操作起来比较复杂。
有时候为提高工作效率，进口商/买方要求按付款交单（D/P）或承兑交单（D/A）方式通过银行托收。
这种情况下，银行只作为中间人，代卖方递单和收取货款，并不承担进口商一定付款的责任。
如D/P要求付款后交单。
其中有见单即付（D/Patsight）和见单后XXX天付款（D/Patxxdays‘ssight）。
前者要求进口商立即付款才可取得单证，而后者的情况是给进口商一段宽限期，在出示单证30天、45天、60天或90天后再付款，但进口商在付款之前不能取得单证。
D/A要求在出口商/卖方开出的汇票被承兑后即需提交单证。
这种支付方式由于是商业信誉，对卖方不利。
就卖方利益而言，L/C比D/P
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