第六章会计凭证.docx
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第六章会计凭证
第六章会计凭证
第一节会计凭证的概念、意义和种类
一、会计凭证的概念
会计凭证是具有一定格式，用以记录经济业务发生或完成情况的、明确经济责任的书面证明。
填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基本环节，也是登记账簿的前提和依据。
任何单位每发生一项经济业务（如现金的收付、物资的进出、往来款项的结算等），经办业务的有关人员都必须按照规定的程序和要求取得或填制会计凭证，记录经济业务发生或完成的日期、经济业务的内容，并在会计凭证上签名盖章（有的凭证还需要加盖公章），以对会计凭证的真实性和正确性负责。
一切会计凭证都必须经过有关人员的严格审核，只有经过审核无误的会计凭证，才能作为登记账簿的依据。
二、会计凭证的意义
合法取得、正确填制和审核会计凭证，在会计核算中具有重要意义，表现在：
1．会计凭证是记录经济业务、提供账簿记录的依据；
2．会计凭证有利于明确经济责任，强化内部控制；
3．会计凭证有利于监督经济活动，控制经济运行；
4．会计凭证不但真实地记载业务活动情况，而且经过顺序编号、依次装订，可以使会计核算工作有条不紊地进行。
三、原始凭证和记账凭证
会计凭证按其用途和填制程序的不同可以分为原始凭证和记账凭证两类。
原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以证明经济业务发生或完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证，如发票、收据、材料入库单、领料单等。
记账凭证也称分录凭证，是由会计部门根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制，用以记载经济业务的简要内容，并明确会计分录的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。
第二节原始凭证
一、原始凭证的概念
原始凭证俗称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的书面证明，是记账的原始凭据，也是会计核算的重要资料。
二、原始凭证的种类
（一）外来原始凭证和自制原始凭证
原始凭证按其来源不同可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。
1．外来原始凭证
外来原始凭证，指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。
例如，由供货单位开具的增值税专用发票（见图6-1）、普通发票（见图6-2）及对外支付款项时所取得的收据（见图6-3）等都是外来原始凭证。
此外，一些定额发票，如火车票、轮船票等也属于外来原始凭证。
2．自制原始凭证
自制原始凭证，指由本单位经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。
如验收材料时的收料单（见表6-1）、领发材料时的领料单（见表6-2）、产品入库时的产品入库单（见表6-3）等。
（二）通知凭证、执行凭证和计算凭证
原始凭证按其用途不同可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。
表6-1
收料单
供货单位甲公司200×年10月×日凭证编号×××
发票号码×××收料仓库×××
材料
编号
材料规格及名称
计量
单位
数量
价格
应收
实收
单价
金额
×××
A种钢材
吨
50
50
500
25000
备注
合计
25000
仓库负责人：
记账：
仓库保管：
收料：
表6-2
领料单
领料部门一车间200×年10月×日凭证编号×××
用途×××收料仓库×××
材料
编号
材料规格及名称
计量
单位
数量
价格
请领
实领
单价
金额
×××
A种钢材
吨
2
2
500
1000
备注
合计
1000
记账：
发料：
审批：
领料：
表6-3
产品入库单
编号×××
交库单位一车间200×年10月×产品仓库×××
产品
编号
产品
名称
规格
单位
交付
数量
检验结果
实收
数量
单价
金额
合格
不合格
×××
电动机
××
台
50
√
50
300
15000
记账：
检验：
仓库：
经手：
1．通知凭证
通知凭证是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如罚款通知书、付款通知书等。
2．执行凭证
执行凭证是证明某项经济业务已经完成的原始凭证，如销货发票、材料验收单、领料单等。
3．计算凭证
计算凭证是对已进行或完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证，如产品成本计算单、制造费用分配表、工资计算表等。
（三）一次凭证、累计凭证和汇总凭证
原始凭证按其填制手续及内容不同，可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。
1．一次凭证
一次凭证指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。
一次凭证是一次有效的凭证，如现金收据、发货票等都是一次凭证。
外来原始凭证一般都属于一次凭证。
2．累计凭证
累计凭证指在一定时期内多次记录相同经济业务的原始凭证。
其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。
累计凭证是多次有效的原始凭证，一般为自制原始凭证，如表6-4所示限额领料单。
3．汇总凭证
汇总凭证指对一定时期内反映相同经济业务的若干张原始凭证，按照一定方法汇总后填制的原始凭证。
在实际工作中，对发生笔数较多的同类型经济业务的原始凭证可以汇总编制原始凭证汇总表，如表6-5所示发料凭证汇总表。
表6-4限额领料单
领料部门：
一车间凭证编号×××
用途：
电动机200×年10月份发料仓库×××
材料
类别
材料
编号
材料名称
及规格
计量
单位
领用
限额
实际
领用
单价
金额
备注
××
××
A种钢材
吨
10
8
500
4000
供应部门负责人生产计划部门负责人
日
期
数量
领料人
签章
发料人
签章
扣除代
用数量
退料
限额
结余
请领
实发
数量
收料人
发料人
2
1
1
××
××
9
5
1
1
××
××
××
××
8
20
6
6
××
××
2
合计
9
9
2
表6-5发料凭证汇总表
200×年10月5日
会计科目
领料部门
领料单张数
原材料
燃料
××
合计
生产成本
一车间
20
35000
35000
二车间
10
15000
15000
小计
30
50000
50000
制造费用
一车间
10
20000
20000
二车间
10
15000
15000
小计
20
35000
35000
合计
50
85000
85000
会计主管：
记账：
复核：
制表：
（四）通用凭证和专用凭证
原始凭证按其格式不同，可以分为通用原始凭证和专用原始凭证两种。
1．通用凭证
通用凭证指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证，如全国统一使用的银行承兑汇票，某一地区统一印制的收款收据等。
2．专用凭证
专用凭证指专门用于某一类经济业务的记账凭证，如增值税专用发票、差旅费报销单等。
以上不同类型的原始凭证是相互关联的，如现金收据往往一式数联，一联作为出具收据单位的自制原始凭证，另一联则是接受凭证单位的外来原始凭证。
同时，它既是一次凭证、执行凭证，又是专用凭证。
三、原始凭证的基本内容
因为经济业务的性质不同，所以不同经济业务所涉及原始凭证的形式和内容也有所不同，但客观、真实记录和反映经济业务发生完成情况是所有原始凭证的共同要求，这一共同要求决定了每种原始凭证必须具备以下基本内容：
1．原始凭证的名称；
2．填制原始凭证的日期和凭证的号码；
3．接受原始凭证的单位名称；
4．经济业务的内容（含数量、单价、金额等）；
5．填制单位的名称及公章（或专用章）；
6．有关人员签章；
7．凭证附件。
随着经济业务的复杂化，多用途、复式凭证的应用目益增多，使原始凭证的内容逐步扩大。
如银行结算凭证大多一式数联，分别作为收款人、付款人和双方银行的原始凭证。
这种凭证不仅要增加一些必要项目（如双方账号和关联行），而且要选择其中必填的项目。
又如增值税专用发票．它的应用面很广，规定为一式三联，分别为发票联、税款抵扣联和记账联。
四、原始凭证的填制要求
原始凭证既是具有法律效力的书面证明，又是进行会计处理的基础，为保证原始凭证能及时、准确、清晰反映经济业务的情况，填制原始凭证时，必须严格遵守下列要求：
（一）真实可靠，手续完备
凭证上的日期、经济业务内容、数量、单价和金额必须如实填写，真实可靠，不得在原始凭证上虚构经济业务。
经办人员必须签名或者盖章，以对凭证的真实性负责。
从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。
自制原始凭证必须有经办单位领导人或授权人员的签名或者盖章。
对外开具的原始凭证，必须加盖本单位公章。
（二）内容完整，书写清楚
所有项目必须填写齐全，不得省略或遗漏。
凭证上的文字要工整、清晰，易于辨认；阿拉伯数字要逐个填写，不得连写；大写数字和小写数字必须相符；填写银行票据、结算凭证，必须按规定做到标准化、规范化；一式多联的凭证，必须用双面复写纸套写，单页凭证必须用钢笔填写；凭证填写发生错误，应按规定的方法更正，不得任意涂改或刮、挖、擦、改。
（三）妥善保管，及时流转
原始凭证（不论是空白凭证还是已填制的凭证）都必须连续编号、妥善保管，作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根联一并保存。
原始凭证应该及时填制，按规定程序流转，不拖拉、不积压。
销货退回不得以退货发票代替收据。
为了保证会计核算工作的正常进行和当期会计资料的真实完整，填制或取得的原始凭证应及时送交会计机构。
（四）数字和文字的书写要规范
原始凭证上的数字和文字要认真填写，做到字迹清晰、整齐规范。
原始凭证数字及文字填写应注意以下几点：
1．中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹，贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、抬、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等字样。
不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。
如果金额数字书写中使用繁体字，如億、圆，银行也可受理。
2．中文大写金额到“元”或者“角”为止的，在“元”或者“角”字之后，应写“整”字，在“分”以后可以不写。
3．中文大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写数字应紧接“人民币”字样填写。
未印“人民币”字样的，应加填“人民币”三字。
4．阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”（或草体“￥”），不得连写或书写不清。
5．阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。
如￥1409.50，应写成“人民币壹仟肆佰零玖元伍角整”；￥1609.02，应写成“人民币壹仟陆佰零玖元零贰分”；￥345.04，应写成“人民币叁佰肆抬伍元零肆分”。
6．阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”字。
如￥6007.14，应写成“人民币陆仟零柒元壹角肆分”。
但如果阿拉伯数字万位或元位是“0”但千位和角位不是“0”，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写“零”字。
如￥1680.32，可写成“人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分”，或者写成“人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分”；￥107000.53，可写成“人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分”，或者写成“人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分”。
7．票据的出票日期必须使用中文大写。
为防止篡改票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。
例如，1月15日应写成零壹月壹拾伍日；10月20日应写
成零壹拾月零贰拾日。
票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。
五、原始凭证的审核
审核会计凭证是正确组织会计核算和进行会计检查的一项重要工作，也是实行会计监督的一个重要手段。
为了正确反映和监督各项经济业务，保证核算资料的真实、完整，会计部门和经办业务的有关部门，必须对会计凭证，特别是对原始凭证进行严格认真的审核。
各种原始凭证，除由经办业务的有关部门审核以外，最后都要由会计部门进行审核。
原始凭证的审核内容主要包括：
原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性、及时性。
原始凭证的审核是一项严肃细致的工作，会计人员必须坚持制度，坚持原则，依法履行职责。
经审核的原始凭证应根据不同情况处理：
1．对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；
2．对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；
3．对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。
六、原始凭证错误的更正
为了规范原始凭证的填制，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证舞弊，《会计法》第十四条规定了原始凭证错误更正的具体要求：
1．原始凭证所记载的各项内容均不得涂改。
随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不得作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。
2．原始凭证记载内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，并在更正处加盖出具凭证的单位印章。
3．原始凭证金额出现错误的，不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。
4．原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证。
对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。
第三节记账凭证
一、记账凭证的概念
记账凭证，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。
二、记账凭证的种类
（一）收款凭证、付款凭证和转账凭证
按记载经济业务内容的不同，记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
1．收款凭证
收款凭证，是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。
收款凭证又可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证，分别根据现金或银行存款收入的原始凭证填制，如表6-6所示。
总号
分号
表6-6收款凭证
借方科目：
现金200×年×月×日
摘要
应贷科目
金额
一级科目
二级和明
细科目
√
亿
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
出差人员差
旅费多余款
其他应收款
2
5
0
0
0
合计
￥
2
5
0
0
0
会计主管：
记账：
出纳：
复核：
制单：
2．付款凭证
付款凭证，是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。
付款凭证又可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证，分别根据现金或银行存款付出的原始凭证填制，如表6-7所示。
为避免凭证重复，对于两类货币资金之间的划转业务（如将现金送存银行，或从银行提取现金）一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。
例如，将现金送存银行，只编现金付款凭证，不编银行存款收款凭证；从银行提取现金，只编制银行存款付款凭证，不编制现金收款凭证。
3．转账凭证
转账凭证，是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。
转账凭证要根据有关转账业务的原始凭证编制，作为登记有关账簿的依据，如表6-8所示。
为便于识别，不同凭证用不同颜色印刷。
例如，收款凭证用红色，付款凭证用绿色，转账凭证用蓝色。
（二）分录凭证、汇总凭证和联台凭证
按用途不同，记账凭证可以分为分录凭证、汇总凭证和联合凭证三种。
1．分录凭证
分录凭证，是指直接根据原始凭证编制，载明会计科目、记账方向和金额的凭证。
2．汇总凭证
汇总凭证，是指为了简化记账凭证的填制工作，对分录凭证加以汇总，据以登记分类账的记账凭证，如表6-9所示记账凭证汇总表。
3．联合凭证
联合凭证，是既有原始凭证或原始凭证汇总表的内容，同时又具备记账凭证内容的凭证。
它在自制原始凭证或原始凭证汇总表上同时印有对应科目，作为记账的依据，如表6-10所示发料凭证汇总表。
（三）复式记账凭证和单式记账凭证
按填制方法不同，记账凭证可以分为复式记账凭证和单式记账凭证。
1．复式凭证
复式凭证，也称多科日记账凭证，其特点是将每一笔经济业务所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映。
上述收款凭证、付款凭证和转账凭证都属于复式记账凭证。
其优点是便于了解有关经济业务的全貌，减少凭证张数；缺点是不便于汇总计算科目的发生额和记账分工。
如表6-6，表6-7和表6-8所示。
2．单式凭证
单式凭证，是指每一张记账凭证只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。
填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。
其优点是便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账；缺点是制证工作量大，发生错误不易查找，也不便于反映经济业务的全貌。
如表6-11和表6-12所示。
三、记账凭证的基本内容
记账凭证的主要作用是对原始凭证进行分类整理，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制会计分录，据以登记账簿。
为了概括反映经济业务的基本情况，满足登记账簿的需要，记账凭证必须具备以下基本内容：
1．记账凭证的名称；
2．填制记账凭证的日期；
3．记账凭证的编号；
4．经济业务的内容摘要；
5．经济业务所涉及的会计科目（包括一级科目、二级或明细科目）、记账方向和金额；
6．记账符号；
7．所附原始凭证的张数；
8．会计主管、审核、制单、记账人员的签名或盖章以及出纳人员在收付款凭证上的签名或盖章。
四、记账凭证的填制要求
（一）基本要求
1．记账凭证各项内容必须完整。
2．记账凭证应连续编号。
一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。
例如，第八笔转账业务需编制两张记账凭证，则第一张凭证的编号为“转（字）8—l/2号”，第二张凭证的编号为“转（字）8—2/2号”。
3．记账凭证的书写应清楚、规范，相关要求同原始凭证。
4．记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证或原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
5．除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
6．填制记账凭证时若发生错误应当重新填制。
已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误的，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销×月×日×号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正×月×日×号凭证”字样。
如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。
发现以前年度记账凭证有错
误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
7．记账凭证填制完经济业务所涉事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
（二）收款凭证的填制要求
收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“现金”或“银行存款”；日期填写的是编制本凭证的日期；右上角填写编制收款凭证的顺序号；“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明；“贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计科目；“记账”是指该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务所涉事项重记或漏记；“金额”是指该项经济业务的发生额；该凭证右边“附件×张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数；最下边分别由有关人员签名或盖章，以明确经济责任。
（三）付款凭证的填制要求
付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。
对于涉及“现金”和“银行存款”之间的经济业务，一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。
（四）转账凭证的填制要求
转账凭证将经济业务涉及的全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级及明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。
其他项目的填列与收、付款凭证相同。
五、记账凭证的审核
为了正确登记账簿和监督经济业务，除编制记账凭证的人员应当认真负责、正确填制、强化自审以外，还应建立专人审核制度。
记账凭证的审核内容主要包括：
内容是否真实、项目是否齐全、科目、金额等填制内容是否正确。
出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，避免重收重付。
在审核过程中，如果发现差错，应查明原困，按规定办法及时处理和更正。
只有经过审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。
第四节会计凭证的传递和保管
一、会计凭证的传递
（一）会计凭证传递的概念
各种会计凭证所记录的经济业务不尽相同，所要办理的业务手续和所需的时间也不尽相同。
为及时进行账务处理，应当为每种会计凭证的传递制定合理的传递程序，明确在各个环节停留的时间。
会计凭证的传递是指从取得或填制会计凭证时起至归档保管期间，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。
（二）会计凭证传递的意义
1．掌握业务进程、提高工作效率
正确组织会计凭证的传递，可以使会计资料及时传递到各个部门、各个环节，使各部门密切配合，及时、正确地反映各项经济业务的完成情况，有利于掌握经济业务进程、提高工作效率。
2．加强经济管理，提高经营管理水平
正确组织会计凭证的传递，有利于凭证和物资的流转，从而加强经济管理责任制，提高经营管理水平，提高经济活动效率。
（三）会计凭证传递的方法
科学的凭证传递程序，应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。
因此，在制订会计凭证传递程序时，应当注意以下三个方面的问题：
1．根据经济业务的特点、企业内部机构的设置和人员分工的情况以及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节，既要使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，并按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节，以免影响传递速度。
2．根据有关部门和人员办理经济业务（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各环节的停留时间，保证业务手续的完成，但又要防止不必要的耽搁，从而使会计凭证以最快速度传递，以及时传递经济信息。
3．建立凭证交接签收制度。
为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完备，简便易行。
各单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。
二、会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。
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