采购管理制度.docx
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采购管理制度
公司采购管理制度
第一章总则
第一条建立公司内部采购管理制度，规范物资供应申报及采购操作流程，严格控制成本，杜绝管理漏洞，降低企业风险，严明采购纪律，特制订本管理制度。
第二条本制度适用于公司内部所需各类资产（含非资产类）、生产研发类、设施设备类及非设备类（行政类、销售类）物资、材料设备采购，包括年度采购、单项采购及紧急采购。
第三条物资供应部为公司采购、招投标、物品验收、质量保证的责任单位。
第二章采购原则
第三条严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则。
第四条严格遵守公司物资供应部统一询价定标的原则。
第五条严格遵守“三个三”原则。
1、选购三原则：
（1）一种物品采购由各部（参与部门或人员）共同提供三家商户（三家联合询价）；
（2）一种物品提供三家商户进行报价（三家报价）；
（3）一种物品最后定一～三家（三家定价）。
2、定购三原则：
（1）同类物品质量最优；
（2）同类物品、同等质量、同等参数价格最低；
（3）同类物品的供应商服务最好。
3、验收三原则：
（1）由公司招标物资供应部、使用部门、储运部等部门共同参与验收；
（2）参与验收的各部门代表签字后方能视为有效；
（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。
第三章年度采购
第六条年度采购的定义
年度采购是指对有计划、有持续需求的物资采购。
第七条年度采购的范围
1、办公耗材（行政类）等物料用品（含非资产类）：
办公耗材、办公文具、低值易耗品、保洁物料、行政类印刷制品、行政类广告制品、常态化及标准化行政材料设备、销售类相关日常物品、活动类物品、生产及研发所需仪器、设施设备及原料供给、包装类、广告宣传类等相关物品。
2、物资采购标的金额5万元以上（>5万），必须以年度采购形式进行采买，签订年度合同。
3、根据其采购主体性质界定，大宗类商品及年度使用常规物品必须以年度采购形式进行采买,建立公司战略合作单位品牌库,进行固定供货,长期合作。
第八条由需求部门确定所申购物资的数量、规格、产品档次及其他相关要求。
第九条立项申请
申购部门填写《立项报告审批表》，按权限逐级审批后，交由公司物资供应部进行招标采购工作。
需求部门在填写立项审批表时，须明确提出招标单位资质等要求、招标项目及招标内容、数量、详细的规格参数技术要求和方案等。
物资供应部按领导签批后日期进行相关采购工作。
根据物资采购项目的内容，主要分为以下三大类内容：
第一类，行政类，相关立项应包括相关采购物品名称、使用用途、规格型号、配置、物品的技术参数、数量、颜色、档次、到位时间等具体要求。
第二类，销售类，相关立项应包括相关活动或采购物品名称、活动方案、具体实施清单内容、使用周期、使用部位、规格型号、配置、具体物品的技术参数、数量、颜色、档次、进场时间、样品样板等具体要求。
第三类，生产研发类，相关立项包括需采购项目或材料设备的名称、招标采购项目的具体内容、使用部位、规格型号、配置、资质要求、具体图纸要求的技术参数、数量、颜色、档次、进场时间和样品样板等具体要求。
所提供需求方案须经需求部门负责人签字确认。
立项完成时间以具体签批时间为准。
对于需求部门的需求计划，需求部门须在每月的25号之前提供经审批后的次月的采购项目计划，并提报至物资供应部。
第十条物资采购的审批权限及审批流程（月度及年度类）
1、行政类申购：
（1）月度：
申购/需求部门于每月25日前根据上月月度使用量提报次月需求量并填写《物料采购需求月度计划表》→部门负责人提报→分管领导审核→人事行政经理审批→行政资产管理员汇总并填写《物料采购汇总申请表》→人事行政经理签字确认→存档→资产管理员填写《物料采购（行政类）审批表》→人事行政经理审核→人事行政总监审批→人事行政部按年度合同实施采购、验收并按季度办理相关结算手续→物品登记、领用、发放。
（2）年度：
人事行政部根据上年度物资使用情况，预估使用量及出具预算金额，按《招投标管理制度》及流程执行操作。
人事行政部由经办人/行政资产管理员填写《立项报告审批表》→部门负责人提报→人事行政总监确认签字→总经理审批→人事行政部接收。
2、销售类申购
（1）月度：
销售部/相关需求部门经办人填写《资产购置审批表》→部门负责人提报→分管领导确认签字→总经理审批→物资供应部接收。
（2）年度：
按《招投标管理制度》及流程执行操作。
销售部填写《立项报告审批表》并提供已确定标准的销售活动方案及材料清单→部门负责人提报→分管领导审核签字→物资供应部确认签字→总经理审批→物资供应部接收。
3、生产研发类申购
（1）月度：
生产部、研发部经办人填写《资产购置审批表》→部门负责人签字提报→分管领导审核签字→总经理审批→物资供应部接收。
（2）年度：
按《招投标管理制度》及流程执行操作。
生产部（车间）及研发部填写《立项报告审批表》并提供已确定标准物品、设备、原料清单及详细参数明细和相关要求→部门负责人提报→分管领导审核→物资供应部确认签字→总经理审批→物资供应部接收。
第十一条物资采购立项时间完成要求
1、行政类（行政部门申购立项）
紧急类（立项签收完成时间至少在需求时间的提前2天完成）
加急类（立项签收完成时间至少在需求时间的提前5天完成）
常规类（立项签收完成时间至少在需求时间的提前7天完成）
2、销售类（销售部门申购立项）
紧急类（立项完成时间至少在需求时间的提前3天完成）
加急类（立项完成时间至少在需求时间的提前5天完成）
常规类（立项完成时间至少在需求时间的提前7天完成）
3、生产研发类（生产部门/研发部门申购立项）
紧急类（立项完成时间至少在需求时间的提前5天完成）
加急类（立项完成时间至少在需求时间的提前10天完成）
常规类（立项完成时间至少在需求时间的提前15天完成）
第十二条物资采购属性划分
固定资产与低值物资的界定：
1、单件本值（原值）金额在5000元以上为固定资产；单件本值（原值）金额在5000元以下为低值易耗品。
2、可循环使用，且物品使用生命周期为一年（含）以上的为固定资产；不可循环使用，且物品使用生命周期一年以下的为低值易耗品。
第十三条供应商的考察、征召、资格审查和选择、确定
1、供应商的资格要求：
入选企业必须是行业或区域综合实力较强、规模大、企业资质及信誉度高。
2、供应商的征召：
年度供应商的征召由需求部门、物资供应部、相关联部门人员按照‘背靠背’原则，分别通过电话黄页、网络搜索、人脉推荐等方式搜索至少3家及以上单位。
由物资供应部负责人联合需求部门负责人、关联部门负责人共同对其搜索单位的资质、实力、企业信誉度、商务经营资料等进行调查。
3、供应商的资格审查：
（1）根据联系情况由需求部门及物资供应部确定须考察的单位，并组织由征召小组部门人员所组成的考察小组，必要时邀请相关部门人员参加，对供应商进行考察；考察小组考察完毕后对供应商进行筛选、优选，剔除不符合要求的单位，物资供应部填写《入选单位基本情况表》。
（2）物资供应部根据调查了解情况联系确定须约见的单位，征召供货商至公司进行现场谈判。
4、入围供应商的最终确定：
根据考察情况、供货商资质、信誉度等方面，由需求部门、物资供应部门联合对所有入围供货商进行现场商谈、报价，根据‘质量、价格、服务’三方面对其标的进行竞价评标。
物资供应部填写《采购竞价表（含紧急类）》，将最终谈价定标结果报总经理审批执行或直接由董事长/总经理根据实际情况指定供货商。
第十四条合同的签订
1、公司采购的项目，由物资供应部根据总经理/董事长最终审批结果，按权限逐级报批合同。
2、由公司负责采购的生产原料中，属于公司自用的原材料由公司直接与供应商签订供货合同，属于供应给第三方的原料或由第三方代为购买的，必须签订代购代扣代付的三方协议，包括：
货物验收、结算办理、各种单据的管理。
第四章单项采购
第十五条单项采购的定义
单项采购是指对单项（批次）申报物资的采购。
单项采购包含但不限于：
各公司的办公及生产设备、办公软件（管理ERP软件）、大型家具、服装、电器、车辆、生产所需单件设备或单批原料等非标准化的生产研发材料等采购。
第十六条单项采购立项
1、单项采购立项同年度采购立项。
2、生产及研发原材料采购：
由生产、研发部经办人填写《资产购置审批表》并附上相关原材料明细→生产、研发部负责人审核→主管/分管领导审核→总经理审批→物资供应部。
3、办公家具、家电、公司设施设备类：
申购/需求部门每月10日前填写《资产购置审批表》→申购部门经办人提报→申购部门负责人审核→分管领导审批→人事行政部复核→总经理审批→物资供应部
4、固定资产：
1）5万元以内（含5万元）的固定资产审批流程
申购部门填写《资产购置审批表》→分管领导审批→人事行政部意见→总经理审批→物资供应部
2）5万元以上的固定资产购置或其他非固资类物品采购以及所有车辆的购置经总经理审批后还须报董事长审批。
第十七条单项采购工作流程
1、询价
（1）预算金额1万元以下（含1万元）的单项采购，由申购需求部门至少一名员工、物资供应部一名专员（共计2名）分别提交至少3家供应商的最终报价。
（2）预算金额1万元-5万元（含5万元）的单项采购，由物资供应部2名物资采购员（含部门负责人）协同需求部门两名员工（含部门负责人）（共计4名）按‘背靠背’原则，分别通过网络、平面媒体等方式搜索5家以上合格单位（特殊情况下搜寻至少不低于3家单位），由四名相关询价人员分别提交供应商的最终报价，需求部门负责人及物资供应部负责人审核签字后提交至总经理，由总经理筛选出至少三家合格供应商后进行签批。
2、定价
由物资供应部及需求部门负责人主持，1名物资采购员及需求部门2名员工，共5人参与，严格按照‘公平、公正、公开’原则进行现场谈判，比价、谈价，定标。
由物资供应部制作填写《单项（批次）项目定价审批表》，需求部门及物资供应部共同出具评标意见，报总经理审批。
3、预算金额5万元以上的单项采购，按年度采购方式进行。
4、对已经确定供货商且标的总定价为5万以下（含5万）物资（IT产品及其他周期时令产品除外），一个月内再次申购的，经总经理审批后直接按前定标价格进行采购。
第十八条采购验收
1、物资供应部、需求/立项部门、储运部根据定标资料，进行合同签订、采购、三方验收并办理相关结算手续。
2、原材料物资的验收，按验收三原则执行，生产及研发部原材料由生产部、研发部、质量管理部三部门进行联合验收。
第十九条采购跟踪
1、为确保供方交货准时，物资供应部应及时关注货品供给情况并跟催到位。
2、采购物资因故不能或无法按时采购到货时，物资供应部应及时通知各需求部门，以便其及时采取其他应对措施。
第五章紧急采购
第十九条议标
由于特殊原因，事务紧急，为快速推进工作及时完成工作而不能按正常程序实施询价、评标、定标，需议标的项目须按下列程序进行：
1、议标审批适用范围：
因某种原因目前符合公司要求或可满足物资采购需求的供应商有且仅有一家（不满足评标、招标条件），此类商品市场供货商资源匮乏。
2、车辆采购由公司物资供应部负责人及人事行政部等相关人员共同到该品牌的4S店或总代理询价、议价,询价范围不局限于地区。
第二十条现金采购及联合现场采买模式
原则上公司所有物资、物料、设备采购不允许进行现金采买，均采用‘到送支票、商业承兑汇票、公对公转账、电汇’等方式进行支付。
现金采购只适用于公司紧急、重大事务或由董事长/总经理授权指定事务。
因紧急采购需用现金采购及现场采买的项目须填写《现场采购询价记录表》并按下列程序进行：
1、预算金额2000元以下（含2000元）紧急采购至少由申购需求部门一名员工、物资供应部1名员工，2名以上人员进行现场联合询价，并取得不少于两家供应商的现场最终报价，‘同型号、同品牌、同质量者’，选取报价最低的供应商进行购买。
并将现场询价的相关供货商相关信息（单位名称、联系方式、联系电话、企业地址等）做好登记，由物资供应部负责人和需求部门负责人共同对其真实性复核后，在《现场采购询价记录表》上由三方签字确认（询价人员、物资供应部负责人、需求部门负责人）。
2、预算金额2000元以上，5000元以下（含5000元）的现金采购，必须由需求部门2人、物资供应部1人共同参与，原则上现场采买至少须在3家及以上供应商有效最低报价的基础上形成统一意见后进行采购。
采购后由三方（询价人员、物资供应部负责人、需求部门负责人）在《现场采购询价记录表》上签字确认。
3、预算金额5000元以上,10000元以下（含10000元）的现金采购，必须由需求部门2人以上、物资供应部1人（其中1人必须为部门负责人）共同参与，原则上现场采买至少须在3家及以上供应商有效最低报价的基础上形成统一意见后进行采购。
采购后由三方（询价人员、物资供应部负责人、需求部门负责人）在《现场采购询价记录表》上签字确认。
第六章采购纪律
第二十一条采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。
第二十二条参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。
第二十三条所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。
第二十四条所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。
第二十五条相关采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。
第二十六条凡违反采购纪律的，一经发现，将根据情节轻重给予相关当事人人及主要负责人降职、降薪、免职、开除处理，情节严重者还将移交司法机关追究其刑事法律责任。
第二十七条各类采购招标原始资料必须归档，同一记录，按月度进行汇总总计，建立台账，并存档入库。
第七章附则
第二十八条本制度自下发之日起执行。
如有以往规定与本制度不一致的，以本制度为准。
第二十九条本制度由人事行政部及物资供应部负责解释。
山西锦波生物医药股份有限公司二零一六年九月二十二日
附件1:
《现场采购询价记录表》
附件2：
《单项（批次）项目定价审批表》
附件3：
采购竞价表（含紧急类）：
.xlsx
附件4：
入选单位基本情况表.xlsx
附件5：
物料采购需求月度计划表.xlsx
附件6：
物料采购汇总申请表.xlsx
附件7：
物料采购（行政类）审批表.xlsx
附件一：
现场采购询价记录表
排序
单位名称
单位地址
联系人（姓名、电话）
首次报价
最终报价
企业情况简报（规模、业绩）
备注
1
2
3
4
5
需求部门负责人：
物资供应部负责人：
询价人员：
附件2：
《单项（批次）项目定价审批表》
制表日期：
序号
采购项目名称
数量
单位名称
单位名称
单位名称
备注
联系人及联系方式
联系人及联系方式
联系人及联系方式
金额（元）
金额（元）
金额（元）
1
2
3
4
5
拟建议中标单位
询价人员（5名）
需求部门意见
物资供应部意见
总经理审批
升级会员 