出差管理制度41417.docx
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出差管理制度41417
制度·流程审批单
起草日期:
2018年3月1日起草部门:
制度·流程名称
出差管理制度
起草人
审核部门
审核意见
审核人签名
管理部复核
批准
备注:
1.本单适用于新制度、流程的制定,以及原有制度的修改
2.制定或修改制度、流程,须在制度流程前附此单,管理部凭此单方可对制度、流程下发。
出差管理制度
受控状态:
受控
生效日期:
年月日
批准
复核
审核
编制
出差管理制度
1.目的
规范员工因公国内外出差的申请和审批程序,为加强出差人员的管理,本着“必要、合理、经济”的原则,确定出差费用的标准,确保出差工作的正常进行。
2.范围
本规定适用于所有员工。
3.术语
3.1国内出差:
指员工因工作需要,离开其被指定的日常工作区域在本国范围内出差。
3.2海外出差:
指员工因工作需要,离开其被指定的日常工作区域在本国以外的国家和地区(包括港澳台地区)出差。
3.3短程出差:
正常情况下,单趟车程在二小时以内,能在当天往返的出差;一般是指在单位所在地市范围内的出差被认为是短程出差。
3.4出差地区分类:
一类地区:
北京、上海、广州、深圳
二类地区:
合肥、福州、兰州、南宁、贵阳、海口、石家庄、郑州、哈尔滨、
武汉、长沙、长春、南京、南昌、沈阳、呼和浩特、银川、西宁、济南、太原、西安、成都、拉萨、乌鲁木齐、昆明、杭州、重庆、天津、珠海、汕头、三亚、烟台、青岛、桂林、厦门、济南、苏州、无锡、宁波、大连
三类地区:
上述以外城市
3.5出差费用:
指公司员工因公出差而发生的交通费、住宿费等。
3.6误餐补贴:
指员工出差时,每天的用餐补贴。
4.职责
4.1公司总经理负责本制度的批准。
4.2公司管理部负责本办法的制定、修改和解释。
4.3公司管理部负责依据本办法做相应的经济审核与结算。
4.4公司内所有员工负责本办法的实施。
5.出差的申请与审批
5.1员工因公出差,应该事先填写《公出/出差申请单》,对于因故未能事先申请者,出差应先以电话或邮件获直接主管批准,事后补办手续,未经批准的出差,其费用不得报销。
5.2出差审批权限:
总监级以上人员出差,需报总经理审批;部门经理出差需报所属系统总(副)经理审批;主管及员工出差需报部门经理核审,副总(总监)审批。
短程出差由部门经理级批准。
(下文简称“权限主管”)。
5.3出差培训的申请根据《公司员工培训政策》规定事先申请,并根据培训审批权限规定实施批准。
5.4团队同时出差时,可以由(团队主管)一人填写《公出/出差申请单》,并注明随行人员。
5.5出差人员因特殊原因,中途需变更出差路线或延长出差时间或者改变差旅路线计划,需事前请示决策领导同意方可实行,并在出差返回后五个工作日内,重新填写《公出/出差申请单》,写明实际出差日期及实际出差路线,提交上级领导审批。
《公出/出差申请单》是差旅费核销的依据,必须备附贴入《公出差旅费报销单》报销。
6.费用预支与报销
6.1出差员工有预支差旅费需要的,员工可以凭批准过的《公出/出差申请单》向财务部提前一天申请借款,如员工预借出差培训费用,须同时附上批准过的培训申请单。
国内出差预借费用根据出差预定天数和标准费用预估上下浮动10%,预支金额不得超过申请人工资的2倍,特殊情况需经权限主管批准;
6.2出差员工返回后,必须于次月5日前内凭《公出差旅费报销单》及《公出/出差申请单》进行管理部初审,财务部审核,总经理最终批复。
审批通过后到出纳报销出差费用。
如有特殊情况,员工需要书面说明延迟报销的原因,经权限主管审批确认,否则财务部可以在告知该员工并通报其上级主管后,直接从该员工薪资中以最少次数扣回。
6.3低阶员工和高阶员工出差,交通、住宿可适当参照高阶员工标准。
6.4低阶员工和高阶员工出差,共同费用由高阶员工报销,若低阶员工报销高阶员工费用,应由高阶的上级主管来审核批准。
6.5员工出差期间需招待客户、赠送礼品等发生业务招待费的,须在《公出/出差申请单》中事先申请,经权限主管批准后方可报销。
如遇特殊情况,员工应口头或邮件获权限主管批准,否则发生的业务招待费不得报销。
6.6培训费用须先由公司的管理部职能部门审核备案后,报权限主管批准。
7.差旅费标准(单位:
人民币元)
7.1往返路费:
往返路费包括长期固定工作城市至出差目的地的飞机票、火车票、船票、长途客车票以及上述票据的附加费用,按所到达地区现行票价实报实销。
7.1.1往返交通工具的使用标准上限及各费用:
(见附件:
一)
7.1.2酒店费用标准明细:
(见附件:
二)
7.1.3“特殊情况”下可乘飞机,但要在出差申请单中特别注明,并由副总或总经理审批;经理级别以下岗位,连续乘坐火车时间超过8小时的,可购硬卧票。
7.1.4特殊情况的规定:
7.1.4.1至目的地无直达列车,或虽有直达列车,但超过18小时车程;
7.1.4.2处理紧急公务;
7.1.4.3与副总、总监(含)以上人员一同出差;
7.1.4.4飞机票与火车票同等价值。
7.2往返路费附加费用包括:
7.2.1机票附加费用:
机场巴士(的士)费用、机场建设费、改(退)票费、保险费、行李托运费。
7.2.2火车、轮船、长途客车附加费用:
订票费、改(退)票费。
8.出差费用计算方式
8.1交通费用的规定:
8.1.1员工出差在条件允许下应选择最经济的交通工具出行。
如确因工作原因需选择超标准交通工具出行的,需事先在《公出/出差申请单》上注明原因,提出申请,并经权限主管批准,否则按就低标准报销,超出部分自理。
8.1.2副总经理在乘坐超过8小时以上的国际航班时可购买商务舱票,并需在购买前报总经理。
8.1.3员工市内交通应优先选择公共汽车、地铁等公共交通工具。
如确因工作需要乘坐出租车的,员工在报销时需说明原因及出发地和到达地,且只能用当日出租车发票,并需权限主管批准后可报销。
8.1.4员工短程出差,确因公务需要派车的,需经权限主管批准,可向车辆调度部门申请派车,如车辆调度部门无法派车的,则在《派车单》中予以说明并签名,由此发生的出租车费可附此,《派车单》报权限主管批准后报销。
8.1.5员工市内公出如需单独用车,由本人提出派车申请,需经权限主管进行审批。
如批准派车而车辆调度部门无法派车,需用车人可开私家车出差,按1.2元/公里报销油费及车辆损耗等费用,过路费可如实报销。
如未被批准派车的,员工自己开车出差而发生的费用,可参照搭乘公共交通工具所发生的费用标准进行报销。
此条(8.1.5)不适用于业务部门。
8.2住宿费用的规定:
8.2.1员工住宿费按实际住宿天数计算,凭票报销,住宿发票必须是注明住宿天数、住宿日期,且为增值税专用发票。
8.2.2住宿费按实报销,对于实际费用高于标准费用的,按标准额度予以报销;如特殊情况高于标准,须由权限主管签字审批确认。
8.2.3同性别两人或夫妇共同出差的,其住宿费用按标准的60%执行,如特殊情况须由权限主管签字审批确认。
8.2.4接受培训或接受业务联系机构的邀请而出差的人员,规定如下:
如对方机构提供优惠住宿价格(低于公司标准),则凭票据实报销,如高于公司标准,须经权限主管签字审批确认。
8.2.5出差酒店请优先选择如家、汉庭、速8、七天。
8.3误餐补贴的规定:
8.3.1员工出差误餐补贴包含中餐及晚餐两餐,在出差途中实际自费发生就餐则可申请误餐补贴。
每发生一餐可按标准的50%申请误餐补贴。
8.3.2若中晚餐均符合以下情况之一,则不享受当天的误餐补贴;若仅一餐符合以下情况,可申请一餐的误餐补贴。
8.3.2.1员工出差期间如培训机构、业务单位或跟随高层主管出差已提供就餐的;
8.3.2.2如员工出差期间有发生业务招待用餐的;
8.3.2.3员工出差期间,所搭乘的交通工具有提供餐点的。
8.3.3员工在出差途中误餐补贴以实际发生误餐地区为准计算。
8.3.4员工在出差期间,在交通工具上过夜时(指21:
00点至次晨7:
00点)并且实际发生了就餐,公司将按如下标准给夜宵误餐补贴:
8.3.4.1夜间在途时间4小时以上的,夜宵误餐补贴以2类地区餐饮费标准的50%计发。
8.3.4.2夜间在途时间在4小时以下的不计。
8.3.5短程出差误餐补贴参照以上规则计发。
误餐时间分别为:
11:
30-13:
00,16:
30-17:
30,22:
00-次日07:
00并且涵盖2小时以上。
8.3.6误餐补贴根据实际可享受的天数计算。
8.4员工出差期间通讯费规定:
员工在国内出差中因工作需要发生通讯费用的,没有手机话费补贴的员工可在出差归来后一个月内,查询话费清单并依据公务话费部分,据实由部门主管审核后经权限主管批准报销;公司按月提供手机话费补贴的员工,不再另行报销通讯费用。
8.5特殊情况下的出差(如陪同客人出差等),出差费用超出标准的,应事先在“出差申请单”上进行说明和申请,由权限主管批准,可按实报销出差费用。
8.6员工在出差过程中,如有特殊情况需要发生超出标准的费用,出差员工需事前报请权限主管批准,同时在出差后费用报销时由权限主管签字批准确认。
8.7员工趁出差之便,事先请假并经部门经理批准探亲或回家,可按出差地直接返回公司所在地的交通费用标准报销,其因绕道而多支出的费用,不予报销。
员工探亲或回家期间的住宿费和补贴不能报销。
9.出差管理:
9.1员工在出差期间要定期向上级主管汇报工作进程。
9.2员工在出差返回一星期内向上级主管至权限主管提交《出差总结报告》。
9.3员工在出差期间因私人突发事故需要返回时,需征得权限主管批准,才由公司负担交通费,否则不予以报销费用。
9.4员工在出差过程中,如有生病或发生意外事故,应及时与公司取得联系。
附件一:
往返交通工具的使用标准上限及各费用
岗位等级
类别
总经理
副总
部长级
部长级以下人员
项目
交通工具
飞机
据实报销
经济舱/商务舱
经济舱
紧急情况事先申请
火车
硬卧/高铁
硬卧/高铁二等座
硬卧/高铁/动车二等座
车船
2等舱/1等舱
经济舱/4等舱
经济舱
交通费
1类地区
50元/天
40元/天
30元/天
2类地区
30元/天
25元/天
20元/天
3类地区
20元/天
15元/天
10元/天
住宿费
1类地区
400元/天
320元/天
200元/天
2类地区
300元/天
200元/天
160元/天
3类地区
200元/天
150元/天
120元/天
餐饮费
1类地区
30/50/50天
20/30/30天
10/25/25天
2类地区
20/45/45天
10/25/25天
10/20/20天
3类地区
15/40/40天
10/20/20天
10/15/15天
附件二:
酒店费用标准明细:
(以2类城市沈阳为例)
备注:
员工出差尽量选择以上3家酒店居住。