WORD实用技巧.docx
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WORD实用技巧
一、巧用Word制贺卡
1、单击Word快捷键工具栏上的“新建”按钮，创建一个新的贺卡文档。
2、执行“文件/页面设置“，在页面设置窗囗中对贺卡的大小进行适当设置。
3、执行“插入/图文框/横排“，再拖动鼠标到适当位置，在文档中插入一个图文框。
4、右击新插入图文框的边框，从弹出的菜单中执行“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。
5、单击“边框”选项卡，并在“设置”栏中选择“无”，取消新插入图文框的边框（或在“线型列表中选择适当的贺卡边框）。
6、执行“插入/图片/来自文件“命令，选择适当的贺卡图片并适当调节图片的大小和位置。
7、右击图文框中新插入的图片，再选择“叠放次序/置于方案下方”命令，将插入的图片置于图文框的下方。
8、在图文框的适当位置输入自己的祝福语言。
9、如果需要，我们还可以执行“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框，然后将自己的声音、动画添加到贺卡中，创建真正的“多媒体”贺卡。
至此，一张充满个性的贺卡诞生，可以将文档保存在磁盘上，用E-mail发送；还可以执行“文件/发送/传真收件人”命令，直接将自己的设计的贺卡快速传真出去。
二、字体中“号”与“磅”的对应关系：
字号
磅
毫米数
初号
42
14．82
一号
36
12．7
小一
26
9．17
二号
24
8．47
小二
22
7．76
三号
18
6．35
小三
16
5．64
四号
15
5．29
小四
14
4．94
五号
12
4．32
小五
10．5
3．7
六号
9
3．18
小六
7．5
2．65
六号
6．5
2．29
七号
5．5
1．94
八号
5
1．74
二、Windows系统文件一般文档的大搬迁
一般的缺省情况下，像MsOffice等应用频率较高的软件都会将其中的文件保存到“我的文档”中去，因此，我们首要任务是“我的文档”移到D盘。
1、在桌面上右击“我的文档”图标，选择“属性”/“目框”栏里的“C：
/mydocuments”中的C改为你所需的路径，如改为“D：
/mydocuments”。
这样，在D盘根目录下就出现了“我的文档”图标。
2、剩下的就是将原来在C盘根目录下的mydocuments文件夹中的所有文件拷贝到D：
/mydocuments，再将原来文件夹删除即可。
在以后的使用中，你不会再做其它设置，像OFFICE一类的软件都会将其存放的地址自动转到D：
/mydocuments中。
3、当你重装系统时，只要重复步骤1，你在“我的文档”中的文件就会又回来了。
四、Alt键的妙用
1、激活菜单命令：
按下Alt键可以激活活动窗口的菜单栏，使菜单栏的第一个采单成为高亮条，而按下Alt键和一个相应的字母就可以激活这个字母所代表的菜单项。
2、快速查看属性：
按下Alt+Enter或Alt键的同时用鼠标左键盘双击某对象，则可快速打开其“属性”。
其作用相当于右击并选取属性。
3、切换DOS窗口：
按下Alt+Enter可以在窗口及全屏幕方式下切换MS-DOS。
4、关闭应用程序：
按下Alt+F4键可经最快的方式关闭任何应用程序，而不用在文件菜单或工具条中寻找并单击“退出”或“关闭”。
5、切换应用程序：
连续按下Alt+Esc键可以直接切换到已经运行但没有最小化的的各个应用程序，而按住Alt键不放，再连续按下Tab键则可以在一个对话框中显示出当前已经运行的所有程序的图标和当前激活的程序的图标及其名称，只要释放Alt键便可以立刻切换到该应用程序中（微软美名曰“CooiSwitch”，即“冷切换”）。
6、打开控制选单：
在应用程序中，按下Alt+空格键可以直接打开系统控制选单，而如果按下AIT+-键则可以直接打开窗口控制选单。
7、撤消上步操作：
在Windows98的各个对话框中，凡是对编辑框的操作都可以通过Ait+Backspace键来撤消，其效果和Ctrl+Z完全一样。
8、拷贝活动窗口：
按下PrintScreen键可以拷贝当前屏幕的内容，但按Alt+PrintScreen键则可以只拷贝当前活动窗口。
五、《替换》实用技巧三则：
技巧一：
删除空行
一般情况下，下载的文章复制粘贴到Word窗口中，这时发现文档中往往存在多个空行，并且多数是在每个自然段后均有一个空行。
通过观察发现，在空行的开头有一个段落标记。
我们可以使用“替换”命令将空行开头的段落标记去掉，以达到删除空行的目的。
方法是：
1、“编辑”/替换/查找替换/高级；
2、在“查找内容”输入框中，输入2个“特殊字符”中的“段落标记”，即“^P^P”；
3、在“替换为”输入框中输入1个“特殊字符”中的“段落标记”，即“^P”；
4、在“搜索范围”/选择“全部”，单击/全部替换，空行被全部删除。
如果每个空行的开头不是段落标记，而是有一至几个空格，则先用下面介绍的方法，将空格删除后，再用上述方法删除空行即可。
技巧二：
删除空格
1、编辑/替换/查找和替换/“查找内容”框中输入一个空格，在“替换为”输入框中不输入任何内容。
2、在“搜索范围”/全部/全部替换，则空格便被全部删除。
技巧三：
文字转换成表格
下载的表格在Word文档中粘贴后，表格便会丢失，剩下的只是文本。
我们可以用“表格”/文字转换成表格，方便地将文本转换成表格。
六、在Excel中快速输入分数
如：
输入1/3，Excel将会自动转换为日期格式“1月3日”，要解决这一问题，可以在输入的分数前加入一个数字0和一个空格（注：
一定要有这个空格），例如，想输入1/3，应输入01/3，这样，可以得到正确的结果1/3。
七、Windows的多用户管理设置
Win95/98的用户都知道，Windows95/98的密码形同虚设，在登录系统时，只需简单地按“取消”按钮就可以进入系统。
Windows2000在这方面作了很大的改进，如果把系统设定为：
用户必须输入用户名和密码才能使用本机，那么如不输入正确的用户密码就不能进入系统；同时将用户分为管理者、用户和来宾三类。
双击“我的电脑”/控制面板/用户和密码，打开用户和密码对话框。
当完成Windows2000的安装完成后，系统会自动建立Administrator（系统管理员）
和Guest（来宾）帐号。
Windows2000首次启动是以系统管理员登录，要更改系统管理员的密码（系统初值是没有密码的），可以用Ctrl+Alt+Del三个键调出任务列表窗口，选择其中的“更改密码”更改管理员的密码。
要注意，管理员密码修改后要妥善保存、记忆。
在用户名列表上方有一个复选框“要使用本机，必须输入用户名和密码”，要使用用户管理必须使之有效，即：
选中它。
系统管理员对用户和密码的管理权限主要有添加用户、删除用户及更改用户。
1、添加用户
在对话框中，点击“添加”按钮，将弹出“添加用户”窗口，管理员可以填入该用户的户名、全名、简单说明，点击“下一步”为定密码，最后对该用户进行授权。
用户分为三类：
第一类是标准用户：
该用户可以修改计算机设置并安装程序，但不可以阅读属于其它用户的文件。
第二类是受限用户：
可以操作计算机并保存文档，但不可以安装程序或进行可能对系统文件和设置有潜在破坏性的更改。
第三类是其它用户，可分为六种：
Administrator（系统管理员）：
有对计算机/域的完全访问、控制权；
BackupOperators（备份操作员）：
只能用备份程序将文件及文件夹备份到计算机上；
PowerUsers（高级用户）：
权限同标准用户；
Guest（来宾）：
权限同受限用户。
Replicator（复制员）：
权限是在域内复制文件；
Users（普通用户）：
权限同受限用户。
2、删除用户：
方法与添加用户相似，在管理界面选中某个用户，点“删除”按钮并确认，这个用户就被删除了。
3、更改用户权限：
选中某个用户，点“属性”/“组成员”，出现“用户属性”，在标准用户、受限用户、其它三类中选一类成员身份，点“确定”，用户的权限就更改完成。
在“用户和密码”对话框中/高级/高级，出现“本地用户和组”对话框，在其中用户和组两个文件夹，分别列出了全部用户和按组分类的用户名单。
八、word的菜单栏、工具栏全部丢失的恢复
一般来说，word的菜单栏、工具栏主要是通过
九、在DOS下制作Win98启动盘
当Win98系统崩溃而不得不重装系统的时候，如果以前忘了制作启动盘，还可以运行Windows目录下的Command文件夹中的一个名为Bootdisk的批处理文件，运行后出现：
Pleasespecifythedriverletterofyourfloopydisk
Press1forA：
or
Press1forB：
Chooseanoption[1，2]？
一般都选择1,之后屏幕出现一些英文信息,放入一张磁碟后,敲回车,一张启动盘很快就到手了。
其实，在Windows/Command/Ebd目录下藏着的就是启动盘中的所有文件。
如果以后再想做一启动盘，只要把该目录下的所有文件拷贝到软盘里即可，速度肯定要比常规方法快。
十、找回丢失的Word文档
一、如果在Word中设置备份，并且文件已经保留了备份。
在意外丢失文档后，在打开文件时，单击“打开”按钮。
单击“文件类型”框中的“所有文件”，在文件夹列表中，双击含要打开备份文档的文件夹。
单击按钮。
在名称栏中，备份文件名显示为“XXX备份”（XXX为备份文件名）；在“类型”框中，备份文件的类型显示为“MicrosoftWord备份文档”。
找到该文件并双击之。
则可打开该文件。
二、如果在Word中将文件的保存形式设为“快速保存”
在Word中按照“工具”/“选项”/“文件位置”/“自动恢复文件”的顺序去找文件后缀为.WBK或.TMP的临时文件,双击打开该文件,还可以在系统配置文件中设置的临时文件路径去找,或者使用文件查找功能去找。
根据文件的创建或修改时间，找到文件后缀为XXX.WBK或XXX.TMP的文件,用Word打开,如果内容正确,然后选择“另存为”就把文件找回来了。
三、如果Word文件结构已破坏
具体表现是文件的大小数值还在，但是用Word打开后，文档的内容却是空的，用WPS2000打开可见大量的乱码。
这种现象较少发生，具体的恢复办法是：
单击“工具”/“选项”/“常规”。
确认“打开时确认转换”复选框是选取中的。
单击工具栏“打开”按钮，在选择文件的对话框中选择“恢复任何文件中的文本”，在文件名的选择框中双击要恢复的文件。
屏幕上比正常打开文件多一个“转换文件”的对话框。
在“文件类型（F）”列表中的类型是Word文档转换器支持的若干种文件类型。
这里选择“恢复任何文件中的文本”。
单击之后，在Word的状态栏的左下角闪出“Word正在转换XXX”的信息，后面是一个进度条，再后面是“按ESC键可取消”的提示。
等进度条满时，文件中的文字就恢复了。
让人遗憾的是，由于是按照文本格式转换的，文档中的表格无法恢复。
然后保存文件即可。
十一、为Word添加文档切换按钮
1、执行“工具”/自定义/命令/“类别”中选“所有命令”
2、在“命令”列表中找到“NextWindow”选项，它就是用在于不同的Word文档中进行向后切换的，我们只需将其拖拽到Word工具栏的适当位置即可，此时系统就会自动在相应工具栏中增加一个“下一个窗口”按钮。
3、按类似方法将“所有命令”中的“PrevWindow”选项拖拽一Word工具栏适当位置（它就是用于在不同的Word文档中进行向前切换的）。
4、单击确定，关闭“自定义”对话框。
这时，Word的快捷工具栏就会出现两个名为“下一个窗口”和“前一个窗口”的命令按钮。
十二、Excel2000进阶指南
1、强制换行：
按Ait+回车键。
2、自动选择输入法：
选中需要某种输入法的单元格或区域-------激活该输入法—单击“数据”/有效性/打开“数据有效性”/输入法模式/样式/选择“打开”/确定。
3、行、列重复填充：
1）选取填充单元格——右击填充柄再向左拖即可；
2）日期或数据，按Ctrl再拖动。
4、周围数据填充：
●按Ctrl+D，上方单元格的内容填充进来；
●按Ctrl+R，左侧单元格的内容填充进来；
●“编辑”/“填充”/“向上填充”、“向左填充”，可将下方或右方单元格的内容填充进来。
5、自定义序列填充：
工具/选项/自定义序列/“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一次按回车键一次，完成后单击“添加”/确定。
此后只要输入自定义的序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。
6、选择填充：
若需要填充前一两个单元格面输入过的数据（文本或文本与数字的混合，纯数字不行），可采用以下方法：
●让光标停留在需要填充的单元格，按Alt+↓打开本列已填充内容列表。
选择快捷菜单中的“选择列表”命令，打开本列已填充内容列表。
●用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车，或直接用鼠标单击所需的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。
7、双击序列填充：
此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况，用于排名次等场合非常方便。
方法是：
1）若要填充数字序列，可在起始单元格中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄，则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。
2）若要填充含数字的文本序列（第一名之类），在起始单元格中输入序列初始值（如第1名），将其选中后以击填充柄，则产生的序列就会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格为止。
8、工作表重复填充：
1）若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按Shift键后单击最后一张工作表标签。
2）若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按Ctrl键后单击最后一张工作表标签。
3）若需要将某工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：
按Ctrl键选取中含有数据的工作表和待填充数据的开花箐，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑”/填充/至同组工作表，在对话框中选择要填充的内容（“全部”、“内容”或“格式”）后“确定”。
9、EXCEL2000公式运算优先级：
运算优先级
运算符
说明
1
：
区域引用运算符
2
，
合并操作运算符
3
负号
4
%
百分比
5
^
乘方
6
*和/
乘和除
7
+和-
加和减
8
＆
连接符
9
=<><=>=<>
比较运算符
Excel计算错解疑：
（一）、####错误
1、计算结果太长：
加大列宽；
2、计算结果为负：
右击---设置单元格格式-----数字----数值/负数。
（二）、#VALUE！
错误
1、对含有文本的单元格进行了数值运算：
如A1=3，B1=“6”（用引号引起来的6表示它为文本）或B1单元格内输入了“年月”二字，则C=A1+B1的结果是#VALUE！
。
解决方法：
对含有文本的行或列求和，最好使用SUM，因SUM在求和时忽略文本所在的单元格。
2、在需要单一数值的运算符或函数中输入了一个数值区域：
如计算“C1=INT（A1：
B2）”（A1、A2、B1、B2均为小数），则在计算结果为#VALUE！
。
解决方法：
修改公式，将其中的数值区域改为单一数值，如将上述公式改为C1=INT（A1）。
或者先对区域A1：
B2求和，再进行取整运算，即C1=INT（SUM（A1：
B2））
（三）、#DIV/0！
错误
原因是公式中的除数引用了空白单元格或零的单元格。
（四）、#NEMA错误
1、函数名称输入错误：
2、在公式中引用的文本没有双引号
如A1=68、A2=96，要在B1、B2显示“卫生费68”、“卫生费96”等，可以用公式=“卫生费”＆B50，若其中的文本缺少双引号，就会出现#NEMA错误。
（五）、#N/A错误
1、函数或公式没有可用数值：
查找区域为空或没有所要查找的内容时，就会出现#N/A。
2、使用的函数中缺少一个或多个参数。
（六）、#REF！
错误
原因：
删除了由其它公式引用的单元格或将带有计算结果的单元格粘贴到其它公式引用的单元格中。
例：
公式“B1=IF（A1＞5000,”好”,”差”）”在A1＞5000时给B1赋值”好”,否则为”差”。
如果将公式“=LOOKUP（”a”,A8:
B8）”的结果粘贴互A1就会出现#REF！
错误。
解决方法：
更改公式或错误粘贴了单元格之后立即单击工具栏中的“撤消键入”按钮，以修改错误的引用或粘贴。
（七）、#NUM！
错误
1、公式或函数输入的数值超出其可以接受的值域
例：
“B6=ACOS（A9）”，而A9的值为-3就会出现#NUM！
错误。
解决方法：
应确保输入的数值在公式或函数的可接受范围内，并保证函数使用的参数类型正确。
1、计算产生的数值太大或太小，超出了Excel可以表示的范围。
Excel2000可以表示的数值在-1.7976931348623E+308与1.7976931348623E+308之间,若超出了上述范围就会出现#NUM！
错误。
解决方法：
修改计算公式，使产生的结果在满足Excel2000。
（八）、#NULL！
错误
原因：
公式或函数中的区域运算或单元格引用不正确。
例：
使用函数对A1：
A5和B1：
B5两个区域求和，而在引用这两个没有交叉的区域时使用了交叉运算符（空格）。
写成“SUM（A1：
A5B1：
B5）”注意A5和B1间有空格，就会出现#NULL！
错误。
方法：
对没有交叉的区域进行求和等运算时不要使用交叉运算符，而要使用逗号分隔求和区域。
EXCEL2000应用实例解析
1、利用身份证号码获取公民出生日期：
提取出生年月日
具体公式：
=CONCATENATE（”19”,MIDB（A4,7,2）,”年”,MIDB（A4,9,2）”月”MIDB（A4,11,2）,”日”）式中“19”是针对现行身份证号码中存在Y2K问题设置的，它可以在提取的出生年份前加上19。
三个MIDB函数的操作对象存放在A4单元格，分别从左起第7、9、11个字符开始提取2个字符，即得到出生年、月、日，最后由CONCATENATE函数将所有字符合并起来。
注意事项：
CONCATENATE函数和IDB函数的操作对象均为文本，所以存放身份证号码的单元格必须事先设置为文本格式，然后再输入身份证号码。
2、利用身份证号码获取公民性别
具体公式：
=IF（RIGHTB（a1，1）=”1,”男,IF（RIGHTB（a1，1）=”3,”男”,IF（RIGHTB（a1，1）=”5”,”男”,IF（RIGHTB（a1，1）=”7”,”男”,IF（RIGHTB（a1，1）=”9”,”男”,”女”）））））,公式中C列存放文本格式的身份证号码编号规则,该字符为奇数时为男,否则为女.经过IF五次判断,凡RIGHTB（c1，1）值为”1”、”3”等奇数的均为男，否则为女。
注意事项：
RIGHTB（c1，1）提取C1单元格存放的身份证号码右起第一个字符，由于它是由文本格式的单字节数字组成的，一个字符占用一个字节，故以1为单位计算要提取的字符数，如果是普通治安或双字节数字，一个字符要占用两个字节，应以2为单位计算要提取的字符数。
3、成绩等第计算
设分数存放在C列，计算结果存入D列
公式：
=IF（C2＞=85,”A”,IF（C2＞=70,”B”,IF（C2＞=60,”C”,IF（ISNUMBER（C2）,”D”,F（ISBLANK（C2）,””）））））,这是一个典型的IF函数嵌套公式,式中第二个IF语句是第一个IF语句的参数,第三个IF语句是第二个IF语句的参数,以此类推。
如果第一个逻辑判断表达式C1＞=85为TRUE（真），则D1单元格被填入“A”；如果第一个逻辑判断表达式C1=85不成立，则计算第二个IF语句“IF（C1＞=70”；以此类推直至计算结束。
其中ISNUMBER函数在C1为空时返回FALSE（假），接着执行最后一个IF语句，否则在C1单元格填入一个空格。
使用ISNUMBER函数和ISBLANK函数，防止某个学生没有参加考试，即成绩为空，但仍然给他评定为D等的情况发生。
如果成绩等第发生了变化，只须改变逻辑判断式中的值（85、70、60）即可，故上式在需要划分等第的场合具有一定的应用价值。
IF函数常用的比较操作符如下：
比较运算符
含义
示例
=
等于
A1=B1
＞
大于
A1＞B1
＜
小于
A1＜B1
＞=
大于等于
A1＞=B1
＜=
小于等于
A1＜=B1
＜＞
不等于
A1＜＞B1
3、利用IF函数计算工资的增加金额
某单位要给职工增加工资，其标准为：
工龄少于等于5年为20元；工龄多于5年少于10年为40元；工龄多于10年少于15年为70元；工龄多于15年少于20年为100元；工龄多于20年少于25年为140元；工龄多于25年少于30年为180元；工龄多于30年为240元。
此问题的处理方法：
建立工作表，其中A列输入职工姓名，B列输入工龄，C列存放计算出来的增资金额，A1、B1、C1单元格中输入列标题。
再让单元格指针停留在C2单元格，按笔者以前介绍过的方法输入公式：
=，IF（B2＜=10，40，IF（B2＜=15，70，IF（B2＜=20，100，IF（B2＜=25，140，IF（B2＜=30，180，IF（B2＜=35，240。
上式首先计算第一个逻辑判断“B2＜=5”，若其为“真”，则C2单元格被填入数值为20；若其为假，则计算第二个IF语句“IF（B2＜10，40”依次执行直到计算结束。
这就是IF函数嵌套的基本形式，加以改造后可应用于其他需要多重逻辑判断的场合。
需要注意的是：
公式中的逻辑判断条件“B2＜10”、“B2＜=15”等不能写成“5＜B2＜=10”、“10＜B2＜=15”，否则Excel虽不报错误，但计算中该条件会被忽略，导致最终计算结果错误。
另外，IF函数最多只能嵌套七层，再多就会出错。
另外，IF函数逻辑判断返回的结果可以是数值或文本等数据，也可以是一个表达式（如嵌套的下一个IF函数）。
根据这一点，我们可以在判断返回结果时进行某些计算。
仍用上面的例子，建立工作表，在D2单元格输入以下公式：
=IF（B2＜=5，C2+20，IF（B2＜10，C2+40，IF（B2＜15，C2+70，IF（B2＜20，C2+100，IF（B2＜25，C2+140，IF（B2＜30，C2+180，IF（B2＞30，C2+240）＝），执行后可以立即算出增加工资后的总工资。
当然你也可以将公式中的“C2+20”、“C2+40”等修改为SUM（C2，20）、SUM（C2，40）等，这样可以执行一些更为复杂的求和运算。
4、SUM函数
行或列求和：
常见的是工资表为例，它的特点是要对行内的若干单元格求和，并要自动扣除“房电费”、等。
根据习惯，这些项目并不输入负数，这时可在F2单元格中输入如下公式：
=SUM（A2：
C2，-D2，-E2。
其中A2：
C2引用是收入，面D2，E2支出。
由于EXCEL不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确的结果。
若收入和支出单元格不连续可将公式写成：
=SUM（A2：
C2，-D2，E2：
F2，-G2）的形式。
IF函数和SUM联合应用
IF函数和SUM联合应
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