音乐梦想大篷车巡演活动策划方案.docx
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音乐梦想大篷车巡演活动策划方案
2019年XX酸酸乳大篷车巡演
执
行
手
册
第一章活动简介
第二章现场设置
第三章工作人员安排与职责
第四章活动流程
第五章需XX当地人员配合事宜及相关流程
第六章注意事项
第一章活动简介
一、活动背景
Ø2019年XX酸酸乳音乐梦想学院将在全国一二级主要城市举办连续性的大型路演，为所有有音乐梦想的受众搭建成就梦想的舞台。
ØXX酸酸乳大篷车活动，应该利用大篷车的流动性与易操作性、传播的广泛性，在全国更大范围内，对XX酸酸乳音乐梦想学院的音乐效应形成补充，并将其进行发散，更全面、更深刻地强化酸酸乳与音乐的品牌联系
二、活动目的
Ø配合2019年XX酸酸乳音乐梦想学院大型路演活动，形成活动层次的全面性与连续性；
Ø利用大篷车的特点，覆盖全国三四级城市，扩大2019XX酸酸乳音乐梦想学院的宣传面积，使音乐梦想学院的招募形态、概念得到更多传播；
Ø全面巩固XX酸酸乳音乐品牌地位
三、活动主题
音乐梦想学院
三、活动日期及时间
活动日期：
2019年5月1日－2019年7月31日
活动时间:
1、五月份：
售卖时间：
11：
00am—18：
00pm
互动、演出时间：
14：
00pm—18：
00pm（工作日）
16：
30pm—18：
00pm（周末）
2、六、七月份：
售卖时间：
12：
00am—20：
00pm
互动、演出时间：
16：
00pm—20：
00pm（工作日）
16：
00pm—21：
00pm（周末）
（客服双方可根据当天人气和天气情况商量活动执行时间，灵活掌握）
3、舞台表演时间：
✓工作日16:
00—17:
3018:
30—20:
00
✓周末16:
30—18:
0019:
00—21:
00
注：
舞台演出及互动时间督导可根据现场人流量决定，如人流量很少，督导可以调整舞台演出及互动的开始时间，与现场销售达成共识。
四、活动方式
三四级城市及其周边的卖场门口大型路演，用大篷车形式覆盖
五、活动信息
Ø执行区域：
鲁豫、苏皖、浙沪、华南、云贵广、川藏渝
共6条线路
Ø活动场次：
每线75场×6线=450场
Ø执行公司：
杭州百腾广告有限公司
Ø活动城市：
见各中心排期
Ø场地要求：
人流量大卖场门口、中心广场、街心公园
（场地没有障碍物，能让舞台车进场；水电具备）
Ø活动线路及执行队伍：
6条线路，以大篷车车贯穿线路
Ø城市名单、活动时间、活动场次见－《活动排期表》
第二章现场设置
Ø大篷车路演简介
一、大篷车A（外观）
二、大篷车B（外观）
二、现场陈列示意图
三、现场区域设置
1、主舞台
♫“大篷车展开后即为主舞台
♫配合整体活动，在大篷车活动现场开展以“音乐梦想学院”为主题的唱歌比赛
♫每天进行评比及颁奖，选手不输送
♫主舞台活动内容：
“音乐梦想学院”K歌比赛、表演环节、互动游戏
2、报名区
♫消费者现场报名参赛，按顺序分组进行比赛
♫工作人员须提醒消费者至少提前10分钟在准备区等候比赛
♫每天报名人数控制在100人内
3、准备区
♫消费者报名参赛后在准备区等候
♫工作人员发放号码牌，选手按顺序参赛
♫比赛完毕，工作人员回收号码牌
4、互动区
愿景墙——现场为2019年参赛选手设置“音乐梦想墙”，参赛选手可写下自己的梦想宣言与参赛感言，表达成就音乐梦想的美好愿望；
互动游戏——重点突出果蔬酸酸乳，现场设置与消费者互动小游戏，与消费者近距离接触，使消费者在潜移默化中了解产品和活动信息
♫游戏一：
果蔬农场（仅供台下互动）
Ⅰ、现场一名消费者参加，使用广告片中的三向吸管为道具；
Ⅱ、在指定为农场的区域，在规定时间内，使用道具分别将牛奶、蔬菜、水果从农场中挑出；
Ⅲ、用时最短的消费者获得奖品。
♫游戏二：
歌词大挑战
Ⅰ、参赛者速记主持人提供的含“蒙、牛、果、蔬、酸、乳”几个字的歌词；
Ⅱ、主持人随机抽取一张卡片，根据卡片上的字，参与者立即
唱出事先速记的歌词，如抽到一个“果”字，参与者马上
唱与“果”有关的一句歌词
Ⅲ、反应最快的消费者获得奖品。
♫游戏三：
疯狂飙歌
Ⅰ、现场邀请5名观众参与游戏，每人现场飙长音，唱出“酸酸甜甜我做主”，谁飙的音最长则为胜；
Ⅱ、飚音最长的消费者获得奖品。
5、售卖区
♫售卖区物料及人员由当地配合提供
♫现场售卖同时进行新品试饮
♫工作人员可分时段在场内进行流动试饮
第三章工作人员与职责
Ø车队工作人员安排
序号
职位
职责
人数（人）
1
督导
现场监控
1
2
司机
司机
2
3
演艺
主持
1
4
舞蹈
3
5
歌手
1
6
调音（兼）
7
工作人员
报名区及准备区
1
8
试饮（派发）
2
9
互动区
1
10
场地先锋
1
合计
13
备注：
1、管理和演职人员跟车走，工作人员需当地招聘，促销人员需经销商提供3名以上。
2、执行公司前期1名人员到达活动城市配合场地谈判及人员招聘培训。
3、因活动密度大，为确保活动各城市活动能按时开展，当地经销商提前进行场地沟通及提供活动现场工作人员。
Ø工作人员职责
一、促销员及演艺人员来源规定
所有促销员及演艺人员由执行公司统一招聘、培训，随车执行活动。
1、促销员
✧女性：
年龄18-25岁之间，青春靓丽，口齿伶俐，应变能力较强。
活动期间不得佩戴框架眼镜，化淡妆，身着统一促销服装，长发扎起来。
✧男性：
年龄18-25岁之间，性格开朗，阳光帅气，发型不要过长。
身着统一促销服装，不得佩戴框架眼镜，不能留长发，不能留长甲，干净。
2、演员招聘
✧主持人：
男女不限；阳光、时尚、有亲和力。
XX提供统一服装，统一服装为促销服装或XXT-shirt。
✧歌手与舞蹈演员：
形象好，阳光，身高较为一致。
能带动现场气氛，表演要吸引观众，歌手与舞蹈可以互换人员。
服装自备。
Ø人员工作职责:
职务名称
工作职责
促销人员
1.各自活动区域搭建布景按时完成；
2.活动期间大小事物的全权管理；
3.发生突发事件时，第一时间向队长汇报；
4.活动结束的物料交接清点、数据统计。
场地负责人
1.提前2周与下一场次活动的XX当地负责人取得联系，确认场地落实情况，包括各部门审批及费用交纳；
2.联系当地餐馆和旅馆，解决工作人员的吃饭和住宿问题
队长兼总指挥
宏观把握活动各项事宜顺利进行
1.与XX当地负责人保持密切沟通，有需要其配合的，及时告知；
2.监督各区负责人的工作情况，若出现问题，及时给予指导；
3.监督并指导舞台节目顺利、出色表演；记录活动场次及内容作为存档
4.突发事件的解决
舞台车司机和演员专用车
1.舞台车B照一名，11座面包车B照一名；
2.安全驾驶，确保按时到达目的地
演员
确保节目高质完成，并受到观众喜爱
Ø人员培训
✧根据本《执行手册》及《产品知识手册》进行严格培训，并且进行提前演练，演练熟练者方可录用
✧主持人、游戏负责人必须参加培训
Ø场地卖进
1、由XX公司销售单位负责提报并全权负责谈判并垫付场地费用，执行公司配合；
2、执行公司与XX公司市场处根据舞台车要求共同确认场地（XX公司销售单位负责谈判的内容包括场地、活动档期、费用、场地的勘察、确认、供电供水、进场时间等细节工作）；
3、XX公司负责活动的场地卖进工作，务必提前2周确认完下2周的活动场地，并告知执行公司和提供相关的支持文件，执行公司队长到达当地后第一时间与销售沟通场地细节；
4、执行公司将根据确认的排期进行活动执行，并把排期转发北京总部备案。
等活动完满结束，执行公司根据此排期和各场地确认单、场地费发票等一并向总部报请场地费用。
第四章活动流程
序号
时间
项目
1
10：
00
现场搭建
2
11：
00
A、开始现场售卖
B、开始现场游戏
C、开始现场试饮
3
12：
00
午饭、午休（售卖区可实行轮休）
4
13：
00
开始现场游戏、试饮
5
16：
00
演出开始
6
20：
00（21：
00）
演出结束，开始收台，现场售卖可延迟半小时
一、舞台区：
★方案一：
五月份演出计划
1、【工作日版】
第一场【16：
00—17：
30】
序号
时间
节目
备注
1
16：
00—16：
05
开场歌伴舞
酸酸乳主题曲
2
16：
05—16：
10
主持上场
活动介绍、简单互动
3
16：
10—16：
30
K歌比赛环节
提前报名准备
4
16：
30—16：
45
游戏：
歌词大挑战
5
16：
45—16：
50
男歌
7
16：
50—17：
05
游戏：
疯狂飚歌
该游戏可根据当天报名比赛的选手人数，酌情添加
8
17：
05—17：
10
舞蹈
9
17：
10—17：
15
女歌
10
17：
15—17：
30
舞蹈+颁奖
当场比赛前三名
第二场【18：
00—20：
00】
序号
时间
节目
备注
1
18：
00—18：
05
开场歌伴舞
酸酸乳主题曲
2
18：
05—18：
10
主持上场
活动介绍、简单互动
3
18：
10—18：
30
K歌比赛环节（上）
提前报名准备
4
18：
30—18：
45
游戏：
歌词大挑战
5
18：
45—18：
50
男歌
6
18：
50—19：
10
K歌比赛环节（下）
7
19：
10—19：
25
游戏：
疯狂飚歌
该游戏可根据当天报名比赛的选手人数，酌情添加
8
19：
25—19：
30
舞蹈
9
19：
30—19：
45
互动问答
10
19：
45—19：
50
女歌
11
19：
50—20：
00
舞蹈+颁奖
当场比赛前三名
2、【周末版】
执行六、七月份演出计划时间
★方案二：
六、七月份演出计划
第一场【16：
30—18：
00】
序号
时间
节目
备注
1
16：
30—16：
35
开场歌伴舞
酸酸乳主题曲
2
16：
35—16：
40
主持上场
活动介绍、简单互动
3
16：
40—17：
00
K歌比赛环节（上）
提前报名准备
4
17：
00—17：
15
游戏：
疯狂飚歌
5
17：
15—17：
20
男歌
6
17：
20—17：
40
K歌比赛环节（下）
7
17：
40—17：
55
游戏：
歌词大挑战
该游戏可根据当天报名比赛的选手人数，酌情添加
8
17：
55—18：
00
舞蹈+颁奖
当场比赛前三名
第二场【PM19：
00—21：
00】
序号
时间
节目
备注
1
19：
00—19：
05
开场歌伴舞
XX酸酸乳主题曲
2
19：
05—19：
10
主持上场
活动介绍、简单互动
3
19：
10—19：
30
K歌比赛环节（上）
提前报名准备
4
19：
30—19：
45
游戏：
歌词大挑战
5
19：
45—19：
50
男歌
6
19：
50—20：
10
K歌比赛环节（中）
7
20：
10—20：
15
舞蹈
8
20：
15—20：
30
游戏：
疯狂飚歌
9
20：
30—20：
50
K歌比赛环节（下）
10
20：
50—20：
55
歌曲
该游戏可根据当天报名比赛的选手人数，酌情添加
8
20：
55—21：
00
舞蹈+颁奖
当场比赛前三名
二、互动区：
A、人员数量：
1位
✧活动时间：
11:
00――12:
0013：
00――18：
00
✧该区域规范用语：
您好，欢迎参加XX“音乐梦想学院”互动游戏，我们现场准备了奖品做为您胜利的奖励。
✧负责演示游戏项目，邀请消费者参与项目、观看消费者完成的动作、与消费者互动沟通、记录消费者成绩、发放奖品等；
✧奖品获得规则：
✓参加活动，并有3项达标者，可获得酸酸乳2盒；
✓参加活动，并有2项达标者，可获得酸酸乳1盒；
✓参加活动只有1项达标者无奖品，但可继续参加新一轮游戏；
✓未达标者都无奖品；
✧消费者成绩记录方法：
在参与者的游戏券上盖章。
✧消费者领取奖品方法：
凭游戏券到奖品发放区领取
B、要求：
✧10：
00到岗，并于活动开始前完成现场的清理工作
✧着装规范
✧知道活动主题、活动内容、活动规范用语
✧工作认真负责,接触消费者时语言要亲切，面带笑容
✧积极邀请消费者参与体验活动，对表现突出的，记录成绩并提示领取赠品处
✧做好现场的保洁工作
✧在活动结束后做好使用数量的清点及每日报表的填写
三、试饮、售卖区：
主动邀请消费者试饮XX酸酸乳、奖品发放区
A、试饮人员数量：
2位
售卖人员数量：
2－4位（当地经销商提供）
✧活动时间：
11:
00――12:
0013：
00――18：
00
✧该区域规范用语:
欢迎您品尝XX酸酸乳
祝贺您参与我们的游戏成功
✧负责XX酸酸乳的试饮派发、试饮讲述、与消费者互动沟通XX产品知识、派发游戏奖品
B、要求：
✧10：
00到岗，并于活动开始前完成现场的清理工作
✧着装规范，仪表端庄得体，头发整齐；
✧不得涂深色指甲油及佩带夸张的饰品，胸前不得佩戴手机
✧接触消费者时语言要亲切，面带笑容
✧熟练掌握活动主题、活动内容、活动规范用语、产品知识
✧工作认真负责，积极邀请消费者试饮
✧对每一个光顾该区域的顾客在最短的时间内发放试饮
✧规范操作，保持试饮品的卫生，试饮台上不可以有试饮过的空杯，试饮杯口朝下；
✧试饮品必须在消费者面前当面倒；
✧促销员不允计站在促销台内，必须手持拖盘站在人流方向处，向消费者派饮（牛奶放至拖盘内方便倒）；
✧做好现场的保洁工作
✧在活动结束后做好使用数的清点及每日报表的填写
四、报名区、准备区
A、人员数量：
1位
✧活动时间：
11:
00—17：
00
✧负责XX酸酸乳“音乐梦想学院”活动的现场报名，组织选手候场
B、要求：
✧10：
00到岗，并于活动开始前完成现场的清理工作
✧着装规范，仪表端庄得体，头发整齐
五、音响设备
A、人员数量：
音响师1位（兼职）
✧活动时间：
10:
45—20：
00
✧负责现场活动的声音播放，并且确保音响工作正常。
在舞台有节目及互动游戏时及时切换音乐；
✧在舞台无节目及互动游戏时及时播放XX提供的广告光盘。
B、光盘要求如下：
1.提供统一光盘,刻满整张盘;光盘放入DVD机,调整好音量.持续循环播放；
Ø活动时间规定
整体区域活动在规定时间全程操作执行
时间：
11:
00—18:
00
各区域的工作内容贯穿活动的始终
午饭时间说明：
12：
00-13：
00为工作人员午饭时间
各区域工作人员换岗吃饭，但各区域必须保留1名工作人员在岗
第五章需XX当地人员配合事宜及相关流程
需XX当地人员配合事宜
Ø牛奶：
1.试饮产品：
15箱/天，数量与口味由当地经销商确认；
现场用奖品：
比赛奖品100份/天；
舞台区奖品60份/天；
互动区奖品200份/天；
现场用奖品由当地经销商提供
2.牛奶运输：
活动前1小时将热卖区、试饮区、赠品所需牛奶运输到活动现场并完成热卖区的产品搭建（试饮用产品及赠品交给执行公司即可）。
3.热卖区产品的搭建工作在活动当天10点前完成；
4.热卖区相关工作人员于活动当天10点前到位；
5.热卖区需做堆头，树立好产品形象；
Ø试饮杯
现场试饮用3盎司的试饮杯来盛，每场使用500个。
Ø其他广宣品：
帐篷、太阳伞、促销台、挂旗、促销服、海报等
Ø活动前期：
当地业务
执行公司
北京总部
活动前3周
根据《场地要求》开始勘察、物色场地
活动前2周
与场地方签订协议、缴纳场地费、落实水电
经场地先锋与当地业务确认场地，签订《场地确认书》
及时向总部反馈场地落实情况
活动前1周
办理进场及城管、卫生、工商等等部门的审批手续
队长与各地业务保持联络，及时沟通
试饮、赠品、售卖产品准备
活动当天
试饮、赠品、售卖产品到位
场地搭建、人员、物资到位
向总部反馈每场活动的现场效果及产品试饮和售卖情况
1、场地基本要求（参看《场地确认表》）：
Ø各地大型商超或卖场门前广场，场地必须符合场地确认表上相
关要求。
Ø场地要求没有障碍物，能让舞台车进场。
Ø提供场地现场图片、场地平面图及可利用面积等详细相关资料。
Ø活动当天必须清理现场车辆，一律不得进入所租用的活动区域。
2、场地活动报批:
Ø活动场地所有活动许可证、市容、政府等相关报批文件由XX当地经销商负责（充分整合当地资源，尽量使费用最优）,产生的相关场地费用、报批费用由执行公司垫付，并在活动开始前2周办理完毕.
3、周边人群相关事宜:
Ø
周边区域200米范围最好没有密集的居民区，以避免在活动进行时音响扰民被投诉
Ø场地处于大型商业区,目标消费者相对集中,场地附近消费者消费层次应属于目标消费群,明确场地附近超市产品售卖情况较好
4、场地面积要求:
Ø100--200平米及以上,长15米及宽15米以上
Ø场地应是圆形、正方形、长方形，避免异型,瘦长条型
5、场地内要求:
Ø选择演出地点时，请确认该场地有足够空间让舞台车掉头，如不能掉头，则前方必须要有路，让舞台车在演出结束后可以驶离；
Ø舞台车空车自重在5吨以上，请尽量避免舞台车演出场地地面有花岗岩、瓷砖、地灯等材质，否则有可能会压碎；
Ø请确认舞台车停驻地点的下方不是地下车库，如是地下车库，该地面承重能力须在5吨以上；
Ø舞台车进入演出场地的行进路线上空（离地5米）及两侧不能有任何的障碍物（如电线、网线、电话线、屋檐、阳台等），否则舞台车将不能进入场地；
Ø舞台车整车铺台完成后，顶棚最高处离地高度约7米，舞台面积约30㎡，活动面积约150㎡以上，要求舞台车停驻地点100㎡内上空无障碍物，确保正常演出的有效性与安全性；
Ø舞台车停稳后，确认地面坡度不大于5°，否则舞台车将不能正常展开，将影响正常演出；
Ø请确认演出场地能提供10KW以上的三相电力，否则将影响晚上活动的舞台灯光照明和音响效果；
Ø请确认演出场地、进场时间、活动时间、提供水源等；
Ø活动当天清空场地，禁止其他车辆进入或停放到活动场地，包括自行车和汽车及不能挪动的杂物；
Ø请活动场地方在活动当天至少提供2名保安人员和卫生保洁员；
Ø在活动当天，场地方必须有电工或相关人员在现场协助，请保留相关人员的手机号码，以备不时只需；
Ø请提供有效场地费收款凭证；
Ø请办理场地租用的有关手续。
包括城管、卫生、文化、工商、安保等等。
6、电力要求:
Ø提供电源的位置必须在活动场地内
Ø电源的搭建和设置工作应该由场地方负责完成
Ø电压标准220V,电力标准10KW以上
Ø场地方提供变电箱（执行方将准备主电缆100M+付电缆50M,从变电箱接驳至场地配电总线箱,再分接至各功能区域）
7、安全保障:
Ø场地方必须提供1-2名保全人员
Ø场地附近或场地内最好有可以全天停放器材运输货车的停车场，场地旁可长时间停放货车,以方便器材装卸和搬运
8、卫生事宜:
Ø活动场地内的卫生清洁由场地方负责
9、活动前一晚场地最终确定:
Ø对外地车辆的管理规定（保证货车能够进入场地,进场时间），器材运输车辆可进入场地搭建活动空间等现场器材
Ø必须有场地方的电力工程人员配合场地电力设备的搭建
Ø场地负责人、电工、保安负责人三个人的联络电话
10、前期宣传：
为使路演达到最好预期效果，在确定路演日期后，要求各城市当地销售负责人或经销商，在路演前1星期开始路演的宣传工作，如卖场促销员介绍产品时顺带介绍、在卖场张贴有关路演的宣传海报等，务求路演消息让最多人获悉，并在活动当天派发DM单，以达到现场高接触率的效果
第六章注意事项
在路演活动进行当中的一些特殊情况，虽然出现的概率较小，但仍有发生的可能，另外还有一些潜在的风险都需要我们引起注意做好应对准备。
Ø物料的回收、整理、保护
✧按规定要求使用设备及器材，不野蛮装卸
✧保存好各种设备的包装，在每个城市反复使用
✧准备好必备的修理工具（制作公司将准备基本修理工具包括涂料、粘合剂等的工具包），小问题能够自行应对
✧做好防风防雨的准备
✧做好各种安全防护工作
✧车体画面的维护，务必保证车体画面没有污损，无损坏。
✧物料报损要及时准确。
Ø物料的交接、清点运输
✧物料交接
✓内部交接责任人之间填好交接表，仔细清点数量，交接记录存档保留，活动结束后交于项目主管
✓外部交接执行督导在跟XX市场部相关人员交接各类物资后要求其留下正确的联系方式，填写物料交接表格存档。
✧物料的清点
✓物料到达一个城市后清点所有物资，检查物资的好坏，发回物料清单给到项目主管
✓一个城市活动结束后立刻整理清点小件物品，做好回收登记，详细标明损坏情况
✓赠品数量清点清楚，如有各类损耗及时通知项目主管
✧物料的运输
本次活动物料采用在同一城市不同地点的进行运输，注意安排好每个城市内运输的时间。
（参看执行排期）
Ø活动前期试饮产品数量提醒工作
✧活动前执行公司负责联络、提醒XX销售试饮品的数量并且告知XX销售试饮品拉至活动现场的时间。
必须确保XX销售明确此事项。
✧如遇问题，第一时间通知项目负责人，由XX方协调解决。
Ø应急事件的处理
✧遇到下暴雨天气
a、应先妥善保存好各类易受潮的物品，及时将该类物品放置到安全的地方，活动暂停。
b、如下小雨的话及时反馈给项目经理并联系XX的工作人员确认活动是否继续.
反馈步骤如下：
XX现场负责人…城市经理…第一负责人…行销专员
督导…执行公司…行销专员
✧刮台风的天气
由于活动期间是季风期，在沿海地区会有台风。
在这些时间段做活动作好各类展示用品的加固工作，防止物品倒塌造成损失。
如遇此类恶劣天气及时反馈给项目队长并及时联系XX的工作人员确认活动是否继续。
✧遇到居民投诉或物业、城管干扰活动
控制活动现场的音量，尽量避免遭到附近居民或其他场所投诉，如遇投诉，被城管或物业要求停止活动，应及时反馈给当地销售，由当地销售（经销商）与相关部门沟通，寻求解决办法。
✧活动物品损坏
如遇活动物品损坏，督导应第一时间反馈给城市主管由城市主管，由城市主管询问物品制作负责人，给予第一时间回复。
✧遇到新闻媒体采访，不发表任何说明，由XX现场负责人处理
Ø风险管理
✧运输风险的管理
由于采用公路运输在运输途中会发生特殊情况，如公路损毁等不可抗拒的因素导致无法正常到达活动城市时，第一时间通知项目主管
✧人员风险的管理
促销员会有活动当天不能到达的可能，这一点需要城市主管在招聘时留有备用人员，一旦出问题替补人员能够及时补上。
活动临近时保持与这些人员的沟通
✧场地风险的管理
如遇场地临时不能使用，如市政检查、场地方临时有变动等，应及时与相关部门
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