员工办公物资配置标准及办公经费管理制度.docx

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员工办公物资配置标准及办公经费管理制度

办公物资配置标准管理规定

1.总则

1.1目的

规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。

1.2适用范围

本标准适用于公司各部门。

1.3分类与定义

1.3.1分类

办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品与办公家具三类。

1.3.2定义

办公设备：

指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。

指电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。

办公用品：

指办公室内常用的一些现代文具，如：

签字笔、水笔、钢笔、铅笔以与笔筒等配套用品。

办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。

管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。

办公家具：

包括指在办公区域使用的工作家具。

指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。

1.4原则

1.4.1归口管理、分级控制

1.4.2统一采购、定期比价

1.4.3事前审批、台账管理

1.4.4费用分摊、勤俭节约

2.管理职责

2.1总公司行政部为办公物资的归口管理部门：

2.1.1负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订；

2.1.2组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期比价；

2.1.3负责公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨与台账的管理，负责参与办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作；

2.1.4负责审核各公司每月采购计划合理性；

2.1.5定期或不定期组织办公物资与台账的管理检查。

2.2分公司行政部为各公司办公物资归口管理部门：

2.2.1负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；

2.2.2负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制与设备的维修与保养，并建立管理台账；

2.3行政部与物资部对接：

对接办公设备的询价、比价；

对接办公设备的台账管理、日常维修；

2.3.3参与每季度办公资产的盘点工作；

3.预算管理与计划的申报

3.1预算管理

办公物资采购的预算费用应列入各公司预算，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。

3.2计划申报

3.2.1办公设备的计划申报

当各公司有办公设备的采购需求时，需填写《申购单》，经行政负责人确认后统一将需求总公司行政部，由总公司行政部对照资产管理查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。

3.2.2办公用品的计划申报

各公司行政部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用品月度盘点表》，经分公司负责人批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至总公司行政部。

各公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向总公司行政部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。

3.2.3办公家具的计划申报

各公司有需求时，提前上报需求计划至总公司行政部审批后进行采购。

4.采购

4.1供应商的选择

原则上由总公司行政部在合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。

此外，行政部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。

4.2采购的流程

4.2.1办公设备/办公家具的采购流程

有采购需求时，由行政人员填写《请购单》—经行政负责人审核确认—总公司行政人员进行查验、调拨--总公司行政部审核确认--总公司行政进行采购--供应商送货--物品入库--月底时总公司统一发起“采购报批单”。

4.2.2办公用品的采购流程

各公司于每月28日前提报次月《采购单》--总公司行政部进行汇总、审核--供应商报价、备货/网上采购--总公司行政部统一发起“采购报批单”--供应商送货/配送--各公司验货入库。

5.办公物资的入库管理

5.1办公用品的入库

办公用品采购至公司后，各行政人员应依据《采购单》上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。

行政专员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：

（1）入库物品与《采购单》上的采购物品不相符的；

（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。

5.2办公设备的入库

各行政专员填写固定资产验收单—总公司行政部进行固定资产编号--使用人验收签字确认。

新购办公设备的相关保修卡等由行政专员进行统一保管，包括电脑、打印机、移动硬盘等，并与时录入资产管理系统。

5.3办公家具的入库

各行政专员填写固定资产验收单—使用人验收签字确认--总公司行政部确认。

6.办公物资的领用管理

此处办公物资的领用主要指办公用品的领用，办公自动化设备申请后无需再行领用手续。

6.1.1领用时间

各部门由负责人负责办公用品的领用，于每周三至行政部领用部门本周所需物资，其余时间不予办理文具的领用手续。

6.1.2消耗品的领用

在规定时间至各公司行政部领用消耗品，并填写《办公用品领用登记表》，再次领用时需以旧换新。

6.1.3管制品的领用

管制品为部门共同使用品，统一由部门内勤申领和保管，员工有使用需要时可至各部门内勤处进行领用，并与时归还。

7.办公物资台账管理与盘点

7.1办公设备/办公家具的台账管理与盘点

新采购的办公设备/办公家具，各行政人员需进行物资信息台账登记。

每月初5号前将更新的物资台账发至总公司行政部备案。

每季度总公司行政部开展物资台账管理的检查、抽查事宜。

7.2办公用品的台账管理与盘点

各公司行政人员负责每月办公用品的领用台账梳理。

每月最后一日前，盘点办公用品当月使用量、库存形成盘点表，与物资部进行物资总量核对。

7.办公物资的外借、归还与遗失

7.1办公物资的外借

因工作等原因需长期借用公用的办公自动化设备（如笔记本电脑、投影仪、数码相机、录音笔等）需填写《物品借用登记表》，以记录物品的借用与使用归还情况，并需要按《物品借用登记表》中在规定时间与时完好归还。

7.2办公物资的归还

7.2.1员工离职

员工离职时，退还公司原所属部门的的管制品（如电脑、打印机、U盘、机等），行政人员需按领用记录核对并办理移交手续，未完成移交的不予办理离职手续，若出现遗失需进行赔偿。

7.2.2员工异动

员工异动时，原则上不能带走原所属部门的办公物资，如电脑、办公家具等，如办公物品需随人员调拨，应由行政部进行物资流转备注。

7.3办公物资的遗失

借出的物品或部门领用的管制品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要与时向行政部报告情况，损坏的应与时归还行政部进行维修处理，遗失的且不能提供遗失时间与详细情况则当由借用人按借用物品的折旧价值赔偿，折旧价值以财务部数据为准。

8.办公物资的维修与更新

员工在工作中要爱护办公设备，能维修使用的用品原则上不进行新购与更换，当发生故障时物品使用人或部门应与时向行政部报告设备出现的问题，进行办公设备的维护与保养，并将每次维修问题进行记录。

9.办公物资的报废管理

当办公物资的性能发生改变，不能正常使用且无法修复或维修成本高于其使用价值时，可申请报废。

由使用人发起申请，填写《资产报废申请单》，经部门负责人签字后，在确认无法修复或维修成本过高后，报总公司行政部审批，同意后方可实施报废。

无回收利用价值或回收利用价值低于变卖收入的物资，应考虑变卖处理；无使用价值且无法进行变卖的物资，应适时清理，变卖后所得物资需交由财务管理部入帐。

10.办公物资的库房管理

办公物资的库房应按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到物品摆放干净整齐。

公司办公经费管理制度

1. 总则 

1.1  为加强公司内部管理，控制公司运营成本，经过多年运行，在公司原办公经费管理的基础上，结合公司实际情况，全面推行预算管理，特制定本制度。

1.2  本制度所指办公经费为：

各部门开展日常办公所需的费用，包括办公用品费用、交通费、费、复印费、长话费等。

1.3  本制度适用于公司对各业务部门日常办公所产生的费用的量化考核。

1.4  若因公司管理体制与本制度相关联的制度有改变时，本制度另行修订。

2.  办公用品、办公经费的界定与使用标准 

2.1 办公经费范围界定 

办公经费包括：

办公用品费、交通费、费、复印费、长话费、打印耗材费。

本制度所指的办公用品是指各部门为开展日常工作所需的，且达不到列入固定资产条件的所有物品。

包括书写工具、文件储存、桌上用品、水票、打印耗材等。

交通费是指不配备车辆的部门因开展业务需要，自行乘坐出租车、公交车发生的实际费用。

费是指使用公司提供的办公所产生的费用。

复印费是指需要到公司办公室复印资料所发生的费用。

2.2 办公经费测算原则与标准 

2.2.1因工作需要，自行乘坐出租车、公交车发生的费用，据实报销，并计入部门交通费考核。

2.2.2费核定。

费实行总额控制，公司核定各部门费以后，发生费用，以电信部门提供的实际费用为准。

原则上每个部门自行进行话费的与时充值。

由安全部统一负责的账号由相关负责人进行通讯费用的与时充值。

3  办公经费预算管理 

3.1  办公经费的核定

公司根据各部门的工作性质、耗材预估情况、公司年度财务计划等方面综合考虑后，由行政部和财务部拟定本年度办公经费使用计划，经公司审批后执行。

3.2  涉与办公经费管理过程的部门职责。

 行政部：

负责办公用品、办公耗材的统一采购、入库、发放、管理，采购必须向经公司评定的合格供货方实施采购；负责统计核算各部门领用办公用品的费用、复印费、交通费；的开通与停机使用事宜。

财务部：

负责对办公经费管理与预算制度的对接；对办公用品采购、台帐、各部门费用入账等环节的监控；月末、半年、年终对办公经费使用的核对。

3.3  办公费按月按部门核定。

公司各部门可在核定的办公经费范围内，根据部门实际工作所需对办公用品进行领用。

若因乘公共交通工具、采买特殊办公用品发生费用的，凭发票填报销单，按费用报销程序进行报销。

所发生费用最终纳入部门办公经费进行考核。