合同和信息管理实施方案.docx
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合同和信息管理实施方案
第六章合同和信息管理案
合同管理是工程建设管理的重要容之一，是控制工程投资、进度、质量的基本依据，是保证工程建设质量，加强科学管理、依法管理的重要环节。
通过在合同的订立和履行工程中所进行的组织、计划、指挥、监督和协调等工作促使项目部各部门、各环节互相衔接，密切配合，进而使人、财物各个要素得到合理组织和利用，提高工程管理水平，实现项目工程投资、进度、质量、环保等目标取得良好的社会和经济效益。
第一节合同管理的围、容及法
一、合同管理的围包括：
1、审批工程分包，完成对分包商的业绩、资质及分包容的审查。
2、按照业主的授权，通过规定的程序，发布工程变更指令，并对工程变更进行评估，提出变更案意见，报业主批准。
3、根据合同要求，合理、公正、科学、独立地处理有关工程延期和费用索赔事件，并满足监理工作程序要求。
4、定期向业主上报各有关合同的执行情况，包括从投资控制、进度控制、质量控制的角度分析合同执行中可能出现的风险和问题。
尽量减少业主被索赔。
5、按有关规定程序建立合同文档管理制度，并通过监理记录和监理报告，按统一规定，对合同履行情况进行统计分析，为实现项目的总目标服务。
6、施工期间，公正、独立地监督施工合同有关双有效执行施工合同。
二、合同管理的容包括：
监理工程师应及时向有关的单位索取合同副本，详细了解并掌握合同容，明确各的责、权、利。
对合同进行跟踪管理，随时检查合同有关的执行情况，及时、准确地向有关部门反映合同执行过程中的信息。
合同管理主要进行工程变更、工程延误、费用索赔、违约赔偿、争端与仲裁等面的工作。
检查质量、投资、进度是否按合同的要求执行。
1、质量面的合同管理：
检查工程所采用的材料、设备、机械、半成品、构件是否满足合同规定及有关质量标准的要求，施工中格按照合同规定的规、规程监督核验施工单位的质量，验收隐蔽工程与分部工程。
2、进度面的合同管理：
督促施工单位提出进度计划并审批。
认真审核设计变更与技术洽商，防止因此导致工期延误与投资增加。
收集进度情况，进行施工实际进度与计划进度的比较、分析，提出提前工期的合理化建议。
准确及时向业主提供进度信息，定期召开落实工期会议，进行动态管理。
3、投资面的合同管理：
格审核月进度报表，工程变更签证，对业主委托参与的材料、设备的订货，购置设备与工程有关合同签订时，应维护双的权益。
依据有关法规公正地磋商，依据有关合同协议，审核重要材料与设备订货供应情况，核定其性能是否满足规与设计的要求。
4、工程变更面的合同管理：
如变更来自业主或承包人，则变更程序如下：
（1）、填写变更申请报告。
工程变更申请报告写好后交监理工程师，其容有：
1）变更工程的名称、部位；
2）变更的原因和依据；
3）施工安排；
4）变更引起的费用估价。
（2）、审查变更申请报告。
总监理工程师组织对变更的有关事项进行调查、分析，同时通过业主函商设计单位，得到其答复后提出审查意见并报业主。
（3）、转发工程变更通知。
业主确认后，发出工程变更通知交监理工程师，由总监签发。
4、工程延期面的合同管理
因非承包人责任引起的工程延期，监理工程师按以下程序审查：
（1）、收集资料。
总监理工程师在收到承包人工程延期申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；
（2）、审查延期申请。
监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其容有：
1）受理承包人申请日期；
2）工程延期的有关记录；
3）工程延期的理由与依据；
4）经协商后的延期测算法与延期时间。
总监签发后，报业主审批。
6、费用索赔
承包人提交资料后，监理工程师按以下程序处理：
（1）、收集资料。
总监在收到承包人工程索赔申请后，立即组织监理工
程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；
（2）、审查索赔申请。
监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其容有：
1）承包人申请日期；
2）索赔事件的详细资料；
3）索赔的理由与依据；
4）索赔金额。
总监签发后，报业主审批。
7、承包人违约
当承包人违约损害了业主的利益，监理工程师按以下程序处理：
（1）、通知承包人。
总监应立即发出书面通知，要求承包人防止事态扩大，采取补救措施；
（2）、收集资料。
监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；
（3）、提出违约处理报告。
在经过详细调查与分析有关资料后，监理工程师提出处理报告并报总监审查，总监签字后，报业主审批。
监理工程师对合同双的争议进行调查取证，按合同规定处理。
如有任一对监理的决定有不同意见，要求仲裁时，监理负责向仲裁机构提供公正客观的证据，并在仲裁后执行裁决结果。
三、合同管理法：
合同管理法主要包括合同分析、合同文档管理和建立合同管理制度三个面。
1、合同分析
合同分析的目的是对比分析监理委托合同、施工承包合同，清晰地确定项目监理的服务围、监理目标，划定监理单位与业主的权利义务界限，划定业主与承包商的权利义务界限，并进行各自围的风险责任分析，以便在工程实施过程中进行各面的控制和处理合同纠纷、索赔等问题。
合同分析包括下列几点容：
（1）、分析各个主要的合同事件中，监理、施工承包商及业主之间的权利义务及责任，各主要合同事件之间的网络关系，建立有关监理工程流程。
（2）、熟悉项目监理部监理服务容，并比较与通常的监理服务容上的异同之处。
针对合同专用条款中的细节问题，找出本工程监理难点和重点，并建立相应的监理工作制度。
（3）、分析监理的工期控制目标，将工期目标用图（网络图或横道图）表示出来，并对总工期控制目标进行风险分析和项目分解，找出关键线路和避免风险措施。
（4）、分析监理的质量控制目标和所执行的规标准、试验规程、验收程序，并围绕质量控制目标，制订一系列的合同管理措施。
（5）、分析监理的投资控制目标。
根据监理投资目标进行阶段性分解和风险分析，并对项目实施中出现的重点和难点，制订有关监理措施。
（6）、参与处理业主与承包商的合同纠纷问题，包括对于仲裁、咨询、诉讼事宜，为业主提供有关支持性的证据。
2、建立合同管理程序和制度
（1）、以合同为依据，本着实事的精神，合情合理地处理合同执行过程的各种争议。
（2）、合同管理坚持程序化，如工程变更、延期、索赔、计量支付等都按固定格式和报表填写。
合同价款的增减要有根据，工程变更引起的增减、延期等按照《合同变更管理试行办法》执行。
（3）、承包应按月或季报送完成工程量结算报表，经监理格核实、签证后，作为结算工程款的依据报送业主，业主据此签证才可向承包支付工程款。
（4）、协助业主格审查特殊工程与特种工程的分包单位，作好其分包控制工作。
（5）、立合同数据档案，把合同条款分门别类合理编号，采用计算机检索管理。
（6）、监理工程师根据掌握的文件资料和实际情况，按照合同的有关条款，考虑综合因素，完成有关工作之后对变更费用作出评估，并报业主审批。
（7）、格控制工程分包与转让，要求承包商必须执行《工程分包报审程序》，按规定审批工程分包并办理有关手续。
（8）、监理工程师根据合同有关规定，督促承包商进行保险并进行检查，掌握工程保险的原始资料及有关证据，协助业主处理好工程保险有关事务。
3、合同文档管理
合同文档管理的目的，就是要使监理工程师能迅速地掌握合同及其变化情况，做到快速便捷的查询，对合同执行过程进行动态管理，并为后期的有关合同纠纷积累原始记录。
合同文档管理的做法：
（1）、建立科学的文档编码系统和文档管理制度，按文件的来源和类别分类，以便于操作和查询。
（2）、合同资料的快速收集与处理。
通过建立监理记录和监理报告制度，以及资料采集制度，对施工过程文件，完成原始记录的积累和保存。
第二节合同管理的措施
由于在工程实施过程中会遇到很多不可预见因素，从而出现工程变更、工程延期、费用索赔，甚至引起合同纠纷。
因此合同管理的监控实际上是一个动态过程，必须实行合同跟踪管理，主要合同纠纷监控措施有以下几个面：
一、合同纠纷及分包的监控措施
1、建立合同跟踪管理的工作程序及工作制度。
通过建立工地例会和工程变更、费用索赔、计量支付等合同管理程序，保证合同顺利执行，降低合同纠纷的发生机率。
2、对合同实施情况进行跟踪检查。
项目监理部通过日常巡视和工地例会，将实际情况和合同资料进行对比分析，找出其中的偏离及其原因，并采取相应措施，使合同管理始终处于受控状态。
针对合同执行过程中出现的重大事件，及时报告业主，并进行协调，通过监理月报，定期将当月合同执行情况及风险分析和预控措施上报业主。
3、加强对分包合同的管理，禁再次分包。
4、合同变更管理。
对工程变更等各种直接构成合同容变更的信息按各自的工作程序进行处理，并对变更所带来的影响作进一步评估，并报业主批准。
5、由于在工程变更、工程延期、费用索赔面易引起合同纠纷，我们将格按规定的工作程序办事，以降低合同纠纷的发生机率。
二、设计变更、洽商管理
设计变更、洽商无论由谁提出和批准，均须按设计变更、洽商的基本程序进行处理；
设计变更和洽商记录必须经监理工程师签认后，承包商可执行；
设计变更和洽商记录填写容必须表达准确、图示规，并及时反映在施工图纸上；其容应符合有关规、规程和技术标准；
设计变更、洽商的费用由承包商填写《设计变更、洽商费用报审表》报送监理工程师，由监理工程师审核后，总监理工程师签认；
设计变更、洽商的工程完成并经监理工程师验收合格后，应按正常的支付程序办理变更工程款的支付手续。
三、工程暂停及复工的管理
1、在下列情况发生时，总监理工程师可以签发《工程部分暂停指令》，签发《工程部分暂停指令》前应征求业主的意见。
2、应业主的要求，工程需要暂停施工时；
3、由于工程质量问题，必须进行停工处理时；
4、为避免安全隐患发生、造成工程质量事故、财产损失或危及人身安全时；
5、发生必须暂停施工的紧急事件时。
6、在工程暂停经处理后达到要求，可以继续施工。
如工程暂停是非承包商原因时，监理工程师应在暂停原因消失，具备复工条件时，及时签发《复工报审表》报送监理工程师审批，由总监理工程师签发审批意见；
7、承包商在接到同意复工指令后，继续施工。
8、签发工程暂停指令后，监理工程师应协同有关单位按合同约定，处理好因工程暂停所引发的各种问题。
四、工程延期的管理
监理工程师应受理合同规定的下列原因造成的工程延期
非承包商的责任使工程不能按原定时间开工；
工程量变化和设计变更；
非承包商原因停水、停电造成停工累计超过施工合同有关条款规定的时间；
发生不可抗力事件；
业主同意工期延长的其它情况。
监理工程师只在下列情况下，受理承包商提出的工期延期申请
工程延期事件发生后，承包商在合同约定期限提交了工程延期报告；
承包商按合同约定提交了有关工程延期事件的详细资料和证明材料；
工程延期发生后，承包商在合同约定的期限提交了《工程延期申请表》。
在工程延期事件发生后，监理工程师应作好以下工作
向业主转发承包商提交的工程延期申请报告；
对工程延期事件应及时收集资料，并作好详细记录；
对工程延期事件进行分析、研究，对减少损失提出建议；
五、费用索赔的管理
索赔管理的主要任务
对导致索赔的原因有充分的预测和防；
通过有力的合同管理防止干扰事件的发生；
对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低其影响和减少损失；
参与索赔的处理过程，审核索赔报告，反驳承包商不合理的索赔要求或索赔中不合理的部分，使索赔得到圆满解决。
监理工程师将受理合同中规定的下列原因引起的费用索赔
因下列特殊风险，使工程、材料或承包商的其它财产遭到破坏或损失所引起的更换和恢复所发生的费用。
如：
战争、敌对行动、入侵行动等、任核放射性污染造成的危害。
有经验的承包商无法预见的不利自然条件（山洪爆发、地震等）造成施工费用的增加。
非承包商原因引起的费用索赔延迟提交设计图纸；
未按合同规定和经批准的施工进度计划及时提供施工场地而引起承包费用的增加；
提供的红线控制桩和放线资料不准确；
由于法律的更改而引起的费用增加；
为特殊运输加固现有道路、桥梁而引起的费用增加；
因监理工程师的命令，全部或部分工程暂停施工所采取妥善保护而导致额外的费用支出；
凡合同未明确规定要进行检验的材料、设备等，按监理工程师的要求进行检验所支付的费用；
监理工程师批准覆盖或掩埋的工程，又要求开挖或穿复验，若查明工程符合合同规定，为开挖或穿并恢复原状而增加的费用；
在施工和保修期，根据监理工程师的要求，对工程的缺陷进行调查和维修而支付的费用；
在施工现场发现文物、古迹、化，为保护和处理而支付的费用。
由于工程变更而引起的额外费用增加监理工程师只在下列情况下受理承包商提出的费用索赔申请费用索赔事件发生后，承包商在合同约定的期限提交了书面费用索赔意向报告；
承包商按合同约定，提交了有关费用索赔事件的详细资料和证明材料；
费用索赔事件发生后，承包商在合同规定的期限，向监理工程师提交了正式的《费用索赔申请表》。
监理工程师的审查与评估费用索赔申请报告的程序、时限符合合同要求；
费用索赔申请报告的格式和容符合规定；
费用索赔申报资料必须真实、齐全、手续完备；
费用索赔申请的合同依据、理由必须正确、充分；
索赔金额的计算原则与法必须合理、合法。
监理工程师根据审查与评估结果，经与业主协商、同意后，确认索赔金额，并签发《费用索赔审批表》。
费用索赔批准后，承包商应按正常的支付程序办理费用索赔的支付。
六、合同争议的调解
合同争议发生后，争议一可书面通知监理工程师，请求予以调解。
监理工程师收到争议通知后，应在合同规定的期限进行调查和取证，与双协商后作出决定。
在监理工程师签发《监理通知》后，如果业主或承包商在合同规定的期限对监理工程师作出的决定未提出异议，则此决定为最后决定，双必须格执行。
不同意监理工程师的决定时，可按合同约定办理。
在仲裁（诉讼）过程中，监理工程师有资格和义务作为证人，公正地向仲裁机构（或法院）提供与争议有关的证据。
在争议解决过程中，以及在仲裁或诉讼期间，监理工程师仍应督促承包商继续施工。
七、违约处理
处理违约的原则
在监理过程中发现违约事件可能发生时，应及时提醒有关各，防止或减少违约事件的发生；
对已发生的违约事件，要以事实为依据，以合同约定为准绳，公平处理；
处理违约事件应在认真听取各意见、与双充分协商的基础上确定解决案。
按合同规定，业主有以下情形时，监理工程师可确认其违约不能按合同约定及时给出必要的指令，确认或批准；
不按合同约定履行自己的义务；
未在合同约定的期限，根据监理工程师签发的支付凭证向承包商进行支付；
发生其它使合同无法履行的行为。
按合同规定，当承包商有以下事实时，监理工程师可确认其违约不能按合同期竣工；
施工质量未达到设计，规和合同的要求；
发生其它使合同无法履行的行为。
违约事件的处理过程受损失可向监理工程师提出违约事件的申诉；
监理工程师对违约事件进行调查、分析，提出处理案；
在与双协商一致的基础上，评估工期及费用损失的数量，由总监理工程师签发必要的凭证（如《监理通知》）；由违约一提出要全部或部分终止合同要求时，监理工程师应慎重处理。
第三节对合同签订、执行的意见
1、加强对承包商的资质管理。
对承包商的违法行为要肃处理，通过把承包商资质管理关，维护正常的建设市场环境，确保建筑市场的规、健康发展。
2、加强工程招投标管理，建立与工程量清单相配套的工程管理制度、合同管理制度。
已经出台了招投标法，并全力推行工程量清单报价体制。
在工程量清单计价法推广实施后要有新的计价办法配合相应的合同管理模式，使得招投标所确定的工程合同价在实施过程有相应的合同管理措施。
3、借鉴国际经验，推行适用于市场经济的合同示文本。
在合同管理面，我们要不断借鉴国际先进经验，以加速建立和完善市场经济需求的合同管理模式。
新的建设工程施工合同示文本，很大程度地参考了FIDIC文本格式，较以往合同文本有较大的改进，有利于促进建筑市场的健康、有序发展，应该格执行。
4、监理要在把审查关的基础上，格按合同管理，保证施工合同全面履约。
5、加强合同法律意识，减少合同纠纷产生。
对合同的合法性、密性进行认真审查，减少合同中产生纠纷的因素，把合同纠纷控制在最低围，以保证合同的全面履行。
6、合同中任一或其授权代理人所得到的本不属于公开提供的一切资料和文件（不论是金融、技术还是与其他面有关的），均应予以保守机密，且不得在未得到另一的书面核准情况下向第三或公众泄露，但法律要求者除外。
这一禁止不妨碍任当事在征得对同意情况下发布与项目进度有关的，且其中所载并非敏感性资料的新闻。
在合同签定时可注明上述规定在合同终止后仍应有效。
第四节合同管理工作程序
一、合同的履行、变更
合同履行过程中，项目监理部将持续监督各单位的合同履行情况，监督工程的进度、质量是否按照合同要施，发现问题后及时向项目经理提出，由项目管理部提出整改案并督促其实施，此外，项目监理部还要定期向项目总监提交各单位的履约情况汇报。
合同履行过程中，如确需对合同进行变更，应按订立合同的程序对原合同进行变更，并送业主备案（文件中须注明变更的原因、依据）。
合同履行过程中，如出现工程分包情况，项目监理部应对分包的合法性进行审查，同时对承包商的资质、法律地位、业绩、信誉和质量体系等进行评价，评审承包商是否具备对工程项目负责的能力并出具评审意见报项目经理，由其决定是否允分包，如允分包，应要求总包单位将分包合同送合同信息部备案。
二、合同管理各工作程序
依据合同、监理办理工程变更，报业主批准
申请分包报告
业主批准受理费用索赔
收到争议通知，进行全面调查取证
监理受理工程变更申请书，征求设计意见，报业主批准
审查分包范围
按合同规定准备索赔依据等详细资料
作出书面
决定
审查分包资质
审批
工程变更
费用索赔
分包
争端仲裁
设计的单位依据变更申请书设计修改
签署批准单
确定索数额
工程全面管理
业主签署索赔申请书
确定费用
监理费用评估
颁发工程变更
友好调解
提供证据、作证
执行仲裁裁决
承包人违约
一般违约
严重违约
违约处理
工程延期
监理按规定核准延期资料和证明
确定延期天数，签署延期审批书
业主审定
保险
督促承包人风险
检查保险情况
没有保险风险自负
依据合同解决技术、进度、经济等问题
合同管理程序
（一）
合同管理程序
（二）
合同外工作签证监理程序
建设单位、设计单位、监理单位、施工单位提出：
（填写监理工作联系单）
返工
建设单位审核
否
施工单位预算
是、书面通知监理单位、施工单位
监理单位审核计量（施工单位参加）
否
施工单位施工完毕填写合同外工作签证报验表
总监理工程师审核、签证
施工单位报建设单位签认
返回一份给监理单位
是
是
否
否
工程变更监理程序
不同意
申报单位提交工程变更申请书
监理审查
/
技术经济评审
监理签订后报业主
业主评审工程变更申请单
未超过原设计标准和规格
承包商提交变更价款单
监理审查并作出费用评价
监理与承包商协商变更费用
监理签订变更价款单
业主审查批准
建立签发工程变更指令
不同意
建立暂定费用
后交工程造价部门来定
承包商意见
调解仲裁起起诉
同意
不同意
原设计与规划部门审查批准提供图纸、说明和规划等批文
原设计单位审查和提供图纸与说明
索赔控制监理工作程序
有理
调整仲裁
施工单位提出索赔
报告
总监主持审核
索赔的理由成立？
索赔的依据有效完整？
索赔的计算正确
接受索赔的报告并与对方谈判
业主
专业监理工程师配合
意见一致
业主
起草索赔意见或批复
双方达成一致后签署
索赔生效
（有度）
（有据）
（有理）
第五节信息管理概述
在建设监理工作中，信息是实施监理目标控制的基础，是监理决策的依据，也是监理工程师做好协调组织工作的重要媒介。
信息包括报表、数据、文字、声像等。
按信息的性质划分，施工监理的信息主要有生产信息、技术信息、经济信息和资源信息。
信息管理的目的是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，以做出科学的决策。
信息管理主要有下列容：
一、监理工作中的信息流程
信息流程反映了工程项目建设中各参加部门、各单位间的关系。
为了保证监理工作顺利进行，必须使信息在工程项目管理的上下级之间、部组织与外部环境之间流动。
建设工程参建各信息关系流程图：
在信息管理中，一面应使指令具有唯一性和对等性，另一面又应使层次精简、信息灵通、管理高效。
二、收集监理信息
信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。
因此，施工监理应有一套完善的信息收集制度，保证信息采集及时、全面和可靠。
1、建立责任制。
强调合同管理实现分级负责制，在法人代表领导下分总负责，即直接领导责任、直接责任、间接责任。
2、建立项目监理的记录
包括现场监理人员的日报表，每日的天气记录，工地各专业监理人员日志、巡视记录、旁站监理记录，监理月报，监理工程师对施工单位的指示，工程照片、电子文件，材料设备质量证明文件、样本记录等。
3、会议制度
按照要求，由总监理工程师定期主持召开工地协调会议。
并根据工作需要，不定期地召开工地会议，完善会议制度，便于信息的收集、传递。
每次工地会议应有专人记录，包括会议的名称、主持人、参加单位、参加人员、举行会议的时间、地点等。
4、报表制度
项目监理部信息管理工程师和专业监理工程师完成各类报表信息的分类、整理、收集、汇总、存储以及传递工作。
并按照信息的不同来源和不同的目标建立信息管理系统。
6、建立专门的合同管理机构和配备管理员。
合同管理员负责合同执行情况台账。
记录执行付款等情况，定期与计划、财务部门核对、纠正偏差。
三、信息的分析和处理
对于工程信息，重在分析、处理，加以利用，以便指导施工，改善和加强工程管理，项目监理部对工程信息采取分析和处理的法是：
1、分析收集到的信息的真实性、准确性、全面性；
2、对工程信息资料归类整理，作数理统计和回归分析；
3、对工程信息资料进行前后对比，作纵横向比较分析；
4、对经过分析，确认准确有效的信息资料，及时反馈，指导施工，充分总结信息处理的经验和教训，结合预测，作好施工技术案的优化改进；
5、对反馈的处理信息，仍要跟踪监测、检查其对施工指导的实效性；
6、对信息分析、处理的过程实现制度化、程序化，特别注重时效性；
7、格规信息分析和处理的全过程。
第六节文件资料管理
工程监理资料是监理单位在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录，它是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，反映监理人员的素质和项目监理部的管理能力和管理水平。
完整、准确、真实和及时是监理资料收集工作的四个要点，管好工程项目的监理资料，并将它整理成一套监理工作档案，是项目监理部的一项重要任务，也是每一位监理人员的基本职责。
项目监理部总监理工程师在施工监理交底会上，应向承包单位交待如执行《工程建设监理规》监理资料的报审，明确各种监理资料的报验程序，各种报表的报送日期、容填写要求等，并要求承包单位格遵照执行。
一、资料管理责任、分工
1、项目监理部的资料管理工作由项目总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，由总监理工程师指定人员专任资料管理员，负责实际管理工作。
2、项目监理部应随着工程的进展不断积累监理资料，并随时进行整理和编审。
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