行政部制度集.docx

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行政部制度集

行政部制度集

办公室制度

行政部经理岗位职责

行政助理岗位职责

人事助理岗位职责

会计岗位职责

出纳岗位职责

营运部主管岗位职责

展厅接待岗位职责

展厅维护岗位职责

保洁岗位职责

《展厅营运检查表》

《服务检查表》

行政部管理制度

一、行政部管理条例

第一章总则

第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章细则

第二条服务规范：

1.仪表：

公司职员工应仪表整洁、大方；

2.微笑服务：

在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

3.用语：

在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4.现场接待：

遇有私人客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）行政部内应保证有人接待；

5.电话接听：

接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长；接听时统一以“您好，名师装饰工程有限公司”开头。

第三条办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

3.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由行政部负责定期的清洁保养工作。

4.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政助理报修，以便及时解决问题。

第三章责任

本制度的检查、监督部门为公司行政部共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。

二、行政部物资管理条例

第一章总则

为使行政部物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为行政部。

第二章物资分类

1.公司行政部物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2.低值易耗品：

笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3.管制品：

订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

4.个人保管物品：

个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；

5.实物资产：

物资价格达300元以上，如：

空调、计算机、摄像机、照相机。

第三章办公用品物资采购

1.公司办公用品物资的采购，原则上由行政部统一购买，属特殊物资经总经办同意，可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，行政部批准；300元以上（含300元）部门经理同意，行政部审核，交总经理审批。

2.物资采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：

公司定大型超市或其他固定商家进行物品采购。

2）定时：

每月月初进行物品采购。

3）定量：

动态调整，保证常备物资的库存合理性。

4）特殊物品：

选择多方厂家的产品进行比较，并填写价格比较表，择优选用。

第四章物资领用管理

1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

2.低值易耗品：

直接向行政部物品保管人员签字领用

3.管制品：

直接向行政部物品保管人员签字领用

4.贵重物品：

根据专立文件的领用程度来领用

5.实物资产：

由行政部设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

第五章公司物资借用

1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可

2.借用物资超时未还的，行政部有责任督促归还

3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

第六章附则

1.新进人员到职时有管理部门通知，向行政部领用办公物品；人员离职时，必须向行政部办理办公物品归还手续，未经行政部认可的，其它部门不得为其办理离职手续。

2.行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。

三、传真使用管理办法

（一）、总则：

为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

（二）、使用范围

1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。

2.使用范围包括本地、国内、国际传真。

（三）、传真的接收管理

1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。

涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

3.公司传真机应随时处地开机接由状态。

（四）、传真的发送管理

1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3.传真原件留存行政部。

（五）、附则

传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。

四、公司值班管理条例

一、总则：

为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。

二、管理体制

1.员工值日：

公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；

2.部门主管值班：

公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。

三、管理要点和内容

（一）.员工值日。

1.目的：

维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；

2.一般以工作时间为责任时间；

3.值班要点：

1）.巡察办公场所保洁情况；

2）.电话记录、处理、转送；

3）.领导交办任务。

（二）.部门主管值班

1.目的：

以公司业务工作为主；

2.一般以下班时间或节假日为值班时间；

3.值班要点：

1）.接待下班后来客；

2）.处理未完成工作；

3）.处置下班后的突发、紧急事件；

4）.值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；

5）.值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；

6）.值班人员要按规定准确填写值班日志。

四.值班规定

1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；

2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；

3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；

4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；

5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；

6.遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

五.接听值班电话应注意：

1.礼貌相待：

不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；

2.使用语言文明，切忌粗声粗气；

3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；

4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话语再处置；

5.对打听事情、咨询类要态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；

6.除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；

7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；

8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。

职位描述

（行政部经理）

岗位职责

管理权限：

受总经理的委托，行使对公司行政后勤、人事、展厅、保卫工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务管理责任：

对所分管的工作全面负责

职责一：

全面负责行政部日常工作

组织制定行政部年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施;负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录;

负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况;

组织起草公司重要文件，定期提交公司工作简报；

组织起草公司各项管理规章制度并监督实施；

参与公司重大决策的研讨和制定；

负责组织策划公司的重大公关和庆典活动；

负责组织外事接待活动，妥善处理各种对外事务；

审核、控制公司办公费用及接待费用

职责二：

组织危机管理工作及外部投诉处理。

1、组织公司危机管理工作，包括危机预防、危机发生时的及时处理及危机发生后的企业形象恢复；

2、组织公司外部投诉处理工作，并协调相关部门解决

职责三：

协调公司各部门之间的关系。

1、负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅；

2、协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标；

3、负责公司的年终总结工作，包括会议安排及跟催各部门编写总结报告

职责四：

负责公司对外形象宣传、公共关系和公司企业文化建设

1、代表公司与相关部门、上下级单位往来，保持与政府部门及相关企业的良好合作关系；

2、负责公司的对外工作，协调公司与政府部门及企业的关系；

3、负责组织公司企业文化建设，提炼和宣传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。

职责五：

负责工会日常工作。

1、负责起草工会年度工作计划；

2、策划落实各期工会活动

职责六：

内部组织管理。

1、负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况；

2、评价考核下属员工工作完成状况；

3、控制部门预算使用情况。

职责七：

负责人事招聘、培训及人事档案的建立。

1、根据各部门的用工要求招聘员工；

2、根据工作性质组织员工培训；

3、建立健全人事档案

职责八：

公司形象的维护及安全的保障

1、领导公司内部外部环境卫生整体布局的工作；

2、建立健全安保制度，确保公司人身财产安全；

主要职责范围：

◆负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；

◆贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；

◆负责组织行政后勤、人事、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行；

◆负责组织行政年、季、月度行政后勤、人事、保卫工作计划。

本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；

◆做好公司固定资产及其他财产管理工作。

建立固定资产帐册，并定期做好固定资产盘点和维护；

◆负责公司内部治安管理工作。

维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；

◆负责做好公司用水、电的管理工作。

认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作；

◆负责组织部门人员的培训教育工作，定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动；

◆有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；

◆按时完成公司领导交办其他工作任务。

所属部门：

行政部

直属上司：

总经理

职位描述

（行政助理）

岗位职责

1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作

2、负责公司快件及传真的收发及传递

3、各项规章制度监督与执行

4、参与公司绩效管理、考勤等工作

5、奖惩办法的执行

6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务

7、会务安排：

做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

8、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作

9、参与公司行政、营运事务管理

10、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作

11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作

12、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等

13、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作

所属部门：

行政部

直属上级：

行政经理

职位描述

（营运部主管）

岗位职责：

在行政部经理的指引下，统筹展厅内外部的工作

1、负责展厅内外部环境的卫生和安全

2、负责展厅内各种物件饰品的维护

3、负责展厅内各种灯光音响影像设备的正常运行

4、检查报刊资料的使用、增补和更新情况

所属部门：

行政部

直属上司：

行政部经理

岗位描述

（展厅接待）

岗位职责：

1. 展厅来客的迎接和问侯;

2. 引导来访用户给设计师接待；

3. 在洽谈区和客户休息区域为用户提供相应的服务；

4. 销售和售后服务热线的管理；

5. 用户电话的接待和转接给相关销售、设计师、服务顾问；

6. 用户信息的记录和分配；

7. 用户投诉的转接；

8. 展厅来电量、客流量的统计和定期反馈；

9.收发快件等行政事务。

所属部门：

行政部

直属上司：

营运部主管

职位描述

（展厅维护）

岗位职责：

1、展厅外部环境的卫生及安全维护

2、展厅内卫生及安全维护

3、展厅内物件及饰品摆放

4、展厅内照明设备的维护

5、展厅内音响视频设备的维护

6、按照《展厅营运检查表》分时段对展厅进行检查

7、固定资产管理

所属部门：

行政部

直属上司：

营运部主管

职位描述

（保洁）

岗位职责：

1、负责公司内部外部的卫生打扫及维护

2、每半小时巡场检查一次

3、每天下班时清理完所有的垃圾

4、完成上级安排的其他工作

所属部门：

行政部

直属上司：

营运部主管