高铁档案信息数字化试点.docx
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高铁档案信息数字化试点
高铁档案信息数字化试点总结
京沪高铁档案信息数字化试点总结
中国水电十一局
一、概述
京沪高速铁路总指挥部和济南铁路局信息所、档案馆2010年11月8日于济南指挥部召开协调会后，确定在三标段一工区水电十一局进行电子档案信息系统试点。
随后下发了《会议纪要》，明确了试点单位及主要试点事项。
一工区水电十一局立即成立了以工区主任陈双权为组长的数字化试点工作专项领导小组，并由工区副总工程师牛永杰专职负责试点具体事宜。
施工单位试点工作11月8日运行至今，京沪公司、济南铁路局信息所、档案馆多次到试点单位水电十一局帮助梳理，从档案的归档分类、归档排序、纸质文档与数字化文档关联性、适应性等方面进行指导解惑。
目前，数字化试点工作总体进行顺利，现就整个试点过程中数字化系统的特点和竣工档案整理、试点上传过程中经验和心得进行总结汇报。
二、高铁档案数字化系统的特点
⑴数字化系统模块清晰，有利于推进项目资料档案标准化工作，为竣工档案的归档标准提供了参考范本。
高铁档案数字化系统主要包括档案处理、档案查询、档案统计、系统维护、技术支持、运维数据等六大模块，条理清晰。
系统平台的建立与实施，是在纸质档案归档要求基础之上，经过梳理、磨合后与现代数字化技术良好结后的产物。
依据《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）对文档类型、排序原则进行定义和固化，建立归档文件之间的关联关系，不仅为归档文件的数字化处理奠定了基础，也为计算机检索提供了条件。
同时，对纸质文件的整理归档工作同样具有促进意义。
对同类铁路工程的内业资料管理提供了借鉴依据，平台完善后，对于设计、施工、监理业内资料过程管理工作的标准化建立了基础平台。
京沪高铁的工程建设中，虽然施工单位多、专业较多，施工交叉多，管理体系、管理模式也各不相同，但是，对于竣工文件形成要求、归档范围与标准应当是一致的，通过数字化系统的实施，有助于各单位在施工过程中形成的资料更趋于统一化、标准化，有助于促进施工单位施工过程中管理标准的完善与提升。
⑵数字化系统内容全面，可实现档案资料系统化的高度集成。
高铁档案数字化依据《铁路建设项目资料管理规程》，将竣工文件类型分为征地拆迁、招投标管理、合同管理、开工报告、质量安全管理、质量安全监督、投资控制、设计资料、施工管理、施工技术、工程测量、工程试验、施工记录、施工质量、竣工验收基础资料、竣工验收、竣工图等17类文档资料，内容全面，涵盖了由征地拆迁至开工、施工过程、竣工验收全过程的基础资料。
平台建成后，根据需要，可进一步进行扩展和延伸，形成工程项目齐全完整的成套工程档案系统，将实现整个档案信息系统的高度集成。
⑶数字化系统操作便捷，功能齐全。
系统平台界面风格清晰，上传查询功能简易便捷，编目打印功能齐全适用，登陆、上传、编辑、编目打印、汇总查询、技术支持等功能清晰明了，便于操作。
在资料上传方面，能够整体打包上传，在资料组卷、命名均标准合格的情况下，上百卷资料由上传至资料入库仅需几分钟时间即可完成。
此外，上传过程中，对于形成日期格式错误、电子文档格式有错、卷内目录张次定义错误等错误均有较高的智能化提示作用。
档案系统平台能够由操作员在网页中对少量的数据错误作出更正，为数据更新修正提供了便利平台。
档案系统平台打印功能较为适用，通过提前与档案馆协商，可将卷内目录、备考表信息一次性生成，格式统一，便于管理。
⑷数字化系统能够简化档案管理流程，节省资源
档案管理部门人员可以通过数字化平台系统的查询及统计功能随时查询各施工单位的组卷情况，及时发现问题，对施工单位进行指导，从而简化流程，从档案形成过程中全程参与，提高档案整理的一次合格率。
档案系统平台数字化数据采集完成后，随着档案管理系统的发展，必将逐步减少纸质档案的套数，尤其减少部分纸质档案复印套数，从而实现资源的节约和低碳化目标。
同时，为档案信息共享和便捷利用提供了条件。
做为范本的档案资料书写格式固化后，有助于各单位过程资料的详实准确，从而减少工程过程内业资料的返工量，间接达到减员增效的目的。
⑸数字化系统有助于各单位沟通与交流
用户在组卷、归档文件电子化等过程中遇到的问题，可以通过系统的“技术支持”栏目中的“发布留言”随时发布到网上，由系统管理员负责回复。
其他用户可以查询。
档案数字化平台的建立，是基于一个工程（目前为京沪高速铁路工程）为依托，京沪高铁工程目前是国内最高标准的工程，其高标准不但体现在了高水平的质量、高水平的速度，更体现了高水平的管理。
整个施工过程中对施工记录的形成与完善，对同类后续工程均有借鉴意义，数字化平台依据京沪工程完善后，通过技术支持模式，会为类似工程的施工过程管理和提高环境运行效率提供良好的交流平台，通过交流与沟通，从开工、征地拆迁、线下、线上等工程的逐步推进，始终推进资料系统的完善与标准，减少施工单位施工过程中不合格内业资料的产出，能够较大的节省部分管理资源，达到减员、增效的管理效益。
三、三标一工区水电十一局电子档案试点推进情况
2009年11月8日，高铁档案数字化会议确定十一局为试点单位为，十一局立即成立了专项工作小组，小组资料员总计25人，投入电脑10台套，扫描仪4台套等设备，由工区副总工程师牛永杰专职负责，全面配合试点工作。
截止目前为止，水电十一局总计入库787卷档案资料，涉及特大桥、无砟轨道、隧道、路基单位工程，入库总张数109819张，已涉及12类文档。
试点工作总体进展顺利。
四、试点过程中竣工档案整理与数字化上传总结
1、数字化档案形成流程
竣工文档归类及排序→按组卷原则进行纸质档案组卷→逐卷扫描→压缩命名→卷内目录数据录入→案卷标题定义→打包压缩→登陆档案移交系统上传→逐级审核→卷内目录、备考表导出打印→纸质案卷装订→档案移交。
2、竣工文档的归类及排序
结合《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》办档[2002]8号、京沪公司《京沪高速铁路竣工文件编制立卷归档管理办法》京沪高速工[2010]19号文要求，依据《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）文，对纳入竣工文档类型、排序原则进行了汇总和归纳，以单位工程为组卷整理基本单元，以分部、分项（工序）为序组卷排序的原则，按照归档文件的关联关系设定十四种类型文档（仅为工程施工单位的内容）。
序号
文档类别
包含的内容
1
开工报告
合同标段和重点工程开工报告、合同标段和重点工程开工报告批复文件、单位工程开工报告、单位工程开工报告批复文件
2
质量安全管理资料
质量安全事故资料、专项检测资料
3
质量安全监督资料
质量安全监督报告
4
投资控制资料
验工计价资料
5
设计资料
变更设计资料
6
施工管理资料
施工组织机构资料
7
施工技术资料
超前地质预报资料、施工技术总结
8
工程测量资料
施工控制测量资料、施工测量放样资料、结构变形监测与控制资料、沉降变形监测与评估资料、竣工测量资料
9
工程试验资料
甲供（控）物资设备质量记录、工程试验报告、物资设备质量验收资料
10
施工记录资料
施工记录、施工日志
11
施工质量验收资料
检验批施工质量验收资料、分项工程施工质量验收资料、分部工程施工质量验收资料、单位工程施工质量验收资料、单位工程质量控制资料、单位工程实体质量和主要功能核查资料、单位工程观感质量检查资料
12
竣工验收基础资料
竣工表、册，水土保持、环境保护设施验收资料，劳动、安全、卫生、消防设施验收资料
13
竣工验收资料
静态验收资料、动态验收资料
14
竣工图
3、纸质竣工文件组卷基本原则
施工单位纸质竣工文档按照上述14类主要文档的关联关系（归档范围遵循：
“凡反映或记述项目确立，反映工程项目经济和社会价值意义，反映工程技术和物质状态，反映工程质量意义，并对工程质量具有追溯功能，为运营维护直接提供信息支持的工程文件均应纳入归档范围”的原则组织归档）。
对每个单位工程进行组卷归档。
竣工文件组卷时：
桥梁：
桩基、承台、墩台、垫石按墩号单独组卷。
箱梁按梁号顺序组卷；连续梁单独成卷；防护墙按分项工程组卷；桥面附属及其它根据资料多少及相互关联性可考虑合并组卷。
路基：
按分部分项组卷。
涵洞：
按分部分项组卷
隧道：
按施工方法、里程组卷；
无砟轨道：
按里程、分部分项工程组卷，多单位共同施工一个区间的单位工程时，每个单位单独形成流水，最终形成流水卷号。
梁场板场：
按梁号、板号流水组卷。
原材料：
按材料种类、进场时间组卷。
4、济南铁路局档案馆竣工文件的组卷、命名相关注意事项
①卷内目录：
卷内目录的张次从001开始编号，并装订入软封皮，目录可用EXCEL按行距列宽编制，或使用竣工档案数字化系统直接打印，A4纸白底黑字。
②备考表：
可直接写在软封皮的背面上，或使用竣工档案数字化系统直接打印，A4纸白底黑字，但组卷单位负责人、组卷人、职务、日期需要手写，装入软封皮一起装订。
③页码编写：
从001开始编号，反面有内容，按流水页码同样编写，正面位于右上角，反面位于左上角。
小于A4纸的单面纸片需粘贴至A4纸表面，页码编写于A4纸右上角，小于A4纸的双面纸片需靠一边粘贴至A4纸表面，页码编写在右上方，编写页码为n-n+1。
④形成日期：
为该卷组卷内容中文件的形成起止时间，书写至月份。
⑤档案盒：
文件材料装入25mm的档案盒内，组卷厚度约为20mm，大于20mm的需拆分，分为多卷，并于案卷标题后附加：
一、二、三等（拆分后各卷案卷标题无法保持唯一性时）；竣工图装入40mm盒内，超过20mm但小于40mm的，可装入40mm盒内，超过40mm需拆分；已装订成册的，超过20mm，但小于40mm，可装入40mm的档案盒，超过40mm需拆分。
⑥装订：
三孔一线装订。
⑦项目名称：
京沪高铁
⑧保管期限：
永久
⑨案卷标题：
需书写竣工里程
1）桥梁（含公跨铁），京沪高铁Kxxx+xxx XX桥 X号墩-X号墩 竣工文件名称或竣工图名称如（检验批、试验报告）
2）路基，京沪高铁Kxxx-Kxxx区间Kxxx-Kxxx段路基工程竣工文件或竣工图、检验批、试验报告
3）隧道，京沪高铁Kxxx-KxxxXX隧道 竣工文件或竣工图、检验批、试验报告
4）涵洞、框构、倒虹吸，京沪高铁Kxxx+xxx XX框架箱涵（框构、倒虹吸） 竣工文件或竣工图、检验批、试验报告
5）板场，京沪高铁Kxxx-Kxxx区间 XX号-XX号 Ⅱ型轨道板竣工文件或竣工图、检验批、试验报告
6）梁场，京沪高铁XX桥 XX跨-XX跨 预应力混凝土箱梁竣工文件或竣工图、检验批、试验报告
7）无砟轨道，京沪高铁Kxxx-Kxxx区间 Kxxx-Kxxx段无砟轨道工程竣工文件或竣工图、检验批、试验报告
⑩里程书写到小数点后几位：
案卷标题命名时：
Kxxx+xxx，小数点后直接舍去，保留整数，不进行四舍五入转化；竣工图应按原设计要求中里程保留mm计，即小数点后保留三位。
案卷标题中，有区间里程和段落里程同时出现时，如果背脊竖向书写不下，可只写大里程不写小里程，即只要Kxxx里程，不要+xxx里程。
里程在档案盒背脊上书写时，大小盒子上里程写书Kxxx+xxx～Kxxx+xxx在背脊上应书写为五行！
具本示例见下图
5、数字化档案上传方法与技巧
5.1上传方法
纸制竣工文件组卷完成后，统一组织扫描整理，形成数字化竣工资料，对照单位工程，打包归入科技档案数据库。
具体流程：
①第一步：
纸质档案的扫描。
将纸质档案放入自动进纸扫描仪，进行自动扫描。
扫描时，注意纸张的正反面问题。
②第二步：
案卷扫描件的压缩，命名。
扫描后得到的jpeg格式文档利用绿色小软件进行整卷批量压缩，黑白单页扫描件原则不大于50k，彩色单页扫描件原则不大于200k。
压缩后对整卷图片进行批量重命名。
③第三步：
创建卷内目录。
目录内容、张次与本卷应相符。
卷内目录创建时，字体大小样式不做要求，目录行宽、行高、列宽不做要求，张次内书写所对应文件所在页码，末尾行张次应写XX-XX，页码数字间使用横杠，不得用其它标志。
张次书写1或001均可。
数字化档案打印时，系统自动将所有数据进行规范化处理。
EXCEL表格对于是否划格不做要求，如果划格时，不应超出填写内容。
目录创建完成后，建议进行打印预览，以便查找内容以外表格内是否有乱码。
④第四步：
案卷命名。
初步分配的案卷流水号+标准的案卷标题进行命名+起止时间，案卷命名应按照档案馆的要求完成，并确保其唯一性。
⑤第五步：
多案卷打包、压缩。
初步分配的案卷流水号+标准的案卷标题+起止时间完成后，建立一自定义的文件夹，将需要上传的案卷夹移至此新建的自定义文件夹内，每次上传1-20卷为宜。
自定义文件夹自定义名称：
如0501-0520卷黄河南引特大桥检验批。
即表示此夹内为第501卷至520卷，总计20卷竣工文件准备打包上传。
对自定义文件夹即进行压缩。
⑥第六步：
上传，登陆http:
//10.7.118.162/jhda。
使用单位用户名登陆。
界面含：
档案处理、档案查询、档案统计、系统维护、技术支持、运维数据等六大模块。
鼠标放至第一模块：
档案处理图标上时，点击档案上传，进入档案上传界面。
单位工程下拉菜单中，选取准备上传的单位工程名称。
浏览选中需要上传的压缩包：
如：
0501-0520卷黄河南引特大桥检验批.rar
点击上传，随即开始上传，界面即时显示上传速度、进度、剩余时间。
⑦第七步：
上传结果查询。
一至两分钟后，点击2小时内结果查询，或上传清单查询，选择查询日期段落，即可显示结果。
处理成功：
表示上传包内案卷全部正确，符合上传要求，已完成入库。
第XX卷失败，问题……。
指第XX卷存在……问题，不成功。
⑧第八步：
对问题卷更正，重新上传，上传时，仅对问题卷上传，其它未提示存在问题的卷均已成功，无需再次重复上传。
问题卷上传时，路径层数与正常上传一致。
5.2竣工图的数字化处理
目前数字化竣工文件中竣工图的签名、印章、图标，采用对已形成纸制竣工图数字化扫描的方式获取，电子签章正处于试验阶段。
不使用电子签章情况下，竣工图数字化处理时主要涉及以下三种情况：
①竣工图未发生变化的，直接上传DWF或DWG格式文档，将蓝图加盖竣工章部位扫描后的图片作为该竣工图附件同步上传。
②原图发生少量变更的竣工图，在纸质图纸中原位手工更改后，对更改部位进行扫描，作为该竣工图电子版附件同步上传。
③对于重新绘制的竣工图，晒图后，将新绘制电子版和新绘制蓝图签字后图标部位扫描件同步上传。
5.3电子文档处理技巧
数字化档案扫描、命名、改名过程中的技巧示例：
①文件扫描后的转换、压缩、重命名
文件扫描后，如果形成jpeg图片格式，可使用PDF批量转换绿色软件进行转换。
如：
FreePic2Pdf软件、iSeeBatch批量处理专家。
可实现多个图像文件批量转成PDF文件或直接合并为一个PDF文件
可实现多个图像文件批量更名、批量压缩为指定大小
②文件夹、文件的批量命名、改名
多个案卷形成后，如果需要对每个案卷的文件夹进行批量改名、需要对文件夹内的文件进行批量改名，可使用TotalCommander小软件完成。
可实现文件夹或文件的批量重命名
③卷内每个PDF文件的页数显示
卷内某一个或几个PDF命名与实际纸质页码不对应、与卷内目录页码不对应时，可使用tifftell小软件进行集中显示。
可显示文件夹内每个PDF文件页数
京沪档案信息化系统登陆时，对浏览器无要求，可同一用户名多窗口同步登陆、上传、编辑。
数字化竣工资料组卷录入科技档案数据库后，须经施工单位—监理单位—指挥部三层签字确认后，方可归入档案。
6、数字化档案上传过程遇到问题及解决方法
在数字化档案上传过程中，由于手工单个命名、不同单位资料交接等一系列原因，上传时，会出现各种问题，根据之前完成上传的700卷档案过程中出现的问题、原因分析及解决方法总结如下：
数字化档案上传过程出现的各类问题及解决办法一览表
序号
出现问题
原因及解决办法
1
实际入库张数和卷内目录张数不相符
查看该卷实际的PDF文档数量，与卷内目录页码相对照
2
某一卷形成时间不正确
案卷标题形成时间输入时格式不正确，进行修正
3
第0147卷035.pdf文档处理失败：
电子文档格式不正确！
035.PDF文档损坏，或PDF版本不正确，对该页重新扫描，转换入档
4
0773卷处理失败，文件夹中的066开头文件无法打开，请检查后重新上传！
066.pdf文档损坏，扫描时出错，需对该页重新扫描
5
压缩包上传失败，路径不正确
案卷文件夹路径、层次不正确，需要更正
6
1005卷处理失败，卷内目录张次为1-190的行入库张数和目录张数不符！
经检查，PDF文档数量为190个，但个别PDF文档不是一页，实际页数大于190
7
卷内目录张次为39、107的行入库张数和目录张数不符！
案卷命名时，第39页与107页前或后文件数量与卷内目录不相符，需更正
8
第0535卷032.pdf文档处理失败：
电子文档格式不正确！
查看卷内目录，最末一行，可能书写不正确，如：
要求书写格式为032-032，可能书写格式为032～032
9
0626卷处理失败，卷内目录张次为1-192的行入库张数和目录张数不符！
某一个文件命名存在问题：
如016.pdf,17.pdf,018.pdf,019.pdf等，需要对17.pdf找出后更正
查找问题时的建议：
尽量使用软件进行查询显示；使用软件进行批量重命名。
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