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档案馆规程

青岛市市工程竣工档案

编制验收报送工作规程

目录

第一章总则………………………………………………………1

第二章竣工档案报送工作程序…………………………………2

第三章建设单位职责……………………………………………5

第四章归档文件质量要求………………………………………6

第五章纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求…………8

第六章声像档案的拍摄范围及归档要求………………………21

青岛市市政工程管理处

二0一一年二月

第一章总则

一、为规范本市市政工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328/2001）、《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。

二、在本市市内四区内的市政工程竣工档案的编制、整理、验收及报送工作应当按照本规程执行。

三、本规程所指的市政工程包括新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程。

本规程所指的市政工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料。

四、竣工档案包括工程前期准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收综合文件、竣工图（含竣工测量资料），以及与工程纸质档案一一对应的电子文件和建设过程的声像资料。

竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。

第二章竣工档案报送工作程序

一、建设单位在行政审批大厅办理市政工程施工许可证前，必须与我处签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，作为办理建设工程施工许可证的必备要件。

二、建设单位在工程建设过程中接受我处对工程文件编制、立卷工作的监督、检查和指导。

按照《纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求》和《声像档案的拍摄范围及归档要求》，及时编制、收集、整理竣工档案从项目立项到竣工全过程中形成的文件材料和声像材料，确保竣工档案完整、准确、规范。

三、施工单位按归档范围及整理基本要求，对施工技术文件及竣工图进行整理，组成预立卷，送监理单位核查，是否完整、准确、系统。

监理单位责任人还应对照施工单位填写的《设计变更文件汇总表》、《主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录》、《施工试验检测报告汇总表》、《工程竣工图纸审查表》内容检查，是否与文件材料实物一一对应，合格后责任单位在各表中签字盖章。

四、建设单位按归档范围及整理基本要求，对工程前期、监理、施工、验收及竣工图五部分文件材料进行汇总整理，组成预立卷，（不打页码、不装订，用铁夹子夹成案卷），建立案卷目录和卷内目录，在组织工程竣工验收前15个工作日，分别提交我处档案室、质量监督科对工程纸质档案、声像档案进行预验收。

预验收合格后，建设单位尽快组织相关单位完成竣工档案的排列、组卷、打页码、填写内封面、卷内目录、备考表及档案盒的内容。

在案卷装订前，进行纸质档案的扫描工作，完成电子文件的编制，整理及配备电子档案各级目录，并在工程备案前将符合要求的纸质档案、电子档案、声像档案移交我处档案室。

由我处出具《山东省建设工程档案预验收意见书》，作为工程备案的必备要件。

五、对预验收档案不合格的工程，我处将整改意见用书面形式一次性告知建设单位，限期补充完善相关资料。

对未取得预验收意见书的工程，不得进行竣工验收，不予办理工程竣工验收备案手续。

六、建设单位在办理完竣工验收及备案后3个月内，将竣工档案验收时尚未形成的工程备案文件、审计文件等文件材料报送我处档案室，经审查合格后，办理工程竣工档案移交，由我处颁发《山东省建设工程档案合格证》，作为市政设施移交的必备要件。

七、建设单位不能在规定时间内移交竣工档案的，必须及时申明原因，并填写《缓交工程竣工档案情况登记表》（见附件）。

对逾期未报送竣工档案且未申明原因的建设单位，市政工程管理处将按规定予以处罚。

附件：

《缓交市政工程竣工档案情况登记表》

缓交市政工程竣工档案情况登记表

编号（）

建设单位名称

法定代表人

驻所地

邮编

工程名称

工程地点

工程负责人

联系电话

经办人

联系电话

备案日期

档号

该工程档案尚缺以下资料：

尚缺的上述资料，须于年月日前移交青岛市市政工程管理处档案室。

建设单位承诺：

我单位如果不按时移交尚缺档案，愿接受青岛市市政工程管理处依照《建设工程管理条例》第五十九条、七十三条的规定，对单位及其负责人予以行政处罚。

建设单位：

法定代表人：

（章）经办人：

年月日

本表一式二份，一份交建设单位，一份交青岛市市政工程管理处

第三章建设单位职责

在竣工档案材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：

一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。

二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。

三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

四、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

五、在组织工程竣工验收前，应提请档案室对工程档案进行预验收；未取得工程《山东省建设工程档案预验收意见书》，不得组织工程竣工验收；

六、对列入我处竣工档案接收范围的工程，竣工验收及备案后3个月内，向档案室报送一套符合规定的竣工档案。

第四章归档文件质量要求

一、归档文件材料应包括：

从建设项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。

二、向档案室报送的档案材料应为原件。

三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：

红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

六、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。

七、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmх210mm）。

凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。

八、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

九、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章。

（一）工程施工过程中，完全按图施工，无变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章。

（二）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或叉改。

采用修改施工图作为竣工图的方法时，应当注明变更依据及内容，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。

如图纸局部变更图应按国家规范绘制，然后附在原图后。

在修改过的施工图上加盖“竣工图”标志章。

（三）凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应按国家有关规范重新绘制竣工图，加盖“竣工图”标志章。

十、竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人。

竣工图章尺寸为：

50mmх80mm。

图例如下：

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

十一、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

十二、不同幅面的工程图纸，应采用手风琴式折叠法统一折叠成A4幅面（297mmх210mm）,图标栏露在外面。

第五章纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求

第一部分：

纸质与电子文件的归档范围

市政工程竣工档案实行纸质档案与电子档案双套制归档，市政工程电子文件同纸质文件材料归档范围一致，纸质文件材料必须与所产生的电子文件一一对应。

一、工程前期综合文件

工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等过程中形成的文件：

1、项目建议书（代可行性研究方案）及批复文件

2、征地、用地审批文件

3、规划选址意见书及附图

4、建设工程规划方案审查意见书及附图（管网综合图）

5、工程地质和水文地质勘察报告

6、建设用地规划许可证及附图

7、建设工程规划许可证

8、规划方案变更审批文件及附图

9、计划任务书及投资计划的通知

10、工程项目初步设计及概算的批复

11、有关行政主管部门（排水、园林、环保、地震、人防、消防等）审批文件或取得的有关协议

12、市政工程施工许可证

13、市政工程安全监督登记证

14、市政工程质量监督受理书、市政工程质量监督计划书

15、勘察测绘合同、设计合同、监理合同、施工合同及中标通知书

16、验线申请表及附图

17、市政工程设计说明书

18、施工图设计文件的审查意见

19、其它文件

20、工程前期档案材料目录（见附表1）

二、监理文件

1、监理规划

2、监理实施细则

3、工程开工/复工审批表

4、工程开工/复工暂停令

5、不合格项目通知

6、质量事故报告及处理意见

7、工程竣工决算审核意见书

8、工程延期报告及审批

9、合同争议、违约报告及处理意见

10、合同变更材料

11、工程竣工总结

12、其它文件

三、施工技术文件

施工单位在施工过程中形成的文件：

1、施工组织设计

2、施工图设计文件会审、技术交底记录

3、设计变更通知单、洽商记录

4、设计变更文件汇总表（见附表2）

5、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检（试）验报告和复试报告（须一一对应）

6、主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录（见附表3）

7、施工试验资料

8、施工检（试）验报告汇总表（见附表4）

9、施工记录

10、测量复核记录

11、隐蔽工程检查验收记录

12、单位工程质量评定资料

13、使用功能试验记录

14、事故报告

15、其它文件

四、竣工验收综合文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件：

1、单位（子单位）工程质量竣工验收记录

2、工程竣工报告

3、工程质量评价（检查）报告

4、工程质量评估报告

5、工程质量保修书

6、市政基础设施工程竣工验收报告

7、市政基础设施工程质量监督报告

8、市政基础设施工程竣工验收备案表

9、决算书及审计文件

10、市政工程竣工移交书

11、其它文件

五、竣工图

工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样：

1、工程竣工图纸审查表（见附表5）

2、工程竣工图

3、工程竣工测量图

附表：

1、工程前期档案材料报送目录

2、设计变更文件汇总表

3、主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录

4、施工检（试）验报告汇总表

5、工程竣工图纸审查表

附表1

工程前期档案材料报送目录

第页共页

序号

文件

编号

责任者

文件材料题名

日期

原件

复印件

总页数

档案报送人：

档案报送单位：

（公章）

年月日

说明：

建设单位将工程前期文件汇总，按问题结合时间排列文件，填写目录应与报送的前期文件一致，加盖建设单位公章。

附表2

设计变更文件汇总表

单位工程名称：

第页共页

序号

文件名称（主要内容）

文件编号

总页数

对应图号

备注

建设单位：

（章）施工单位：

（章）监理单位：

（章）设计单位：

（章）

经办人：

施工技术负责人：

总监理工程师：

项目负责人：

年月日

（说明：

每个单位工程无论有无变更文件，都要填写此表，总页数必须用大写数字填写）

附表3

主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录

试验表1年月日共页第页

工程名称：

施工单位：

（公章）监理单位：

（公章）

项目经理:

总监理工程师：

名称

品

种

型号

（规格）

代表数量

单

位

使用部位

出厂证或出厂

试验单编号

进场复试

报告编号

见证记

录编号

总页数

说明：

每个单位工程各种质材用数字（大写）注明文件材料总页数。

附表4

施工检（试）验报告汇总表

年月日共页第页

工程名称：

施工单位：

（公章）监理单位：

（公章）

项目经理:

总监理工程师：

名称

部位

试验报告编号

见证记录编号

总页数

说明：

每个单位工程各种试验检测报告用数字（大写）注明文件材料总页数

附表5

工程竣工图纸审查表

工程名称

单位工程名称

图纸总页数

监理单位

施工单位

存在在问题及处理意见：

竣工图编制是否规范、齐全、完整、真实的反映市政工程项目施工结果的图样。

监理负责人：

（签字）

建设单位代表：

（签字）

监理单位承诺：

我单位对该工程竣工图纸进行审查，保证提交的图纸规范、齐全、完整、真实，符合建设项目实际情况，如有虚假，愿承担由此造成的法律后果。

监理单位：

（盖章）

年月日

1、本表由监理负责人在审查资料后填写。

2、评审意见填写竣工图纸齐全、完整、真实、符合规范要求。

3、对不齐、不完整、不准确的竣工图纸在补充整改后填写。

4、按每个单位工程填写，用数字（大写）注明图纸总页数。

第二部分：

纸质档案整理基本要求

一、立卷的原则、方法和卷内文件排列

（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。

（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。

（四）文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

图纸材料保持专业材料的相互联系和完整。

同专业图纸按图号顺序排列。

视其材料的多少组成1至数卷。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

（六）案卷不宜过厚，文字材料一般不超过2CM，图纸不超过5CM。

二、案卷的编目

（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

（二）页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录。

（四）对于幅面较小而进行托裱的文件材料，页号应编写在原件上。

对若干文件（如：

标牌式合格证）托裱在一张纸上的，应编写一个页号位置在托裱纸的右下角。

（要求在托裱纸的空白处填写此页共粘贴X张）

（五）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（六）卷内目录的填写：

1、卷内目录序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

2、责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

3、文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

4、文件题名：

填写文件标题或图名的全称。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

5、日期：

填写文件形成的日期或起止日期。

年月日用“．”隔开

6、页次：

填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

7、卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。

8、卷内目录排列在卷内首页之前。

（七）卷内备考表的填写：

1、主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

2、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

（八）案卷封面的的填写：

1、内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

2、档号、档案馆代号由档案保管单位填写。

3、案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括建设单位名称、工程名称（包括路名或桥名并写出起止点）、卷内文件的内容三部分构成。

4、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

5、编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

6、密级分为“绝密、机密、秘密”。

7、保管期限分为“永久、长期、短期”。

（九）案卷封面、卷内目录、卷内备考表中所填写的数字一律用阿拉伯数字。

年月日用“．”隔开

（十）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

三、案卷装订、装具

对破损、局部残缺的工程文件，在装订前需要进行修裱，以增加文件的强度，延长奉命。

对于由金属、塑料等材质制成的合格证等文件材料，装订前，要采用复印的方式进行复制并进行保存。

（一）文字材料必须装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，一般距左侧20mm，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。

文字材料每卷不得超过20mm；图纸单独立卷，一律不装订，每卷厚度可分为20mm、30mm、40mm、50MM；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

（二）装订时必须剔除金属物。

（三）卷盒的外表尺寸为310mmх220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50MM.

（四）卷盒应采用无酸纸制作。

四、案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

1、档号栏由档案保管单位填写。

2、案卷题名要求从左到右首行空二个字，竖写排列。

只填写案卷题名中的工程名称（包括路名或桥名并写出起止点）、卷内文件内容二部分。

（不填写建设单位名称）

第三部分：

电子档案整理基本要求

纸质档案在装订前，必须逐页对纸质档案进行核实，根据纸质档案原件幅面的大小，选择相应的扫描仪进行扫描。

保存与纸质档案内容相同的电子文件，工程竣工归档纸质文件必须与所产生的电子文件一一对应整理。

纸质文件与电子文件之间，相互建立准确、可靠的标示关系。

电子档案移交一式二套。

1、竣工档案电子文件的形成单位应做好电子文件的收集、整理，确保电子文件真实性、有效性、完整性。

2、整理应遵循工程电子文件的自然形成规律，保持工程项目内电子文件间的有机联系，便于保管和利用。

3、电子文件的组织和排序应按相应的纸质文件整理要求进行。

4、扫描文件采用灰度模式和彩色模式两种，其中工程前期文件中，所有带红章的文件采用彩色模式扫描，其余用灰度模式扫描。

纸质档案扫描分辨率一般为200dpi,扫描的分辨率可以根据图像的清晰程度、大小做适当的调整，以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为标准。

图像文件采用JPEG格式存储。

5、电子档案整理以工程项目或单位工程作为一个保管单位，由市政档案室提供档号命名文件夹，内设案卷号、件号、页号，如下：

案卷号

件号

页号（扫描图像

的流水号）

市政档案室提供档号加案卷序号

卷内目录中的序号

卷内目录中的页次

如：

DL2011.N141-1

如：

1

如：

1

6、保管单位文件夹中有文件扫描图像的date文件夹外，并建立卷内目录、交接目录EXCEL表格，便于检索利用。

7、电子档案的存储采用一次写光盘。

8、电子档案光盘移交一式二套，光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记。

标签分正面和背面。

式样如下：

正面：

归档号

载体编号

工程名称

内容

形成时间

占用空间

件数

文件格式

制作人

审核人

套别

背面：

背景信息

备注

光盘种类

文件类型

责任者

制作标准

制作软件

制作设备

移交时间

第六章工程声像档案的拍摄范围及归档要求

一、声像档案的基本要求

声像档案是指整个工程在施工建设过程,从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保存价值的工程声像素材。

1、声像素材应完整并符合声像档案质量要求

2、录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。

3、应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。

4、工程项目如果为多个单体工程，各单体工程的名称必须标示清楚，各单体工程的内容应保持完整和连续。

5、工程照片必须是原版、原件，拍摄数码相机照片只移交照片图像光盘一式二套。

（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，被摄主体不能有明显失真变形现象。

（2）数码照片应当使用不低于500万像素的数码相机拍摄，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。

数量视工程项目而定，一般不少于30张。

（3）每张照片（底片）要有简洁的