业务流程 指导说明书.docx
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业务流程指导说明书
系统实施工具之
ABC公司业务流程整理
指导说明书
金蝶软件(中国)有限公司东莞分公司
实施部
二零零一年六月
K3系统现行业务流程整理指导说明书
目的:
在系统定义阶段整理企业现行业务流程是为了保证新系统K3能满足业务过程的需要,因此需识别企业各部门的管理功能,整理企业主要工作流程,定义必须的信息。
方法:
组织部门关键业务人员共同讨论,从业务处理的高层依次往下展开。
以下列出是ABC公司需要整理的业务流程。
利用提供的标准符号画出每一项目的业务流程图。
备注:
对需要详细说明的业务处理和输出报告可利用IPO表进一步说明。
表1业务流程图格式
业务编号
业务名称
功能域
编制
日期
审核
日期
以下画出流程图
填写说明
业务编号:
填写业务编号
功能域:
填写该流程图所涉及的功能范围,如采购管理、销售管理等
业务名称:
填写该业务编号对应的业务名称
编制:
填写编制人的名称
日期:
填写编制日期
审核:
填写审核人的名称
日期:
填写审核日期
备注
每一个完成的业务流程图都要由完整的表图,如果一个流程图较大,无法在一页中划出时,另一页中不需要表头部分,但两页之间必须用转页符连接。
表2IPO表格式
XXX业务流程描述
业务编号
业务名称
编制
日期
审核
日期
序号
处理说明
责任单位
责任人
模块及屏幕编号
填写说明:
业务编号:
与流程图编号相同。
业务名称:
填写该业务编号对应的业务名称
编制:
填写编制人的名称
日期:
填写编制日期
审核:
填写审核人的名称
日期:
填写审核日期
序号:
与相关流程图中的处理编号对应
处理说明:
填写业务流程图中处理框的详细处理说明,每个序号对应一个处理说明
责任单位:
填写负责相关处理的责任单位
责任人:
填写与该处理相关的责任单位的责任人(岗位)
模块及屏幕编号:
填写该处理在K/3系统中对应的模块及屏幕编号,编号的编制原则:
用两位字母表示模块编号,用三位数字表示屏幕编号,屏幕编号不足两位的前面用‘0’填补,模块编号如下:
供应链:
工业采购(),工业销售(),工业库存()
商业采购(),商业销售(),商业库存()
财务:
总帐(),应收(),应付(),
生产/计划:
屏幕编号将另行整理清单
表3业务流程整理单据参考清单
-------------------------------------------------------------------------------
项目负责部门完成日期
-------------------------------------------------------------------------------
库存管理:
外购入库单库存、采购
产品入库单库存、生产
委外加工入库单库存、采购
其它入库单库存
销售出库单库存、销售
生产领料单库存、生产
委外加工发出单库存、采购
其它出库单库存
库存调整单库存
库存调拨单库存
库存盘点报告单库存
-------------------------------------------------------------------------------
采购:
采购申请单采购
采购订单采购
收料通知单采购、库存
退料通知单采购、库存
-------------------------------------------------------------------------------
销售:
销售报价单销售、财务
销售订单销售、生产
发货通知单销售、库存
销售出库单销售、库存
退货通知单销售、财务、库存
-------------------------------------------------------------------------------
应付帐款:
发票采购、财务
应付单财务
付款单财务
退款单财务
凭证财务
-------------------------------------------------------------------------------
应收帐款:
发票销售、财务
应收单财务
收款单财务
退款单财务
凭证财务
表4业务流程图常用符号
符号说明
起始/结束框
用于表示业务流程的开始或结束,框中文本注明开始/结束,起始/结束框必须成对出现,一个表示开始,一个表示结束。
处理框
用于表示业务步骤的处理,处理框必须有单据/表格等表示数据流的输入框做输入,同时必须有单据/表格等表示数据流的输出。
“序号”表示该流程图中处理框的顺序号,该号码与流表,因此,两个处理框之间不能直接用箭头连接
输入/输出框
用于表示业务处理结果或输入的文件
和表格,单据
注:
实线框表示K/3系统中的单据/报表,虚线框表示书面上的实际的单据/报表,其中有多联单据时用“多联单据”表示
多联单据
两个输入/输出框之间要进行处理必须通过处理框才能相连,用以说明他们之间的关系和处理方式,不能直接将两个输入/输出框用箭头连接。
联机存储框
用于固定存档资料,信息的表示
决策分支框
用于条件判断或选择处理,决策分支框必须有至少一个输入,必须有两个输出。
离线存储框
用于单据报表留存,交由其他部门
转下页框
用于表示续接下一流程图或接其它流程图
承上页框
用于表示续接上一流程图或接其它流程图
转下页符号和承上页符号是一对符号,必须成对出现,且同一对转页符的转页编号相同。
流向指示线,箭头表示信息的流向
注:
1.图中斜体字部分用在实际画流程图时用实际的内容代替。
2.流程图的布局当以从左到右,从上到下的形式安排,以便阅读。
图例一ABC公司业务流程示例:
销售退货流程图
业务编号
001
业务名称
销售退货流程
功能域
销售管理
编制
Xxx
日期
2001-6-15
审核
Yyy
日期
2001-6-15
表例一ABC公司IPO表
XXX销售退货流程图
业务编号
001
业务名称
销售退货
编制
XXX
日期
2001-6-15
审核
YYY
日期
2001-6-15
序号
处理说明
责任单位
责任人
模块及屏幕编号
1
2
3
4
销售部业务员根据退货处理意见表在K/3中录入退货通知单。
销售部经理在K/3系统中审核退货通知单
物料部仓管员根据已经审核的退货通知单生成销售出库单(红字)
……
销售部
销售部
物料部
业务员
经理
仓管员
SAL02
SAL02/
SAL03
INV03
常见不规范的流程图画法
1.
两个数据(单据/报表)之间没有处理符号
不规范画法规范画法
2.
两个处理之间没有数据(单据/报表)标示
不规范画法规范画法
3.
表示单据的符号用错或描述与符号不符
不规范画法规范画法
4.
表示处理的符号用错或描述与符号不符
不规范画法规范画法
5.
表示判断的符号输出不完整
不规范画法规范画法
6.
不正确的流向符号,表达意思不明确
不规范画法规范画法
7.
流程图布局不合理(“Z”字型)
8.流程图布局不合理(“回”字型)