制作电子文档的具体步骤.docx
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制作电子文档的具体步骤
制作功效地质资料电子文档的具体步骤
一、整理、编辑
一、对正文类的整理、编辑
电子文档正文类包括：
报告封面（含落款页）、目录、正文、内容摘要。
用word制作的这几项应放在同一文件（应与老报告制作电子文档采纳扫描的方式区别开）。
整理内容：
⑴正文部份的各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应依照地质矿产行业标准规定执行；
⑵将封面（报告落款）命令为1级题目，篇名命令为2级题目，章名命令为3级题目，节名命令为4级题目，以下逐级类推（注意：
若是某一级题目的字体、字号或排列方式与地质行标不符，应统一对该题目从头概念，方式见标准利用说明的第6页）；
⑶正文目录应是用word软件自动生成的目录（方式见标准利用说明第8页）；
⑷插图、插照、插表注意在运算机屏幕的显示方向应向上，不是向上的应整理为向上；
⑸插图、插照的文件格式以能插入word，且在其中正常利用为原那么，优选格式是gif、JEPG、wmf、CCITTtiffg4。
在插图、插照时必需先在插入的位置插入图文框，但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框；
⑹插表要采纳表格命令直接制作，不得采纳超级链接方法链接其它软件制作的表格；
⑺页码的插入。
页码应位于页面的底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右边，偶数页在左侧）；
注意：
a、封面、目录、正文、内容摘要这几部份之间页码不持续，故此各部份之间要用分隔符（如分节符）分隔开（方式见标准利用说明第9页）；
b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编持续页码。
⑻页面的设置以A4为宜，插图、插表横向超过A4的，按实际尺寸定，插表中有续表的，续表中仍必需有表名和表头。
二、对审批类的整理
⑴审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一路与否，在做电子文档时，审批类文件必需单独组成一类电子文件；
⑵对大调查项目审查类文件至少应包括：
认定书、审查意见书，编排时认定书在前、审查意见在后。
当存在多个审批验收文件时，应依照审批级次由高到低编排，同级、同类的按时刻顺序由新到老编排；
⑶审批类电子文件不得制作成栅格文件，假设无原始的电子文件，应在word软件下从头录入；
⑷审批类电子文件的内容必需与正式批件一致，编排格式与正式文件尽可能一致，每一份审批类电子文件必需注明发文机关（公章）、发文时刻，公章内容用文字表示。
3、对附表、附件类的整理
⑴应区别附表、附件，不要二者混淆为一体；
⑵附表（附件）类文件内容类别不同的表格（附件）应分册制作；
⑶每册附表（附件），都应有附表（附件）的封面、目次页、内容，插入页码时各部份之间也应用分隔符（分节符）分隔开；
⑷附件及附表中的图、表在运算机屏幕中显示的方向应向上；
⑸附表类电子文件原那么上要用表格命令直接制作，利用word软件制作附表、对引用专门复杂函数的表格，能够在word中插入MicrosoftExcel表格；
⑹附表每一表格的表名要用5号题目命令概念；
⑺表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，假设超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必需有表名和表头（续表的表头—题目行可用word表格菜单中“题目行重复”命令制作，具体方式见标准利用说明第9页）。
4、附图类文件的整理
附图类电子文件包括两类，第一类是能够独立用于画图或显示的电子文件、第二类是由运算机软件制作的矢量化图形文件；
对第一类（第二类后面另述）附图电子文件
⑴制作上，首选运算机直接制作（包括通过格式转换）对不能直接用运算机制作或转换的，可采纳扫描等数字化方式形成栅格文件；
⑵采纳的格式为3种格式之一：
EPS格式（不分色、文字变曲线）、紧缩的JPEG格式（彩色或灰度图采纳）和CCITTtiffg4格式（黑白图件采纳）。
分辨率的选取一样可取300dpi，对紧缩的JPEG格式质量因子取75以上；
⑶检查转换格式后的图件是不是能正常显示且清楚；
⑷检查图件的图名、图幅号、比例尺、图例、图签、图面内容的正确性及标准性。
以上整理、编辑进程中贯穿的原那么：
文字部份的内容、页码，附图的图号、内容等必需与纸介质一一对应。
二、电子文件的命名
一、将整理好的电子文件依照其分类命名，文件名由8个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同分为3个部份：
类别位、册序位、文件序号位
•
文件名后缀
文件序号位
距离符（下划线）
册序位
类别位
⑴类别位（第1位）
标识该电子文件的类别，类别代码如表所示。
类别名称
类别代码（字母大小写均可）
正文类
Z
审批类
S
附图类
T
附表类
B
附件类
J
其它类
Q
⑵册序位（第2-3位）
册序位用于标识该电子文件所在分册的顺序。
册序位的值为01-99。
假设其值小于10，
册序位的第1位填充“0”。
⑶文件序号位（第5-8位）
标识该电子文件在本分册中的顺序。
同一分册电子文件的文件序号，从“0001”起持续取值。
二、附图类第二类电子文件的整理与命名
附图类第二类电子文件按产生时采纳软件的平台不同可别离包括下述电子文件；
版及其以上版本或版（假设利用六色色标库，那么必需利用版及其以上版本）的*.wt、*.wl、*.wp等点线面文件，*.mpj工程文件和相应的属性文件；arc/infoforPC的版的E00文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的软件）R14版的DXF文件；版的*.map、*.ID、*.TAB等文件；
和运行上述电子文件画图时所必需的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等）
⑴将上述电子文件搜集全
⑵上述电子文件名应与对应的第一类附图电子文件名相对应，如附图第一册的图02采纳mapGIS平台制作转换为EPS格式第一类电子文件，其对应用mapGIS生成*.wt文件的文件名就应为（杨斌雄注：
矢量文件不要更名）
⑶一个图件的所有第二类电子文件寄存在对应的一个子目录中，其子目录名与其对应的第一类电子文件相同
⑷将整理后并按要求命名的第二类电子文件寄存在文件夹Backup下
若是各图件第二类电子文件是在同一软件平台产生的，运行第二类电子文件画图时所必需的相关文件相同，那么能够将这些相同的内容直接放在Backup下。
⑸
每份功效资料附图类的电子文件必需制作一个说明文件，以图为单位说明两类电子文件各自的软件平台、版本、和标示出运行第二类电子文件画图时所必需的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等），并写明一些必要的参数（如坐标系、比例尺、投影方式、投影参数、字段名及字段名含义等）；对紧缩的JPEG和CCITTtiffg4格式的图件，必需注明图件的实际尺寸和形成栅格文件时所采纳的分辨率。
此说明文件文件名规定存为“”，置于Backup子目录下。
三、电子文档三级目录的制作
安装“地质资料光盘制作阅读系统”后
一、盘目录的制作
⑴在硬盘中新建一文件夹①（其文件夹名可任意取，如GP、ZL、DZZL等）；
⑵点击地质资料光盘制作阅读系统的“盘目录制作”
⑶点击对话框中的“输入”，然后在资料号、报告落款、光盘号各框中输入对应报告的电子文档号（屏幕画面中显示的是“资料号”）、报告落款、光盘号后点击“增加”，确认无误后点击“保留”，在文件名框中键入，保留位置选择第⑴步建的文件夹①的位置，最后点“确信”。
二、类目录的制作
⑴在文件夹①下建一文件夹②（文件夹②的命名为该报告的电子文档号）
⑵点击光盘制作阅读系统的“类目录制作”，显现“类名”、“文件名”对话框
a、假设正文类为一册，类名框中输入“正文”，文件名框中输入
b、假设正文类为多册，如为2册，类名框中输入“正文（空两个字节）第一册（空一个字节）第一册的落款”，文件名框中输入“”后点“增加”，再在类名框中输入“正文（空两个字节）第二册（空一个字节）第二册的落款”，文件名框中输入“”后点“增加”
，审批类、附图类、附表类、附件类、其它类依次同上输入，最后点击“保留”。
在新显现的“另存为”对话框的“文件名”框中键入，保留位置为文件夹②。
检查无误后点击“确信”。
3、文件目录的制作
点击光盘阅读制作系统的“文件目录制作”后点击对话框中的“输入”选项，在文件目录项框中，输入相应的题目（对“正文类”应为报告落款，“审批类”为审批文号、审批形式，假设无审批文号，那么以审批机构简称和审批形式为题目，对附图类以对应图名为题目），页码框中键入的是电子文件的文件序号，然后点击“增加”，每册文件输入完后，点击“保留”，文件名框中键入的文件名与对应的电子文件名相同，但文件序号的取值为该分册中文件序号最大的那个序号，文件后缀应改成“.ml”，保留位置为文件夹②，最后点击“确信”。
制作三级目录时应注意：
⑴附图类文件目录文件，其目录条款的题目部份假设有比例尺，比例尺符号用半角字符“/”表示，小于等于1:
100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；
⑵假设目录文件（不管哪一级）中含有上、下角标时，以符号“^”表示上角标的开始；以符号“|”表示下角标的开始。
每一个角标用中括号“[]”括起。
如Ⅲ2E+B表示为：
Ⅲ^〔2〕|〔E+B〕
⑶制作中，类目录文件、文件目录文件的目录条款框由于有字节所限，假设目录条款超长可点击“增加”后续行，续行的文字应与上一行文字左对齐，对类目文件，续行中的文件目录文件名要完整；
⑷在编制类目录文件时要按正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其它类的顺序排列。
编制三级目录还能够用写字板或记事本一类的字处置软件直接制作，但要注意各级条款的记录格式（尤其注意字节要求，@的键入），另要注意：
每行后都要有一个回车符。
盘目录文件记录格式为：
盘号
电子文档号@该电子档号对应的功效地质资料正落款
“盘号”长度限定在20个字节之内
“电子文档号”长度限定在12个字节之内
“功效地质资料正落款”无长度限制
“保留”时的文件名规定为“”
类目录文件中的记录条款有两种格式：
格式1：
类目名@该类目所对应的文件目录文件名
格式2：
类目名
册序号1册落款1@册提名1所对应的文件目录文件名
册序号2册落款2@册提名2所对应的文件目录文件名
┇
当一类文件仅有一个文件册时，采纳格式1；当一类文件含多个分册时，采纳格式2
在格式2中，用数字标注册序号，其后标注册落款，册序号左侧空2个字节，册序号与册落款之间空一个字节，册落款用于揭露该册的主题，应简练、明了。
目录条款每行最大长度为28个字节，目录条款超长时要换行。
换行后，下一行文字与上一行文字应“左对齐”，续行中的文件目录文件名要完整。
每条款录条款后面（包括最后一个条款）要有一个回车符。
文件“保留”，文件名规定为“”
文件目录文件记录条款格式为：
题目@题目所对应的起始电子文件的文件序号
目录条款每行最大长度为37个字节，目录条款超长时要换行。
换行后，下一行文字与上一行文字应“左对齐”。
每条款录条款后面（包括最后一个条款）要有一个回车符。
四、电子文档的录制
⑴将整好按要求命名了的各类电子文件copy到文件夹②中相应文件目录后，第二类附图电子文件夹Backup也copy到文件夹②下；对文件名、所放位置按要求进行检查查对；
⑵把硬盘中的电子文档看成已刻在光盘中的资料，用光盘阅读程序进行全面检查。
检查无误后即可转入刻盘。
刻盘前应专门注意所利用的运算机是不是有病毒，必然确保在无病毒的情形下再进行光盘的刻录；
⑶录制后要进行复查，复查无误后，填写电子文件记录表，并在盘片上写上“盘号”盘盒上贴上统一的标签。
注：
录制时要求一张光盘只准刻一份报告
西安地矿所张红英整理编写
2002/4/18
（注：
本文依照“功效地质资料电子文件汇交格式标准”整理编写，仅供参考。
如有与标准原文不一致的地方，必然要以标准原文为准）
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