业务流程试行.docx

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业务流程试行

附件：

中国铁路物资北京公司业务流程（试行）

第一章集采专供物资业务管理

第一节钢轨

集采专供钢轨由钢轨部负责管理。

一、大修维修钢轨

1、签订大修维修钢轨采购合同，合同审批执行《合同管理办法》。

（1）钢轨部收到总公司的大修维修计划表后，向驻包钢办事处下达钢轨采购计划表。

（2）驻包钢办事处根据钢轨部下达的钢轨计划表代表总公司与钢厂签订采购合同。

（3）驻包钢办事处与钢厂签订合同后交钢轨部1份。

（4）钢轨部审核合同，无误后录入计算机系统。

2、发货与验收确认

（1）驻包钢办事处根据采购合同约定催交发货。

（2）驻包钢办事处根据钢厂发货填写发货日报并通知钢轨部。

（3）钢轨部根据驻包钢办事处的发货通知填写发货日报。

（4）钢轨部根据发货日报填写验收记录，传真交用户签认。

（5）钢轨部每月15日前填写上月验收记录汇总表传真给用户签认。

（6）钢轨部回收经用户签认的验收记录汇总表。

3、结算确认

（1）驻包钢办事处负责收取钢厂采购发票，审核登记后交钢轨部。

（2）钢轨部收到钢厂采购发票后审核发票，无误后进行采购发票登记。

（3）钢轨部填写承付料款通知单、发料单，连同采购发票等单据交财务部。

（4）财务部根据发料单、采购发票等单据进行核算，填写销售发票。

（5）财务部将销售发票、发料单用户联交钢轨部。

（6）钢轨部每月25日前填写上月结算清单、发票签收单，填写大维修钢轨结算汇总表报总公司。

（7）钢轨部将总公司填写的结算汇总表和我公司的结算清单、发票签收单、发料单、发票及其他单据送达用户。

（8）钢轨部回收发票签收单，回收结算汇总表交总公司。

4、收款与付款

（1）钢轨部发给用户的大修维修钢轨统一由总公司向北京公司付款。

（2）钢轨部收到钢厂的采购发票后填写用款申请单前应先向财务部查询预收款余额。

预收款余额不足的，应向总公司申请拨款。

（3）向包钢付款，根据钢厂回款计划及应付账款情况，每月末付款，付款时填写《用款申请单》交主管领导批准

（4）钢轨部将主管领导批准的用款申请单交财务部办理付款。

（5）向其它钢厂采购，付款方式同直发销售业务流程。

二、基建钢轨

1、签订基建钢轨销售、采购合同，合同审批执行《合同管理办法》。

（1）钢轨部根据铁道部《年铁路建设用钢轨招标采购供应分配方案》与用户签订先款后货销售合同，并录入计算机系统。

（2）钢轨部通知用户将足额货款存入北京公司指定账户。

（3）钢轨部收到用户货款后通知总公司下达采购合同清单，连同清单向驻包钢办事处下达基建钢轨采购计划表。

（4）驻包钢办事处根据基建钢轨采购计划表与钢厂签订采购合同。

（5）驻包钢办事处与钢厂签订合同后交钢轨部1份。

（6）钢轨部审核合同，无误后录入计算机系统。

2、发货与验收确认

（1）驻包钢办事处根据采购合同约定催交发货。

（2）驻包钢办事处根据钢厂发货填写发货日报并通知钢轨部。

（3）钢轨部根据驻包钢办事处的发货通知填写发货日报。

（4）钢轨部根据发货日报传真通知用户发货信息。

3、结算

（1）驻包钢办事处负责收取钢厂采购发票，审核登记后交钢轨部。

（2）钢轨部收到钢厂采购发票后审核发票，无误后进行采购发票登记。

（3）钢轨部填写承付料款通知单、发料单，连同采购发票等单据交财务部。

（4）财务部根据发料单、采购发票等单据进行核算，填写销售发票。

（5）财务部将销售发票、发料单用户联交钢轨部。

（6）钢轨部填写发票签收单连同发料单、发票及其他单据送达用户。

（7）项目结束双方对账，清退余款。

4、付款

（1）向包钢付款，根据钢厂回款计划及应付账款情况，每月末付款，付款时填写《用款申请单》交主管领导批准

（2）钢轨部将主管领导批准的用款申请单交财务部办理付款。

（3）向其它钢厂和公司采购，付款方式同直发销售业务流程。

三、市场销售钢轨

钢轨部向市场销售钢轨的业务流程具体执行直发销售业务流程。

钢轨部为经营部采购钢轨的业务流程具体执行集采分销业务流程。

四、钢轨转向架管理

1、钢轨部收到转向架押金卡后登记转向架押金台账。

2、驻包钢办事处每半月向钢轨部提报收到转向架情况。

3、钢轨部将用户已回送转向架押金卡片交驻包钢办事处。

4、驻包钢办事处负责在钢厂办理退款转账手续，收取钢厂应收款收据及扣款发票交钢轨部。

5、钢轨部将钢厂收据、扣款发票登记，编制对应明细表、发料单交财务部。

6、财务部根据发料单开具扣款发票，财务部将发料单（业务联、用户联）和开具的发票交钢轨部。

7、钢轨部将扣款发票交用户。

8、钢轨部每季度编制《大维修钢轨转向架核销汇总表》、《退款通知书》交用户，并负责回收用户签认的《转向架核销汇总表》。

9、钢轨部根据退款通知书、发料单核销转向架押金台账。

10、钢轨部填写业务用款申请单经部门负责人批准后交财务部，退用户押金。

五、铁路线路产品质量异议管理

1、铁路线路产品质量异议由钢轨部管理，建立铁路线路产品质量异议台账。

2、钢轨部收到用户的书面质量异议后，收集相关资料，书面向生产厂或供应商提出质量异议。

3、钢轨部会同用户、钢厂或供应商有关人员赴现场察看，协商解决。

电话中能够解决的，可以电话协商解决。

4、三方协商一致后签订处置协议书。

5、协议规定供应厂（商）向用户赔货的，由供应厂（商）向用户发货。

6、协议规定供应厂（商）赔款的，由供应厂（商）向北京公司出具结算单（入款证明），钢轨部收到结算单（入款证明）填写业务用款申请单经主管领导批准后连同结算单（入款证明）交财务部向用户办理付款或转账。

7、协议规定需要北京公司先行垫付赔款的，款额小于10万元的，由钢轨部部长批准；款额大于10万元以上（含10万元）由钢轨部请示主管副总经理批准后办理付款手续。

8、钢轨部每月5日前向总公司线路事业部提报铁路线路产品质量台账。

第二节油品

一、编制计划：

1、每月末根据总公司下达的下一个月的《铁路燃油配置计划通知单》，编制销售计划（成品油运输计划调整申请单），报大区公司。

（1）与各用油单位联系，获取货物发运的具体到站、收货人、结算单位及结算银行账号等。

（2）在中石化的系统中呈报资源计划。

2、根据用户提供的信息办理追加车皮计划（机车用油计划查定表），报相关路局批准。

3、根据用户临时要求，及时变更、调整发运计划，办理车皮计划及资源计划。

二、催交订货：

1、车皮计划获得批准后，按照用户的要求，对炼厂的生产状况，各路局运输状况进行确认，并安排日计划。

2、货物发出后，要在当日内以电报或通知单的形式通知各用油单位。

通知的主要内容有：

发货单位、到站、收货人、发货日期、车号、商品名称、规格、重量等。

三、收款与付款：

1、负责从炼厂取回发货大票，并根据大票上的发货信息，填写发料单交财务部核算开具销项发票。

2、财务部核算后将发料单（业务、用户联）、发票交业务员。

3、业务员将发料单（业务、用户联）、发票送达用户。

4、业务员向客户催收货款。

5、业务员根据总公司的配置单（配置量），分别于每月13日按当月配置量的10%和上月配置量的30%，每月28日按当月配置量的60%，填写《业务用款申请单》交主管领导审批后，向总公司付款。

6、业务员负责从总公司取回进项发票，核对无误后填写承付料款通知单交财务部。

四、其他：

1、业务员每月末与财务部、客户、总公司对帐，核对应收、应付款余额。

2、每月做末完成采购供应统计表。

3、负责协助总公司从大区公司取回总公司的采购发票：

（1）根据实际发生，核对发票内容的正确性。

（2）按照总公司要求，做出《增值税发票明细表》，连同采购发票一并提报给总公司。

第三节造车材销售业务

由公司钢材经营一部向钢厂采购订货，销售给南车集团、北车集团及其所属工厂的造车专用钢材的业务为造车材销售业务。

1、接受南、北车集团给我公司下达的分配单。

2、根据南、北车集团给我公司下达的分配单与其所属的单位签订销售合同，合同应明确价格、交货期、付款日期等。

合同的签订执行《合同管理办法》。

3、根据签订的销售合同，与供货方签订采购合同，合同的签订执行《合同管理办法》。

4、根据签订的采购合同向供货方付款,付款执行《采购资金管理办法》。

5、业务员收到供货方的发票后在信息系统录入销售订单，做直运安排，推式生成采购订单、采购入库单、销售出库单。

6、业务员在信息系统参考采购入库单录入采购发票。

并将相关资料交财务部办理采购结算。

7、业务员在信息系统参考销售出库单录入销售结算单，如有代垫费用一并录入，打印销售结算单交财务部办理销售结算、开具销售发票。

8、业务员按销售合同约定催缴料款。

第二章自营业务管理

第一节普通采购业务

由公司各业务部、经营部向供应商采购，进入本部门库存的采购为普通采购业务。

普通采购业务的供应商应是合格供应商，如供应商不是合格供应商，在签订合同前应对供应商进行评审。

普通采购业务有以下两种情况

一、库存采购：

在没有特定客户的情况下，向供应商采购，进入本部门库存的采购为库存采购业务。

经营部一般不进行库存采购，必要时须经集采分销本部批准。

1、采购业务员根据市场形势和本部门库存状态提出采购申请，相关领导批准后向供应商采购，与供应商签订采购合同。

采购合同的签订执行《合同管理办法》。

并录入到信息系统中。

2、采购付款：

采购业务员根据采购合同填写《付款申请单》连同采购合同一并交财务部办理付款，付款审批流程执行《采购资金管理办法》。

3、采购业务员在信息系统参考采购合同录入采购订单。

4、采购业务员在得到供货方的发货信息后，通知收货经营部的理货员。

如供货方的发货与所订物资规格不一致、但仍是我公司所需物资时，采购业务员要在信息系统中修订采购订单。

5、理货员收到业务员的供货方发货信息后，通知仓库准备收货。

6、理货员收到代保管方管库员填写实收数量的物资（商品）点收单（入库单）后，按实收数量在信息系统参考采购订单录入采购入库单，打印《采购入库单》一式三份，交财务部、经营部各一份、自留一份。

7、采购业务员得到供货方的发票后，在信息系统参考采购入库单录入采购发票。

打印《采购结算清单》，并与采购发票等相关资料一起交财务部办理采购结算。

8、业务员根据上述采购形成的资源表做普通销售业务。

二、配货采购：

客户向经营部购货，经营部的库存不全或没有而向供应商采购的业务为配货采购。

如客户所购物资全部需要外采可执行“直发销售业务流程”；如客户所购物资部分需要外采可执行下列业务流程：

1、业务员收取客户全额货款交财务部。

客户要求或含税金额大于50万的应与客户签订销售合同，销售合同应锁定销售价格或收益率，销售合同的签订执行《合同管理办法》。

2、财务部确认客户全额货款已到帐，业务员填写《外采申请单》报相关领导批准后向供应商采购，与供应商签订采购合同。

采购合同的签订执行《合同管理办法》。

并录入到信息系统中。

3、采购付款：

业务员根据采购合同填写《付款申请单》连同销售合同、采购合同一并交财务部办理付款，付款审批流程执行《采购资金管理办法》。

4、业务员在信息系统参考采购合同录入采购订单。

5、业务员在得到供货方的发货信息后，通知收货经营部的理货员，如供货方的发货与所订物资规格不一致、但仍是我公司所需物资时，业务员要在信息系统中修订采购订单。

6、理货员收到业务员提供的供货方发货信息后，在信息系统参考采购订单录入采购入库单，按采购数量入直发库。

打印《采购入库单》一式三份，交财务部、经营部各一份、自留一份。

7、业务员得到供货方的发票后，业务员在信息系统参考采购入库单录入采购发票。

打印《采购结算清单》，并与采购发票等相关资料一起交财务部办理采购结算。

8、业务员根据上述采购形成的资源表做普通销售业务。

第二节集采分销业务

由公司集采分销本部集中向供应商采购，进入各经营部库存，各经营部分别销售的业务为集采分销业务。

1、各需求业务部、经营部每月25日前向拥有合格供应商的业务部提出下月的采购申请。

集采分销部也可以根据公司年度销售计划和市场情况，提出采购计划。

2、集采分销部或得到采购申请业务部的业务员（以下简称采购业务员）向供应商采购，与供应商签订采购合同，如供应商不是合格供应商，在签订合同前应对供应商进行评审。

采购合同的签订执行《合同管理办法》。

并录入到信息系统中。

3、采购业务员根据采购合同填写《采购用款申请单》连同销售合同、采购合同一并交财务部办理付款，付款审批流程执行《采购资金管理办法》。

4、采购业务员在信息系统参考采购合同录入采购订单。

5、采购业务员在得到供货方的发货信息后，通知收货经营部。

如供货方的发货与所订物资不一致时，业务员要在信息系统中修订采购订单。

6、收货经营部的理货员在信息系统参考采购订单录入采购入库单，形成本经营部的资源表。

7、采购业务员得到供货方的发票后在信息系统参考采购入库单录入采购发票。

并将相关资料交财务部办理采购结算。

8、如收货经营部不是本部的，则需办理内部交易结算。

9、收货经营部业务员根据资源表执行普通销售业务流程。

第三节直发销售业务

由公司各业务部、经营部向供应商采购，由供应商直接发运给客户的业务为直发销售业务。

直发销售业务应全额收取预收款，如需赊销，应有相关领导批准。

1、业务员收取客户全额货款交财务部。

与客户签订销售合同，销售合同的签订执行《合同管理办法》。

如需赊销，合同应锁定付款日期。

2、根据签订的销售合同，与供应商签订采购合同，如供应商不是合格供应商，在签订合同前应对供应商进行评审。

合同的签订执行《合同管理办法》。

3、根据签订的采购合同向供应商付款。

付款审批流程执行《采购资金管理办法》。

4、业务员在信息系统录入销售订单，做直运安排，推式生成采购订单、采购入库单、销售出库单。

5、业务员在信息系统参考采购入库单录入采购发票。

并将相关资料交财务部办理采购结算。

6、业务员在信息系统参考销售出库单录入销售结算单，如有代垫费用一并录入，打印销售结算单交财务部办理销售结算、开具销售发票。

7、如是赊销业务，业务员按销售合同约定催缴料款。

第四节普通销售业务

由公司各业务部、经营部将本部门库存销售给客户的业务为普通销售业务。

普通销售业务必须收取全额预收款

1、业务员收取客户全额货款交财务部。

客户要求或含税金额大于50万的应与客户签订销售合同，销售合同的签订执行《合同管理办法》。

2、业务员在信息系统参考采购入库单录入销售订单，有销售合同的销售订单要核销销售合同。

打印《提货单》交财务部加盖财务专用章确认收款后交理货员。

3、理货员加盖发料专用章并签字交代保管方准许发货。

4、代保管方仓库发货人员在提货单上填写实发数量，并签字或盖章，自留一份其余返回给理货员。

5、理货员按提货单实发数量在信息系统参考销售订单录入销售出库单。

6、如客户要求送货，由业务员联系运输公司为客户送货，将记录运输信息和费用的书面材料交理货员，理货员以此作为付款依据。

7、业务员在信息系统参考销售出库录入销售结算单，如有代垫费用一并录入，打印销售结算单交财务部办理结算、开具销售发票。

8、销售发票开具后由财务部指定专人管理。

客户领取发票时由业务员负责（或带领客户）到财务部办理领取手续。

第五节内部销售业务

公司各业务部、经营部之间的销售业务为内部销售业务。

分为机构内的内部销售和机构间的内部销售。

钢材调拨业务执行《钢材调拨业务管理办法》

1、调入业务部（经营部）提出调拨申请。

2、调入、调出业务部协商调拨价格。

3、调出业务部开具调拨出库单。

4、调入业务部开具调拨入库单。

5、调出业务部发起办理内部结算。

第六节招投标销售业务

招投标是在市场经济条件下进行大宗货物的买卖，工程建设项目的发包与承包，以及服务项目的采购与提供时，所采取的一种交易方式。

一般有公开投标和选择性招标，公开投标是一种无限竞争性招标。

采用这种做法时，招标人发布招标公告，凡对该项招标内容有兴趣的人均有机会购买招标资料进行投标。

选择性招标又称邀请招标，它是有限竞争性招标。

采用种做法时，招标人不发布招标公告，而是根据自己具体的业务关系和情报资料由招标人对客商进行邀请，进行资格预审后，再由他们进行投标。

1、搜集招投标信息。

2、向投标人报名，购买资格审查文件。

3、编制资格审查文件，递交资格审查文件。

4、招标人通知通过资格审查。

5、在规定时间内购买招标文件。

6、在规定时间完成招标文件的制作，并在招标当日进行文件开启，进行投标。

7、得到招标人发中标通知书，在规定的时间内与招标人签订销售合同，销售合同签订执行《合同管理办法》。

8、如中标物资我公司有库存，执行普通销售流程。

9、如中标物资不是本部门库存，先执行内部销售业务流程，再执行普通销售流程。

10、如中标物资我公司没有库存，向供货方签订采购合同，采购合同签订执行《合同管理办法》。

执行直运销售流程。

第七节异议处理

一、采购入库过程中的异议处理

1、理货人员获悉所收商品缺件、数量短少、损坏、锈蚀，火车运达的，当日内要向代保管方有关人员索要火车站出具的商务记录和仓库出具的验收记录，检斤验收的还应出具磅码单；汽车运达的，当日内要向代保管方有关人员索要仓库出具的验收记录，检斤验收的还应出具磅码单，必要时要拍照留存，并要求送货司机签认。

2、理货人员卸车取得相关记录后将各种记录交采购业务部。

二、销售过程中的异议处理

1、数量、重量短少，外观变形、损坏，由客户提出验收依据，确实因代保管仓库原因数量、重量短少的，由代保管仓库进行赔偿。

理货部负责协调。

2、内在质量问题，理货员收到客户的内在质量问题异议函电要在当日内以电子邮件的形式报告采购业务员，收到书面文件要在的2天内发给采购业务员。

3、采购业务员收到内在质量异议的书面文件要在的2天内向供货方提出书面质量异议，30天内向相关经营部书面答复处理结果。

三、直发销售过程中的异议处理：

1、采购业务部收到用户的书面质量异议后，收集相关资料，书面向供货方提出质量异议。

2、采购业务员会同用户、供货方有关人员赴现场察看，协商解决。

电话中能够解决的，可以电话协商解决。

3、三方协商一致后签订处置协议书。

4、协议规定供货方向用户赔货的，由供货方向用户发货。

5、协议规定钢厂赔款的，由钢厂向北京公司出具结算单（入款证明），采购业务员收到结算单（入款证明）填写业务用款申请单经主管领导批准后连同结算单（入款证明）交财务部向用户办理付款或转账。

6、协议规定需要我公司先行垫付赔款的，由采购业务员请示主管副总经理批准后办理付款手续。

第三章代理销售业务

根据代理销售业务协议，向特定的客户销售特定的商品的业务为代理销售业务。

代理销售业务分三种类型：

向需方指定的非我公司渠道的供应商采购；向供货方指定的客户销售；为客户从我公司渠道的供应商采购指定的商品。

代理销售业务货物的监管由理货部负责。

如收货仓库是客户指定的，货物的监管必须由与我公司签订保管协议的保管方负责。

一、代理销售业务的提出

1、客户市场调研：

业务部开展代理销售业务之前，负责对客户的开发和客户信息收集工作，主要对客户性质、经营场所、资金实力、经营规模、主营产品、销售能力、行业内口碑及经营诚信等方面进行重点详细调研，并形成客户档案。

业务人员将合作意向较强且有良好合作前景的客户合作方案报经业务部负责人审核同意后，向公司提出代理销售业务申请。

集采分销部、钢材经营一部、综合经营部为做代理业务的主体，其它各业务部如需做代理业务，报部门主管副总经理批准后，方可按本流程执行。

2、资信评审：

业务部将有关合作方在有效期内的营业执照副本复印件、税务登记证、组织机构代码证及其他可证明其资信情况的相关财务、税务资料报法律事务部，由业务部、法律事务部和理货部共同对于上下游客户及合作监管方的资信进行评审，形成可行性报告，并报经主管副总经理审批同意后可开展合作业务商谈，相关合作方资料由法律事务部备案。

3、业务部根据《代理业务流程管理办法》拟定代理销售合同送法律事务部审核,法律事务部审核通过后，业务部将代理销售合同送财务部、理货部签署意见报公司相关领导批准。

4、业务部按照法律事务部批准的合同内容与客户签订代理销售合同，代理销售合同应锁定销售价格或代理收益、到货后的提货时间、回款周期、市场价格参照标准等，代理销售合同签订执行《合同管理办法》。

5、业务部的代理合同，如果供货方是由客户指定的，此供货方必须是控货的货物所有者，如果存在中介，也必须是签定三方合同。

如需要到供货方验货，必须由业务人员和理货人员联合实施。

6、代理合同签订后，送法律事务部、财务部、理货部备案；经营部的代理合同还要报集采分销本部。

7、业务部要定期（至少半年一次）组织对代理销售客户进行运营评审，业务、财务、理货三方分别从业务合作过程、财务付款情况、货权监控情况等方面进行综合评审，并将评审结果报法律事务部备案，对合作中存在问题的业务及时进行改进、纠正，对合作中存在严重问题的客户要立即采取风险防范措施，暂缓、撤销或中止相关合同

8、经营部或分公司开展代理销售业务事先须向集采分销本部请示，由集采分销部办理其代理销售业务审批流程（非金属材料除外）。

运营评审结果报集采分销本部备案。

二、资金管理

1、按代理销售合同约定收取保证金。

2、对于年度协议客户，要求收取年度保证金和月度保证金，以保证年度协议量的履行。

年度保证金收取比例不得低于月度均衡协议量对应合同金额的10%，月度保证金收取比例原则上不得低于月度合同货款金额的15%；

3、对于短期协议户或一次性合作客户，要求保证金收取的比例不得低于当次合同金额的15%。

4、采购单价越高，保证金比例也要相应提高，以能防范市场风险为标准。

各经营部的代理业务当合同标的物市场跌价幅度超过采购单价的5%时，要求客户必须在2个工作日内及时追加保证金到位，否则要及时上报集采分销本部进行应急处理，同时书面向主管副总经理报告。

5、业务部提报订货计划前必须到财务部确认各项保证金已经到帐。

6、财务部应将保证金科目单独列账，专款专用，建立保证金台帐所有月度分销合同执行完毕之前，不得动用保证金来当作货款安排发货，保证金只能在最后一次业务中使用，使用时需填写《保证金调整单》，经各级领导批准后方可使用。

7、财务部在对代理业务进行结算时，应根据备案的代理合同对销售单价进行审核，对与合同约定不符的结算价格有权要求业务人员给出解释。

三、日常运营管理

1、业务人员按照月度分销、代理合同要求向客户收取月度保证金。

业务人员向财务部查询，确认月度保证金到账后，与供货方签订采购合同，合同的签订执行《合同管理办法》。

2、根据签订的采购合同向供货方付款。

业务人员填写《付款申请单》，付款审批流程执行《采购资金管理办法》；财务部再次确认保证金到帐后向供货方付款。

3、业务员在得到供货方的发货信息后，及时通知理货员该货物的供货方、名称、规格、材质、数量、发出日期及被代理方等信息，理货员通知收货仓库准备收货。

4、商品入库后，经营部按合同约定通知客户交款，代理业务经办人员通知财务部注意收款，并说明款项用途，货款、保证金、运费等，使财务能够对应列账。

业务人员到财务部确认货款到帐后，通知理货员办理客户提货。

5、如被代理方无现金，欲通过固定资产等实物质押提货，质押物需易变现、且其价值大于等于所提货物的1.5倍。

并报主管副总经理批准。

质押物价格的评估由业务部、财务部、法律事务部三方联合评估。

6、代理分销销售业务应建立代理销售业务台帐，专人填报，格式按照统一的代理销售业务台帐模式。

7、代理销售业务必须坚持每月对帐，要求理货人员每月至少一次对仓库或码头进行实地、实物盘点或抽查，经营部每月15日前将业务、财务、理货对帐结果经负责人签认后报集采分销本部、理货部