外贸业务报价标准流程.docx
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外贸业务报价标准流程
Documentserialnumber【UU89WT-UU98YT-UU8CB-UUUT-UUT108】
外贸业务报价标准流程
外贸业务报价标准流程
完整的报价单内容
一、报价单的头部（Head）
01，卖家基本资料（举例）
工厂标志（FactoryLogo）
公司名称（Company）
详细地址（DetailedAddress）
邮政编码（PostCode）
联系人名（Contact）
职位名称（Jobtitle）
电话号码（TelephoneNo.）
传真号码（FaxNo.）
手机号码（MobileNo.）
邮箱地址（E-mailAddress）
聊天方式（MessengerOnline）
公司网址（WebsiteAddress）
02，买家基本资料（举例）
工厂标志（FactoryLogo）
公司名称（Company）
详细地址（DetailedAddress）
邮政编码（PostCode）
联系人名（Contact）
职位名称（Jobtitle）
电话号码（TelephoneNo.）
传真号码（FaxNo.）
手机号码（MobileNo.）
邮箱地址（E-mailAddress）
聊天方式（MessengerOnline）
公司网址（WebsiteAddress）
03，报价单的抬头：
报价单标题（Quotation/QuotationForm/PriceList）
参考编号（ReferenceNo.）
报价日期（Date）
有效日期（Validdate）
二、产品基本资料（Product'sBasicinformation）
序号（No.）
货号（ItemNo.）
型号（Type）
产品名称（Product'sName）
产品图片（Photo）
产品描述（Description）
原材料（Materials）
规格（Specification）
尺寸（Size）
长度（Length）
宽度（Width）
高度（Height）
厚度（Thickness）
管径（Tube'sDiameter）
口径（Caliber）
形状（Shape）
外观颜色（Colors）
光源类型（TypeofLamp-house）
光源数量（Nos.oflamp-house）
光源颜色（Colorsoflamp-house）
三、产品技术参数（Product'sTechnicalParameters）
01，电力类产品技术参数：
电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。
02，光源、光学类产品技术参数：
光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜
色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型
号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。
03，机械、力学类产品技术参数：
结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可
插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度
等。
04，热学类产品技术参数：
色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。
05，加工工艺、防护性能类产品技术参数：
表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等
级、防火等级、防潮等级、防水等级等。
06，配件类产品技术参数：
灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外
壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。
07，产品使用寿命：
平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。
08，用途及使用范围：
适用范围、车灯适用车型、主要用途等。
四、价格条款（PriceTerms）
贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）
装运港，目的港（LoadingPort，DestinationPort）货币种类，中银汇率（Currency，ExchangeRate），单位价格，货币单位（UnitPrice/PCS，Unit）
实例一：
FOBZhangshanPortPCS（1USD=）
离岸价（中山装运港船上交货，单价美元/支，汇率：
1美元=元）
实例二：
CFRZhongshanPortPCS（1USD=）
成本加运费（中山装运港船上交货，单价美元/支，汇率：
1美元=元）
实例三：
CIFNewYorkPortPCS（1USD=
成本加运费保险费（中山装运港船上交货，单价美元/支，汇率：
1美元=元）
实例四：
EXWShenzhenTechoneTechCo.,LtdPCS
工厂交货价（深圳电王科技有限公司交货，单价元/支）
几种贸易方式间的差别：
01，工厂交货价（EXW=ExWorks）：
交货地点：
出口国工厂或仓库；
运 输：
买方负责；
保 险：
买方负责；
出口手续：
买方负责；
进口手续：
买方负责；
风险转移：
交货地；
所有权转移：
随买卖转移；
02，离岸价（FOB=FreeonBorad）：
交货地点：
装运港；
运 输：
买方负责；
保 险：
买方负责；
出口手续：
卖方负责；
进口手续：
买方负责；
风险转移：
装运港船舷；
所有权转移：
随交单转移；
03，到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）：
交货地点：
装运港；
运 输：
卖方负责；
保 险：
卖方负责；
出口手续：
卖方负责；
进口手续：
卖方负责；
风险转移：
装运港船舷；
所有权转移：
随交单转移；
04，成本加运费（CFR=Cost+Freight）：
交货地点：
装运港；
运 输：
卖方负责；
保 险：
买方负责；
出口手续：
卖方负责；
进口手续：
买方负责；
风险转移：
装运港船舷；
所有权转移：
随交单转移；
FOB、CIF、CFR共同点：
01，卖方负责装货并充分通知，买方负责接货；
02，卖方办理出口手续，提供证件，买方办理进口手续，提供证件；
03，卖方交单，买方受单、付款；
04，装运港交货，风险、费用划分一致，以船舷为界；
05，交货性质相同，都是凭单交货、凭单付款；
06，都适合于海洋运输和内河运输；
FOB、CIF、CFR间不同点：
01，FOB：
买方负责租船订舱、到付运费；办理保险、支付保险；
02，CIF：
卖方负责租船订舱、预付运费；办理保险、支付保险；
03，CFR：
卖方负责租船订舱、预付运费；买方负责办理保险、支付保险；
五、数量条款（QuantityTerms）
按整柜（20'，40'，40HC，45HC）提供报价：
按最小定单量（MOQ，MinimumOrderQuantity）提供报价
按库存量（QTY.inStock）报价
20Container，40Container，40HC，45HC
20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜
MOQ：
500PCS/Design，500PCS/Item
最小订单量：
500支/款
QTY.inStock：
5000PCS
库存数量：
5000PCS
MoreorLessClause：
at5%
短溢缺条款备品数量：
5%
各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比
序货柜类型 内容积（英尺） 内容积（米） 配货毛重（吨）体积（立方米）
0120尺货柜 20x8x8英尺8英尺9英尺9英尺36厘米，24个内盒/外箱
Innerbox'sMeasure:
5*3*2,12PCS/Innerbox
内盒尺寸:
5*3*2厘米，12支/内盒
NetWeight，GrossWeight，APNNo.，Barcode，Bicolor，RGB，CMYK
产品净重，产品毛重，产品代码，条形码，双色，三色，四色
Carton'sMain/SideShippingMark
外箱正唛/侧唛
六、支付条款（PaymentTerms）
即期信用证，远期信用证：
SightL/C，UsanceL/C
可撤销信用证，不可撤销信用证：
RevocableL/C，IrrevocableL/C
跟单信用证，光票信用证：
DocumentaryL/C，CleanL/C
可转让信用证，不可转让信用证：
TransferableL/C，UntransferableL/C
电汇：
T/T，TelegraphicTransfer
余额，总金额，定金：
Balance，Totalsum，Deposit/Earnest/Earnestmoney
在开始投入生产前通过电汇方式预付30%，余款方式在装运前付清
30%paidfordepositbyT/Tbeforeproductionarranged,thebalancetobepaidbeforeshipment
90天信用证付款，成本加运费加保险费贸易方式下90天信用证付款
PaymentbyL/C90days，CIFL/C90days
通过即期信用证付款
PaymentbysightL/C
七、质量条款（QualityTerms）
检验检疫局：
法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORMA，一般原产地证C/O。
国家质检总局：
主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。
检验内容：
包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。
检验分类：
内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。
产品质量认证：
中国：
CCC，CB，CQC
欧盟：
CE，LVD，EMC
德国：
GS，VDE，TUV
美国：
UL，ETL
意大利：
IMQ，IG
北欧四国：
N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO，S-N-FI-D
比利时：
CEBEC
法国：
NF
荷兰：
KEMA-KEUROVEBSISGS，S-BBJINMETRO/UC
阿根廷：
日本：
NKKK，PSEKT，KTL，EKMARK九、装运条款（ShipmentTerms）
港口名重名：
注明所在国家或地区
无法确定港口：
由买家选择港口
装运日期，装运期限，装运时间
Shippingdate，TimeLimit，Timeofshipment
起运港，目的港，装运港/装货港，卸货港，转运港
DeparturePort，DestinationPort，LoadingPort，UnloadingPort，Transferringport
分批装运，转船
Shippinginbatches,PartialShipment，Transshipment
航空，航海，散货，整装柜
Byair，Bysea，Goodsinbulk，FullContainer
八、交货期条款（DeliveryTimeTerms）
订单被确定
OrderConfirmed
模具费用，准备模具
Mould'sExpenses，PreparetheMoulds
生产前确定样品，开始投产
Confirmthesamplesbeforeproduction,BegintoProduce
预付定金，支付余款
Paythedepositinadvance，Paythebalance
交货期：
在收到预付款后30天之内交货
Deliverthegoods，thetimeofDeliveryDeliverytime:
30daysafterreceiptofdeposit.
Deliverytime:
30daysaftertheconfirmationoftheorder.
交货期：
在订单确认后30天之内交货
Deliverytime:
30daysaftertheconfirmationofpre-productionsamples.
交货期：
在生产前样品确定后30天之内交货
九、品牌条款（Brand'sTerms）
贴牌加工
使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌
OEM，Usethebrandappointedbythecustomer
使用工厂自己的品牌
Usethefactory'sownbrand
十、原产地条款（OriginTerms）
普通原产地证，普惠制原产地证
C/O（CertificateofOrigin），FORMA
原产地，中国制造
MadeinChina，OriginPlace
十一、报价单附注的其他资料（Others）
01，工商营业执照、被批准开业证件副本；
02，国税局税务登记证；
03，企业法人代码证书；
04，质量检验报告、质量鉴定报告；
05，产品质量认证、质量管理体系认证；
06，荣誉证书、奖励证书；
07，出口许可证；
08，工厂规模：
员工人数，工程技术人员人数，工厂面积；
09，主营产品及月加工能力，新品推介，生产设备实力，品牌知名度。
邮件格式提醒
发现客户的邮件格式，规范方面（非邮件内容和正文）有如下问题，总体感觉比较随意．提醒一下．
1/ 发邮件无subject主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下．
后果：
以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾水，无法快速辨认．
2/ 邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字．
后果：
导致买家不知道你是谁要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁来自什么国家的什么公司
3/ 邮件的发件人不要用中文．如 联想公司张三＜>,“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文．
4/ 买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按＂replyall”，而不要只回复发件的那个人．买家发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人．
5/ 回复买家邮件的时候要”replywithallhistory”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容．也不要随意改变邮件的主题．一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题．
6/ 不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报． 如hv:
have等．以免产生误解．也不要用俚语．
7/ 重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用大写．
8/ 不要全部用大写字母写邮件正文．如THANKYOUFORYOUREMAILDATEDNOV17,2006
9/ 如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1 2 3 4 注明．表达要简洁，直接，明确．不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性．
10/ 不要用过多的感叹号．你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的．
11/ 每一段中间要空一行，方便别人阅读．
12/ 如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法．询盘处理技巧分享
开篇：
不是你回复的好客人就会下订单给您，但您回复的不好肯定不会得不到客户的订单
（一）、回复技巧
1.回复时间注意事项：
今天的今天一定要回
香港、台湾、韩国2个小时内回复
澳大利亚收到后马上回
欧洲下午三点前一定要回
美国下班前回
（根据各国的时差和工作习惯统计）
注：
如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回
2.回复原则：
3C原则
Clearness（清楚）
Concisenes（简洁）
Courtesy（礼貌）
3.案例分析
第一回合
（1）需要思考的问题：
专业度professional（多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度）
满足需求度meetdemands
体现诚意showyoursincereity
（2）回复邮件注意点
规范的格式（paragraphy,capitalization,spelling,grammer…….）
主题Subject——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:
公司+for哪几个产品）
问候语——礼节、呼应
有问必答——不能回答要给客户解释
重点突出，意思明确
落款——要有完整称呼
第二回合
询盘回复
专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整
专业图片——清晰、方便浏览和接收
向客户提要求——审慎，tellwhy可以向客户报两个价格fob/c&f价
前瞻性——专业的最好体现
语气——会影响全局
几个回合后
客户来邮件后
客户有多个问题一一作答，条理清楚
客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）
涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及
减少邮件往来的回合，提高效率
4.公司介绍
公司介绍怎么写
公司介绍三行HowlongWhenWhat
三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是可以的
公司介绍内容：
独特卖点
员工情况
质量控制程序
公司新闻
工厂规模
贸易服务设备
特殊生产能力
参展情况
代理商及代表处
质量和安全标准
委托加工服务
研发能力
其它主要客户
5.讨价还价
第一次报价给自己适当留有空间
价格的合理性
与竞争对手相比
其他选择方案
6.独家代理
了解当地试产，了解该代理商
让对方先谈条件
保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量）
如果可能具体到某一制定产品
7.无法满足对方需求时
一定要注意语调＋给出解决方案
总结
每天提升一点
专业书籍——熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟
企业内部学习——三人行、必有我师
客户邮件——很好的免费老师
温故而知新——自己是自己的老师
意识决定行为
重视你的每一客户
赢在服务
自己多做功课，少让客户做功课
细节很关键
仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件
分享A
很多客户只询价，不下单，是很正常的，如果他们不询价或一次询价就下订单，倒真的要小心了！
（外贸风险时时存在！
不要初生牛犊不怕虎！
还是慎重点好！
）
除此之外，可以自行分析以下原因：
1）你公司（包括你自己）给客户的信誉度如何
2）你的产品报价的价位（与市场行情差价）如何
3）你的商贸语言及技巧如何（是否会产生误解或含糊不清）
4）你可以把自己发出去的传真、电子邮件换个角度看一看（如果你是客商，你会不会接受）
分享B
将电子询盘转化为真实订单：
一个较好的回复询盘样本
Sample
abetterreply
Dearbuyer:
ItisgoodtohearfromyouinquiredaboutmybamboobasketsonSeptember15,sentyouacompanycatalogatthatcansendyouasecondcatalogifyouneed
YouarenottheonlyimporterinBrazilthathasaskedusaboutbamboobaskets.IhavealsoreceivedinquiresfromABCcompany,UniversalCoLtdinBrazil,buttheyalwaysinquiredanotherkindofwillintroducethiskindofbasketforyouifyouyoulikemetohelpyoubymakingaspecialsampleforyouBrazilmarket
Weareaprofessionalbambooproductsmanufacturewith14yearsexperiencesinChina,offeringover1,500variouskindsofbambooproductsandmonthlyoutputupto5millionsarethebestmanufacturerthatyoucantrustindetails
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