EXCEL的一些技巧应用6.docx

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EXCEL的一些技巧应用6

EXCEL的一些技巧应用（6）

1、用Excel函数将英文基数词转换成序数词

将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。

因为它没有一个十分固定的模式：

大多数的数字变成序数词都是使用的“th”后缀，但是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。

而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们仍然是以“th”结尾的。

因此，实现起来似乎很复杂。

其实，只要我们理清思路，找准Excel函数，只须编写一个公式，就可轻松将英文基数词转换成序数词。

　　公式如下：

“=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2，2））={11，12，13}），″th″，IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1，2，3，}，CHOOSE（RIGHT（A2），″st″，″nd″，″rd″），″th″））”。

　　该公式尽管一长串，不过含义却很明确：

如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀;如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;如果第1、第2原则都无效，那么就用“th”。

如此，基数词和序数词的转换就变得相当轻松和快捷了。

2、快速调整最合适行高和列宽

　　我们在整理Excel文档表格的时候，常常会碰到单元格中的文字过多造成内容显示不全，或者文字过少造成多余空白，这时候我们就需要将行高或者列宽调整到合适的尺寸。

但如果全凭手动调整，确实也比较麻烦。

有没有更轻松快捷的方法呢？

当然有，而且在Excel2003和2007版本中都可以使用。

下面我们举例说明。

　　快速调整到最合适列宽

　　比如A列过宽，需要调整。

我们把鼠标移到A、B两列间，当鼠标指针变成双向箭头时（如下图红框部分），双击鼠标左键，A列立即调整到最合适列宽。

　　如果有多列需要调整，我们可以选中需要调整的单元格，选择菜单“格式-列-最合适的列宽”，即可完成多单元格的列宽调整。

　　快速调整到最合适行高

　　和前面介绍的方法类似，比如第一行行高过小，把鼠标移到第一、二行之间，当鼠标指针变成双向箭头时，双击鼠标左键，第一行立即调整到最合适行高。

　　如果有多行需要调整，我们可以选中需要调整的单元格，选择菜单“格式-行-最合适的行高”，即可完成多单元格的列宽调整。

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3、无脚本编辑器的Excel2010批量修改表名

　　初尝Excel2010，其华丽的界面、完善的功能、便捷的操作着实令人着迷，但新版Excel在功能上也并非有增无减。

可能是出于使用频率的考虑，微软取消了一些功能。

如2003版的“Microsoft脚本编辑器”。

　　但从笔者经验来讲，这实在是一大损失，因此许多直接针对Excel底层的操作都变得更加难以实现。

以批量更改工作表名为例，Excel2003可以在不关闭工作簿的情况下，直接在脚本编辑器修改。

　　如图1，工作簿BOOK1共有六个工作表，现需要在每个工作表名后面加一个“月”字。

　　Excel2003中的操作

　　依次点击“工具→宏→Microsoft脚本编辑器”打开“脚本编辑器”，默认显示的是工作表“1”的脚本，点击“视图――项目资源管理器”，双击“项目资源管理器”中的“BOOK1”标签，显示工作簿脚本。

依次点击“编辑→查找和替换→替换”，查找内容为“”，替换为“月”，全部替换（图2）。

　　不用关闭“脚本编辑器”，回到Excel界面，会出现一个“刷新对话框”，点击“刷新”按钮，工作表名被批量更改（图3）。

　　Excel2010中的操作

　　在新版Excel中将同样的工作表名批量更改，首先要将工作表“1”的名称更改为“1月”后保存并关闭工作簿。

因为如果工作簿的所有工作表名中未出现过中文，按照上面的方法进行操作后，Excel会报错。

　　我们还有一个解决办法，“右键单击工作簿→打开方式→WinRAR压缩文件管理器”，双击XL文件夹，找到WORKBOOK.XML文件，用记事本打开。

　　选择“编辑→替换”，在查找内容中输入“sheetId”，替换为“月”sheetId”，全部替换，关闭记事本，在以下出现的两个对话框中都点击“是”，保存文件（注意：

查找替换时仍然区分大小写）。

　　重新打开工作簿，工作表名已经批量更改完毕。

　　批量更改工作表名，批量添加、修改超链接，批量插入、修改批注等等看似难以实现的操作都可以使用以上方法完成，失去“脚本编辑器”的Excel2010只能在关闭工作簿的情况下曲线解决。

4、充分利用Office软件轻松助力营销工作

　以前大家搞销售往都是采用传统的工作方式，如打电话、开会以及走访等，而在当前高度发展的网络社会中，如果仍然因循守旧，就会大大落伍。

实际上很多现代企业的营销，已经充分利用现有的IT设施以及网络，从而使工作效率以及营销业绩大幅度提高。

下面我们就从资料管理、工作计划、数据分析三个最常见的销售工作入手，看看怎样提高工作效率。

看看怎样善用Office软件提高营销工作效率。

主要使用到的软件有Outlook、Project、MicrosoftActiveSync、Excel等。

　　用好Outlook资料管理就这么简单

　　职场提示：

营销前的准备、计划工作，决不可疏忽轻视，有备而来才能胜券在握。

而我们日常需要准备的工作很多很多，如客户资料、产品推介资料、技术参数等等，这些都需要认真整理、了解，而这些工作我们必须充分利用现有的办公设备，尽量输入电脑，实现电子化办公，出发时，带个上网本，将资料拷入本本中，不仅花钱不多，而且能够解决很多问题。

　　从事营销工作的朋友都知道，客户资料是非常重要的，以前我都是使用通讯簿或者载于一个专门的笔记本上，查找起来非常麻烦，有时客户联系方式改变，还需要再加注修改，这项工作的确很恼人，并且由于客户的名片较多，几个名片夹都放不下，而利用手中的电脑就可以将这些工作轻松地处理好。

　　我现在一般都将客户以及同事的资料存储在Outlook的联系人中，Outlook联系人功能很全面，不仅仅可以存储电话、邮件、地址等联系资料，而且可以将客户、同事的照片插入进去，如果需要注明其他事项，还可以进一步添加文字说明（图1）。

　　日常查找客户也非常简单，只需要在顶部的搜索栏中输入客户名字，如“张杰”，敲一下回车键，就可以立即找到相应的客户所有资料了。

　　更为重要的是，对于经常外出的销售人员来说，随时带个笔记本电脑并不很方便，这时候怎么样查找自己电脑中存储的客户资料呢？

其实很简单，很多朋友都买了智能手机或者掌上电脑（PDA），如WindowsMobile系统的，而Outlook非常容易与这些智能设备同步，只需要安装MicrosoftActiveSync同步软件【点击下载】，然后将智能手机等设备与自己的电脑同步，就可以将电脑上所有联系人的资料同步到智能设备上。

出发时，直接打开，就可以快速搜索到相应客户资料了（图2）。

　　输入客户资料毕竟比较麻烦，如果大家还想省劲，就可以采取另外一种方式，就是通过普通扫描仪或者专门的名片扫描仪，将客户名片直接扫入电脑，这样管理起来也非常方便，以后查找名片，直接从电脑中搜索就可以了。

　　请点击“下一页”，我们用Project做好工作计划。

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6、快速加入Excel隔空行让表格更加清爽

　　当我们在处理表格时，如果密密麻麻的排成一片，观看起来非常不便。

此时为表格加入隔空行无疑可以让表格更加清爽，传统方法可用Ctrl键依次单击行按钮，然后单击右键，选择快捷菜单中的“插入”命令来添加，但是如果处理的表格成千上万，那么必须要一个更有效率的方法来实现。

下面我们就一起做做吧。

　　1.添加辅助列单元格

　　要实现快速添加隔空行，最高效的方式就是借助辅助列单元格进行实现，在数据区外，找到一个空列，然后在第一个单元格中随意输入一个数字，如数字“1”。

将“1”下面的单元格置空。

然后选定这两个单元格，按住Ctrl键的同时拖动填充柄向下填充，直到表格需要添加隔空行的末尾。

　　2.对辅助列进行编辑设置

　　将辅助列下拉到结束为止后，保持选中状态，然后保持此时的选中状态，在工具栏中选择“编辑”→“定位”，打开“定位”对话框后，选择“定位条件”功能项，然后将“定位条件”中的设置更改为“空值”即可。

　　3.插入命令中选择“整行”

　　设置完毕后，点击确认键，原选择区域中的空单元格将被选中。

在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，在功能中选择“整行”，单击“确定”按钮后，Excel将自动在辅助列的每个空格行中加入一个空行。

　　4.选择常量添加所有内容的隔空行

　　选择所有操作过的单元格，然后在工具栏中执行“编辑”→“定位”，打开“定位”对话框，选择“定位条件”，在“定位条件”对话框中选择“常量”。

“确定”后原选择区域中的“1”单元格将全部被选中。

此时再在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，再在对话框中选择“整行”，“确定”后，每个选择单元格所在行上将添加一空行。

在制作最后，将先前添加的辅助列删除，隔空行就全部做好了。

5、锁定Excel表中的多个指定单元格

　　对于某个Excel工作簿中的数据，如果我们仅仅是希望别人查看而不希望其随意地修改的话，为该工作簿添加一个密码无疑是个很简单实用的方法。

在实际应用中，我们在对Excel工作簿中某些指定单元格中的数据加以保护的同时，却还得允许别人可以修改其他单元格中的数据。

那么，这又该如何操作呢？

接下来，笔者就以某Excel工作簿为例（只保护C列和D列单元格中的数据），给大家介绍一下如何来实现。

　　第一步：

打开工作簿并切换到“Sheet1”工作表下;接着选中该工作表中的所有单元格并按下“Ctrl+1”快捷键，打开“自定义序列”对话框的“保护”选项卡（图1）;最后取消“锁定”复选框并单击“确定”按钮。

　　天极软件编注：

这一步的目的主要是先将所有的单元格都取消锁定。

下一步再对指定单元格做锁定设置。

　　第二步：

“薪酬表.xlsx”工作簿的“Sheet1”工作表中，先选中需要进行保护的C列单元格和D列单元格（也可以是其他连续或非连续的多个单元格）;接着按下“Ctrl+1”快捷键，打开“自定义序列”的“保护”选项卡，同时勾选图1，A、B处所示的“锁定”和“隐藏”复选框并单击“确定”按钮。

　　然后在Excel2007主界面中单击“审阅”选项卡中的“允许用户编辑区域”按钮，打开一个与之同名的对话框并单击其中的“新建”按钮，以弹出“新区域”对话框。

　　再在“新区域”对话框“区域密码”下边的文本框内输入密码并单击“确定”按钮。

　　最后在新弹出的“确认密码”对话框中重新输入一次密码就可以了。

　　完成上述操作后，单击Excel2007主界面“开始”选项卡中的“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“保护工作表”以打开“保护工作表”对话框，然后按照提示在该对话框“取消工作表保护时使用的密码”下边的文本框内输入新设定的密码（也可与第一次为保护某些单元格设置的密码相同）并单击“确定”按钮即可。

　　这样一来，我们就完成了为“薪酬表.xlsx”工作簿“Sheet1”工作表中的C列和D列单元格添加只读密码的所有操作。

当然，如果对“Sheet1”工作表中的C列和D列单元格以外其他任意一个单元格执行编辑操作时，则无须输入密码。

7、妙用Excel语音校对功能实现数据核对

　　单位经常用Excel来统计分点压力数据，每次统计完成后还要对上百个中低压数据进行校对。

如果用眼睛校对，很容易出差错。

而使用Excel的“文本到语音”功能，让软件自动报数据不仅不会出错还减轻了劳动量。

首先打开Excel，点击视图→工具→语音→显示文本到语音工具栏，由于这个功能在安装Excel时不是默认的，所以在第一次使用时会提示插入Office安装光盘来安装这个功能。

安装后打开“文本到语音”工具栏，先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格”按钮就可以了。

在朗读的时候被朗读到的单元格会以选中状态显示，而且还可以流利地朗读中文，英文是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确（如图）。

　　该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对，只要点击一下工具栏最右面的“按回车开始朗读”按钮，使其为选中状态，这样在完成一个单元格的输入后按回车，Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。

　　朗读默认是男声，如果不喜欢，可以通过系统里的设置改为女声，打开控制面板中的“语音”项，在里面的“语音选择”来选择一下语音，然后点击下面的“预览声音”就可以听效果了，而且还可以设置语音的朗读速度，完成后点击确定按钮就可以了。