秘书职业资格考试之秘书中级基本内容.docx

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秘书职业资格考试之秘书中级基本内容

第一单元接待工作

第一章专业知识

秘书人员的一言一行，一举一动，都反映着个人及组织的整体形象。

秘书人员应具有较强的公关意识，如：

形象意识、服务意识、公众至上意识、效率第一意识等。

同各层次的人员交往，做好接待工作，就是在做公关工作，而公关工作的核心便是公众工作。

第一节日常交往礼仪知识

一、见面礼节

1、致意

致意使用语言或行为向别人表示敬意或表达自己问候之意的礼仪。

（1）一般性致意“你好”

（2）点头致意

（3）招手致意注目微笑

（4）微笑致意

（5）脱帽致意

（6）欠身致意

致意的基本规则是：

男士应当首先向女士致意，年轻者应首先向年长者致意，学生应当首先向老师致意，下级应当首先向上级致意。

2、握手

（1）握手的顺序

男士、晚辈、学生、下级、客人见到女士、长辈、老师、上级、主人时，应先行问候，待后者伸出手来之后，再趋前握手。

如果一个人需要同许多人握手，那么最有礼貌、符合礼节的顺序是：

先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。

在政务接待场合，握手的顺序应当是：

按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。

（2）握手的具体方式

握手的双方距离约一步远，右臂应自然向体前伸出，身体略微前倾，右手手掌伸直，掌侧与地面垂直，拇指与手掌分开，其余四指并拢，在于腰际同高的位置，与对方伸过来的手稍许一握。

礼节性的握手，持续时间以3～5秒钟为宜。

（3）握手的姿态

与女士握手时，既要让她感到有力而温暖，又不能过分用力，要把握好分寸。

特别要注意的是，与人握手的一刹那，必须和颜悦色地看着对方的眼睛。

（4）握手时应注意的问题

1）握手时应用右手，不能用左手握手，也不能戴手套握手，但如在社交场合女士可戴薄纱手套或网眼手套握手。

2）当别人伸手与你握手时，都是友好问候的表示，不能拒绝或随便应付，否则会挫伤对方的自尊心。

3）握手时手要干净，不能伸出脏手，使对方难堪。

另外，受上有汗的人，在握手前应先将手擦干，否则也会使对方感到很不舒服。

4）握手时，注意不要交叉握手，可待别人握完再握。

因为交叉握手，手臂恰好形成十字架形，在西方，传说交叉握手会招来不幸。

5）与上级或长辈握手时，下级或晚辈为表示崇敬之情，可采取双手捧握的握手姿态。

6）军人与对方握手时，应先行军礼，然后再握手。

二、引见介绍

1、自我介绍

（1）自我介绍时，态度要谦虚，不要以问：

“你叫什么名字”开始，而应先自报家门：

“您好！

我是……”

（2）介绍时，可以介绍一下自己的姓名、身份、单位。

如“您好，我是××公司的秘书，我叫××。

”或“您好，我叫××，在××单位工作，请问您怎样称呼”。

自我介绍时应避免长篇大论，介绍时，还可以互换名片。

介绍自己要亲切有礼，态度谦虚，不能自我吹嘘，同时还要镇定自若，充满自信。

要善于用眼神去表达自己的友善、关怀，以及渴望沟通的愿望。

2、介绍他人

介绍人应对双方是否结识的愿望有准确地把握，若一时把握不准，可先征求一下同行朋友的意见，然后再决定是否充当介绍人。

在介绍两个人互相认识时，总的原则简单总结为“五先五后”：

将男士介绍给女士；将年轻者介绍给年长者；将地位低者介绍给地位高者；将未婚者介绍给已婚者；将客人介绍给主人。

介绍时，手势动作应文雅、礼貌，站立介绍，不要背对任何一位。

手臂向被介绍者微伸，手心向上，四指并拢，拇指张开，不可伸出一只手指指指点点的介绍。

当将大家介绍给一人时，其介绍的基本顺序有两种：

一种按照座次或队次顺序进行介绍，另一种是以职位的高低顺序进行。

三、递接名片

通常在以下情况下使用名片：

第一，带有商业性质的横向联系和交际；第二，社交场合中的拜访、交流等；第三，在某些表达感情或表示祝贺的场合。

1、递送名片

递交名片时，要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去，名片中字的正面应朝向对方，便于对方立即阅读。

2、接受名片

接受名片时，也要注意礼节。

在对方掏名片时就要有很感兴趣的表示。

接名片要用双手。

接过后要认真仔细的看一看，并小声重复一遍名片上的名字及职务。

一定要把后边的职务读出来，不要只读名字。

还要向对方给你名片表示谢意。

然后，很郑重的把名片放入名片夹内，或放进上衣上部口袋里。

千万不要看也不看即装入口袋，也不要顺手往桌上一扔，更不要往名片上压东西，这样对方会感到受了轻视。

名片收到后，要说一句“很高兴认识你”或“一定拜访”等，需要交换名片时，可以掏出自己的名片与对方交换。

不要生硬的向别人索要名片，而应以请求的口气说：

“假如您方便的话，是否可留下名片，以便今后加以联系。

”可以含蓄的向对方询问单位、通讯处、电话等，如果对方带有名片，就会较自然地送上。

名片是取信于人的，不可滥发，以防被人假借利用。

有些人士还在名片上特印“签字盖章”或“专程拜谒，不做别用”字样。

四、方位礼仪

1、前后

行进时，前面为上，后边为下。

出门、下车、下楼梯时，为表示出对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。

2、左右

右为上，左为下。

两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧，在就座时，也请客人坐在自己右侧。

实例：

　　秘书小王到大门口迎接如期到达的客人，引导客人过程中，小王请客人走在自己的右边，进入客厅内的沙发前，他以手示意客人从自己前边向左侧走过去，自己则从右边走向右边沙发，双方都转过身来落座，这是客人便自然地坐在上座，即右边座位上了。

分析：

　　小王的做法政府和方位理解基本要求，即右为上，左为上。

引导客人或请客人就座时，应是客人在自己的右侧，这样才体现出秘书人员的礼貌周到。

3、中间和两侧

　　中间为上，两侧为下。

两侧又以右为上，左为下。

三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。

4、乘车

小轿车，前排左侧为司机的位置，右侧为秘书或随员的位置，后排右侧为上，左为下。

5、座次

第二节接待工作中的礼仪知识

一、接待工作的主要任务（三大任务）

１、安排好来宾的有关工作事宜

（1）搞清来宾的基本情况和意图。

来访者的基本情况包括：

姓名、单位、身份、来访者人数、到来时间、来访目的等。

分析判断来访者意图的依据，一是已经收集到的来宾情况；二是有关组织的接待通知；三是来访者的有效证件或信函；四是来访者自我介绍；五是同来访者的交谈。

（2）根据来宾意图基本部门的实际情况，拟定出接待计划和日程安排。

重要的接待活动特别要事先制订接待计划或方案，这个接待计划应该包括：

接待方针、接待规格、接待方式、接待日程、接待经费等内容。

（3）安排领导会见来宾

（4）安排双方座谈、洽谈、研讨等会议

（5）安排考察、参观等活动

（6）安排好文件、材料

（7）做好安全保卫和保密工作

（8）确有必要时，根据实际情况安排好礼品、纪念品的准备工作

（9）安排好重要接待任务的新闻报道工作

２、安排好生活接待

（1）住宿安排；

（2）伙食安排；

（3）来宾用车和接待工作用车安排；

（4）接、送站的安排；

（5）提前办好返程车、船、机票的预订、预购工作；

（6）安排好就医、保健工作。

３、安排业余活动并搞好服务

（1）参观游览活动；

（2）文化娱乐活动；

（3）私人拜会活动；

（4）适当的体育活动等。

二、接待工作的原则

1、诚恳热情

2、讲究礼仪

3、细致周到

4、按章办事

5、俭省节约

6、保守秘密

三、接待规格

1．高格接待

高格接待是指主要陪同人员比来客的职位要高的接待。

2．低格接待：

低格接待是指主要陪同人员比来客的职位要低的接待

3．平等接待：

主要陪同人员与客人的职位相等或相近的接待。

（最常用）

第三节兄弟民族礼貌、礼节基本知识

一、东北内蒙地区

1、满族

（1）简介　　信奉萨满教

（2）礼貌礼节　爱吃甜食、过节吃饺子等。

满族忌吃狗肉。

满族有自己的文字。

2、朝鲜族

3、蒙古族

（1）简介　　信仰喇嘛教

（2）礼貌礼节　招待来客的佳肴右手抓羊肉和全羊席。

（3）饮食习惯

（4）节日风俗　每年七八月份，是牧闲季节，一年一度的传统的“那达慕”盛会就在这时举行。

“那达慕”是娱乐或游戏的意思。

二、西北地区

1、回族

（1）简介　信奉伊斯兰教

（２）　礼貌礼节　谈话忌带“猪”字或同音字。

“阿訇”是清真寺主持教务的人。

外出严禁露顶，必须戴帽。

忌用左手递送物品。

（３）饮食习惯　　茶叶和红糖是回族人的节日佳品。

忌食狗肉、动物的血、无鳞的鱼，以及一切自死的动物。

（４）节日风俗　回族人在每星期五要到清真寺聚礼，每年要封一个月的斋，过圣纪节、开斋节、古尔邦节三个节日。

开斋节，又称肉孜节（回历十月初一），回历九月封斋后，禁动烟火，白天不吃任何东西，到第二十九天黄昏时，如果望见新月，第二天就过开斋节，否则就推后一天。

古尔邦节，又称宰牲节，在回历十二月十日举行，这一天要宰牛、羊、骆驼献礼。

圣纪节，在回历三月十二日举行，家家户户都炸“油香”（类似油饼），过年必吃油香，因为这天是伊斯兰教创始人穆罕默德的诞辰日，也是他的忌日。

因此，只一天又叫“圣纪”。

2、维吾尔族

3、哈萨克族

三、西南地区

1、藏族

2、彝族

3、白族

4、苗族

5、侗族

四、中南东南地区

1、壮族

2、土家族

3、瑶族

4、黎族

第二章操作技能

第一节制定接待工作计划

一、制定接待工作计划的目的

二、必备条件和场地

1、必备条件：

领导支持、人员精干、各方配合、经费保障。

2、场地：

秘书办公室、宾馆、饭店、招待所、车站、机场、码头等。

三、步骤与方法

1、了解来访者的基本情况

2、拟定接待计划

（1）制定接待方针

（2）确定接待规格

（3）安排接待日程

（4）明确接待形式

（5）拟定接待人员名单

（6）准备接待经费开支

3、接待工作实施

（1）填写来宾情况表，拟定接待计划，报请领导批示。

（2）根据来宾情况安排食宿、交通。

（3）根据来访目的，组织参观、学习、游览、娱乐等活动。

（4）根据情况，安排领导看望来宾。

（5）视来宾身份及来访意义，安排新闻单位采访报道。

（6）预订返程车、船票或飞机票。

（7）安排好对来访者的迎送工作。

（8）做好接待经费的结算工作。

（9）做好接待工作的总结评估工作。

四、注意事项及常犯错误环节

1、注意事项

（1）一定要详尽周到；

（2）必须从简务实，从实际出发，不讲排场、比阔气；

（3）讲究礼节，按规矩办事。

2、常犯错误

第二节接待咨询工作

一、开展接待咨询工作的目的

二、必要条件与场地

必要条件：

1、清楚本单位基本情况。

2、了解来访者基本情况。

3、熟悉有关政策、法规。

场地：

办公室或会客室。

三、步骤和方法

1、为来访者提供本单位的有关情况

2、认真听、记意见要求

3、妥善处理或解决来访者的要求和意见

（1）要遵循以下处理原则

1）凡是属于合理要求，按政策应当解决的问题，应按照“分级负责，归口办理”的原则，及时督促承办单位认真给与解决。

2）凡要求合理但一时难以解决的问题，要说明情况，认真做好思想工作；

3）对过高或不合理的要求，要讲明道理，耐心说服；

4）对本部门解决不了而要与有关方面共同协商解决的问题，则应主动与有关方面联系，主动配合解决。

（2）解决来访者要求和意见的具体方法

1）当面解答

2）电话联系

3）出具便函

4）立案办理

5）联合办理

四、操作技巧、注意事项及常犯错误环节

与来访者交流的技巧：

一听二问三记四分析

第二单元档案工作

第三章专业知识

一、档案检索及其工作内容

档案检索是指对档案信息进行加工和存储,并进行需要查找的工作。

它是档案提供、利用工作的基础和前提条件，是开发档案信息资源的必要条件。

档案检索包括档案信息存储和检查两方面工作内容。

档案信息存储是将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息检索是指利用档案检索工具或数据库搜取所需档案的过程。

存储是检查的基础和前提，检查则是存储的目的。

1．档案信息存储工作的内容

（1）著录标引

（2）编制检索工具

2.档案信息检索工作的内容

（1）确定查找内容

（2）具体查找

二、档案检索工具及其体系

1、档案检索工具的种类

档案检索工具，是用以揭示档案馆档案的内容和成分，报道和查找档案资料的工具。

（1）从编制方法上划分

1）目录

2）索引

3）指南

（2）从作用上划分

1）查找性检索工具

2）报道性检索工具

3）馆藏性检索工具

（3）从载体形式上划分

1）卡片式检索工具

2）书本式检索工具

3）活页式检索工具

4）微缩式检索工具

5）机读式检索工具

三、常用档案检索工具简介

1.案卷目录

案卷目录的组织方法通常与本单位档案的分类体系相一致，如采用年度——组织机构分类法的单位，可按照保管期限——年度——组织机构的体系编制案卷目录。

案卷目录的结构主要包括：

封面、扉页、目次、序言或说明、简称表、案卷目录表和备考表。

2.分类目录

分类目录一般采用卡片式，一文一卡或一卷一卡。

3.全引文件目录

全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法汇编在一起而成的检索工具。

4.人名索引

人民索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。

人民索引一般由人名和档号两部份组成。

人名索引，一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

5.全宗指南

全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。

其体例包括以下内容：

第一，立档单位和全宗的历史概况。

第二，全宗内档案内容和成分的介绍。

第三，全宗指南的辅助材料。

第二节档案的鉴定工作

一、档案鉴定工作的意义

1．档案鉴定工作，有利于保护有价值的，特别是有重要保存价值的档案。

2．通过鉴定工作，能够更好地发挥档案的作用，实现档案的有效利用。

3．档案鉴定工作有利于减轻库房和设备的负担，缓和库房和设备的紧张状况。

二、档案鉴定工作的指导思想

三、分析档案价值的方法

根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。

所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。

保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。

第四章操作技能

一、档案保管工作的含义

所谓档案的保管工作，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。

档案保管工作的任务包括三点：

a）防止档案的损坏

b）延长档案的寿命

c）维护档案的安全

档案保管工作的基本要求是：

第一、预防为主，防治结合

第二、加强重点，照顾一般

第三、自力更生，勤俭节约

第四、立足长远，保证当前。

二、档案柜架的摆放与编号

三、档案的存放和存放位置索引

根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14~24℃，相对湿度是45%-65%，一昼夜允许变化范围：

温度为±2℃，湿度为±5%。

湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。

第三单元公文写作与处理

第五章专业知识

第一节公文各组成部分的标注与编排

一、保密等级的标注与编排

撰写文稿时，应根据公文实际的涉密程度，用汉字对“绝密”“机密”“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。

签发人：

附件

二、紧急程度的标注与编排

三、文头的编排

四、发文字号的标注与编排

一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。

常采用3号或4号仿宋体印刷。

五、签发人的编排

六、标题的标注与编排

1．结构要完整（通常由作者、事由、文种三部分构成）

2．语意要确切

3．文字应简练、醒目（标题中尽量不用标点符号，结尾不用标点符号）

七、主送机关的标注与编排

八、正文的编排

九、附件标记的标注与编排

十、印章或签署的编排

十一、日期的标注与编排

十二、注释的编排

十三、主题词的标注与编排

十四、抄送机关的标注与编排

十五、印发说明的编排

第二节行文规则

第三节公文中若干事物和概念的表达要求：

1时间的表达（年份一律使用公历年份的全称）

2空间的表达

3职务、姓名的表达

4数量的表达

5范围的表达

6程度的表达

7语气、神态的表达

第四节公文的分类

1、根据公文作用的业务领域的划分

1）、通用公文

2）、专业公文

2、根据公文的传递方向划分

1）、上行文

2）、下行文

3）、平行文

3、根据公文性质划分

1）、规范性公文

2）领导指导性公文

3）公布性公文

4）陈述呈请性公文

5）商洽性公文

6）证明性公文

4、根据公文的涉密程度划分

1）对外公开的公文

2）限国内公开的公文

3）内部使用的公文

4）秘密公文

5）机密公文

6）绝密公文

5、根据对公文处理时间的要求划分

1）平件公文

2）急件公文

3）特急件公文

6、根据公文的来源划分

1）收文

2）发文

第五节公文处理的基本原则：

1、法制原则

2、实事求是原则

3、全面质量原则

4、时效原则

5、集中统一原则

6、党政分工原则

7、保密原则

8、简化原则

第六章操作技能

第一节指示、决定、批复、通报的撰写

第二节计划、简报、贺信、慰问信的撰写

指示是上级机关制发的领导指导性公文。

决定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性与领导指导性。

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。

其主要特点：

具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制法的；具有明确的针对性，批复的内容针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。

通报属普发性下行文。

用于表彰先进，批评错误，传达重要情况或精神。

通报的主要特点：

一是具有教育性，二是具有较强的时效性。

计划：

常用事务处理的公文一种，用于对讲进行的工作活动提出目标并安排好实施步骤、措施和方法。

计划对实际工作进程具有指导作用，同时也是总结衡量任务完成情况和效果的重要依据。

计划一般由标题、正文、署名、日期组成。

简报：

是机关单位编印的用于及时反映情况、汇报工作、指导工作、沟通信息、交流经验的工作刊物。

其特点是篇幅简短，大都一期只刊载一篇文章；讲究时效，内容新，报告及时；材料具有很强的典型性。

第三节办毕公文的整理与立卷归档

处理办毕公文工作主要包括：

清退、销毁、暂存、立卷归档

第四单元会务工作

第七章专业知识

会议规则：

是会议组织活动的指导原则、行为规范。

它规定了会议的召开（谁、何时）、组成、议事程序等方面的准则。

会议规则的基本组成：

1.关于召开会议的条件

2.关于会期

3.关于会议的人员组成

4.关于有关机构

5.关于会议议程

6.关于讨论发言

7.关于表决

8.关于有效决议的条件限制

9.关于会议记录及其他会议文件

10.关于会议经费

制定会议规则的注意事项：

1.会议规则本身必须合“法”，从内容到形式到生成的程序手续都不能与法律、法规以及其他效用等级高的制度规定相抵触。

2.应区分会议的性质，结合具体情况和实际需要决定具体内容。

3.使会议规则文字化、文件化。

4.要规定对特殊情况下暂时停止执行既有规则的必要条件的限制，同时要规定出新的暂时实行的规则的产生办法。

5.繁简要得当。

会场的布置要求：

1.充分体现会议气氛，庆祝会应热烈喜庆；履行法定程序的会应庄重严肃；追念哀悼的会议要肃穆；座谈讨论会应亲切自然；重大纪念会应朴素隆重。

2.会场音响、照明、通风、录音等设备应齐全有效，卫生设施应便利。

3.会场格局可根据需要布置成方形、长方形、马蹄形、圆形、八角形、山字形、半圆形、T字形、L形等，但必须与会议性质及所需要的气氛相符。

4.明确划分会场区域并使与会者明确。

5.大、中型会议的进、退场路线应明确并保证通道宽阔畅通。

6.主席台的位置应突出，根据会议性质悬挂会标、国徽、画像、旗帜等，必要时可摆放花卉，主席台座次安排应用标签注明。

7.分组会地点应根据人数妥善安排，地点应基本固定，布置应简朴。

8.搞好会议主席台座次的编排。

第八章操作技能

第一节制定会议筹备方案

一、安排会议议题

二、确定会名、规模和规格，提出与会人员范围与人员名单

三、拟定会议的时间与会期

四、拟定会议的议程与日期安排

第二节会议文书工作

第三节会议期间与会议结束阶段的工作

第五单元信息工作]

第六单元办公室日常事务

第十一章专业知识

办公室是直接为领导,上司服务的综合性工作机构,办公室工作人员的任务主要是参与政务,辅助事务.办公室工作具有鲜明的服务性,辅助性,专业性,分散性,繁杂性的特点.

第一节办公室的地位与职能

一.办公室的地位和作用

办公室是综合管理机构,不同与具体的业务部门,是从属于领导层或领导人之下的辅助办事部门,而不是权利指挥机构;是一个组织的信息网络中心,是各种信息的汇集点，起着联系上下，左右，内外关系的作用。

办公室是组织管理运转的中介层。

秘书职业三服务思想：

1.为领导服务；

2.为机关服务；

3.为人民群众服务。

二．办公室的职能

办公室的智能主要体现在参谋的职能，服务的职能，协调的职能，督查的职能，管理的职能。

办公室要为领导科学地提供决策课题和理论依据，要为上级广泛地收集决策信息，提供决策预案，并为决策的试验实证和普遍实施做好总结反馈工作。

服务职能是办公室事务处理的本质特征，他决定了秘书职业的“三服务”的宗旨：

即一为领导服务，二为机关服务，三为人员群众服务，协调职能是指办公室为使组织的特定目标任务得以完成，而使不同的部门，个人之间相互配合，协调一致，和谐统一，以取保目标的实现和任务的完成。

监督职能是指办公室对下属机构，部门以及工作人员进行督促，检查，以保证各项工作和任务能迅速有效地完成。

第二节办公室一般管理知识

一、办公室工作的主要内容

办公室管理的内容多，范围广，随着社会的发展，办公室工作的内容和工作重点相应也有所变化。

1值班工作和日常事务管理

主要负责处理文件信函，接打电话，日常接待工作，查找有关的资料，上传和下达，沟通信息，掌握上司外出活动的情况。

2为上司做好公务活动预安排

领导公务活动多种多样，办公室秘书需掌握安排领导活动预安排的各种方法。

领导活动的预安排主要有以下作用：

一是便于领导内部各工作的协调。

二是使领导能了解自己的计划，掌握自己的“命运”，可合理地安排自己的工作。

三是方便各工作部门请示，汇报。

四是便于办公室跟踪掌握领导的行踪，及时搞好信息反馈。

五是领导领导活动预安排是办公室写好工作日志和大事记的基础。

3办公室的环境

办公室环境管理是指组织办公区和公共环境的管理。

4办公用品的管理

办公用品是在办公室工作中所需使用的消耗物品，管理好办公用品可以提高办公的效率。

5办公室规章制度的制定管理

各种规章制度有组织的管理走向科学化，规范化和制度化。

包括职责规