采购工作流程图调整版.docx

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采购工作流程图调整版

供应商谈判流程图

新供应商

联系供应商来访或电联

供应商商品报价和样品

对样品进行讨论，确定样品是否可以引进

二轮谈判，采购总监及相关人员参与

销售不佳新品淘汰

新品开始下单，门店试销，销售良好，所有门店铺货

供应商谈判流程图

A采购提前7天通知供应商年度合同的谈判时间、地点和双方参与人员

有合作供应商年度谈判

采购根据年度供应商评估结果，确认需谈判年度协议供应商，根据《供应商年度档案表》进行年度供应商合同条款的修订，年度合同的谈判准备

B.采购根据供应商年度合同条款确定谈判条件和底线

C.采购总监审批年度合同条款确定的谈判条件和底线

参与人员根据年度合同条款逐一进行谈判，并做好谈判记录

采购在年度合同条款谈判结束后提交所有合同条款的谈判结果和纪要

供应商年度合同谈判过程

采购审核合同协议谈判结果并上报采购总监审核，采购总监报总经理室审核。

采购与供应商确认合同谈判结果，供应商逐条填写在合同空白处

供应商根据已经确认的合同文本要求签字/盖章确认，并提报财务总监审核

财务总监审核后报总经理审批

采购将审批后的合同条款提报信息部录入，完成合同监管报表

样品讨论流程图

样品相关资料的准备

淘汰

样品质量审核

样品包装（颜色，形状，款式等）

的分析及样品的品尝（颜色，形状，口感等），了解商品特性

样品价格比对

样品促销内容和进场条件等谈判，确认是否引进。

不引进

备用

引进

新商品促销内容和进场条件等谈判

合同条件申报及签订流程

采购针对合同条件与供应商进行谈判。

谈判完成，根据谈判结果拟定合同文本初稿

重新谈判

采购总监批复并报总经理批复

总经理批复后提报财务总监审核

经财务部、总经理室审核通过后定稿

采购将已确认合同内容提交信息部建档

与供应商签订合同。

注：

正式文本一式二份留存，一份供应商，一份行政部备案。

商品订货流程

审核确认后传真供应商确认并通知供应商送货

提报商品订单（其他类）至采购总监、总经理处审核

采购核定商品库存，预判商品缺货品项，下单订货须标注商品库存及月销量

提报商品订单（现采）

至财务总监、总经理处审批

采购总监、财务总监及总经理处审批

商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货

办理采购借款申请

确认的审批订单（现款）交现金会计汇款，并登记在册

采购联系采购渠道进行采购，并验货

通知供应商送货

。

仓库按照收货流程收货

商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货

采购办理借款，结清业务

注：

确认的审批订单（现采和现款）一式四份，一份交财务审核留存，一份交现金会计留存（原稿），一份交采购总监留存，一份由采购留存。

确认的审批订单（其他类）一式两份，一份交采购总监留存，一份由采购留存。

付款流程

代销

仓库针对库存退货情况，提交仓库退货说明给财务作为对账依据。

采购总监、财务总监及总经理处审批

提报商品订单（现采）

至财务总监、总经理处审批

现采

财务核对相关单据和金额，收取供应商相关费用

采购提交《供应商费用扣款清单》给财务部用作财务对账依据。

采购汇总供应商每月销售数据

采购提交《供应商费用清单》给财务部用作财务扣款对账依据

确认的审批订单（现款）交现金会计汇款，并登记在册

办理采购借款申请

结款单据交采购总监，总经理，财务总监审核

财务核对相关单据和金额，收取供应商相关费用。

采购联系采购渠道进行采购，并验货

通知供应商送货

。

供应商开具相关发票，财务确认支票日期结款。

仓库按照收货流程收货

结款单据交采购总监，总经理，财务总监审核

商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货

采购办理借款，结清业务

财务每月汇总《经销商结算汇总表》交总经理办公室

供应商开具相关发票，财务确认支票日期结款

财务每月汇总《经销商结算汇总表》交总经理办公室。

注：

确认的审批订单（现采和现款）一式四份，一份交财务审核留存，一份交现金会计留存（原稿），一份交采购总监留存，一份由采购经理留存。

确认的审批订单（其他类）一式两份，一份交采购总监留存，一份由采购经理留存。

到货后出现问题的处理流程

仓库管理员或门店及时发现商品存在的问题（质量，包装等），第一时间通知采购和上级管理层。

同时对问题商品先做下架处理。

采购与供应商联系，并以书面形式通知供应商，供应商将相关处理意见以公函形式回复

采购对已确认的问题商品第一时间通知其余门店或总仓下架，同时进行统计汇总和上报。

对供应商同意退换货的商品，通知门店或仓库退换货

建立问题商品供应商的登记台帐，年度合同签订时考核相关资质。

商品定价、变价流程

提报商品变价清单至总经理审批

提报商品变价清单至财务总监审核

提报商品定价清单和价格市调表至总经理处审批

提报商品定价清单和价格市调表至财务总监处审核

信息部数据维护并存档

信息部数据的维护并存档

对门店调拨单制作流程

信息部

新品调拨单制作：

新品到货后根据新品到货量和各门店的实际销售情况进行各门店的新品调拨单的制作

采购每天关注商品库存，根据商品动销情况对滞销门店库存进行店间的调拨通知，同时通知运营部进行跟踪

对门店临时性的团购商品进行商品库存的统计，统一进行团购商品的店间调拨，并通知运营部进行跟踪

对临期商品集中销售时，采购通知运营部对滞销门店进行统一调拨单的制作

商品批发变价流程

总经理室

根据批发客户需求提报商品明细及报价至总经理室审批

审批确认后与批发客户进行数量及价格的确认

确认后填写批发客户《批发变价申请单》，写明货号、商品名称、批发数量、原进价、现批发进价、原售价、现批发价，提报总经理室审批、财务审核后提交信息部进行变价，完成客户批发销售

信息部

与供应商退换货流程

采购对破包商品及问题商品进行统计，并通知门店在规定的时间段内退回总仓仓库

门店

采购对所需退货的商品进行统计，并将需退货的商品明细与供应商进行确认

仓库及采购

供应商确认

供应商签字确认后回传

采购按签字确认的回函提交信息部制作退货单

信息部

供应商及仓库

供应商送货时按退货单商品明细进行退货

采购部每周业务工作会议

采购、运营

每周六为周业务工作会议。

参加人员：

采购、运营部

采购对商品品项、新品、畅销、滞销商品进行分析，听取运营部意见和建议

意见

采购部对会议内容汇总提报，并对合理化建议进行实施

每周新品与店长交流流程

每周二上午采购对新品信息和新品样品进行准备

采购

周二利用店长例会对新品信息及分布的门店的通报，同时对新品进行介绍

门店及采购

意见

采购了解各门店新品销售动态，听取门店店长对新品意见和建议

采购部对合理的建议进行实施调整

每月促销商品档期计划流程

根据公司促销活动档期和内容要求拟定促销活动计划

采购部

总经理室

对每档期促销活动内容进行提报申请

采购及供应商

根据已确认的促销活动计划采购提前一个月与供应商对下档档期的促销活动商品进行洽谈

采购

对确认的促销商品进行下单订货及到货跟踪

做好促销档期的商品变价申请，提报采购总监、总经理室、财务总监审核

信息部

总结

活动结束后销售分析总结

活动实施前采购对已经审核确认的促销信息明细下传电子商务、运营部和各门店，并对门店促销商品的陈列进行检查指导

门店

采购、运营部

活动开始跟踪各门店商品销售及库存动态

采购、运营部

活动结束后销售分析总结

对应收款和应付款的管理流程

应付款

应收款

每月财务对供应商的账款进行核对，按合同规定对应付款金额签字确认

现采产生的供应商欠款，需供应商在欠款发生的3日内进行回款

财务转交采购进行审核签字确认