文书档案管理制度.docx

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文书档案管理制度

文书、档案管理制度

一、文书管理工作制度

第一章目的

第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本办法。

第二章组织管理

第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。

各分公司（工厂）的文书收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。

第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。

第三章文书的种类

第四条公司的通用文书有以下几种。

（1）请示：

向上级部门请求、请示、批准的事项。

（2）报告：

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

（3）决定：

对公司重要事项或重大活动作出安排。

（4）决议：

经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。

（5）批复：

上级答复下级的请示事项。

（6）通告：

在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

（7）通知：

传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免、聘用事项。

（8）通报：

表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（9）信函：

对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。

（10）会议纪要：

记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。

第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。

第六条文书的类别。

（1）绝密：

指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

（2）秘密：

指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

（3）机密：

指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

（4）普通：

指非机密文书。

如果附有调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

（5）传阅：

指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四章文书制作要领

第七条文书内容（以公文为例）包括以下几方面。

（1）发文号：

由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。

（2）收文机关：

向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。

（3）标题：

对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。

（4）正文：

公文的主体部分。

（5）发文机关：

制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。

（6）公文日期：

包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。

（7）公文印章：

加印在发文日期中间。

（8）密级：

保密文件注明密级。

（9）附件：

附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。

第八条用纸格式。

（1）国内公文用纸用16K型（26cm×18.4cm），涉外公文用A4型（29.7cm×21.0cm）。

（2）图文区：

国内用16K型（23.3cm×14.9cm），国际标准用A4型（27cm×17.5cm）。

第九条印装格式。

（1）公文均采用横书横排。

（2）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。

（3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条版面格式：

首页采用文头。

第十一条公文行文原则。

（1）上行文原则。

①逐级行文，即下一级行文给直接上级。

②多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。

③越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。

（2）下行文原则。

①逐级行文。

②多级同时行文。

③直贯到底行文。

（3）平行文原则：

相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条文书的署名。

（1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。

（2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。

如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。

上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条文书的盖章。

（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。

（2）如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。

但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。

（3）以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条文书制作注意事项。

（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。

（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。

（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。

（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改者须署名。

（5）可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。

（6）减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

（7）行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。

（8）不轻易越级行文。

第五章文书制作流程

第十五条对外行文操作流程。

（1）拟稿。

①由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。

②对外发文一般以公司名义发文。

各分公司、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。

③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

（2）核稿。

①拟稿完毕后，填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。

②审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。

（3）签发。

有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。

（4）编号。

由行政部统一编排发文字号。

（5）缮印、校对。

①急件应先行处理。

②保密件应由专人打印。

③打印后的校样、废纸等应妥善处理。

④应专人校对，以原稿为准，重要文件需多人校对。

⑤打印、校对责任人签名。

（6）在无误、规范的文件上统一盖印章。

（7）填写登记簿。

（8）封发。

①发文工作由行政部门负责。

②查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。

第十六条对内行文处理程序。

（1）对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

（2）特殊情况下，各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

（3）对内行文，由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。

第六章文书的发送

一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条规定限制。

第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条公司内部文书原则上不封缄。

第十九条各部门的邮寄文书，必须于发送前，在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。

第七章文书的处理

第二十条普通文书的处理原则。

（1）部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。

（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。

（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

第八章文书的阅览原则

第二十二条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。

如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。

第二十三条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。

第九章收文操作流程

第二十四条签收。

一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。

写明公司或行政部门收启的文书，统一由行政部拆封处理。

第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人，如系公文，应主动送行政部登记处理。

第二十六条分发。

（1）行政部根据公文性质、要求，确定具体化在办和阅批对象，填写公文阅办单。

（2）分发去向。

①重要来文，由行政部长提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。

②一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。

具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。

③参阅性文件，直接组织传阅。

④范围不明的文件，送领导审阅。

第二十七条催办。

分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。

第二十八条结办。

文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。

第十章文书的整理与保存

第二十九条全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

第三十条公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类：

一类是特别重要的文书，直接交主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的合同书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。

如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十六条重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后销毁。

机要文书一律以焚烧的方式销毁。

任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。

不需立卷的文件材料需逐件登记，报公司领导批准后销毁。

第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。

第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。

一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

第四十一条本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

二、文件管理制度

第一章总则

第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

第二章收文的管理

第四条公文的签收。

（1）凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。

在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

（2）对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管。

（1）办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。

（2）公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存。

第六条公文的阅批与分转。

（1）凡正式文件均需办公室主任（或副主任）根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

（2）一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

（3）为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条文件的传阅与催办。

（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密。

文件阅完后，应送交办公室秘书。

（4）办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。

承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第三章发文的管理

第八条发文的规定。

（1）全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

（2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。

办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。

（3）对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件，须由集团公司董事长批准签发。

第九条发文的范围。

（1）凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

（2）公司下发文件主要用于以下事项。

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定，发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。

（3）公司上行文、外发文主要用于以下事项。

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部室名义发会议纪要。

④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

第四章发文程序与要求

第十条发文程序规定。

（1）各单位需要发文，应事先向办公室提出申请。

（2）办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

（3）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

（4）文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章，标定日期和密级。

（5）办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿单位重新拟稿。

（6）经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。

（7）对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚。

（8）需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

（9）文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发。

经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印。

（10）文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。

文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况。

对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。

第五章文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。

如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

第六章文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围。

（1）上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。

（2）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

（3）公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

（4）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

（5）上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

（6）反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。

（7）公司日志和大事记。

（8）公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

（9）业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。

第十六条立卷要求。

（1）文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

（2）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

第七章文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条经审核同意销毁的文件，由办公室主任和办公室秘书监视销毁。

三、档案管理制度

第一章管理部门

第一条管理部门。

（1）文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存复印件。

如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以复印件归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印件。

（2）各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制订管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定、报送总管理处总经理室。

第二章整理与分类

第二条文件点收。

文件结案移送归档时，依如下原则点收。

（1）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查、归入。

（2）文件应有管理部门主管的签认。

（3）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回，由经办部门补办。

（4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

（5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

第三条文件整理。

点收文件后，应依下列方式整理。

（1）中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

（3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条档案分类。

（1）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

档案先以部门别区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

（2）档案分类应力求切合实用。

倘因案件较多，前款三级不够用时，可在第三级之后另增第四级细类。

如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类两级。

（3）同一小类（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够用时，可分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设卷次编号，以便查考。

（4）每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个目次编号为原则。

（5）档号的表示方式为A1A2－B1B2－C1C2－D1－E1E2，其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

第五条档案名称及编号。

（1）档案各级分类应命名，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少而定。

（3）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增加时，随时增补。

（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先研究，并编制新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条档号编列。

（1）案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

（2）案件如可归属前案，应查明前案的档号，予以同号编列。

（3）档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述几件事情或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

（4）档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第三章归档与档案清理

第七条保存期限。

（1）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条保存期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理。

（1）永久保存。

①公司章程。

②股东名簿。

③组织规程及办事细则。

④董事会及股东会纪录。

⑤财务报表。

⑥政府机关核准文件。

⑦不动产所有权状及其他债权凭证。

⑧工程设计图。

⑨其他经核定须永久保存的文书。

（2）10年保存。

①预算、决算书类。

②会计凭证。

③事业计划资料。

④其他经核定须保存10年的文书。

（3）5年保存。

①期满或解除之合约。

②其他经核定保存5年的文书。

（4）1年保存：

结案后无长期保存必要者。

（5）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

第九条档卷清理。

（1）管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。

档案每年依规定清理一次，已届保存期限者，可以销毁，销毁前应造册报总经理核准，必要时向主管政府部门报备，并在目次表的附注栏内注明销毁日期。

（2）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第四章调卷

第十条档案借阅程序。

（1）各部门经办人员因业务调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后，向管档人员调阅。

（2）管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，将档案交与调卷人员。

“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备核查、催还。

（3）在档案室当场借阅者，可免填“调卷单”。

（4）档案归还时，经管档人员核查无误并在“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即可归入档夹。