华北水利水电学院档案管理办法.docx

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华北水利水电学院档案管理办法

华北水利水电学院档案管理办法

（修订）

第一章总则

第一条为了更好地贯彻执行《中华人民共和国档案法》，实施教育部、国家档案局关于《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）的规定，加强我校档案管理，有效地保护和利用档案资源，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指我校从事招生、教学、科研、生产、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第二章机构设置与职责

第三条我校档案工作在校长统一领导下开展各项档案管理工作。

第四条根据全日制在校生规模，我校设置档案馆建制（副处级），档案馆设馆长一名，工作人员3—5名。

第五条我校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第六条各单位行政负责人（党务部门为部门负责人）负责本单位的档案工作，并设兼职档案员一名。

第七条校档案馆的职责如下：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，为我校的各项工作服务；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第八条各单位应建立和完善档案归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内。

做到每项重要的教学、科研、生产、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第三章档案分类与归档

第九条按照有关规定，我校文件材料应分类、归档的范围如下：

（一）党群类：

主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；

（二）行政类：

主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；

（三）学生类：

主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等；

（四）教学类：

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行；

（五）科研类：

按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行；

（六）基本建设类：

按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行；

（七）仪器设备类：

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

（八）产品生产类：

主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；

（九）出版物类：

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

（十）外事类：

主要包括学校派遣有关人员出席国际会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；

（十一）财会类：

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行；

（十二）其它类：

归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、光盘、录像（录音）带等各种载体形式。

归档的文件、材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）执行。

第十条归档时间的要求：

（一）学校各部门档案应当在次学年6月底前归档；

（二）各学院档案应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十一条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由学校应保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送交学校档案馆保存。

第十二条我校教职工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按照规定移交校档案馆集中管理，任何个人不得据为已有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，校档案馆可以通过征集、代管等多种形式进行管理。

对个人向校档案馆捐赠珍贵档案的，学校予以奖励。

第四章档案的移交、接收与管理

第十三条各单位应建立健全文件材料的归档制度。

兼职档案人员，必须按照档案法规，负责把本部门、本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料按期分类、整理、立卷、归档，定期向校档案馆移交。

第十四条干部调动工作时，必须将其经办或暂存的应归档的文件材料移交给本单位档案管理人员，不得擅自带走。

第十五条档案馆接收的档案、案卷质量，应符合下列要求：

（一）应归档的文件材料齐全完整；

（二）文件材料按其内容的联系，合并整理立卷；

（三）归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类、整理、立卷。

案卷标题确切，便于保管利用；

（四）各单位兼职档案员在与档案馆办理交接档案手续时，要将档案目录清单与档案清点校对正确，并履行签字手续。

凡需移交的案卷质量不符合以上要求的，校档案馆不予接收。

第十六条校档案馆对接收的档案进行分类、编号和排列。

对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，在征得有关部门的同意后，造册报请校领导批准后予以销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第五章档案的借阅与统计

第十七条档案借阅应符合下列要求：

（一）凡需借阅一般档案材料人员，必须认真填写借阅登记卡方可查阅；

（二）如需调阅机密或重要档案的人员，要经校保密委员会批准，办理借阅手续后方可查阅；

（三）外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信及本人身份证，经档案馆馆长批准后，认真填写借阅登记卡方可查阅。

查阅档案时仅限于在指定阅览室内查阅或摘录，一律不准借出；

（四）查阅档案的人员，对所查阅的有关机密，不准向无关人员外传、谈论；

（五）借出和归还案卷时，档案管理人员和借阅人员确认无误后方可办理借出或归还手续。

第十八条校档案馆指定专人负责档案统计工作。

（一）对档案的收进和移出，全宗和案卷质量、档案的利用情况等进行统计；

（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第六章档案库房管理

第十九条档案库房、档案装具及其钥匙要统一编号。

平时档案库和箱柜要加锁，禁止工作人员随身携带库房、箱柜钥匙。

第二十条对室藏档案和资料保管情况定期检查，每年进行一次彻底清查。

核对目录与档案，发现档案破损、虫害变质、遗失等情况，应及时报告，查明原因，采取有效补救措施。

第二十一条新入室的档案，借出、归还的档案和新启用的档案装具，要消毒后再入库。

第二十二条建立档案库房的温湿度管理制度。

按时测量、记录温湿度，掌握变化规律，对不适宜的温湿度要采取措施及时调节，使库房内温度控制在14℃—24℃，标准相对湿度45％—60％之间。

第二十三条做好防火工作，严禁在档案库房内吸烟和存放易燃易爆危险物品。

严密控制电源、火源，不准在库房附近燃火。

要安装防火、灭火设备，并定期维护。

第二十四条档案库房要定期清扫，放置必要的驱虫、防霉药剂，库房内禁止堆放杂物，保持库房整洁、无虫、无霉。

第二十五条要采取措施，避免阳光直接射入库房。

库房内照明应采用白炽灯，或经防紫外线处理的日光灯。

第七章档案工作考核

第二十六条档案管理工作实行“三纳入”，即纳入学校各单位的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：

布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案管理工作。

第二十七条学校将档案管理工作作为各单位年终考核内容之一，未按时完成档案归档管理工作的单位（个人）不能评优。

第八章其它

第二十八条本办法由校档案馆负责解释。

第二十九条本办法自下发之日起施行。

电子公文归档管理暂行办法

第一条为适应电子公文档案工作发展的需要，加强我校电子公文归档管理，实现我校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，更好地开发利用信息资源，有效地为我校师生员工服务及对外服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁发的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》精神特制定本办法。

第二条本办法所称电子公文是指上级通过网上传输的文件资料和校属各单位、部门通过由校长办公室统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的学校文件、内部请示（报告）、情况简报及部分职能部门的文件等。

第三条电子公文形成单位应指定专人负责本单位的电子公文归档工作，对电子公文进行收集、整理、归档，并向校档案馆移交。

第四条电子公文应参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限。

第五条要求具有永久和长期保存价值的电子公文和上级来文中针对我校的指令性、指导性文件以及涉及我校的奖惩文件、重要的请示与批复等，电子公文与纸质文件必须同时归档。

第六条下列具有有效凭证作用的原始文件资料，必须有纸质档案归档：

历年的新生录取花名册，学生成绩及其他学籍资料，毕业证、学位证号登记，转学、休学、退学手续，学生奖、惩资料，财务账簿、记账凭证，土地使用证、房屋产权证，其他由校档案馆认定必须保存有纸质档案的文件资料。

第七条电子公文的归档应与纸质档案同步进行。

归档责任单位按有关规定与纸质档案一并向校档案馆移交。

第八条校档案馆归档的电子公文应按照档案分类办法进行分类、整理、拷贝至耐久性好的载体上，一式三套。

一套封存保管，一套异地保管，一套提供使用。

第九条需要永久和长期保存的电子公文应在每一个存储载体中同时存有相同的符合规范要求的机读目录。

电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照纸质文件的有关规定执行。

第十一条本办法自发文之日起施行，未尽事宜参照国家档案局2003年7月颁布的第6号令执行。

第十二条本办法由档案馆负责解释。

档案馆工作职责

一、贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度；

二、负责学校综合档案的全面工作；

三、负责学校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、利用和统计工作；

四、负责学校档案工作人员的业务培训工作；

五、负责开展档案宣传工作和利用者教育工作；

六、负责监督、检查档案的安全保管和保密工作；

七、开发档案信息资源，编制检索工具，编研档案参考资料；

八、组织开展档案学术研究和交流活动；

九、接受上级主管部门对学校档案工作的指导和检查；

十、完成上级领导交办的其他工作。

档案馆馆长岗位职责

一、负责学校档案馆全面工作；

二、负责制定档案馆各项规章制度，并负责监督、检查执行情况；

三、负责组织接收、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

四、负责开展档案的提供与利用，为我校各项工作服务；

五、负责组织编写档案参考资料，编制检索工具的工作；

六、负责开展档案宣传工作；

七、负责组织全校专、兼职档案工作人员的培训工作；

八、负责组织定期对档案库房安全事项的检查工作；

九、负责档案统计分析及利用效果分析工作；

十、完成上级领导交办的其他工作。

档案管理员岗位职责

一、负责档案的接收、保管、整理、借阅工作；

二、负责库藏档案检查工作，并做好记录；

三、负责库内温湿度记录，对不适应的温湿度要采取措施及时调节；

四、每次出库前要检查电源是否关闭，定期检查防火、灭火设备，做好防火工作；

五、定期放置或更换驱虫、防霉药剂，确保档案保管质量；

六、负责库房门、柜架钥匙的安全；

七、负责保持库房内卫生清洁及库房内设备维护；

八、做好进出库房人员的登记；

九、负责学校各部门档案收集、立卷指导工作；

十、完成领导交办的其他工作。

各部门主管档案工作领导职责

一、组织本部门人员学习档案有关法规，执行学校档案工作规章制度，参加学校有关档案工作会议。

二、把档案工作纳入本部门议事日程，至少每学期研究一次档案工作。

三、加强与学校档案馆的联系，共同做好业务监督、指导和检查工作。

四、领导并支持本部门专（兼）职人员的工作，提出具体要求并帮助解决工作中的实际困难。

五、对本部门归档档案进行审定并签章，保证本部门归档档案的质量。

六、离开岗位后，应向本部门移交有关工作。

兼职档案员岗位职责

一、按照《华北水利水电学院档案分类办法及归档范围》的要求负责收集、整理本部门档案资料。

二、对归档的文件材料种类、分数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。

三、按照各种档案归档的时间要求，按时向学校档案馆移交档案。

四、按时完成学校要求的各项档案收集、整理工作。

五、需参加本部门重要计划工作会议和科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收和设备开箱等工作，对该归档的文件及时收集。

按学校要求按时移交档案馆。

六、兼职档案员调动工作岗位要向新档案员（或单位负责人）移交收集的档案材料，填写移交清单，经双方签字、领导签字后方可离岗。

七、对泄露本单位机密、丢失档案资料等事故造成恶劣后果的，将按学校规定给予行政处分。

档案安全管理制度

为加强档案库房管理，确保档案资料的安全，更好地服务于学校各项工作，特制定本制度：

一、档案库房要有“八防”措施，即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防强光、防水、防尘；

二、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防止有害物质的侵蚀；

三、库房内严禁吸烟及存放易燃易爆物品；

四、定期检查档案保管状况，做好日常温湿度记录，发现问题及时采取措施；

五、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度，销毁档案时，重要文件要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁；

六、对库存档案每年进行一至二次全面检查，主要核实帐、物、卡是否相符，以防档案长期借出造成丢失，发现问题及时报告处理；

七、对计算机内的档案信息要做到安全管理，定期检查，以防信息的丢失与损坏；

八、配备灭火设备，要求熟练掌握使用方法并定期检查、更换，使其经常处于良好的使用状态；

九、对库房内的电器、线路经常进行检查、维护，发现问题及时解决。

档案工作保密制度

为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关保密的规定，特制定本制度：

一、档案工作人员要努力学习、掌握保密工作知识和技术，积极开展档案保密宣传教育工作；

二、按照有关档案接收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续；

三、档案工作人员要严守国家秘密，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容；

四、档案办公、阅览室必须与档案库房分开，严禁非档案馆工作人员进入档案库房，确需进库参观者，须经主管校长批准；

五、查阅密级档案，必须履行批准手续，在阅览室查阅，一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案；

六、需要销毁的档案材料，按规定造册，经主管校长批准后，由两人以上监销；

七、档案馆在工作中形成的废纸、复印废纸，必须销毁，不得随意丢弃；

八、档案工作人员离岗，必须严格履行清点、交接手续；

九、对违反我国保密法规，失、泄、窃密、出卖国家秘密者，按上级有关规定程序和办法，予以行政或司法制裁，并按有关规定予以备案。

立卷归档管理规定

为加强我校档案管理，提高归档案卷质量，使我校档案管理逐步步入正规化，特制订本规定：

一、校属各单位应根据《华北水利水电学院档案分类办法及归档范围》的要求收集、整理本部门档案资料。

二、对归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。

三、卷内文件应按时间顺序和重要程度排列，使卷内文件能组成一个互有联系的有机整体。

一般每卷不超过200页。

四、每个案卷必须按照规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，没有责任者及日期的文件，要考证清楚后及时补上。

五、备考表内应填写文件材料说明、立卷人、检查人姓名，检查人是立卷单位负责人。

六、学校各部门（除学院）应当在次学年6月底前归档；各学院等应当在次学年寒假前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

七、归档时，要履行签字手续，填写移交清册，一式二份。

写明案卷目录、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名并加盖公章。

档案接收管理规定

为保证档案的质量和移交工作的顺利完成，避免进馆后重新整理，特制定本规定：

一、接收档案应根据《华北水利水电学院档案分类办法及归档范围》的要求和《华北水利水电学院立卷归档的管理规定》进行；

二、移交的档案必须齐全完整，按照我校档案分类办法分类、立卷。

具有永久、长期或短期保存价值的档案才能接收；

三、移交档案在整理质量、完整程度上不符合归档要求的，要予以退回，并由档案馆派人指导帮助解决；

四、移交档案备考表中应有立卷人和检查人签名，并标注立卷日期；

五、随时接收上级规定应接收的档案；

六、接收档案必须履行手续。

填写移交清册，一式二份。

写明案卷目录、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名并加盖公章。

档案查（借）阅及利用制度

一、档案馆应建立查（借）阅登记簿，凡需查（借）阅一般档案文件、材料的人员，必须认真填写查（借）阅登记表方可查（借）阅。

二、如需调阅机密或重要档案时，要经校保密委员会批准，办理查（借）阅手续后方可查（借）阅。

三、档案原件按规定不得外借，如有特殊需要，必须经主管校长批准后并办理借阅手续，借方需提供有效身份证件并交纳押金（每件1000元押金）后方可借出；

学校内部各部门查（借）阅本部门档案，可直接到学校档案馆办理查（借）阅手续。

跨部门查（借）阅重要档案材料，需经原档案材料形成单位同意，方可办理查（借）阅手续。

四、校外单位查阅档案时，需持所在单位介绍信，个人查阅档案时，需持本人有效证件。

经档案馆长批准后，仅限于在档案阅览室内查阅或摘录，一律不准借出；

摘抄、复制非开放档案者,需办理审批手续。

利用的单位和个人未经有关部门或档案馆同意,不得擅自公布档案内容。

五、利用者对借到的档案案卷应妥善保管、严守机密，不得转借，翻阅档案时要注意爱护、切勿损失，严禁涂改、勾画、批注、折卷、抽页，保持档案整洁。

六、查阅档案文件材料，只限于查阅批准范围内的档案，未经批准查阅的文件材料，不准随意翻阅。

七、查阅档案的人员，对所查的有关机密档案内容，要严守机密，不准向无关人员外传、谈论。

八、借出和归还案卷时，档案管理人员和借阅人员确认无误后方能办理借出或归还手续。

九、根据《档案法实施办法释解》的有关规定，凡利用属收费范围内的档案实行收费，收费标准按有关规定执行。

十、凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。

档案馆将维护他们的合法利益。

十一、凡单位和个人工作失误造成档案丢失、毁损者，将按学校规定给予单位负责人和直接责任人行政处分。