印章管理.docx
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印章管理
公司印章管理制度
2008-06-20实施
2008-06-20发布
起草部门：
主要起草人：
公司印章管理制度
1.总则
1.1目的为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。
1.2公司印章的定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
2.公司印章的种类
2.1公司公章公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。
公司公章名称为“四川润德建筑工程有限责任公司”，图形为含五星的圆形。
2.2公司业务专用章代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章、报关专用章等。
2.3法人章刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。
2.4总裁或总经理章刻有公司总裁名字的印章。
2.5事业部章刻有公司各事业部名称，含五星图案的圆形印章，事业部章不具备法人效力。
2.6总裁办、中心、部门、各事业部办公室方形章刻有总裁办、中心名称、部门名称、各事业部办公室名称，只对内使用的方形章。
2.7其它专用章因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，包括项目部章、工程部章。
增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。
2.8戳记带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。
如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。
3.公司印章的申请与刻制、废止
3.1申请必要的业务用章：
合同、财务、人事用章以书面形式向总裁办行政部提交“刻制印章申请表”。
（附件二）申请表必须由部门领导与主管三层领导确认并经公司主管领导批准。
其他印章申请应严格控制。
3.2刻制公司印章的刻制由总裁办行政部统一负责。
刻制标准应符合国家相关规定。
3.3散失、损毁、被盗公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和总裁办、中心一级的领导的确认。
行政部根据情况依本制度办理改制。
3.4废止由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交行政部处理。
除特别需要，由行政部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。
4.新制印章的登记
印鉴档案申请刻制好的印章应在行政部进行登记。
行政部应将每个印章登入“印章登记卡”（附件三）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。
5.管理
5.1公司印章由总裁办行政部归口管理。
其主要职责包括：
根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
5.2公司有关职能单位对所分工管理的法人章、公司钢印、公司业务专用章负管理的责任，承担用印的后果。
法人章主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书。
法人章的用印由总裁办法律部负责管理，用印时须与公司公章同时使用。
财务专用章，由财务部按公司财务管理制度规定使用。
5.3各事业部章，即各事业部的圆形印章，由各事业部领导指派专人负责管理。
5.4总裁办、中心、各事业部办公室及其所属各部负责本单位方形印章的管理。
原则上本款所列印章只能对内使用，不具备对外效力。
5.5其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围（参见附件一）执行并负直接责任。
5.6公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续，填写“用印审批单（附件四）”。
用印申请单位应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。
涉及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司主管领导审批，凡部门级领导签字的必须有上级领导的授权书，否则行政部有权拒绝用印，产生的后果由用印申请单位自负；一般性用印可由部门领导审批；常规大批量用印（如招投标用印）可视情况由用印申请单位经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。
用印申请单位对所选印种负责，行政部有权对用印申请单位所选印种提出质询。
公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致，严格把关。
5.7“公司公章用印登记表”（附表四）必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。
5.8公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。
5.9需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同行政部进行管理。
5.10公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。
印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。
公司印章的使用必须登记记录。
行政部部长对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。
5.11公司印章的使用限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室以外使用。
5.12公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。
持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。
6.使用范围
总裁办行政部在印章发放时，应书面确认该印章的使用范围，建立公司分类印章使用范围表（格式附后，见附件六）。
7.罚则
7.1严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。
7.2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。
8.本制度自发布之日起施行，由总裁办行政部解释并修改。
9.附件
9.1《其它专用章的使用范围表》
9.2《刻制印章申请表》
9.3《印章登记卡》
9.4《用印审批单》
9.5《公司公章用印登记表》
9.6《印章使用范围表》
附件一：
其它专用章的使用范围表
专用章名称
使用范围
项目部章
用于对
工程部章
用于以其部门名义向第二/三项目部发放工程质量巡检通知、工程分包招标工作通知以及部分验收报告等
附件二：
刻制印章申请表
日期
部门
经办人
印章种类
名称
材质
形式
年月日
申请理由：
使用范围：
管理权限：
管理人：
部门领导：
年月日
分管领导：
年月日
公司主管领导：
年月日
备注：
附件三：
印章登记卡
登记日期
年月日
登记号码
名称
印模
管理人
责任人
种类
形状
用途
制成日期：
年月日
印章材质
制印人
废止日期：
年月日
废止理由：
备注：
附件四：
用印审批单
部门
申请人
份数
内容
部门领导
年月日
总裁办、中心一级领导
年月日
主管
领导
年月日
备注
附件五：
公司公章用印登记表
序号
日期
申请人
部门
内容
份数
确认领导
审批领导
经办人
签名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
填表说明：
1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单”到行政部填写后方可用印；2、填写必须认真、清楚、详细；3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。
附件六：
印章使用范围表
种类
名称
形状
材质
印章内容
管理负责人
办理责任人
备注
注：
本表计划在行政部完成“印章登记卡”及印章档案后，将现于公司内部使用的各种印章汇总制表，使各种印章的使用及管理人清楚列明，便于查询。
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