商业物管部租费管理工作指引.docx

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商业物管部租费管理工作指引

商业物管部租费管理工作指引

总则

租费管理的基本原则：

严格履行合同，依法备案，依法纳税，依法维权；按合同办事，按程序办事，按规律办事；使收租收费工作有理、有力、有节。

第1节收租管理

1各地商管公司收租工作职责

1．1各地商管公司总经理是收租工作的第一责任人，要将租金收缴工作列为经营管理的重要指标，把责任逐级分解，落实到人，协调一致，确保租金按时、足额收缴。

1．2各地商管公司在开展收租工作前，必须从当地项目公司（产权人）取得租金收缴的授权委托书；跟踪当地项目公司完成政府主管部门对《租赁合同》的登记备案工作，确保收租工作的合法有效。

1．3各地商管公司应依据各地实际情况，指定专门部门（原则上为营运部）及专门人员作为收租工作的责任部门及责任人。

收租责任部门及责任人要与承租方（主力店、步行街商户和写字楼租户）保持良好的工作联系，密切关注收租过程，及时发现问题，沟通、协调、解决问题，按月向主管领导和地产集团商管物业租费部汇报租金收缴情况。

1．4各地商管公司财务部是租金收缴的审核部门，负责依据《租赁合同》审核租金收缴台账，并向承租方发出收租文件，协调各地项目公司财务部开具租赁发票，按时上报租金统计报表。

1．5各地商管公司应严格履行合同，按《租赁合同》及《物业管理合同》约定提供良好的物业服务，营造有序的经营环境，协调配合与承租方物业界面的管理，建立和保持良好的合作关系，消除和减少欠租隐患。

1．6各地商管公司应保持与当地项目公司的良好沟通，妥善处理和解决可能出现的设备维保、工程整改等承租方关注的工程问题，协调当地项目公司与承租方的合同关系。

1．7已转让的物业，按业主与当地商管公司签订的《物业管理委托协议》约定，对承租方提出的涉租问题定期与业主代理人进行沟通，及时解决承租方提出的问题或按形成的解决方案，协助业主代理人做好租金收缴工作。

2持有性物业主力店和步行街商铺的收租工作

2．1租赁信息的管理

2．1．1当地商管公司与当地项目公司和地产集团商管物业部沟通，取得《主力店租赁合同》。

2．1．2当地商管公司根据招商进度，及时归档《步行街商铺租赁合同》，并集中报送地产集团商管物业租费部。

2．1．3当地商管公司收租责任部门应建立主力店、步行街商户（写字楼租户）业务联系人台账，明确联系人、办公电话、手机、传真、注册地址等信息，并根据实际情况及时更新，归档。

2．2租赁合同及租金收缴台账的建立

2．2．1当地商管公司收租责任部门依据《租赁合同》，建立主力店、步行街商铺（写字楼）租赁合同台账和租金收缴台账。

2．2．2当地商管公司财务部依据《租赁合同》，审核主力店、商铺租赁合同台账和租金收缴台账，并报地产集团商管物业租费部审核确认。

2．2．3地产集团商管物业部审核后的租金收缴台账，是当地商管公司收租的依据，当地商管公司应严格按租费部确认的台账完成收租工作。

2．2．4地产集团商管物业租费部将结合目标责任制的管理指标，不定期对当地商管公司的租金收缴台账进行检查、稽核。

2．3地产集团商管物业租费部负责对各项目主力店和步行街商铺租金收缴情况进行汇总，以季度、半年度及年度租金收缴情况表的形式报送。

2．4物业的交付

2．4．1当地商管公司根据《租赁合同》约定，及时与地产集团商管物业部、当地项目公司沟通，确定主力店承租物业交付的时间。

2．4．2当地商管公司根据整场开业计划，及时与当地项目公司沟通，确定步行街商铺物业交付时间。

2．4．3当地商管公司参与当地项目公司与主力店物业交接，取得主力店物业交付确认书，掌握物业实际交付状态和进场日期。

2．4．4当地商管公司参与当地项目公司与步行街商铺的物业交接，取得步行街商铺进场交付确认书，掌握物业实际交付状态和进场日期。

2．4．5若实际交付给主力店的物业未达到《租赁合同》约定的条件，当地商管公司协调当地项目公司确定承租方进场条件整改时间表，协助当地项目公司与承租方确认实际物业交付日。

2．4．6若实际交付给步行街商铺的物业未达到《租赁合同》约定的条件，当地商管公司应协调当地项目公司确定承租方进场条件整改时间表，协调项目公司与承租方确认实际物业交付日。

2．5租金的收缴

2．5．1当地商管公司依据《主力店租赁合同》和《商铺租赁合同》和进场确认书，配合当地项目公司与主力店确定起始计租日，以及首期应付租金的支付时问。

2．5．2当地商管公司收租责任部门按照《租赁合同》约定，确定租金标准，或按照《租赁合同》约定向抽成计租的承租人索取营业财务报表，确认当期应收租金额。

2．5．3当地商管公司财务部审核应收租金额，由收租责任部门于缴租日前五个工作日，向承租人送达《租金、物业管理费缴纳通知书》，明确租金支付金额和支付时间，以及租金支付账户，并请承租方签收确认，归档保留原始文件。

2．6租金账户的管理

2．6．1当地项目公司开设的用于存储主力店租金及保证金的专用账户为当地商管公司收取主力店租金及保证金的账户，当地商管公司对该账户有查询权。

收租责任人员应及时跟踪租金到账情况。

2．6．2当地商管公司应在基本户所在银行分支机构开立专用账户用于存储步行街商铺租金及保证金。

当地商管公司应定期将收到的步行街租金和保证金净额划转到当地项目公司开设的租金专户中。

划转前完成当地商管公司内部审批流程即可。

2．7租赁发票的开具

2．7．1当地商管公司财务部协调当地项目公司财务部，取得由当地项目公司提供的加盖财务专用章或发票专用章的空白发票，按《租赁合同》约定的时间节点向承租方开具租赁发票，并由收租责任人员提交至承租方。

2．7．2当地商管公司财务部在收款和开票过程中应严格执行《货币资金管理制度》，开票和收款要严格分开，不得由一人完成。

并定期与当地项目公司财务部核对发票存根和实收租金。

2．8保证金的管理

2．8．1当地商管公司应配合由地产集团商管物业部负责的主力店保证金管理工作。

在需按《主力店租赁合同》的约定退还保证金时，当地商管公司应及时向地产集团商管物业租费部反馈主力店的缴租缴费情况。

2．8．2当地商管公司负责步行街商铺的保证金催缴工作。

步行街商铺保证金的退还或没收，须由当地商管公司财务部发起审批流程，经地产集团商管物业部后，方可执行。

2．9收租信息的反馈

2．9．1项目开业后，各地商管公司应根据集团和集团商管物业下达的步行街租金决策文件，将步行街招商租金标准的执行情况进行汇总，编制《商铺租金收益汇总表》，经地产集团商管物业部审核，作为步行街商铺租金控制管理的依据。

2．9．2当地商管公司应保持与主力店的信息畅通，凡有关主力店租金收缴方面的承租方投诉、信函、沟通会议纪要等，须及时上报地产集团商管物业租费部解决。

2．9．3当地商管公司应保持与步行街商铺的信息畅通，凡有关步行街商铺租金收缴方面的承租方投诉、信函、沟通会议纪要等，须及时上报地产集团商管物业租费部。

2．9．4当地商管公司对步行街商铺进行调整时，应执行地产集团商管物业部下达的租金标准，由地产集团商管物业部负责审核；步行街商铺调整后，当地商管公司收租责任部门应将租金变动情况及时上报地产集团商管物业租费部，并附《租赁合同》或补充协议，与此相关的租金台帐的更新须经地产集团商管物业租费部复核确认。

2．9．5当地商管公司财务部应于每年初（新项目在项目开业前），依据《租赁合同》及市场行情对本项目步行街商铺的年度租金收入进行预测，并上报地产集团商管物业租费部，租费部将于当年年末依据租金实收情况对年度租金收入预测进行复核。

地产集团商管物业部将对复核结果进行考核，纳入年度经营管理目标责任制体系。

2．10欠租的处理

2．10．1在送达《租金、物业管理费缴纳通知书》后，租金未按合同约定时间足额到账，收租责任人员应及时与承租方沟通，落实原因。

在确认租金因承租方原因未到帐后，应立即送发《欠租（欠费）通知书》，并在通知书中明确拖欠租金金额及应付滞纳金的标准和缴纳时限。

2．10．2在《欠租（欠费）通知书》送达五个工作日后，承租方仍未缴纳租金和滞纳金，又无合同约定的制约租金收缴等业主方和管理方原因，应及时发出《欠租（欠费）催缴通知书》限期缴纳欠租和滞纳金。

2．10．3因特殊原因引起的欠租，应定期（每月）送达《欠租（欠费）催缴通知书》，确认欠租金额，请承租方签收确认，并归档保留确认的原始文件。

2．10．4若承租户拒收各种催租催费文件，可用特快专递寄送上述文件至承租户公司所在地，并归档保留签收的原始文件。

2．10．5当地商管公司收租责任部门应根据承租方欠租原因，依据《租赁合同》，协调地产集团商管物业部当地项目公司，以及当地商管公司相关部门，解决承租方提出的问题，并跟进问题解决的进程。

2．10．6需要采取法律手段催缴租金，应提前将拟采取的方案上报地产集团商管物业及地产集团法务部，经地产集团法务部评估法律风险后方可实施，同时跟进过程，及时上报地产集团商管物业部。

2．11租金的减免

2．11．1主力店租金的减免，应以与主力店正式签订的补充协议为准。

当地商管公司应负责的与主力店签订补充协议的工作，并及时反馈主力店的缴租缴费情况。

2．11．2步行街商铺租金的减免应报请地产集团商管物业部，经各级领导审核同意后，并与步行街商铺签订补充协议后，方可执行。

2．11．3当地商管公司依据与主力店、步行街商铺补充协议更新的租金收缴台账，须经地产集团商管物业租费部复核确认。

2．12租金收缴工作界面的划分

2．12．1在确认主力店实际计租日以前，当地商管公司应积极参与，会同当地项目公司与主力店协商、协调因起始计租日不确定而导致的欠租问题。

当地商管公司应协调主力店确认实际计租日，将各主力店的首付租金及时、足额地催缴到位。

2．12．2当地商管公司应及时反馈因主力店对《租赁合同》条款产生歧义导致的欠租问题，配合地产集团商管物业租费部与主力店协商解决欠租。

2．12．3在当地项目公司完成《租赁合同》约定的物业交付条件之前，当地商管公司参与会同当地项目公司协调解决因工程问题引起的欠租。

2．12．4在当地项目公司完成《租赁合同》约定的物业交付条件之后，当地商管公司负责解决因工程、物业管理以及运营管理方面问题引起的欠租，地产集团商管物业相关部门予以协调配合。

3持有性物业写字楼租赁管理工作

3．1租赁责任部门的确定及职责

3．1．1各地商管公司应依据各地实际情况，指定专门部门（原则上为招商部或营运部）作为写字楼租赁工作的责任部门。

3．1．2租赁责任部门须对项目周边写字楼市场进行调研，制订写字楼租赁营销方案和租赁计划并上报地产集团商管物业部审批。

3．1．3租赁责任部门应依据地产集团商管物业部批复的写字楼租赁营销方案，制订写字楼租金标准体系和营销计划，开展租赁工作，每月上报写字楼租赁合同台帐及写字楼租控表，并协助业主完成对写字楼租户的进场交接确认工作。

3．2租赁合同的审批

3．2．1当地商管公司租赁责任部门应依据经地产集团法务部审核过的标准租赁合同版本与写字楼租户洽谈。

3．2．2写字楼租赁合同上报至地产集团商管物业租费部审批。

超出租金指标须按分权手册逐级审批后执行。

3．2．3当地商管公司租赁责任部门应将写字楼租赁合同上报至地产集团商管物业租费部审批。

超出确定的租金指标须按分权手册逐级审批后执行。

3．3持有性物业写字楼的收租工作

3．3．1写字楼租赁信息的管理、租赁合同及租金收缴台账的建立、物业的交付、租金的收缴、租金账户的管理、租赁发票的开具、保证金的管理、收租信息的反馈、欠租的处理和租金的减免均参照持有性物业步行街商铺的收租工作。

4销售性物业未出售部分的收租工作销售性物业未出售部分的收租工作同持有性物业的收租管理工作。

5已转让物业收租工作

5．1当地商管公司应根据《租赁合同》变更的相关协议和《物业管理委托协议》，确认与业主及业主代理人的工作关系，并建立业务联系。

5．2根据物业转让协议和要求，当地商管公司有义务协助业主代理人收缴租金。

5．3当地商管公司收租人员应及时与业主代理人了解和跟踪当期租金收缴情况，协调与承租人的沟通，通报与主力店沟通例会情况，配合收租工作。

5．4对承租人提出的欠租原因，应积极协调当地项目公司及商管公司相关部门妥善解决，确保租金的及时足额收取。

5．5业主方采取法律手段催缴租金时，当地商管公司应给予积极配合，严格履行《租赁合同》和《物业管理合同》的相关约定，维护业主利益，同时及时跟进和上报过程与结果。

第2节停车场收费管理

1各地商管公司停车场收费管理职责

1．1各地商管公司应根据当地法律、法规办理停车场经营许可证明及停车收费许可证明，并依法进行年检，确保经营收费的合法有效。

1．2各地商管公司每年应制订年度停车场经营年度指标，报地产集团商管物业部批准，纳入年度经营目标责任制考核体系，并依据经营目标责任制，制定停车场经营方案，将年度指标分解到月，把责任分解到人。

l．3各地商管公司物管部是停车场收费的责任部门，应严格执行政府物价部门审定的收费标准，加强收费管理，做到票款相符、日清日结，杜绝徇私和侵占公司利益的行为。

1．4各地商管公司财务部是停车场收费的监督管理部门，负责日常收费审核稽查，以及建立、上报停车场收费台账，按月统计，依法纳税。

1．5对已转让物业的停车场收费，应按《停车场租赁合同》约定的时间节点及时与业主完成《停车场租赁合同》的续租手续，并完成相关合同备案工作。

并依据与业主签订的《停车场租赁合同》，按月向业主代理人编报停车场收费台账，按约定比例支付停车场税后收入。

1．6各地商管公司应注重停车场广告、多种经营等创收资源的开发，结合各地城市综合体实际经营状况，拓展创收渠道。

1．7定期对停车场不同时段的车位利用率、收益率进行统计，包括：

固定包月停车收入、临时停车收入、占用车位其它经营收入等，同时对周边停车场的经营情况进行调研，对停车场的经营形势进行综合分析，并形成分析报告，适时调整停车场经营方案。

2停车场收费工作

2．1各地商管公司应建立停车场台账，明确规划车位、已售车位、主力店免费使用车位、多种经营占用车位、可经营车位等数量，以及与主力店约定的停车优惠政策。

2．2各地商管公司应建立停车场年度收费台账，按月统计汇总停车场税前收入、税金支出、发票工本支出、政府主管部门管理费支出及扣除以上支出后的净收入，并依据与业主约定的比例对净收入进行分成。

2．3各地商管公司财务部应于每月第三个工作日内，编制上月停车场收费报表，上报地产集团商管物业租费部；对已转让物业的停车场收费报表，经地产集团商管物业部审批后，报送业主代理人，并于第五个工作日内，按约定比例向业主代理人支付停车场收入。

2．4在停车场内占用车位的多种经营项目，须报地产集团商管物业部批准，已转让物业，须报请业主审批。

2．5停车场内占用车位的多种经营收人，均应列为停车场收入。

第3节户外广告位收租管理

1．各地商管公司收租责任部门应建立户外广告位台账，明确规划内户外广告位、可出租广告位、已出租广告位、未出租广告位以及主力店免费广告位的数量、面积。

2．各地商管公司财务部依据收租责任部门提供的《广告位租赁合同》，建立户外广告位年度租金台帐，按月统计汇总广告位税前收入、税费支出及扣除以上支出后的净收入，并依据与业主约定的比例，对净收人进行分成。

3．各地商管公司财务部应于每月第三个工作日内，编制上月户外广告位收租报表，上报地产集团商管物业租费部。