展会流程与准备全面完整版.docx
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展会流程与准备全面完整版
展会流程与准备
一．展前准备
1.确认展会信息及预算费用
2.展位选择与布置
3.展品选择
4.参展人员确认与分工
5.携带物品与资料
6.邀请客户参展
二．展会接待
1.接待注意事项
2.收集客户信息
三．展后跟进与分析总结
1.客户资料整理与分配
2.联系跟进客户
3.总结与效果分析
一．展前准备
1.确认展会信息及预算费用
了解展会的承办单位，举办时间与地点，影响力，往期效果与反馈，最好选择效果比较好影响力比较大的展会。
同时与展会代理商了解参展价格及参加展会的相关费用，并做好展会预算.如展台设计费,差旅费,广告费,宣传赠品费等。
2.展位选择与布置
1）选择出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段
2）避免死角，长排中段，有墙柱障碍等展位。
3）对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。
4）了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。
3.展品选择
1）公司主打产品。
2）具有技术代表性的产品。
3）较具有竞争优势，能吸引客户的产品。
4.参展人员确认与分工
根据公司的规定来确认参加展会的人员。
参展人员需要提前了解展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等），行为规范和礼仪，职责分配和合作沟通，活动时间表
产品知识及常规问题的统一回答，确认各项展前工作任务安排与落实。
此外，还需要加强学习产品知识及行业知识，了解每一款产品的特性及卖点，加强业务谈判技巧及灵活性。
5.携带物品与资料
展示样品，空白PI（合同），报价单，证书，产品画册，宣传海报及易拉宝，参展人员名片，名片收集箱，电脑，本子，笔，订书机，计算器，透明胶，咖啡茶水，小礼物。
6.邀请客户参展
在公司各网站上展示展位信息，可通过邮件，，和Skype,WhatsApp,Viber,Line,Wechat等在线聊天工具发送邀请函对新老客户进行邀请到展位。
此外，还可通过社交平台（如Facebook，Linedin,Twitter等）对展位进行宣传与推广，并邀请社交平台的潜在客户进行邀请到展位。
二．展会接待
1.接待注意事项
全体参展人员要求统一照装；佩戴员工名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情。
参展人员不要坐着，不要看书，不要在展会上吃喝，不要见人就发资料，随时做好接待客户的准备。
同时，看管好样品及私人物品。
2.收集客户信息
跟客户交流了解客户的关注点，销售渠道，公司规模和采购量，挖掘客户需求，强调公司及产品的优势，同时要交换名片或联系方式，并记录聊天内容要点，必要时销售样品，最好现场签单，然后邀请客户合影留念。
若参展人员多或展位客户不多的情况下，可考虑逛展寻找客户并了解行业技术及新品等。
三．展后跟进与分析总结
1.客户资料整理与分配
整理好客户名片，联系方式及对应客户的展会现场沟通内容与要点，然后按序号编排好客户资料，并转达给同事跟进。
2.联系跟进客户
业务员需整理好客户资料，了解客户资料背景及需求，及时通过邮件，在线聊天方式或社交平台对客户进行有效跟进。
3.总结与效果分析
通过展会参观流量，有效客户数量，展览对销售的促进效果，客户对该次展览的印象等进行分析与评价，然后提出此次参展过程中遇到的问题与不足，并提出整改建议，分享给同事们。
展会工作总结
本次在我区域内的XXXX论坛已经顺利落下帷幕，在此我向公司领导做一个参展报告，此次会议是XX、XX两省XXX界进行学术交流的重要学术活动，在XX都具有一定区域效应，所以非常感谢公司能够支持并给予我们XX区域这次参展的机会，此次参加展会人数约有XX多人，基本涵盖了XX、XXX两省主要XXX的XXXX，对公司品牌的推广起到了很好的作用，让我公司在XXX区域内提高了一定的知名度，也为我们以后在XX内推广本公司的XX设备提供了一定的助力，这也是我们参加本次XXX最大的一个收获。
而在展会上遇到的各种各样的问题，则使我的知识面更加宽广，对康复行业有了更新的认识并且从中汲取经验，学会了很多在平时工作当中学不到的专业知识，现特对本次展会加以总结，具体如下：
好的方面：
1、为了能够顺利参加本次展会，在展会的前期准备中，我们两省都针对性的拜访了参会的目标客户，对目标客户的需求意愿进行摸底，做好接待方案和湖北的同事分工合作，完成了对重要客户的接待和保障工作。
2、在展会宣传资料、展品以及办公用品的上我们都做了完备的准备，对于来参观的每一位客人，我们都及时的把客户资料做好备份，有名片的交换名片，没有名片的也做了登记，以便今后能够方便后期的业务联系。
不足之处：
1、在展会效果上因没有申请摆放视频播放设备，来播放公司宣传片，也导致在宣传效果上没有达到预期，这个在以后的展会上也是需要改进的。
2、在人员配置上虽然有XX的同事过来进行协助，但由于公司康复产品种类比较多，加之参会人员较多，有时来展位上咨询的客户较多时，没能及时给予接待讲解和接待，所以在以后这一类的大型会议中，我也会合理的安排申请公司的人员协助。
3、在产品展示上由于在展会之前没计划好参展的展品，在后期时也考虑到展位大小位置的关系，所以也没有申请样机的展示，导致我们机器人等拳头的产品不能给客户更为直观的一个感受，也让我们在讲解中面临了一些问题，这点我也会在以后的参会中引起重视。
4、展会赠品上，本次展会大多数的厂家都设有赠品，而且赠品也分为几个档次，这样不仅吸引参观者更加愿意了解产品信息，而且遇到大客户，我们如果有一些好的礼品增送，也能够促进今后的合作，这点也是在以后的展会中可以进行改进的。
以上就是我对于这次展会的总结
总体来说，本次展会经过全体员工的努力还是比较顺利的，并且对公司的品牌也进行了很好的推广，我更是在展会上学到了以前没学到的知识，并且对康复行业有了一个更新的认识。
我在以后的工作当中，将进一步提升自身的专业知识以及销售谈判能力，与同事保持良好的沟通，与公司共同成长。
关于展会后的计划安排，具体还是将以成单为目标导向来安排行程，对于出差方面将根据具体客户情况进行相应调整。
这里就不做赘述！
XXX
20XX年XX月X日
展会流程
展会方案工作流程：
流程次序
任务主题
任务描述
时间计划
责任部门/人
说明
展会方案
展前30天
前期准备工作
1
确定展示需求
论证并确定目前提供展示方案并符合展示要求。
3天
策划部
讨论会
参展设备清单
详细参展设备需求清单，安装需求
区域介绍展板
宣传册准备
1天
席文华
2
方案设计
结合市场需求设计详细招展方案
3天
外联部
第一次设计方案评审
共同参与第一次设计方案论证、评审提出修改方案提出改进要求进行第二次评审。
3天
策划部
讨论会
第二次设计方案评审，确定展会设计方案
进行二轮设计评审，细化设计方案，去除不合格设计思路。
制定符合形象的展示方案
3天
策划部
第三次设计方案送交学校相关老师评审
由老师评审，并进行调整后，最终确定设计方案。
展前20天
策划部
讨论会
搭建根据方案制定具体施工计划。
确定展板设计图
3
合同签署
完成施工效果图并与合作方签署合作合同。
3天
外联部
4
展会工作分解任务书
分解工作任务书
2天
蔡腾
联系租用音响等相关事宜
2天
易雅芝
各部提交最终参会人员。
3天
蔡腾
交至蔡腾处
确认邀请情况
2天
蔡腾
产品准备完毕，现场辅助产品准备完毕、
3天
宣传材料准备完毕
包装运输
搭建
展前5天
现场布展
1
前期
搭建展柜制作，喷绘等
3天
宣传部
2
布展施工、设备安装调试
1.参展搭建
2.产品到位，调试人员到位
2天
宣传部
1.基本搭建完成
2.完成各自区域设备安装、调试
2天
搭建组
参展
展会2天
展会现场
1
展前
提醒展会纪律注意事项
现场指挥组
2
展中
参展工作手册
2天
现场指挥组
撤展
展后1天
撤展
1
拆除展位
收好帐篷，桌椅等
2
展商产品
组织好展商的撤离
3
现场卫生清洁
处理好展会现场的卫生
4
总结会
对此次展会的总结，并写出总结报告
讨论会
合同
甲方：
___________________________________________（公司全称）
乙方：
___________________________________________（公司全称）
鉴于：
1.甲方愿意委托乙方为其提供__________年_____月_____日在上海举行的“____________________________”的服务。
2.乙方愿意接受甲方的委托为其提供__________年_____月_____日“____________________________”活动的服务。
双方经协商一致。
本协议由中文写成。
本协议一经签字，双方同意遵守此服务协议及其所有附件的各项条款。
涉及双方的有关服务项目则受其规范和制约。
一：
乙方对甲方的有关服务
乙方为甲方提供__________年_____月_____日“____________________________”
活动的设计、制作、装置及除场地供应方应提供的所有演出灯光外的效果灯光服务。
*服务内容不包括报价以外的服务项目，如需额外服务，乙方将追加服务费用。
二：
乙方责任
1.对于乙方提供的所有方案应得到甲方确认；
2.乙方应在双方商定的日期完成相关服务内容。
三：
甲方责任
1.甲方须提供服务所需的相关资料（包括文字和图片）；
2.在验收合格后按期支付乙方相关服务费用；
四：
共同责任
双方同意在此协议下：
1.若没有事先的书面同意，任何一方都无权在任何促销、宣传资料中使用另一方的商标、商号及其他相关称谓；
2.任何一方保留与非本协议的第三方签订同类协议的权力；
3.任何一方仅授予本协议内所列明的许可权，而并无授予任何其他许可权（包括专利许可在内）；
五：
协议期限
本协议自签订之日起生效，至双方在本合同内所规定的全部义务履行完毕后终止。
六：
保密资料
1.除双方另行书面同意外，甲方与乙方在履行本协议中做出的所有资料交换均在保密基础上进行。
2.无论上文如何规定，乙方应保存所有有关的原始资料，包括但不限于甲方相关人员提供的。
该有关资料应继续是甲方的专有财产。
在合同结束后，归还甲方。
七：
不可抗力及其他延误
1.如果本协议任何一方因诸如战争、严重火灾、水灾、台风、地震、社会骚乱或其他自然灾害或其他不可抗力影响，从而阻碍了本协议的履行，则本协议的履行时限可予以延长。
2.如果不可抗力事件的影响持续超过150天，协议双方应尽快通过友好谈判，以求达成继续履行协议之共识。
八：
一般规定
1.任何一方不应向无关的第三方透露本协议的条款和条件，但为遵守任何有关法律而需要透露除外，所有有关本协议的存在、内容履行或签署及涉及本协议所述安排的宣传稿及公告应在发表之前经双方协商批准。
2.本协议及其附件是双方之间完整及唯一的协议，并取代双方以前就本协议的口头或书面协议、报价、建议书、合同、谅解及通讯。
3.任何一方在任何情况下放弃追究另一方任何违反本协议的行为不应被视为放弃该方在任何其他情况下对违约的权利。
九：
仲裁
1.本协议受中国法律管辖并按中国法律解释。
2.因
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