行政部后勤管理综合制度.docx

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行政部后勤管理综合制度

办公室综合管理制度

第一章总则

NO.1制度范围

1、为加强公司办公室日常工作事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度;

2、本制度适用于公司各部门.

第二章印章管理

NO.1公司印章管理部门

由公司办公室行政办公室统一管理，其根据公司需要确定公司印章的种类、范围、数量，组织印章刻制、发放、停用和收回、销毁，管理公司印鉴档案，管理公司公章，负责公司公章用印，制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。

NO.2公司印章的种类管理

1．公司公章___公司按法定程序经工商办公室管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。

2．法人章___刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。

3．总经理章___刻有公司总经理名字的印章。

4.部门管理章___刻有审核部门名称的用章（如用于日常车辆管理、资产入库审核等的行政后勤管理章；人事入、离；考勤审核等的人力资源部专用章等）。

5．财务章___刻有公司专用的公司财务用章

6．其他专用章___因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，增刻此类印章在申请时必须列明印章使用范围并报公司领导批准。

NO.3印章的申请与刻制、废止

1．各部门申请必要的业务用章时，需以书面形式向总经办提交刻制印章申请表。

申请表必需由部门负责人提交并经公司总经理批准。

2．公司印章的刻制由办公室行政后勤管理部统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。

3．公司印章发生遗失、损毁、被盗的情况时，管理人员应迅速向管理部门部说明原因，经相关负责人和总经理确认，管理部门部根据情况办理挂失、再刻制手续。

4．由于部门变更或其他原因废止的印章，使用部门应及时将印章交办公室综合管理部处理。

5．申请刻制好的印章应在管理部门进行登记，管理部门应将每个印章登

入印章登记卡内。

NO.4印章的使用与管理

1.公司印章管理部门一般由行政后勤管理部、人力资源管理部和财务部三个部门管理。

（1）行政后勤管理部管理公司的公章和行政日常管理章（用于日常车辆管理、资产入库等方面的管理）；

（2）人力资源部管理人力资源部部门章（用于人事入、离及考勤、考核等方面管理）；但签订劳动合同时应使用单位公章。

（3）财务部管理公司财务章、法人章（用于公司资金管理、与国家相关职能部门工作上及其它方面的管理）。

（4）其它部门的部门专用章根据情况需要由本部门管理或由行政后勤管理部代管理。

2.申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批；

部门章一般性用印可由部门负责人审批。

3.常规大批量用印（如劳动合同用印）可视情况由用印申请部门经办人直接填写公司公章用印登记表即可用印。

4.用印申请部门对所选印种负责，办公室人事部有权对用印申请部门所选印种提出质询。

5.公司公章用印登记表必须由用印申请部门经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细地填写。

6.公司公章的保管人施印时必须认真核对用印审批单与公司公章用印登记表上的内容是否一致，严格把关。

7.公司部门业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。

8.需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室部进行管理。

9.公司印章的使用范围限在公司内，不能将印章携带出公司以外使用。

10.公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，办公室部做特别登记、追踪管理。

11.持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。

12.公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度。

NO.5印章管理罚则

1．严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。

2．违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的办公室和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究其法律责任。

第三章文书资料管理

NO.1目的

为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。

NO.2范围界定

本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。

NO.3适用范围

本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。

N0.4文书制作规范

1.文书的制作要领

（1）文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。

（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。

（3）必须明确起草文书人的责任，并正确署名。

（4）修改请示提案时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。

2.文书的署名

（1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。

（2）对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。

如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。

除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。

NO.5文书的盖章

1．在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。

2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。

3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。

第四章文书的收发

NO.1到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。

1．一般文书予以启封，并分送各部门。

2．私人信件直接送收信人。

3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。

NO.2各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。

NO.3需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。

如是公司内部文书，原则上不需封缄。

第五章文书的处理

NO.1普通文书处理

1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。

2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。

NO.2机密文书处理

1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。

2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本规定约束。

NO.3与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。

第六章文书的整理与保存

NO.1文书的整理与保存

1．全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

2．员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

3．分公司或分支机构的文书分为两类：

一类是特别重要的文书，直接归行政部专门人员保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。

NO.2文书的保存年限

1．永久保存文书的分类

章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。

2．保存10年文书的分类

请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。

3．保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

4．保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。

如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。

5.保存6个月文书一般指即时发生的批复等，不重要的请求类文书。

NO.3注意事项

1．对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。

2．如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。

第七章文书的借阅与销毁

NO.1各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经总经理同意后方可借阅。

N0.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。

NO.3对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。

机要文件一定要以焚烧的方式销毁。

任何人不得擅自销毁文件或出售。

不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。

第八章资料借阅管理规定

总则

为了加强对公司资料的管理和利用，确保资料的完整与安全，使现存资料能够更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。

本规定适用于公司阅览室存放的文件、报纸、杂志、内刊和音像制品等各项资料的借阅管理。

一、借阅时间

NO.1资料借阅时间统一为周一到周五8:

00~17:

00，地点为资料保管室。

NO.2如果超出规定时间急需借阅资料，须经部门负责人签字后，报行政部经理审批，审批通过后联系资料保管人员办理借阅手续。

NO.3资料的借阅期限为7天；因工作急需借用的资料，可适当放宽借阅时间，但最长借阅期限不超过14天。

二、借阅规则

NO.4资料管理人员应严格按照规定，主动、热情地做好资料借阅管理工作。

严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。

NO.5公司文件资料、音像等一般只允许在公司资料室内查阅，未经许可，任何人不得私自将文书、音像等资料带出室外。

NO.6图书、杂志等资料可以借出，但借阅期限不得超过3天，逾期不能归还者，需到资料室办理续借手续。

NO.7对长期借阅资料不归还，不说明原因，又不办理续借手续者，资料保管人员要通知借阅部门负责人催还，否则对其整个部门暂停资料借阅。

NO.8员工必须爱护所借资料，不得污染、损坏、拆散、遗失，不得涂改、圈划、批注和剪裁。

如造成借阅资料丢失或损坏，应按原价的2倍予以赔偿。

NO.9资料保管人员对借阅人借出和归还的资料，要当面进行清点，核对后予以登记。

每年年底，资料保管人员要对全年借出资料进行清点、催还。

如借阅人有工作需要，可重新办理续借手续。

NO.10凡调出、离职或较长时间外出工作、学习的人员，离开公司前必须归还全部所借资料，否则不能办理调离手续。

NO.11资料管理人员及资料借阅人员应严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育、罚款等处分。

第九章资料销毁管理规定

NO.1目的

为规范公司文件资料的回收销毁工作，确保公司信息安全，防止泄密事件的发生，特制定本规定。

NO.2职责划分

1.行政部办公室具体负责资料销毁工作。

2.其他部门配合完成资料销毁工作。

NO.3资料销毁程序

1.资料管理人员填写“公司文件资料销毁审批表”交部门主管、办公室主任审核，凡属密级的文件资料，必须由总经理批准方可销毁。

2.资料管理人员统计、整理经批准允许销毁的资料，认真核对后编制“销毁清单”。

3.由总经理或分管副总经理指定两名监销人，在销毁资料前，对拟销毁资料进行认真清点与复核，资料销毁后，分别在“销毁清单”上签字。

4.资料销毁工作结束后，资料管理人员应及时做好资料的整理、检索调整等善后处理工作，并做好已销毁资料的登记造册、存档工作。

NO.4需要销毁的内部文件、资料和图表等，应登记造册，一律由行政部组织处理，不得由个人私自处理、销毁，并严禁作为废品出售。

NO.5对违反本规定造成失、泄密者，要追究其责任，对后果严重者将严肃处理，直至依法追究其相应的法律责任。

NO.6本规定由行政部负责解释。

第10章保密制度管理

一、总则

NO.1目的

为了保证公司的整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展，特制定本规定。

NO.2保密范围

1.公司重大决策中的秘密事项。

2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

3.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

4.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

5.公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

6.公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。

7.其他经公司确定应当保密的事项。

NO.3保密级别的划分

1.绝密：

一旦泄露会使公司利益遭受特别严重的损害。

2.机密：

一旦泄露会使公司利益遭受严重的损害，如设计说明书、设计图纸、源代码等。

3.秘密：

一旦泄露会使公司利益遭受较大的损害，如质量报告、软件修改记录单等。

NO.4适用范围

公司所有人员，包括技术开发人员、销售人员、行政管理人员、生产和后勤服务人员等（以下简称为“工作人员”），都负有保守公司商业秘密的义务。

二、保密管理

NO.5秘密文件保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。

NO.6档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。

NO.7档案室（柜）内一切设备、设施，任何人未经许可不得使用或随意翻动。

NO.8行政部应定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；对保密文件应专门登记造册，并定期清查，防止丢失和错漏。

NO.9传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅览，严格控制传阅件的行踪，以防丢失。

NO.10严格限定密件的接触范围。

凡查阅公司密件者，一律须办理申请批准手续和登记手续，方可使用“文件调阅单”。

NO.11对保密内容未经许可，任何人不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。

NO.12公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部需立即作出相应处理。

NO.13公司按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议，以维护双方的合法权益。

NO.14公司工作人员离开公司时，必须将有关本公司的技术信息和经营信息的全部资料（如试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等）全部交回公司。

三、密级变更及解密

NO.15因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交具有相应权限的公司领导批准变更。

NO.16对尚在保密期内的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交拥有相应权限的主管领导批准解密。

保密期届满，除要求继续保密事项外，可自行解密。

四、违纪处理

NO.17对违反本规定的人员，视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。

情节特别严重的，公司将依法追究其法律责任。

NO.18利用职权强制他人违反本规定的，应给予警告处分，并处以元以上的罚款；性质严重的，予以辞退。

五、附则

NO.19本规定未尽事宜，由公司另行规定。

NO.20本规定自发布之日起执行。

第十一章库房管理

NO.1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。

NO.2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好。

检查过程中，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目；如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

NO.3.物资入库后，应当日填写账卡。

NO.4.严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经办公室人事部经理批准后方可出库。

NO.5.严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

NO.6.库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

第十二章员工宿舍管理

N0.1集体宿舍住宿安排管理。

1．公司员工免住宿费及水电费。

2．管理人员公司原则上不提供住宿，特殊情况需向公司申请获得批准后方可入住，并服从公司安排，住房补贴将不予发放。

3．非相关领导同意，不得携眷住宿，如确有需要，公司将收取一定的水电费及管理费。

4．员工离职，办完离职手续并支取工资后，于当日搬离宿舍，不得借故拖延。

N0.2各宿舍由寝室室长直接负责管理，其工作任务如下所示。

1．监督管理宿舍一切内务，包括清扫、秩序和水电管理。

2．监督各室住宿人员维护环境清洁，并提醒其注意关闭门窗。

3．员工必须服从公司对其宿舍的安排与适当调整，不得随意对调床位或变更房间。

4．宿舍所有器具设备，住宿员工有责任维护其完好。

如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员担负修理费或赔偿费，并视情节轻重给予纪律处分。

NO.4住宿员工应遵守下列规定。

1．服从行政人事部的统一管理与监督。

2．房间清洁在寝室室长的安排下，住宿人员轮流负责，应注意节约用水、节约用电。

3．室内不得使用或存放危险品及违禁物品，室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电器。

4．被铺摆放整齐；换洗衣物不得堆积室内，应在指定位置晾晒晒衣物；垃圾应集中倾倒于指定场所。

5．贵重物品应避免携入，违反规定放入室内而致丢失者责任自负。

员工自已财物自已保管，任何人未经主人同意不得擅自挪用他人物品。

6．不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或从事其他不健康活动。

N0.5住宿员工发生下列行为之一，即取消其住宿资格。

1．不服从宿舍管理员监督、指挥。

2．在宿舍赌博、打麻将、斗殴、酗酒。

3．蓄意破坏公用物品或设施，擅自在宿舍内留宿异性客人或外人。

4.经常妨碍宿舍安宁且屡教不改有偷窃行为。

5.在室内烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电话的行为。

NO.6附则

1.本规定未尽事宜，由公司另行规定。

2.本规定自发布之日起执行。

第十三章公司车辆管理

总则

为合理、有效地对公司车辆进行安排，提高车辆使用率，节约车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，最大限度地满足公司业务用车的要求，特制定本制度。

适用范围：

本制度所指车辆为公司的办公室办公车辆。

第一节车辆使用管理

N0.1车辆使用范围

1.公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。

2.接送公司宾客和公司办事人员及其他紧急和特殊情况用车。

N0.2车辆使用程序

1.车辆使用实行派车制度。

用车需填写“车辆用申请单、派车单、领取钥匙及行驶登记单”，经部门经理级及以上领导批准后，由车辆主管统一安排。

2.司机按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。

3.用车完毕后，司机按实际用车情况进行记录。

4.对同一方向、时间段的派车应尽量合理，减少派车次数和车辆使用成本。

5.车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法则。

6.驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆作基本检查。

如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。

7.驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家，或作私用，违者将受处罚。

经公司特许或返回公司，已逾晚上---点的列外。

8.车辆应停放在指定位置。

任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。

9.驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，并于使用后将车辆清洗干净。

10.在不影响公务的情况下，主管副总可酌情满足员工因私用车的要求，但对隐私用车应严格严格审批。

11.为私人目的借用公车时，员工应先填写“车辆使用单”，并注明“私用”字样，并经相关主管审核后转财务部稽核相关费用。

12.为私人目的借用公车时，若发生事故，导致违规、损坏、失窃等，在扣除保险理赔金额后的全部费用由个人承担。

13.车辆使用过程中，所有闯红灯、电子眼、超速等一切违反国家道法、道规的行为皆由当时驾驶员负责（谁开车谁负责的原则，依据派车单及相关登记为查询依据，所以请使用人做好交接手续）。

第二节车辆保养、维修管理

NO.1目的

为了加强公司车辆的维修保养管理和费用控制，提高车辆完好率，以确保车辆安全、良好的运行状况，特制定本制度。

NO.2适用范围

公司全部车辆的维修保养工作均应参照本制度执行。

NO.3职责

1.综合办公室行政部经理负责对车辆维修保养服务提供方进行评定和选择，对维修项目进行审核。

2.车辆主管负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量和维修记录等资料。

3.驾驶人员负责及时发现、检查故障，并实施车辆维修保养工作。

第十四章公司档案管理

总则

N0.1目的

为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。

NO.2适用范围

本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按规定进行管理。

N0.3管理部门

1．文书结案后，原稿由办公室部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。

如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。

2．各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。

NO.4文件交接

文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5．如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

NO.5文件整理

点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。

1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并整理齐后钉牢。

3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

NO.6档案分类

1．档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2．档案分类应力求切合实用。

如因档案较多、三级分类不够用，可在NO.三级之后增设NO.四级“细类”。

3．同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4．每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。

5．档号的表示方式如下：

Y为园林公司代号XY为办公室综合管理部部代号。

1）全宗号

档案馆（室）给定每个全宗的代码。

a-现存放于办公室部，暂定代码为01馆（室）

2）案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码

a-办公室综合行政管理部总部---代码为：

Y-XZb-宜园环境艺术工程有限公司---代码为：

YYHJ

3）类别号

馆（室）藏档案类别的代码。

下例为综合行政类别代码例举：

a-员工入职表档案---代码为：

001例：

01YYHJ001-序号-份/页数；

b-员工晋升、薪资调整、岗位变