会展文案讲稿 第5章 会展运作阶段的.docx

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会展文案讲稿第5章会展运作阶段的

第5xx会展运作阶段的文案（下）

【本章导读】

本章主要介绍会展运作阶段的展会宣传推广计划、会展广告文案、展会通讯和会展记录4种文案。

通过本章学习，要求了解展会宣传推广计划的特点、会展广告媒体的选择、展会通讯的作用，掌握展会宣传推广计划的内容、会展广告文案的写作、展会通讯的内容、会展记录的格式。

【关键词汇】

展会宣传推广计划会展广告文案展会通讯会展记录

5.1展会宣传推广计划

【训练要领】

展会宣传推广计划在展会策划和营销工作中起到重要的作用，也对展会的发展和各方面的工作具有重要的影响，具有整体性和计划性的特点，宣传推广的方式多样，可灵活组合。

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5.1.1展会宣传推广计划的含义

展会宣传推广计划就是简要介绍展会宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及展会计划如何扩大其影响的措施等。

5.1.2展会宣传推广计划的特点

一般来说，展会宣传推广具有以下一些特点：

1）整体性

与展会招展宣传推广和展会招商宣传推广不同，展会宣传推广服务于整个展会，是一种整体的宣传推广工作。

2）阶段性

展会宣传推广是随着展会筹备工作的进展和展会的实际需要而分步骤、分阶段逐步实现的。

3）计划性

展会宣传推广的任务多，阶段性强，这就要求在展会一开始筹备时就必须认真规划好展会的宣传推广工作，照顾到展会筹备工作各方面对宣传推广的需要，给展会筹备工作以强有力的全方位的支持。

4）服务性

展览本质上是一种服务，它属于服务业的范畴。

5.1.3展会宣传推广计划的内容

基于展会宣传推广的整体性和计划性等特点，几乎所有的办展机构都将展会的招展宣传推广和招商宣传推广纳入展会宣传推广计划中，由展会负责宣传推广的部门来统一制订和实施。

1）广告

广告包括在专业杂志、大众媒体、网站户外媒介（如户外广告牌、交通工具等）、包装媒介等上面做的各种广告。

2）软件文章和图片

软件文章和图片包括在专业报纸杂志、网站、广播电视等媒体上刊登的各种对展会的评论、报道、特写和消息以及相关图片等。

3）直接邮寄

直接邮寄包括办展机构向其客户直接邮寄的各种展会宣传资料，如展会宣传单、展会说明、观众邀请函等。

4）新闻发布会

新闻发布会是展会在社会上进行展会形象宣传推广的主要方式，是媒体获得新闻的重要途径。

5）人员推广

人员推广包括展会有关工作人员对各机构和客户的直接拜访、电话、传真和E-mail联络等。

6）展会推广

展会推广包括在国内外各种同类展会上的宣传推广活动。

7）机构推广

机构推广包括与各行业协会和商会、国内外的办展机构、国际组织、外国驻华机构和政府主管部门合作进行的各种推广活动。

8）公共关系

公共关系是指办展机构利用各种传播手段和社会公众沟通感情，建立良好的社会形象和经营环境的活动，如加入国内外著名的行业协会，积极参加行业活动，举行公益事业活动等。

9）展会相关活动

展览期间举办的各种活动如会议、比赛、表演等都是展会宣传推广的重要组成部分。

10）在有关网站上宣传推广

无论展会宣传推广计划中选择了哪种宣传推广方式和渠道，都应该明确推广目标、作出费用预算，便于宣传推广活动的实施和效果评估。

5.2会展广告文案

【训练要领】

会展广告是会展宣传的重要方式，也是吸引目标观众的主要手段之一。

会展广告文案写作要符合要求，做到主题鲜明、内容真实、形式活泼。

5.2.1会展广告的含义

会展广告是指围绕举办会展活动而进行的广告宣传活动，属于商业广告的一种。

5.2.2会展广告媒体的选择

选择会展广告媒体主要看媒体的对象。

1）大众媒体

2）专业刊物

3）户外广告方式

4）其他的广告方式

如报刊广告的夹页，其优势为：

夹页往往比正页更能吸引观众的注意力，且可以刊登丰富的信息和照片，印刷质量也容易控制，而印刷质量会给人留下印象。

5.2.3会展广告文案的结构与写法

1）标题

标题是会展广告文案的眉目，放在最醒目的位置，在视觉上和内容上要能够引起人们的注意和兴趣。

（1）写实式标题

（2）新闻式标题

（3）xx式标题

（4）夸耀式标题

（5）比喻式标题

（6）修辞式标题

2）正文

标题制作利用名称吸引人，这只是完成了广告写作的第一步。

（1）主办者

（2）历届会展活动的成果

（3）会展活动的内容和形式

（4）参加的对象

（5）会展活动的规模

（6）会展的时间

（7）会展的地点

（8）费用和价格

（9）报名的方式和截止日期

（10）其他专门事项

（11）联络方式

5.2.4会展广告文案的写作要求

1）主题要鲜明

无论是哪一种会展广告的写作，主题鲜明、突出是首要原则。

2）内容要真实

会展广告的内容一定要真实，承诺一定要兑现，不能有半点虚假，更不能利用会展广告搞欺诈。

3）形式要活泼

会展广告的写作没有固定的模式，相反，在表现方法、结构安排和版式设计上讲求创新，做到构思新颖、图文并茂、不落俗套。

5.3展会通讯

【训练要领】

展会通讯是将展会筹备、进展等信息及时、准确地传递给参展商和观众的重要手段，内容实用、丰富，是展会运作阶段不可缺少的一种宣传资料。

5.3.1展会通讯的含义

在展会的筹备阶段，展会的目标参展商和目标观众往往很想了解展会的筹备进展情况如何。

5.3.2展会通讯的作用

①它可以及时准确地向展会的目标客户传递展会的有关信息，与目标客户保持经常的联络和信息沟通。

②它可以扩大展会宣传推广的范围和渠道，建立展会的良好形象。

③它可以促进展会招展。

④它可以促进展会招商。

⑤它可以为展会目标客户提供良好的信息服务。

5.3.3展会通讯的内容

展会通讯要切实地起到上述作用，它就必须包含较为实用和丰富的内容，否则，展会通讯将只限于形式，不会受到展会目标客户的欢迎，也起不到其应有的作用。

①展会的基本内容。

②展会展览题材所在行业的市场信息和行业动态。

③展会招展情况通报。

④展会招商情况通报。

⑤展会宣传推广情况通报。

⑥展会期间举办的相关活动情况的通报。

⑦参展（参观）回执表。

5.3.4展会通讯的写作要求

①使展会通讯具有知识性、时尚性和趣味性。

图5.1展会通讯

②外观美观大方。

③内容短小精悍，信息真实可靠。

5.4会展记录

【训练要领】

会展记录在会展活动过程中使用的文书，分为会议记录和展览记录两种，对于会展活动相关信息的收集和保存具有重要的作用，是进行会展管理的有效方法。

5.4.1会议记录

1）会议记录的含义和作用

①立卷归档，以供参考、研究或编写材料，为日后查考、研究会议提供第一手材料。

②在一些法定性会议中，会议记录经发言人和会议领导人确认签字后，具有法律效力。

③便于会议组织者及时、全面地了解和掌握会议的进展情况和动向，督促会议各项决议事项的执行情况。

④为形成决定、决议、会议纪要等最后文件打好基础。

⑤经会议领导和发言者同意，可以根据记录的内容，起草、修改有关文件，散发会议记录整理稿，以便传达和学习会议精神，或撰写会议简报和会议新闻。

2）会议记录的种类

（1）详细记录

（2）摘要记录

（3）简易记录

3）会议记录的格式和内容

（1）标题

①专用性标题。

②通用性标题。

（2）首部

①会议名称。

②会议时间。

③会议地点。

④会议主席。

⑤参加人员。

⑥缺席人员。

（3）主体

①会议的议程和议题。

②发言情况。

③会议结果。

④会场情况。

（4）尾部

①记录人。

②审核人。

③发言人。

④法定的签字人员。

4）会议记录的要求

（1）准备充分

①事先了解会议的目的、议题、程序、方式和手段，对一些专业性较强的会议，还应当事先阅读会议文件，掌握有关的专业知识，熟悉主要的专业术语，确保记录时得心应手。

②会前熟悉与会人员的姓名、职务、相貌特征、口音特点、说话习惯，以提高记录的准确性。

③备好必需物品。

（2）客观真实，全面准确

①记录时注意力高度集中，全神贯注，认真听取每个人的发言，仔细观察发言者的表情、手势和口型，做到反应迅速，判断准确，以提高记录的全面性和准确性。

②会议结束后要及时核对，有的会议记录还应当请发言者本人进行核对和确认。

（3）清楚规范

5.4.2展览记录

1）展览记录的含义和作用

①便于组织者及时掌握展览会的现场情况，一旦发现问题，立即采取有效措施加以解决。

②收集和登记客户信息，便于日后进一步联系洽谈。

2）展览记录的种类

（1）场馆值班记录

（2）展台接待记录

3）展览记录的格式和内容

（1）标题

（2）正文